7 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ NHÂN SỰ MÀ MỌI HR NÊN BIẾT

1. Tổng quan về quản lý nhân sự 

1.1. Khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự 

Quản lý nhân sự là một cách tiếp cận chiến lược để quản lý nhân viên nhằm đạt được hiệu suất tổ chức tốt hơn. Nó nhằm mục đích thu hút, quản lý và giữ chân những nhân viên đóng góp vào sự thành công của công ty, đảm bảo sự liên kết của họ với các mục tiêu chiến lược và văn hóa của tổ chức. HRM bao gồm nhiều chức năng khác nhau, bao gồm tuyển dụng, lương thưởng và phát triển nhân viên, để hỗ trợ và thu hút lực lượng lao động một cách hiệu quả.

Ví dụ: Những nhân viên khi có sự gắn kết với nhau sẽ làm việc hiệu quả hơn, mang lại công việc có chất lượng cao hơn và khiến khách hàng hài lòng hơn. Điều này có nghĩa là nếu bộ phận nhân sự có thể tìm cách khiến nhân viên gắn kết hơn thì điều này sẽ mang lại lợi ích cho công ty.

Bộ phận nhân sự nhằm mục đích cung cấp kiến ​​thức, công cụ, đào tạo, tư vấn pháp lý, quản lý và quản lý nhân tài quan trọng để hỗ trợ và phát triển công ty.

Đây chính là nội dung mà Quản lý nguồn nhân lực tóm gọn lại: tối ưu hóa hiệu suất của tổ chức thông qua quản lý nguồn nhân lực tốt hơn.

1.2. Khái niệm nhân sự 

Nhân sự là tất cả những người làm việc hoặc đóng góp cho tổ chức ở năng lực này hay năng lực khác. Sự kết hợp của những nhân sự với nhau tạo nên lực lượng lao động của công ty. 

Ví dụ, họ có thể là nhân viên toàn thời gian hoặc bán thời gian được trả lương hoặc làm việc theo giờ, nhưng cũng có thể là những người lao động ngẫu nhiên như nhà tư vấn, nhà thầu hoặc người làm việc tự do.

1.3. Tầm quan trọng của quản lý nhân sự hiệu quả 

HRM bao gồm nhiều hoạt động, quy trình và chính sách khác nhau - gắn liền với nhau trong chiến lược nhân sự - nhằm mục đích điều chỉnh lực lượng lao động của công ty với các mục tiêu chiến lược (kinh doanh) của công ty.

Như vậy, Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả là không thể thiếu đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào và đóng vai trò sau:

Tầm quan trọng của quản lý nhân sự

• Thu hút và giữ chân nhân tài: Bộ phận nhân sự tạo ra một chiến lược nhân tài toàn diện giúp tổ chức tuyển dụng, phát triển và giữ chân những người phù hợp.
• Hỗ trợ người quản lý: Người quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ chân và thành công của nhân viên. Bộ phận nhân sự có mặt để trang bị cho các nhà quản lý tất cả các công cụ, nguồn lực và sự hỗ trợ mà họ cần để giúp nhóm của họ phát triển.
• Thúc đẩy lập kế hoạch chiến lược: Nhân sự làm việc với các lãnh đạo cấp cao để giữ cho chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Điều này cho phép đội ngũ nhân sự xác định những khoảng trống về nhân tài và lập kế hoạch về lực lượng lao động để sau đó chủ động tìm kiếm nhân tài phù hợp cho đúng vị trí.
• Bồi dưỡng văn hóa tổ chức: HRM đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và nuôi dưỡng văn hóa công ty bằng cách thiết lập các giá trị, chuẩn mực và hành vi tương ứng với sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức.
• Tạo môi trường làm việc hiệu quả: Một môi trường làm việc tích cực sẽ tốt cho năng suất của nhân viên, điều này rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. 

Do đó, các hoạt động quản lý nhân sự khác nhau nhằm mục đích triển khai các hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả, đặt ra những kỳ vọng công việc rõ ràng và cung cấp phản hồi thường xuyên, cùng nhiều mục đích khác.

Tham khảo thêm: CÁCH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ HIỆU QUẢ VỚI QUY TRÌNH 5 BƯỚC

2. Các nội dung cơ bản về quản lý nhân sự 

Khi nói về Quản lý nhân sự, một số yếu tố được coi là nền tảng cho chính sách HRM hiệu quả. Những nền tảng này là: 

• Tuyển dụng và tuyển chọn
• Quản lý hiệu suất
• Học tập & phát triển
• Kế hoạch thành công
• Bồi thường và phúc lợi
• Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)
• Dữ liệu và phân tích nhân sự

7 nguyên tắc cơ bản về quản lý nhân sự

2.1. Tuyển dụng và tuyển chọn 

Mục tiêu của quá trình tuyển dụng và lựa chọn là tìm và tuyển dụng ứng viên tốt nhất cho công việc, trước tiên tập trung vào việc thu hút các ứng viên tiềm năng nộp đơn cho vị trí này và sau đó tập trung vào việc đánh giá và lựa chọn ứng viên tốt nhất trong số các ứng viên.

