Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Khách Sạn Tốt Nhất Hiện Nay

Công tác quản lý nhân sự khách sạn bao gồm chuỗi hoạt động từ tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự, tổ chức lao động và tính lương cho nhân viên. Những công việc trên được thực hiện hiệu quả thì khách sạn mới có thể hoạt động ổn định, đảm bảo doanh thu và lợi nhuận. Và để thực hiện tốt những hoạt động đó, chắc chắn không thể bỏ qua sự hỗ trợ của phần mềm quản lý nhân sự khách sạn được.

Quản lý nhân sự ngành khách sạn là một câu chuyện nan giải

Đặc điểm của ngành khách sạn

Kinh doanh khách sạn là một hình thức kinh doanh dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu về nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi giải trí và các nhu cầu khác trong thời gian lưu trú. Đây là điều kiện không thể thiếu để đảm bảo cho du lịch tồn tại và phát triển.

Khách sạn là ngành công nghiệp dịch vụ dựa trên khách hàng và tập trung vào chất lượng phục vụ, do đó, nhân sự là yếu tố quan trọng mang lại lại thành công cho doanh nghiệp. Lực lượng nhân sự ngành khách sạn gồm lễ tân, bồi bàn, nhân viên dọn phòng, nhân viên hành lý… Do đó, chất lượng phục vụ không chỉ dựa trên kỹ năng trình độ mà còn dựa vào các kỹ năng mềm như thái độ phục vụ, giao tiếp.

Những vấn đề về nhân sự ngành khách sạn

Ngành khách sạn được biết đến là một trong những ngành dịch vụ có tốc độ phát triển nhanh và bền vững. Cùng với đó, những lợi thế về môi trường làm việc, thu nhập, cơ hội thăng tiến, giao lưu với mọi tầng lớp trong xã hội cũng rất hấp dẫn, thu hút nhiều người theo đuổi ngành nghề này. Nhân sự trong khách sạn đòi hỏi tính chuyên nghiệp hóa cao, làm việc theo một nguyên tắc có tính kỷ luật cao, kỹ thuật chính xác, nhanh nhạy và trung thực. Do đó, quản lý nhân sự ngành khách sạn vẫn còn gặp nhiều vấn đề chưa có cách giải quyết.

Những vấn đề về nhân sự ngành khách sạn

Đặc điểm về tính thời vụ

Nhân sự trong ngành khách sạn nói riêng và ngành du lịch nói chung đều có tính biến động theo thời vụ du lịch. Ở những thời điểm vào mùa du lịch, số lượng lao động trong khách sạn phải tăng lên để phù hợp với cường độ làm việc cao và ngược lại, thời điểm ngoài vụ thì chỉ cần ít lao động về quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng.

Thời gian làm việc theo ca phức tạp

Trái với những ngành khác, họ đi làm theo giờ hành chính từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều thì nhân viên ngành khách sạn phải làm việc theo ca, một ngày sẽ có từ 3 – 4 ca làm việc và có những ngày nhân viên phải làm việc tới tận khuya hoặc làm ca đêm. Đây cũng chính là khó khăn lớn nhất mà ngành khách sạn đang gặp phải, thường xuyên xoay ca liên tục sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe và tâm trạng của nhân viên mỗi khi làm việc, tệ hơn nữa là không thể giữ chân nhân viên.

Không có kế hoạch đào tạo, vạch ra lộ trình nghề nghiệp cho nhân viên

Đây vẫn là bài toán nan giải mà chưa ai lý giải được. Từ một vị trí nhân viên buồng phòng thì bao giờ bạn mới lên vị trí giám sát buồng, quản lý buồng, quản lý tầng…?

Đau đầu vì quản lý số lượng nhân sự lớn

Số lượng nhân sự của một khách sạn vừa và lớn dao động từ 100 -300 nhân sự, mỗi nhân sự giữ một vai trò khác nhau và thuộc phòng ban khác nhau nên việc quản lý thường rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Bên cạnh đó, nhân sự nhiều cũng gây nhiều bất cập cho công tác chấm công và tính lương theo cách thủ công.

Khó quản lý ở những chuỗi khách sạn nhiều chi nhánh

Quản lý một khách sạn đã khó, thì nhiều khách sạn lại khó hơn gấp bội. Đặc biệt là những khách sạn có khoảng cách địa lý xa, doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí cho việc giám sát nhân sự và triển khai các dự án của từng vị trí.

Chấm công thủ công, sai sót khi tính lương

Với khách sạn có hàng trăm nhân viên, làm việc theo ca sẽ rất phức tạp trong quy trình chấm công tính lương. Nhất là những doanh nghiệp sử dụng các phương thức chấm công thủ công, excel, làm cho bộ phận nhân sự tốn nhiều thời gian trong việc kiểm soát công, tổng hợp công từ nhiều file và tính lương sai sót.

Tốn nhiều thời gian vào việc xoay ca tìm người

Với đặc thù làm việc theo ca, vấn đề tìm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp ngành khách sạn là điều không dễ. 

