CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC: TƯƠNG LAI CỦA QUẢN LÝ NHÂN SỰ HIỆN ĐẠI

Trong những năm gần đây, tốc độ phát triển của công nghệ đã đạt được những bước tiến vượt bậc, mang đến nhiều cơ hội và cũng không ít thách thức đối với các chuyên gia nhân sự. 

Sự bùng nổ của các công nghệ số và tự động hóa đã thay đổi cách chúng ta làm việc, quản lý và tương tác với lực lượng lao động. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi chuyển đổi số trong quản lý nhân sự đã trở thành một chủ đề “nóng” và liên tục được quan tâm trong lĩnh vực nhân sự.

Việc hiểu rõ chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực và cách thức áp dụng công nghệ vào quy trình nhân sự là chìa khóa để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt. 

Hãy cùng khám phá bức tranh toàn cảnh về chuyển đổi số trong lĩnh vực nhân sự, những lợi ích nổi bật mà nó mang lại, các giai đoạn thực hiện và cách doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức khi chuyển đổi số trong quản lý nhân sự.

Chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực

Chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực là gì?

Chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực đề cập đến quá trình thay đổi và số hóa các quy trình nhân sự hiện có. Mục tiêu chính là tự động hóa, sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định và cải thiện trải nghiệm nhân viên thông qua các nền tảng số.

Ban đầu, chuyển đổi số trong lĩnh vực nhân sự chủ yếu tập trung vào việc thay thế các quy trình thủ công bằng các giải pháp số. Chẳng hạn, hồ sơ nhân viên trước đây được lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy trong các tủ hồ sơ, nhưng hiện nay chúng thường được chuyển đổi sang định dạng điện tử hoặc được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống quản lý số hóa. 

Tuy nhiên, hiện nay, chuyển đổi số trong quản lý nhân sự đã vượt xa việc chỉ số hóa các quy trình thủ công. Nó còn bao gồm việc sử dụng các công cụ nhân sự được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) và AI sinh tạo (generative AI) nhằm đáp ứng tốt hơn các kỳ vọng của nhân viên trong suốt vòng đời làm việc của họ, đồng thời giúp phòng nhân sự hoạt động hiệu quả hơn trong vai trò quản trị nhân sự.

Việc ứng dụng các công nghệ này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm làm việc mà còn mang lại tính linh hoạt, khả năng dự báo và tối ưu hóa trong việc quản lý con người - một yếu tố quan trọng để cạnh tranh trong thời đại số hóa.

Xem ngay: AI VÀ TỰ ĐỘNG HÓA TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ: CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC

Lợi ích của chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực

Chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, nhân viên và phòng nhân sự. Những lợi ích này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn tạo ra trải nghiệm tích cực hơn cho toàn bộ hệ thống nhân sự.

1. Cải thiện trải nghiệm của nhân viên

Số hóa các quy trình nhân sự có thể nâng cao trải nghiệm của nhân viên theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ:

• Chatbot nhân sự: Việc sử dụng chatbot trong các quy trình như tuyển dụng, giới thiệu nhân viên mới, giải đáp thắc mắc và các tác vụ nhân sự khác giúp tăng khả năng tiếp cận thông tin cho nhân viên, cho phép họ có thể truy cập 24/7.
• Dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên: Các hệ thống nhân sự số hóa giúp nhân viên tự quản lý các yêu cầu nghỉ phép, điều chỉnh thông tin cá nhân, quản lý các phúc lợi hoặc tải xuống các tài liệu cần thiết như mẫu thuế chỉ với vài thao tác đơn giản.
• Phần mềm Onboarding: Phần mềm này hỗ trợ quá trình chuẩn bị và giới thiệu nhân viên mới một cách hiệu quả hơn, giúp tạo ra trải nghiệm mượt mà và có cấu trúc hơn cho những người mới gia nhập công ty.

2. Tăng hiệu quả và năng suất cho phòng nhân sự

Một trong những lợi ích lớn nhất của chuyển đổi số là làm cho các quy trình nhân sự trở nên hiệu quả hơn, từ đó tăng năng suất cho đội ngũ nhân sự. Những công việc vốn tốn nhiều thời gian và mang tính lặp lại có thể được tự động hóa, giúp giảm thiểu sự can thiệp thủ công. 

3. Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng

Ngày nay, nhân viên đã quen với trải nghiệm số hóa liền mạch trong cuộc sống cá nhân, từ việc truy cập giải trí, đặt đồ ăn đến theo dõi tin tức chỉ qua một lần chạm. Họ cũng mong muốn nhận được những trải nghiệm tương tự từ nhà tuyển dụng. Do đó, việc cung cấp trải nghiệm kỹ thuật số mượt mà trong quá trình ứng tuyển và làm việc có thể trở thành tài sản quan trọng giúp thương hiệu nhà tuyển dụng trở nên hấp dẫn và thu hút nhân tài.

Đọc ngay: 5 BÍ QUYẾT GIÚP NHÀ TUYỂN DỤNG THU HÚT ỨNG VIÊN TIỀM NĂNG

4. Tinh gọn quy trình nhân sự

Một lợi ích khác của việc số hóa quy trình nhân sự là làm cho các quy trình này trở nên tinh gọn hơn. Ví dụ, trong tuyển dụng, các đội ngũ nhân sự có thể sử dụng Hệ thống Quản lý Ứng viên (ATS) thay vì phải theo dõi ứng viên một cách thủ công. Hệ thống này giúp đăng tin tuyển dụng, kết nối và duy trì liên lạc với ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, và nhiều hơn thế nữa.

5. Quản lý dữ liệu tốt hơn và ra quyết định dựa trên dữ liệu

Các quy trình nhân sự số hóa giúp giảm đáng kể rủi ro về bảo mật dữ liệu so với các hệ thống thủ công, miễn là mọi người biết nơi lưu trữ và cách truy cập dữ liệu. Ví dụ, Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS) có thể giúp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn nhiều so với các phương pháp thủ công. 

Ngoài ra, hầu hết các phần mềm nhân sự hiện nay đều tích hợp tính năng phân tích và báo cáo, cho phép đội ngũ nhân sự phân tích dữ liệu nội bộ và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác hơn.

Nhờ vậy, chuyển đổi số trong quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững và phù hợp với xu hướng công nghệ hiện đại.

Số hóa quy trình nhân sự là làm cho các quy trình này trở nên tinh gọn hơn.

Các giai đoạn chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực

Một quá trình chuyển đổi số điển hình bao gồm 6 giai đoạn khác nhau, theo nghiên cứu của Brian Solis dành cho Cognizant và Altimeter. Trong lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, các giai đoạn này bao gồm:

1. Hoạt động theo cách thông thường (Business as usual)

Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự vẫn vận hành như thể các giải pháp hiện tại sẽ còn phù hợp trong tương lai. Điều này thường đi kèm với:

• Sự thiếu nhận thức của lãnh đạo về nhu cầu cần chuyển đổi số
• Ảnh hưởng của công nghệ đến doanh nghiệp và các quy trình nhân sự còn rất ít và cảnh quan công nghệ nhân sự còn rời rạc
• Các quy trình nhân sự chưa được tinh gọn hoặc chuẩn hóa.

2. Hiện tại và đang hoạt động (Present and active)

Ở giai đoạn này, các nhóm hoặc cá nhân trong tổ chức bắt đầu thử nghiệm, từ đó tăng cường sự linh hoạt và sáng tạo trong bộ phận nhân sự.

Các hành động cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Phát triển tầm nhìn chung về chuyển đổi số cho nhân sự cùng với lãnh đạo của tổ chức
• Xây dựng lộ trình công nghệ nhân sự cho tương lai
• Xác định các mục tiêu quan trọng để thiết kế lại các quy trình nhân sự hiện có.

3. Chính thức hóa (Formalized)

Trong giai đoạn thứ ba, các thử nghiệm trở nên có định hướng rõ ràng hơn và nhận được sự ủng hộ từ lãnh đạo cấp cao.

