QUẢN TRỊ NHÂN SỰ HIỆU QUẢ VỚI QUY TRÌNH 5 BƯỚC

Trong thời đại cạnh tranh gay gắt như hiện nay, con người chính là nguồn lực cốt lõi quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản trị nhân sự hiệu quả không chỉ đơn thuần là những quy trình, thủ tục nhàm chán. Nó đòi hỏi sự thấu hiểu sâu sắc về tâm lý con người, khả năng xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Vậy, quản trị nhân sự là gì? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Làm thế nào để xây dựng một chiến lược quản trị nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp? 

Chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn ở bài viết dưới đây và đưa ra cho bạn giải pháp quản trị nhân sự hiệu quả với quy trình 5 bước thực hiện.

Quản trị nhân sự hiệu quả

Quản trị nhân sự là gì?

Quản trị nhân sự là một trong lĩnh vực của quản trị doanh nghiệp, lĩnh vực này tập trung vào quản lý và phát triển nguồn lực của doanh nghiệp. Bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, khen thưởng, quản lý lợi ích và mối quan hệ lao động,...Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực là đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực chất lượng cao giúp hoàn thành mục tiêu chung và duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 

Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và phát triển chiến lược nhân sự của doanh nghiệp. Các hoạt động chính của công tác quản trị nhân sự: 

• Thu hút và tuyển dụng nhân sự: Xác định và tiếp cận các ứng viên có tiềm năng phù hợp với các vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp.  

• Đào tạo và phát triển nhân sự: Nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên, đảm bảo họ đáp ứng tốt các yêu cầu công việc. 

• Đánh giá hiệu suất công việc: Đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên, xác định các điểm mạnh và hạn chế, cung cấp phản hồi để cải thiện kịp thời.

• Khen thưởng và phúc lợi: Thiết kế và triển khai các chương trình khen thưởng và phúc lợi nhằm thu hút và giữ chân nhân viên tài năng.

• Quản lý quan hệ lao động: Giải quyết các tranh chấp lao động và duy trì một môi trường làm việc lành mạnh, tích cực.

>>> Xem thêm: VAI TRÒ CỦA NHÂN SỰ TRONG VIỆC QUẢN LÝ LƯƠNG THƯỞNG

Vai trò của quản trị nhân sự

Phân biệt quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực 

Tiêu chí	Quản trị nguồn nhân lực	Quản trị nhân sự
Định nghĩa	Hoạt động mang tính chiến lược, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, giám sát các hoạt động nhân sự, đảm bảo phát triển nguồn nhân lực bền vững cho tương lai.	Bộ phận chuyên trách quản lý “nguồn lực con người” trong doanh nghiệp, đảm nhiệm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân viên.
Mục đích	Tạo dựng đội ngũ nhân viên chất lượng cao, phù hợp văn hóa và chiến lược kinh doanh.	Đảm bảo hoạt động nhân sự hiệu quả, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Chức năng	Quản lý chiến lược nhân lực, chương trình đào tạo phát triển nhân sự, chính sách đãi ngộ, quan hệ lao động, môi trường làm việc.	Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả, quản lý lương thưởng, phúc lợi, quan hệ lao động.
Tầm nhìn	Phát triển nguồn nhân lực dài hạn, gắn mục tiêu nhân sự với chiến lược kinh doanh.	Giải quyết vấn đề nhân sự hàng ngày, hỗ trợ đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự.

Tầm quan trọng của quản trị nhân sự đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp vừa và nhỏ đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn trong quản trị nhân sự do hạn chế về kiến thức chuyên môn của lãnh đạo. Thiếu hụt kiến thức quản trị nhân sự dẫn đến nhiều hệ quả:

Lãnh đạo thiếu kỹ năng

Một trong những thách thức lớn mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải là lãnh đạo thiếu kỹ năng phân chia công việc. Điều này dẫn đến tình trạng ôm đồm nhiều nhiệm vụ cùng lúc, khiến lãnh đạo không có đủ thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng như hoạch định chiến lược và phát triển kinh doanh.

Đội ngũ nhân sự yếu kém

Đội ngũ nhân sự thường thiếu kiến thức, kỹ năng và cam kết thực hiện các mục tiêu đề ra. Sự thiếu hụt này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn khiến doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều cơ hội quan trọng để phát triển và mở rộng quy mô.

Khó khăn trong tuyển dụng

Một vấn đề nan giải khác là khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự phù hợp. Lượng hồ sơ ứng tuyển ít và chất lượng CV thấp buộc doanh nghiệp phải tuyển dụng những nhân viên không đáp ứng đủ yêu cầu công việc, gây ra nhiều thách thức trong quá trình quản lý và phát triển nguồn nhân lực.