Để kinh doanh khách sạn thành công đòi hỏi nhiều yếu tố, trong đó có cả việc xây dựng lực lượng nhân viên chuyên nghiệp. Việc quản lý nhân sự khách sạn sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự HrOnline.

>>>Xem thêm:

 + Phần mềm quản lý nhân sự offline liệu có còn phù hợp trong thời nay?

 + Phần mềm quản lý nhân sự online miễn phí cho doanh nghiệp

Service Charge là gì?

Ngày nay, nhu cầu của con người đang ngày càng được mở rộng và nâng cao. Họ không ngần ngại trong việc đầu tư các khoản chi phí để được trải nghiệm và tận hưởng các dịch vụ tốt nhất. Chính vì thế, trong lĩnh vực nhà hàng - khách sạn thường xuất hiện thêm một khoản chi phí phụ thu, được gọi nôm na là Service Charge. Hiểu một cách đơn giản, Service Charge là khoản tiền phí phục vụ được tính thêm khi khách hàng sử dụng dịch vụ tại các cơ sở kinh doanh dịch vụ như khách sạn, nhà hàng... Đây là khoản thu được pháp luật cho phép, được ghi rõ ràng trong hóa đơn thanh toán và chịu thuế giá trị gia tăng.

Service Charge là khoản tiền phí phục vụ được tính thêm

Khác với tiền tips (tiền thưởng trực tiếp của khách hàng dành cho nhân viên), Service Charge được xem như là khoản phí phục vụ khách sạn nhận thay cho nhân viên. Đây là cơ sở giúp các chủ nhà hàng - khách sạn có thể động viên, khích lệ nhân viên không ngừng nỗ lực trong quá trình làm việc tại khách sạn. Đồng thời, thúc đẩy nâng cao hiệu quả, chất lượng phục vụ một cách tốt nhất. 

Đối với khách hàng, mục đích của khoản chi phí này đóng vai trò như một khoản tiền thưởng vì chất lượng dịch vụ tốt. Còn đối với doanh nghiệp, đây chính là khoản chi phí dùng cho các hoạt động như:

• Khen thưởng đội ngũ nhân sự đạt thành tích tốt trong quá trình phục vụ khách hàng
• Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nghiệp vụ cho nhân viên
• Cải thiện điều kiện lao động, làm việc cho nhân viên…

Doanh thu hàng tháng của các đơn vị nhà hàng - khách sạn thường bị phụ thuộc vào các mùa cao điểm hoặc thấp điểm. Vì vậy, khoản chi phí phục vụ mà đội ngũ nhân sự nhận được hàng tháng sẽ không ở mức cố định, biến động tùy thuộc vào doanh thu. Ở một số doanh nghiệp, khoản chi phí Service Charge sẽ được giữ lại và phát bù qua những tháng mùa thấp điểm, nhằm cân bằng mức thu nhập hàng tháng của nhân viên. 

Tính chất của Service Charge chính là khoản chi phí được phân bổ vào lương nhân viên. Tuy nhiên, vì sử dụng cho các vấn đề và mục đích khác nhau, nên ở nhiều doanh nghiệp, số tiền này chưa được kiểm soát và sử dụng hiệu quả.

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline mang lại cho doanh nghiệp những gì?

Một giải pháp đa nền tảng

Chỉ cần có kết nối internet, bạn đã có thể truy cập và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý nhân sự khách sạn của HrOnline mọi lúc mọi nơi một cách nhanh chóng.

Không cần phải ngồi bên chiếc PC trên bàn làm việc, bạn vẫn có thể quản lý tình hình hoạt động của nhân sự chỉ với một chiếc điện thoại thông minh hay máy tính bảng.

Quản lý tuyển dụng dễ dàng

HrOnline mang đến hướng tiếp cận hiện đại cho quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Trong module Tuyển dụng của HrOnline, doanh nghiệp có thể quản lý định biên nhân sự, nhu cầu tuyển dụng, hồ sơ ứng viên, bộ câu hỏi phỏng vấn, hẹn ngày và quyết định nhận việc.

Quản lý tuyển dụng dễ dàng

Quản lý hồ sơ, đơn từ trực tuyến

Phần mềm HrOnline giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình giữa Cán bộ phòng nhân sự - Nhân viên - Lãnh đạo.

Thao tác dễ dàng với các đơn từ như: đơn xin nghỉ (ốm đau, phép theo chế độ…), các thủ tục đi công tác, tạm ứng…

Với quy trình xét duyệt đơn từ Online, doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều quy trình duyệt khác nhau, gửi và duyệt đơn từ mà không cần đến giấy tờ. Hệ thống notification ngay lập tức sẽ tự động thông báo đến những người có liên quan.

Đào tạo và đánh giá nhân viên hiệu quả

Đào tạo là một hoạt động không thể thiếu nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân viên, giúp họ thực hiện tốt hơn công việc ở hiện tại và cả trong tương lai.