Chuẩn bị:

• Tuyển dụng với người quản lý tuyển dụng
• Viết mô tả công việc
• Tạo quảng cáo việc làm

Tìm nguồn cung ứng:

• Tìm nguồn ứng viên
• Kiểm tra nguồn nhân tài hiện có
• Cập nhật thông tin cho người quản lý tuyển dụng

Sàng lọc: 

• Sàng lọc hồ sơ
• Sàng lọc điện thoại
• Đưa ra bản xem trước công việc thực tế

Giai đoạn cuối cùng của giai đoạn tuyển dụng có một số điểm trùng lặp với quy trình tuyển chọn, sau đó sẽ tiếp tục như sau:

• Cuộc phỏng vấn việc làm
• Một đánh giá
• Tài liệu tham khảo và kiểm tra lý lịch
• Quyết định tuyển dụng
• Lời mời làm việc và hợp đồng
• (Preboarding và onboarding)

Tham khảo: CÁCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

2.2. Quản lý hiệu suất 

Các biện pháp quản lý hiệu suất của tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, tích cực và thu hút nhân viên gắn bó. Theo báo cáo của Viện Nghiên cứu Nhân sự, 67% các tổ chức hàng đầu về quản lý hiệu suất nhận thấy hiệu suất của nhân viên tăng lên, so với chỉ 16% của những tổ chức được gọi là tụt hậu về hiệu suất.

Quản lý hiệu suất là nền tảng quản lý nhân sự thứ hai. Đó là một tập hợp các quy trình và hệ thống nhằm phát triển nhân viên theo cách cho phép họ thực hiện công việc của mình với khả năng tốt nhất. Nhân viên được trao quyền phát huy hết tiềm năng của mình, nâng cao hiệu quả, tính bền vững và tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp.

Mục tiêu của quản lý hiệu suất gồm ba phần:

• Để giúp nhân viên xây dựng các kỹ năng giúp họ thực hiện tốt hơn vai trò của mình
• Để đạt được tiềm năng cao nhất của họ
• Để thúc đẩy sự thành công của họ trong khi hoàn thành các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Một quy trình quản lý hiệu suất có hệ thống và chiến lược kết hợp các thành phần bằng lời nói và bằng văn bản diễn ra trong suốt cả năm. Nó bao gồm các hành động sau:

• Thiết lập kỳ vọng rõ ràng
• Đặt mục tiêu và mục tiêu cá nhân phù hợp với mục tiêu của nhóm và tổ chức
• Cung cấp các loại phản hồi khác nhau
• Các cuộc trò chuyện về hiệu suất thường xuyên, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất và đánh giá hiệu suất
• Đánh giá kết quả.

Các quyết định quan trọng liên quan đến sự nghiệp của nhân viên, chẳng hạn như thăng chức, thưởng và sa thải, cần được liên kết với quy trình quản lý hiệu suất của tổ chức.

2.3. Học hỏi và phát triển

Học tập và phát triển (L&D) là một nền tảng nhân sự khác và là một phần thiết yếu trong chiến lược phát triển con người tổng thể của tổ chức. Nói một cách đơn giản, L&D là một quá trình có hệ thống nhằm nâng cao kỹ năng, kiến ​​thức và năng lực của con người để cải thiện hiệu suất công việc của họ.

Học tập bao gồm việc tiếp thu kiến ​​thức, kỹ năng, hành vi và thái độ để đạt được hiệu quả công việc tốt hơn. Ví dụ về các hoạt động học tập có thể trông như thế nào bao gồm:

• Đọc blog, bài viết hoặc sách
• Thực nghiệm thực tế
• Học tập ngang hàng
• Ăn trưa và học tập
• Tham dự hội thảo, hội nghị hoặc hội thảo trên web

Các hoạt động tập trung phát triển bao gồm:

• Huấn luyện
• Theo dõi công việc
• Đào tạo lãnh đạo
• Cố vấn

L&D giúp nhân viên đào tạo lại và nâng cao kỹ năng. Nó thường được tổ chức bởi bộ phận nhân sự tạo ra một chương trình học tập và phát triển bền vững có thể rất hữu ích trong việc thúc đẩy doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu dài hạn.

2.4. Lập kế hoạch kế nhiệm 

Lập kế hoạch kế nhiệm liên quan đến việc lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhân viên chủ chốt rời khỏi tổ chức. Đó là việc chủ động xác định những người có thành tích xuất sắc và những nhà lãnh đạo tiềm năng, đồng thời giúp họ sẵn sàng đảm nhận các vị trí (cấp cao) ngay khi ai đó rời đi.