Gặp vấn đề trong giữ chân nhân tài

Khi nhân viên chủ chốt nghỉ việc, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp ngay lập tức bị ảnh hưởng. Lãnh đạo phải tốn nhiều công sức và thời gian để xây dựng lại từ đầu, làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức.

Thiếu kỹ năng truyền lửa và tạo động lực

Nhiều lãnh đạo không biết cách truyền lửa và tạo động lực cho nhân viên. Điều này khiến họ không thể dẫn dắt đội ngũ nhân sự phát triển hiệu quả, dẫn đến tình trạng thiếu sự đồng lòng và nhiệt huyết trong công việc, làm giảm hiệu suất và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh này, quản trị nhân sự chính là công cụ mà mọi doanh nghiệp cần có để giải quyết các vấn đề nhân sự phức tạp.

Quản trị nhân sự là khoản đầu tư thiết yếu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần quan tâm đầu tư vào quản trị nhân sự để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tạo môi trường làm việc hiệu quả và thúc đẩy phát triển bền vững. 

Thiếu hụt kiến thức về quản trị nhân sự dẫn đến nhiều hệ quả

Quy trình 5 bước quản trị nhân sự hiệu quả

Quản trị nhân sự hiệu quả là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để xây dựng quy trình quản trị nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược và kế hoạch triển khai cụ thể. Dưới đây là 5 bước cơ bản:

1. Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự hiện đại

Hệ thống quản trị nhân sự là nơi lưu trữ và quản lý các thông tin quan trọng về nhân viên. Bộ phận quản lý nhân sự sẽ bảo mật tuyệt đối những thông tin này. Khi cần cung cấp thông tin về nhân viên, bộ phận quản lý nhân sự có thể trích xuất dữ liệu từ hệ thống quản lý nhân sự.

Điều này không chỉ giúp ban quản lý theo dõi tình hình của nhân viên mà còn đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của họ trong tổ chức. Một số thông tin quan trọng trong hệ thống quản trị nhân sự bao gồm:

• Bảng thông tin nhân sự: Họ tên, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, phòng ban, vị trí công việc,...

• Hồ sơ tuyển dụng: CV, thư giới thiệu, kết quả phỏng vấn, đánh giá năng lực,...

• Bảng đánh giá hiệu suất: Mục tiêu công việc, kết quả đạt được, phản hồi từ cấp trên,...

• Bảng thanh toán lương: Lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm,...

• Quản lý dữ liệu đào tạo: Chương trình đào tạo, lịch sử tham gia, kết quả đánh giá,...

• Quản lý kỷ luật: Hồ sơ vi phạm, hình thức xử lý,...

• Quản lý hợp đồng lao động: Điều khoản hợp đồng, thời hạn hiệu lực, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên,...

2. Thiết lập hệ thống tuyển dụng và quản lý nhân sự hiệu quả

Sau khi thiết lập hệ thống quản trị nhân sự, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự phù hợp với đặc thù riêng của từng tổ chức. Tuy nhiên, có một số điểm mấu chốt mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thiết lập quy trình này:

Xây dựng quy trình thu hút và tuyển dụng nhân sự

Hoạt động tuyển dụng đóng vai trò then chốt trong việc tuyển chọn những nhân tài phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và kế hoạch tuyển dụng hiệu quả để thu hút những ứng viên tiềm năng, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. 

Dưới đây là 9 bước lập kế hoạch tuyển dụng hiệu quả:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Phân tích nhu cầu nhân sự hiện tại và dự báo nhu cầu trong tương lai cho từng vị trí cụ thể.
• Soạn thảo bản mô tả công việc chi tiết: Nêu rõ yêu cầu công việc, trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chí ứng viên cho từng vị trí.
• Thiết lập ngân sách tuyển dụng: Xác định chi phí cho các hoạt động tuyển dụng như quảng cáo, đánh giá ứng viên,...
• Lựa chọn phương tiện đăng tuyển phù hợp: Sử dụng đa dạng kênh tuyển dụng như mạng xã hội, Website tuyển dụng, dịch vụ headhunter,... để tiếp cận nguồn ứng viên tiềm năng.
• Thiết lập quy trình đánh giá ứng viên khoa học: Xây dựng quy trình đánh giá bao gồm đánh giá hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra năng lực,... để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
• Xây dựng lịch trình tuyển dụng chi tiết: Lên kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn tuyển dụng, đảm bảo tiến độ và hiệu quả.
• Triển khai kế hoạch tuyển dụng theo lịch trình: Thực hiện đúng theo quy trình và lịch trình đã đề ra.
• Lựa chọn ứng viên phù hợp: Dựa trên kết quả đánh giá, lựa chọn ứng viên đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
• Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới: Giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: CÁC PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH MỨC LƯƠNG CÔNG BẰNG VÀ HỢP LÝ

Xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nhân sự

Sau khi tuyển dụng được đội ngũ nhân viên tài năng, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để nâng cao năng lực, kỹ năng và kiến thức của họ. Đây là yếu tố then chốt góp phần thúc đẩy hiệu suất làm việc và gia tăng lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.

Để thực hiện điều này, bộ phận quản lý nhân sự cần thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo, huấn luyện phù hợp với từng nhóm nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới. Quản lý cần dựa vào các đánh giá về năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên để thiết kế chương trình đào tạo phù hợp. 

Doanh nghiệp có thể triển khai các hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự sau:

• Tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ: Workshop, seminar, hội thảo chuyên đề, khóa học kỹ năng mềm,... để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng cho nhân viên.
• Cử cố vấn hoặc huấn luyện viên: Hỗ trợ, hướng dẫn và kèm cặp nhân viên mới hoặc nhân viên cần nâng cao năng lực.
• Cung cấp tài liệu, sách báo: Tạo điều kiện cho nhân viên tự nghiên cứu, trau dồi kiến thức và cập nhật thông tin chuyên ngành.
• Hỗ trợ tham gia các khóa học, hội thảo bên ngoài: Tạo cơ hội cho nhân viên học hỏi từ các chuyên gia, cập nhật xu hướng mới nhất và mở rộng mạng lưới quan hệ.
• Thực hiện chương trình mentoring: Ghép đôi nhân viên mới với nhân viên dày dặn kinh nghiệm để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau.
• Áp dụng các chương trình đào tạo trực tuyến: E-learning, MOOC,... để tiết kiệm chi phí và thời gian, tạo sự linh hoạt cho học viên.

Xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Để khai thác tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược sử dụng nhân lực hiệu quả. 

Đầu tiên, các nhà quản trị nhân sự cần hiểu rõ năng lực của từng nhân viên để đảm bảo phân công đúng việc, đúng vị trí. Sử dụng các phương pháp đánh giá năng lực hiệu quả như MBTI, DISC để xác định tiềm năng của mỗi nhân viên. Từ đó, hiểu rõ được điểm mạnh, điểm yếu, sở thích và mục tiêu nghề nghiệp của từng cá nhân. 

Dựa trên kết quả đánh giá năng lực, bộ phận quản lý nhân sự sẽ phân công công việc phù hợp cho nhân viên. Tạo cơ hội cho nhân viên phát huy tối đa khả năng, trau dồi kỹ năng và kiến thức chuyên môn. 

Áp dụng chính sách lương thưởng và phúc lợi cạnh tranh 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các chế độ về lương thưởng và phúc lợi khác nhau, nhưng nhìn chung các chính sách này đều phải đáp ứng được các nhu cầu về đời sống của nhân viên. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống lương thưởng minh bạch, hợp lý, dựa trên năng lực, hiệu suất công việc và đóng góp của nhân viên.

Doanh nghiệp cần đảm bảo các quyền lợi sau đối với nhân viên:

• Đảm bảo thời gian làm việc phù hợp theo quy định của luật lao động
• Cung cấp chế độ nghỉ phép và giải lao để bảo vệ sức khỏe cho nhân viên
• Áp dụng chính sách thưởng phạt minh bạch, công bằng
• Đảm bảo bảo hiểm xã hội đầy đủ theo quy định pháp luật
• Thực hiện kiểm tra sức khỏe định kỳ cho nhân viên
• Cung cấp chế độ du lịch và nghỉ mát
• Thực hiện khen thưởng dựa trên thành tích cá nhân

>>> Xem thêm: XÂY DỰNG GÓI LƯƠNG THƯỞNG TỔNG THỂ TRONG 11 BƯỚC

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò cốt lõi trong việc thu hút, giữ chân và phát huy tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức. 