Các yếu tố quan trọng trong giai đoạn này bao gồm:

• Nhận được sự ủng hộ từ ban lãnh đạo điều hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho việc xây dựng chiến lược chuyển đổi số nhân sự chính thức
• Mua hoặc phát triển các giải pháp phần mềm để thay thế các hệ thống hiện tại và quyết định có nên hợp tác với đối tác triển khai hay không
• Tiến hành thay đổi quy trình nhân sự hiện tại, tự động hóa và loại bỏ các bước tốn thời gian nhưng không cần thiết.

4. Chiến lược (Strategic)

Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự nhận ra sức mạnh của sự hợp tác và hầu hết các sáng kiến chuyển đổi số nhân sự đều được thực hiện bởi các nhóm đa ngành.

Các hành động cần thực hiện bao gồm:

• Căn chỉnh lộ trình công nghệ nhân sự với lộ trình chuyển đổi số tổng thể của tổ chức
• Đào tạo một phần đội ngũ nhân sự về tư duy thiết kế và phương pháp khởi nghiệp tinh gọn.
• Tích hợp các kỹ năng số vào tất cả các vai trò nhân sự và nếu cần thiết, thu hút nhân tài kỹ thuật số quan trọng.

Tìm hiểu ngay: TOP 5 PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHỔ BIẾN NHẤT HIỆN NAY

5. Hội tụ (Converged)

Ở giai đoạn thứ 5, một nhóm chuyên trách về chuyển đổi số được thành lập để hướng dẫn hỗ trợ chiến lược và hoạt động nhân sự bằng công nghệ.

Những yếu tố cần lưu ý trong giai đoạn này:

• Thường xuyên căn chỉnh với các nhu cầu và phát triển của doanh nghiệp
• Hướng tới một bộ công cụ và nền tảng tích hợp, đảm bảo rằng tất cả các công cụ nhân sự liên quan đều dễ dàng truy cập cho mọi người
• Sử dụng các cuộc khảo sát nhanh (pulse survey) để thu thập phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan trong doanh nghiệp về tính hiệu quả của quy trình, từ đó tối ưu hóa khi cần thiết.

6. Đổi mới và thích ứng (Innovative and adaptive)

Ở giai đoạn này, chuyển đổi số trở thành một quy trình liên tục trong tổ chức và trở thành “bình thường mới” cho doanh nghiệp.

Các hành động cần xem xét trong giai đoạn này:

• Tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên để các quy trình nhân sự gần như trở nên vô hình
• Chỉ định một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ để giám sát sự phát triển và đảm bảo việc liên tục cung cấp các đổi mới trong bộ phận nhân sự.

Những giai đoạn này cho thấy quá trình chuyển đổi số trong quản lý nhân sự là một hành trình phát triển từ việc nhận thức về nhu cầu thay đổi cho đến việc biến đổi toàn bộ hệ thống nhân sự theo hướng tối ưu hóa và đổi mới liên tục.

Chuyển đổi số là một quy trình liên tục trong tổ chức.

Những thách thức khi chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực

Mặc dù chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực mang lại nhiều lợi ích quan trọng, quá trình này cũng gặp phải một số thách thức có thể hạn chế tính hiệu quả. 

1. Mục tiêu không rõ ràng

Bất kỳ quy trình nào được số hóa hay tự động hóa đều cần có mục tiêu rõ ràng và phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Nếu không có mục tiêu cụ thể, việc chuyển đổi số có thể trở nên vô nghĩa và không mang lại giá trị thực tế.

Ví dụ, công ty Arvato Bertelsmann gặp phải vấn đề về tỷ lệ nghỉ việc cao không mong muốn ở nhiều địa điểm. Sau khi nghiên cứu nguyên nhân, họ phát hiện ra rằng sự khác biệt giữa kỳ vọng của ứng viên và thực tế công việc là nguyên nhân chính khiến nhân viên rời bỏ. Để khắc phục vấn đề này, Arvato đã giới thiệu một công cụ đánh giá trước khi tuyển dụng, cho phép ứng viên có cái nhìn thực tế về môi trường làm việc và văn hóa công ty. Kết quả là tỷ lệ nghỉ việc của họ đã giảm 63%.