Mặc dù rất quan trọng đối với sự liên tục – và đôi khi thậm chí là sự sống còn – của doanh nghiệp, nhưng nhiều công ty vẫn chưa thực sự quan tâm đến việc lập một kế hoạch kế nhiệm bền vững. 

Lập kế hoạch kế nhiệm là một quá trình phức tạp và nếu bạn muốn điều hướng nó thành công, hãy ghi nhớ ba điều sau:

• Tập trung vai trò quan trọng: Lập kế hoạch kế nhiệm tập trung vào những vai trò quan trọng đối với khả năng cạnh tranh và tính liên tục của tổ chức, đặc biệt là vai trò lãnh đạo cấp cao.
• Hướng đến tài năng chủ chốt: Không có gì đáng ngạc nhiên khi đối với những vai trò quan trọng đó, chỉ những người có thành tích xuất sắc và những nhà lãnh đạo tiềm năng (thường là ứng viên nội bộ) mới được chọn để cố vấn và phát triển.
• Quan tâm tính liên tục: Mục đích cuối cùng của việc lập kế hoạch kế nhiệm là đảm bảo rằng người khác sẵn sàng tiếp quản ngay lập tức khi có người rời đi để duy trì tính liên tục trong kinh doanh.

2.5. Chế độ phúc lợi nhân viên 

Chế độ phúc lợi là một trong những yếu tố quan trọng trong việc thu hút, động viên, giữ chân nhân viên. Ngày nay, việc xây dựng chế độ phúc lợi cho nhân viên có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự phát triển bền vững của một công ty. Chỉ trả lương thôi là không đủ để thu hút nhân viên, giữ chân những nhân tài có đóng góp lớn trong quá trình làm việc, bởi lẽ họ mong muốn có được nhiều hơn cụ thể là các phần thưởng toàn diện xứng đáng với công sức họ bỏ ra. 

Những ví dụ về chế độ phúc lợi nhân viên bao gồm: 

• Lương
• Tiền thưởng
• Bảo hiểm
• Đóng góp hưu trí
• Quyền lợi chăm sóc trẻ em
• Tùy chọn làm việc linh hoạt

Điều cuối cùng cần lưu ý ở đây là sự hài lòng của nhân viên chủ yếu được thúc đẩy bởi những gì họ cho là công bằng hơn là số tiền họ được trả. Cách nhân viên cảm nhận về triết lý và quy trình trả lương của công ty có nhiều khả năng tác động đến triển vọng của họ hơn là mức lương thực tế.

Vì vậy, ngoài việc đưa ra mức lương xứng đáng, đội ngũ nhân sự có thể bắt đầu chú ý hơn đến cách thức hoạt động minh bạch trong việc trả lương và cách quản lý nhận thức về lương thưởng tại công ty của họ.

Tìm hiểu thêm: CÁC LOẠI PHÚC LỢI CHO NHÂN VIÊN: 17 PHÚC LỢI MÀ MỌI HR NÊN BIẾT

2.6. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) 

Hầu hết các giải pháp HRIS đều hỗ trợ tất cả các quy trình và thực tiễn nhân sự đã được nêu ở trên. Tuy nhiên, đôi khi việc quản lý các chức năng này được trải rộng trên các hệ thống nhân sự khác nhau. Ví dụ:

• Các chuyên gia nhân sự thường sử dụng Hệ thống theo dõi người nộp đơn hoặc ATS để tuyển dụng và lựa chọn nhằm theo dõi các ứng viên và người mới tuyển dụng.
• Để quản lý hiệu suất, hệ thống quản lý hiệu suất được sử dụng để theo dõi các mục tiêu cá nhân và chèn xếp hạng hiệu suất
• Trong L&D, các tổ chức sử dụng Hệ thống quản lý học tập (LMS) để phân phối nội dung học tập trong nội bộ và các hệ thống nhân sự khác được sử dụng để theo dõi ngân sách và phê duyệt đào tạo
• Các chuyên gia bồi thường thường sử dụng hệ thống trả lương
• Có những công cụ kỹ thuật số cho phép lập kế hoạch kế nhiệm hiệu quả.

Theo kiểm tra trải nghiệm nhân viên kỹ thuật số hàng năm, 30% công ty vẫn sử dụng hơn mười hệ thống nhân sự khác nhau. Điểm mấu chốt ở đây là cần có yếu tố kỹ thuật số quan trọng khi làm việc trong lĩnh vực nhân sự, đó là lý do tại sao chúng ta cần đề cập đến HRIS khi nói về các thành phần cơ bản của HRM.