Với module đào tạo, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch, triển khai các khóa đào tạo và đánh giá kết quả đào tạo theo mô hình AKS hay đánh giá 360 độ.

Đánh giá

Đối với các doanh nghiệp, hoạt động đánh giá nhân viên vô cùng quan trọng và được diễn ra một cách định kỳ.

Với module đánh giá, bạn có thể quản lý các kế hoạch đánh giá, thiết lập các tiêu chí đánh giá, xem kết quả đánh giá của từng nhân viên và phòng ban.

Đánh giá nhân viên khách quan

Chấm công và tính lương nhanh chóng

Trong HrOnline , ngoài các hình thức chấm công bằng cách quẹt thẻ hay vân tay, nhân viên có thể chấm công bằng điện thoại thông minh thông qua định vị chấm công GPS, phần mềm sẽ thông qua camera để nhận diện khuôn mặt bằng công nghệ AI

Hệ thống tính công của HrOnline thống kê đầy đủ giờ công, ngày công, tăng ca, đi trễ về sớm, nghỉ phép, quên chấm công, giải quyết khiếu nại về công ngay trên phần mềm.

Các cá nhân, phòng ban của doanh nghiệp sẽ có các bảng lương theo giờ, bảng lương theo tháng. Các thông tin sẽ được hiển thị đầy đủ trong Bảng lương chi tiết và được tự động tính toán một cách chính xác nhất. 

Với cấu hình bảng lương động đơn giản hơn trong Excel, bảng lương được cập nhật theo thời gian thực, khi bảng công thay đổi thì bảng lương sẽ tự động cập nhật theo. Nhân viên sẽ cập nhật phiếu lương hằng ngày trên điện thoại của mình.

Phân ca dễ dàng, nhanh chóng

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline với tính năng vượt trội là xếp lịch theo ngày, rất phù hợp với loại hình kinh doanh chuỗi như ngành F&B. Khi sử dụng HrOnline, nhân viên quản lý lịch làm việc sẽ vào menu Chấm công - Xếp lịch theo ngày, chọn cửa hàng cần xếp lịch và chọn xếp lịch trong vòng 1 tuần. Sau đó, chọn vị trí làm việc cần xếp, click vào nút dấu cộng màu xanh lá, rồi chọn ca, chọn nhân viên và chọn ngày mà nhân này sẽ làm trong tuần.

Phân ca dễ dàng, nhanh chóng

Sau khi xếp lịch hàng loạt cho các nhân viên của cửa hàng trong tuần, người quản lý nên kiểm tra lại lịch, rồi bấm Chốt ca, và hệ thống sẽ gửi lịch làm việc đến nhân viên đó. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh giờ hoặc thêm/xóa ca ngay khi có thay đổi về nhân sự.

Xoay ca tìm người dễ dàng

Trong phần mềm, khi nhân viên nào đó bận việc vào thời gian ca làm của mình, nhân sự sẽ vào phần Lịch làm việc cá nhân, sau đó chọn mục xoay ca rồi chọn những ca làm việc cần xoay ca, bấm tìm người. Hệ thống sẽ gửi thông báo đến cho các nhân viên khác và hiển thị danh sách các nhân viên có thể nhận ca xoay đó, nếu nhân viên nào thấy phù hợp thì sẽ bấm nhận ca. Như vậy bạn đã có thể tìm được người làm thay cho mình ca đó và yên tâm giải quyết công việc riêng của mình rồi.

Quản lý công việc hiệu quả

Chức năng này giúp nhà quản lý giao việc cho nhân viên và quản lý dự án một cách hiệu quả:

- Nắm được tình hình của tất cả các dự án, biết được tổng số lượng công việc, công việc hàng ngày, công việc mới nhất, những thông báo mới nhất và những công việc quá hạn. 

- Biết được tiến độ công việc, ai là người thực hiện, ai là người theo dõi, tiến độ thực hiện được bao nhiêu phần trăm.

- Có thể xem với dạng Kanban, chuyển đổi trạng thái công việc bằng cách kéo thả rất mượt mà. Xem dưới dạng biểu đồ giúp doanh nghiệp hình dung được tổng thể dự án theo dòng thời gian.

- Nhân viên sẽ làm việc nhóm tốt hơn vì có thể thảo luận, đính kèm file, xem lịch sử trạng thái của công việc trên hệ thống duy nhất.

Truyền thông nội bộ chất lượng, nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Chức năng truyền thông nội bộ giúp chúng ta truyền tải thông điệp tức thời, chính xác cho toàn phòng ban, toàn công ty hay một nhóm nhân viên nhất định. Mọi người đăng bài viết, bình luận, chat với nhau giống như chức năng của một mạng xã hội. Đây cũng là một cách để xây dựng văn hóa doanh nghiệp và góp phần gắn kết nhân viên.

Truyền thông nội bộ chất lượng, nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Quản lý nhân sự ngành khách sạn là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cũng như doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Và hy vọng với việc sử dụng phần mềm HrOnline, nhân sự ngành khách sạn sẽ được số hóa và mang lại những kết quả hơn mong đợi.