4 LỢI ÍCH VƯỢT TRỘI KHI CHUYỂN SANG HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

Bạn đã bao giờ cảm thấy mệt mỏi với quy trình ký kết hợp đồng truyền thống: In ấn hàng chục trang giấy, gửi đi gửi lại qua bưu điện/chuyển phát nhanh, chờ đợi chữ ký vật lý, và tốn không gian lưu trữ khổng lồ?

Trong môi trường kinh doanh "tốc độ là tiền bạc", việc trì hoãn ký kết hợp đồng không chỉ ảnh hưởng đến tính pháp lý mà còn làm chậm trễ cả quy trình tuyển dụng và kinh doanh.

Hợp đồng Ký số Điện tử (E-Signature/E-Contract) không chỉ là một công cụ, mà là tấm vé để doanh nghiệp chấm dứt hoàn toàn kỷ nguyên giấy tờ và đưa tốc độ vận hành lên mức tối đa.

>>Xem thêm: 6 RỦI RO KHI KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

Hợp đồng Điện tử (E-Contract) là thỏa thuận được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật. Nó được tạo, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, thay thế hoàn toàn hình thức hợp đồng giấy truyền thống.

• Tính pháp lý: Tại Việt Nam, Hợp đồng Điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Luật Giao dịch Điện tử. Điều này có nghĩa là chúng hoàn toàn có thể được sử dụng làm bằng chứng trước tòa án.
• Ký kết: Việc ký kết được thực hiện thông qua Chữ ký Điện tử (E-Signature) hoặc Chữ ký Số (Digital Signature), đảm bảo tính xác thực của người ký và tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng.

4 LỢI ÍCH VƯỢT TRỘI KHI CHUYỂN SANG HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

Việc chuyển đổi từ ký tay sang ký số là một cuộc cách mạng, giải quyết triệt để 4 thách thức lớn nhất của quy trình truyền thống:

1. Thời gian từ "Ngày" xuống "Phút"

Hợp đồng được gửi, xem xét và ký kết ngay lập tức trên mọi thiết bị (Laptop, Smartphone).
Toàn bộ quy trình Onboarding nhân sự hay ký kết dự án kinh doanh được rút ngắn từ vài ngày xuống chỉ còn 5 phút, giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh, triển khai kịp thời và duy trì lợi thế cạnh tranh.

2. Loại bỏ chi phí ấn

Việc áp dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các chi phí truyền thống như giấy, mực in, văn phòng phẩm, phí bưu chính hoặc chuyển phát nhanh.
Không gian lưu trữ hồ sơ vật lý cũng được thay thế bằng hệ thống lưu trữ điện tử, giúp tiết kiệm diện tích văn phòng và chi phí quản lý tài liệu.
Quá trình số hóa toàn diện này không chỉ giúp giảm gánh nặng chi phí vận hành mà còn góp phần bảo vệ môi trường, hướng tới mô hình làm việc hiện đại, hiệu quả và bền vững hơn.

3. Bảo mật và Pháp lý an toàn theo chuẩn quốc tế

Mỗi hợp đồng điện tử và chữ ký số đều được mã hóa theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ.
Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro như cháy nổ, thất lạc tài liệu hay truy cập trái phép.
Toàn bộ thao tác trong quá trình ký kết đều được hệ thống ghi nhận và lưu lại trong nhật ký kiểm tra (Audit Trail), tạo nên sự minh bạch và dễ dàng truy vết khi cần.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về cả tính pháp lý lẫn bảo mật thông tin trong suốt vòng đời của hợp đồng.

4. Nâng cao công tác quản lý

Giải pháp ký số không chỉ mang lại hiệu quả vận hành mà còn góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt nhân viên và đối tác.
Một quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và minh bạch thể hiện rõ tinh thần tiên phong trong hành trình chuyển đổi số.
Đối với nhân viên, việc ký và quản lý hợp đồng trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Họ có thể dễ dàng truy cập, xem lại hoặc tải về hợp đồng và phụ lục bất cứ lúc nào thông qua ứng dụng cá nhân, không cần phải liên hệ với bộ phận nhân sự.

HRONLINE GIÚP BẠN KÝ SỐ ĐIỆN TỬ NHƯ THẾ NÀO?

Hệ thống HRM toàn diện như HRONLINE biến việc triển khai E-Contract trở nên đơn giản:

1. Tạo Mẫu Động: Tự động điền dữ liệu cá nhân của nhân viên (từ Hồ sơ nhân sự) vào Hợp đồng mẫu.
2. Ký Số Đơn giản: Tích hợp các giải pháp chữ ký điện tử/số hàng đầu, cho phép ký Hợp đồng bằng mật khẩu OTP hoặc chữ ký số chỉ trong vài giây.
3. Lưu Trữ Tự động: Hợp đồng sau khi ký tự động được phân loại và lưu trữ an toàn, đồng bộ vào Hồ sơ nhân viên, sẵn sàng cho việc tra cứu bất cứ lúc nào

.

👉 Yêu cầu Demo ngay 

Nếu bạn chưa áp dụng Hợp đồng Ký số, doanh nghiệp của bạn đang bị tụt lại về tốc độ và chi phí. Đừng để công việc hành chính giết chết hiệu suất chiến lược của HR.