2.7. Dữ liệu và phân tích nhân sự

Trong thập kỷ qua, ngành nhân sự đã có bước nhảy vọt đáng kể trong việc hướng tới việc sử dụng dữ liệu nhiều hơn.Một cách dễ dàng để theo dõi dữ liệu quan trọng là thông qua các số liệu nhân sự và/hoặc KPI nhân sự. Đây là những phép đo cụ thể cho thấy công ty hoạt động như thế nào trên một chỉ số nhất định. Điều này được gọi là báo cáo nhân sự.

Loại báo cáo này tập trung vào tình trạng hiện tại và quá khứ của tổ chức. Sử dụng phân tích nhân sự và con người, nhân sự cũng có thể đưa ra dự đoán. Các ví dụ bao gồm nhu cầu về lực lượng lao động, ý định luân chuyển nhân viên, tác động của trải nghiệm của nhân viên đến sự hài lòng của khách hàng và nhiều yếu tố khác.

Nhân sự có thể đưa ra nhiều quyết định dựa trên dữ liệu hơn bằng cách chủ động đo lường và xem xét dữ liệu này. Những quyết định này mang tính khách quan hơn, giúp họ dễ dàng tìm được sự hỗ trợ về mặt quản lý hơn.

3. Sự thay đổi và phát triển của quản lý nhân sự

Ví dụ, từ khoảng năm 1900 cho đến những năm 1940, đội ngũ nhân sự chủ yếu được kỳ vọng sẽ giữ cho nhân viên khỏe mạnh để họ có thể duy trì năng suất làm việc.

Trong những năm 1980 và 1990, các bộ phận nhân sự phải tập trung vào việc thúc đẩy và thu hút lực lượng lao động đồng thời hiện đại hóa hoạt động nhân sự của họ thông qua việc triển khai công nghệ.

Những gì chúng ta đã thấy từ năm 1990 trở đi và vẫn thấy cho đến ngày nay, đó là bộ phận nhân sự được kỳ vọng sẽ là một đối tác chiến lược và có thể điều chỉnh các chương trình kinh doanh cũng như các chương trình quản lý nhân sự. 

Đối với tương lai (gần) và khi chúng ta bước vào kỷ nguyên làm việc kỹ thuật số-con người, mọi thứ sẽ thay đổi hơn nữa và thậm chí đội ngũ nhân sự sẽ còn được mong đợi nhiều hơn nữa. Họ sẽ phải hướng dẫn tổ chức thích ứng với những thay đổi của lực lượng lao động và xác định lại mối quan hệ công việc giữa nhân tài và nhà tuyển dụng.

4. Kỹ năng quản lý nhân sự 

Để lập chiến lược và thực hiện việc quản lý nhân sự toàn diện, các HR cần sở hữu những kỹ năng sau:

Các kỹ năng cụ thể về nhân sự: 

• Kiến thức và chuyên môn HRM
• Chuyên môn hành chính
• Kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên
• Sự nhạy bén trong kinh doanh, bao gồm:
• Nhận thức thương mại
• Xây dựng và thực hiện chiến lược nhân sự
• tư vấn

Các kỹ năng mềm, bao gồm:

• Kỹ năng giao tiếp
• Lắng nghe tích cực
• Tính chủ động
• Kiến thức về kỹ thuật số và dữ liệu, bao gồm:
• Kỹ năng báo cáo nhân sự
• Phân tích và định hướng dữ liệu
• Kỹ năng sử dụng công nghệ 

Tuy nhiên, như chúng tôi đã chỉ ra, lĩnh vực Quản lý nhân sự không ngừng phát triển và các kỹ năng cũng như năng lực của những người hành nghề nhân sự cũng phải phát triển theo đó. Nếu chúng ta vượt xa những gì những người hành nghề nhân sự hiện đang mong đợi về kỹ năng và năng lực, đồng thời xem xét những gì họ cần phát triển, họ có thể bắt đầu chứng minh bộ kỹ năng của mình trong tương lai, chúng ta sẽ có được bức tranh sau:

Kỹ năng quản lý nhân sự

5. Kết luận 

Tất cả các nguyên tắc cơ bản về quản lý nhân sự đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chúng liên kết, bổ trợ cho nhau và đều cùng hướng đến mục tiêu quản lý nhân sự hiệu quả, toàn diện đem lại thành công bền vững cho doanh nghiệp. 

Chúng ta có thể xem những thành phần nhân sự này như những khối xây dựng – việc quản lý chặt chẽ từng yếu tố cốt lõi sẽ góp phần tạo nên sức mạnh cho yếu tố tiếp theo. Nói chung, các nguyên tắc cơ bản về nhân sự này giúp lực lượng lao động hoạt động một cách tốt nhất và tạo nên bước đệm cho sự phát triển của doanh nghiệp một cách vững chắc nhất.