Để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, các tổ chức có thể thực hiện các bước sau:

• Định hình các yếu tố liên quan đến văn hóa tổ chức như tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
• Thiết lập bộ quy tắc ứng xử và chuẩn mực đạo đức trong bộ phận nội bộ
• Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và cởi mở
• Xây dựng các phong trào văn hóa, lễ nghi truyền thống của doanh nghiệp

Thiết lập hệ thống tuyển dụng và quản lý nhân sự hiệu quả

3. Định hướng công việc rõ ràng

Để định hướng công việc một cách rõ ràng, bộ phận quản lý nhân sự cần thiết lập và phổ biến cho nhân viên các yêu cầu công việc cụ thể, hướng dẫn rõ ràng về quy trình và phương pháp làm việc, đồng thời cung cấp các tài nguyên và công cụ hỗ trợ. Trong quá trình làm việc, nếu nhân viên gặp khó khăn, bộ phận quản lý nhân sự cần động viên và hỗ trợ kịp thời.

Thêm vào đó, nhà quản lý cần lập kế hoạch thăng tiến rõ ràng cho từng vị trí công việc, giúp nhân viên xây dựng chiến lược phát triển cá nhân. Điều này đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ các quy trình và phương pháp làm việc, đồng thời tạo động lực để khuyến khích họ không ngừng phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp. Hơn nữa, việc định hướng công việc một cách rõ ràng cũng giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

4. Quản trị mục tiêu và hiệu suất làm việc

Để tối ưu hóa hiệu quả quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống mục tiêu rõ ràng, khoa học cho cả tập thể và cá nhân. Hệ thống mục tiêu này cần đảm bảo các tiêu chí SMART (Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Achievable - Khả thi, Relevant - Phù hợp, Time-bound - Có thời hạn). 

Ví dụ:

• Mục tiêu cho vị trí nhân viên bán hàng: Tăng doanh thu cá nhân 15% trong 3 tháng đầu tiên.
• Mục tiêu cho vị trí quản lý dự án: Hoàn thành dự án X đúng hạn (30/11/2024), ngân sách (1 tỷ đồng) và chất lượng (đáp ứng yêu cầu đề án).

Bên cạnh việc đặt ra mục tiêu SMART, doanh nghiệp cũng cần xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc cụ thể cho từng vị trí. Hệ thống này cần dựa trên các tiêu chí đo lường được, phản ánh chính xác năng lực và đóng góp của nhân viên.

Đối với vị trí nhân viên bán hàng, có thể sử dụng các tiêu chí đánh giá sau:

• Doanh thu từ bán hàng
• Tỷ lệ khách hàng mới thu hút được
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng hiện tại
• Chỉ số hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ
• Khả năng xử lý tình huống

Quản trị mục tiêu và hiệu suất làm việc

5. Theo dõi, đánh giá và khen thưởng hiệu quả công việc

Để tối ưu hóa hiệu quả quản trị nhân sự, việc theo dõi, đánh giá và khen thưởng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả công việc định kỳ, theo từng khoảng thời gian phù hợp như tuần, tháng, quý hoặc năm. 

Hệ thống này giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ và kết quả làm việc của nhân viên, từ đó đánh giá mức độ phát triển hoặc thụt lùi của họ.

Khi nhân viên đạt được nhiều thành tích xuất sắc, bộ phận quản trị nhân sự cần thể hiện sự ghi nhận và khuyến khích họ bằng các biện pháp cụ thể như:

• Công nhận thành tích và tuyên dương công khai trong toàn công ty hoặc trao giấy chứng nhận vinh danh.
• Đề xuất thưởng phù hợp để khuyến khích sự phát triển tiếp diễn, như tăng thưởng hoặc xét duyệt thăng chức.

Với những nhân viên có hiệu suất làm việc thấp, nhà quản trị cần xem xét các biện pháp hỗ trợ, đào tạo hoặc huấn luyện phù hợp để giúp họ cải thiện kiến thức và kỹ năng chuyên môn. 

Nếu nhân viên đã được đào tạo, huấn luyện đầy đủ nhưng vẫn không cải thiện hiệu quả công việc và ảnh hưởng tiêu cực đến tập thể, doanh nghiệp cần cân nhắc các biện pháp kỷ luật phù hợp, thậm chí là sa thải. Thay vì giữ chân một nhân sự có năng lực làm việc kém và thái độ làm việc tiêu cực, bộ phận quản lý nhân sự cần lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự thay thế.

Kết luận

Việc đảm bảo thực hiện chặt chẽ quy trình 5 bước, quản trị nhân sự trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển hiệu quả. Bắt đầu từ xác định nhu cầu và kế hoạch nhân sự, tới tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất và xử lý các vấn đề quản lý, quy trình này giúp cải thiện năng suất lao động và đáp ứng mục tiêu phát triển bền vững của tổ chức.