Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Offline Liệu Có Còn Phù Hợp Trong Thời Nay?

Phần mềm quản lý nhân sự luôn là giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp giữa thời đại công nghệ lên ngôi. Thế nhưng, liệu doanh nghiệp đã thực sự hiểu rõ về phần mềm quản lý nhân sự? Phần mềm quản lý nhân sự được chia thành hai loại: phần mềm quản lý nhân sự offline và phần mềm quản lý nhân sự online. Bài viết trước, HrOnline đã chia sẻ về phần mềm quản lý nhân sự online miễn phí. Và bài viết này sẽ tiếp tục giới thiệu đến quý doanh nghiệp top những phần mềm nhân sự offline được tin dùng hiện nay.

Thế nào là phần mềm quản lý nhân sự offline?

Phần mềm quản lý nhân sự offline là gì?

Như đã nói ở trên, phần mềm quản lý nhân sự bao gồm hai loại: phần mềm nhân sự offline và phần mềm nhân sự online. Nếu phần mềm quản lý nhân sự online có thể sử dụng và truy cập mọi lúc mọi nơi miễn là có kết nối Internet thì phần mềm quản lý nhân sự offline chỉ có thể sử dụng offline.

Phần mềm quản lý nhân sự offline chỉ có tính tương tác chủ động một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên, còn phần mềm quản lý nhân sự online có tính chia sẻ hơn nhờ tính năng phân quyền. Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự offline có thể lưu trữ dữ liệu và hoạt động dựa trên một source riêng trong khi đó, phần mềm quản lý nhân sự online được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud), các dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng giúp việc nâng cấp, tích hợp ứng dụng hay cập nhật tính năng mới dễ dàng hơn.

Những phần mềm quản lý nhân sự offline nổi bật hiện nay

Phần mềm quản lý nhân sự Access và phần mềm quản lý nhân sự Excel chính là hai đại diện của phần mềm quản lý nhân sự offline.

Tuy được đánh giá là lạc hậu, lỗi thời khi so sánh với phần mềm quản lý nhân sự online, thế nhưng Access và Excel vẫn làm khá tốt vai trò của mình.

Phần mềm quản lý nhân sự offline Microsoft Access

Phần mềm quản lý nhân sự offline nổi trội nhất - Microsoft Access

MIcrosoft Access vẫn luôn là một phần mềm được ứng dụng khá nhiều tại các văn phòng, công ty. Đây là một hệ cơ sở dữ liệu và là công cụ quản lý nhân sự bằng bảng, cho phép người dùng lưu trữ thông tin nhân sự, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ và kiểm tra thông tin. Access được tích hợp trong Microsoft Office và có giao diện đơn giản nên khá thân thiện với người dùng, dễ làm quen và thao tác. 

Dù cũng là công cụ quản lý dữ liệu bằng bảng như Microsoft Excel nhưng Access lại sở hữu giao diện chính xác, chi tiết và rõ ràng hơn cho từng đơn vị và đang được thay thế cho Excel trong công tác văn phòng, công ty. 

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự offline Access

- Dễ sử dụng: dù là người quản lý hay người lập trình đều có thể dễ dàng làm quen và sử dụng phần mềm Access.

- Hoàn toàn miễn phí: tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

- Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hệ thống nhân sự không quá lớn.

Nhược điểm của Microsoft Access

- Đây là công cụ quản lý nhân sự khá cũ, không còn tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay.

- Microsoft Access không thể quản trị được cơ sở dữ liệu lớn nên không phù hợp khi doanh nghiệp phát triển quy mô.

- Phần mềm quản lý nhân sự offline Access chỉ có thể sử dụng trên phiên bản offline nên gây khá nhiều khó khăn cho nhà quản trị trong việc truyền tải dữ liệu.

Phần mềm quản lý nhân sự offline Microsoft Excel

Microsoft Excel - công cụ văn phòng khá phổ biến

Trước khi Access ra đời, Microsoft Excel luôn là một trong những phần mềm quản lý nhân sự offline được sử dụng rộng rãi nhất. Microsoft Excel là một bộ công cụ văn phòng hỗ trợ người dùng viết văn bản, thuyết trình, quản lý email và bảng tính. Excel cho phép người dùng tạo lập các bảng tính với tính năng và công cụ hỗ trợ tính toán nhanh chóng, chính xác trên hàng triệu ô tính.

Bạn có thể soạn thảo tài liệu, phân tích dữ liệu và tính toán số liệu dựa trên các hàm thông dụng trên Excel.

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự offline Microsoft Excel

- Miễn phí sử dụng cho mọi đối tượng.

- Người dùng có thể tùy chọn biểu mẫu theo ý thích.

- Bảng và biểu mẫu đa dạng.

- Tính toán nhanh và chính xác, dễ đối chiếu và so sánh kết quả.

- Tiện lợi hơn so với cách thức tính toán thủ công.

Nhược điểm của Microsoft Excel

- Không tối ưu cho doanh nghiệp có hệ thống nhân viên lớn, việc quản lý nhân sự trên Excel sẽ vô cùng hỗn loạn và phức tạp do mỗi file chỉ có tối đa 65.000 dòng.

- Gây khó khăn trong việc rà soát thông tin, dữ liệu khi phải chuyển đổi qua lại giữa các file với nhau.

- Dễ gây ra sai sót do mọi hoạt động nhập xuất dữ liệu đều do con người thao tác.

- Độ bảo mật kém: dễ bị rò rỉ thông tin và bị virus xâm nhập.

Nhìn chung, phần mềm quản lý nhân sự offline có thể hoàn thành khá tốt vai trò của mình. Tuy nhiên những phần mềm này đã trở nên lỗi thời, hệ thống quản lý khá cũ nên không còn phù hợp với thời kỳ chuyển đổi số 4.0. Hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự online luôn là lựa chọn ưu tiên số một cho mọi doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline - giải pháp hàng đầu Việt Nam

Với hàng chục tính năng khác nhau và được xây dựng, lập trình như một hệ thống quản lý nhân sự thông minh, HrOnline luôn tự hào khi là lựa chọn số một của hàng nghìn doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline hỗ trợ trên mọi thiết bị và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi khi có kết nối Internet với độ bảo mật tuyệt đối. Phần mềm có thể quản lý toàn bộ dữ liệu nhân sự, công tác tuyển dụng, quản lý công việc, chấm công, tạo lập bảng lương tự động,... giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý giấy tờ nhưng vẫn đảm bảo 100% mức độ hài lòng của nhân viên.

Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Online Miễn Phí