2. Nhân sự không có đủ kỹ năng cần thiết

Nhân sự thường được kỳ vọng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện lộ trình chuyển đổi số của tổ chức. Để thành công, các chuyên gia nhân sự cần nắm vững những kỹ năng số cụ thể như khả năng linh hoạt trong công nghệ số, kiến thức về hệ thống thông tin nhân sự (HRIS), các phần mềm liên quan và kỹ năng thúc đẩy sử dụng công nghệ AI tổng hợp (GenAI).

Tuy nhiên, theo nghiên cứu, các tổ chức chỉ cải thiện kỹ năng số cho đội ngũ nhân sự của mình khoảng 7% trong vòng bốn năm. Kỹ năng quản lý thay đổi cũng rất quan trọng, bởi vì nhân viên và các bên liên quan cần được hướng dẫn trong quá trình chuyển đổi.

Xem thêm: 7 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ NHÂN SỰ MÀ MỌI HR NÊN BIẾT 

3. Tranh cãi về đạo đức và việc sử dụng AI sai mục đích

Sự ra đời của các luật như Đạo luật AI của EU và luật về AI Bias ở New York đã làm nổi bật những rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng AI trong các quy trình nhân sự. Với sự phát triển của ChatGPT và các công nghệ AI tổng hợp khác, ngày càng có nhiều nhân viên sử dụng các công cụ này trong công việc hàng ngày.

Do đó, tổ chức cần phát triển một quan điểm rõ ràng về việc sử dụng AI để tránh các vấn đề đạo đức, năng suất và lạm dụng công nghệ AI. Đồng thời, họ phải quản lý các rủi ro này mà không ngăn cản công ty tận dụng lợi ích từ các công cụ này.

4. Khó khăn trong việc thuyết phục người dùng

Để bất kỳ công cụ hay công nghệ nào có thể phát huy hiệu quả, những người sử dụng chúng cần hiểu rõ mục đích và nhận thấy giá trị của chúng. Nếu không có sự ủng hộ từ phía người dùng, sáng kiến chuyển đổi số khó có thể đạt được kết quả mong muốn.

Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một kế hoạch quản lý thay đổi nhận thức và cần có một thành viên am hiểu trong đội ngũ nhân sự hoặc chuyên gia bên ngoài hướng dẫn người dùng vượt qua giai đoạn chuyển đổi này.

5. Khó khăn trong việc đảm bảo nguồn lực

Việc triển khai phần mềm hoặc công cụ mới đòi hỏi cả nguồn lực tài chính và nhân sự. Trước khi bắt đầu, việc đảm bảo đủ ngân sách và sự ủng hộ từ đội ngũ là điều quan trọng để quá trình chuyển đổi số trong nhân sự thành công.

Tuy nhiên, đây là một thách thức lớn do những hạn chế về ngân sách và khó khăn trong việc tìm kiếm nhân sự có kỹ năng thực hiện chuyển đổi. Thêm vào đó, việc căn chỉnh các mục tiêu của chuyển đổi số với chiến lược kinh doanh tổng thể và thuyết phục các bên liên quan cũng có thể khiến quá trình này trở nên phức tạp hơn.

Bất kỳ quy trình nào được số hóa hay tự động hóa đều cần có mục tiêu rõ ràng.

Kết luận

Chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực không phải là một sự kiện diễn ra một lần mà là một hành trình liên tục. Khi một giải pháp mới được triển khai, việc duy trì tính linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh với những thay đổi trong nhu cầu kinh doanh và các đổi mới công nghệ là vô cùng quan trọng. Cam kết cải tiến liên tục này không chỉ thúc đẩy sự thành công lâu dài mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp.

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng biến đổi và sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc đầu tư vào chuyển đổi số cho quản lý nhân sự không chỉ là một yêu cầu cần thiết mà còn là một chiến lược thông minh để xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai. Những doanh nghiệp có khả năng thích ứng nhanh chóng với các công nghệ mới và thay đổi trong thị trường sẽ không chỉ thu hút được nhân tài mà còn giữ chân được đội ngũ nhân viên giỏi, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trên thị trường.