Cách xây dựng kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp

1. Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông tổng thể là một bản tổng hợp những thông tin, bao gồm mục tiêu dự án, đối tượng tiếp cận, nội dung truyền thông và phương thức thực hiện dự án cụ thể trong từng giai đoạn khác nhau. Một chiến dịch truyền thông diễn ra thành công, sẽ không thể thiếu công tác tuyên truyền sự kiện truyền thông. Đây sẽ là điểm “mấu chốt” giúp cho khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhiều hơn. 

Khi xây dựng kế hoạch truyền thông cho một sự kiện, doanh nghiệp cần có những bài viết truyền thông sự kiện cụ thể, chi tiết nhằm thu hút số lượng lớn khách hàng đến với sự kiện. Đây là cơ sở giúp thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng, đồng thời là kênh quảng cáo miễn phí mà doanh nghiệp nên tận dụng. Tùy thuộc vào mỗi dự án, quy mô thực hiện mà nhà quản trị sẽ xây dựng một bản kế hoạch cụ thể, phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. 

2. Lý do nên xây dựng kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông đóng vai trò rất quan trọng trong việc đưa sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Vì vậy, để chiến dịch diễn ra thành công, hiệu quả doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch cụ thể  trước khi thực hiện nhằm đi đúng lộ trình, tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là một số lý do mà doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch truyền thông

- Xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể, chi tiết sẽ giúp chia nhỏ các đầu việc. Từ đó, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những định hướng, những giải pháp phù hợp để đạt được mục tiêu lớn của dự án. Khi có kế hoạch truyền thông chi tiết và tổng thể, việc phân công công việc cho nhân viên hay việc phối hợp làm việc giữa các bộ phận liên quan cũng sẽ dễ dàng hơn.

Lý do nên xây dựng kế hoạch truyền thông

- Kế hoạch truyền thông cũng giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình công việc, đánh giá hiệu quả công việc trong từng giai đoạn của dự án. Bên cạnh đó, nhờ vào kế hoạch truyền thông, nhà quản lý cũng đánh giá được những khó khăn, rủi ro có thể gặp phải, giúp doanh nghiệp chủ động có những hướng giải quyết kịp thời.

Ngoài ra, xây dựng kế hoạch truyền thông một cách cụ thể, các công việc sẽ được thực hiện theo đúng thứ tự nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

3. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông

Phân tích tổng quan theo mô hình SWOT

Phân tích tổng quan môi trường là một bước rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hướng đi truyền thông của doanh nghiệp. Nhà quản trị có thể sử dụng một số công cụ đo lường, phân tích môi trường như mô hình SWOT. Với mô hình này, nhà lãnh đạo sẽ có được cái nhìn đa chiều và nắm chắc những thông tin doanh nghiệp. Mô hình SWOT gồm: S (strength: điểm mạnh), W (weakness: điểm yếu), O (opportunities: cơ hội) và T (threats: nguy cơ).

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Phân tích đối thủ cạnh tranh là một việc làm quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm cho chính bản thân mình mà còn giúp nhà quản trị đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ. Từ đó, lên kế hoạch xây dựng một chiến dịch truyền thông cụ thể, chuyên nghiệp cho chính doanh nghiệp của mình, nhằm đạt được những hiệu quả cao hơn, thu hút được nhiều khách hàng hơn.

Xác định mục tiêu truyền thông

Khi xác định mục tiêu truyền thông, có thể sử dụng mô hình SMART cụ thể như sau:

Specific – Cụ thể: Mục tiêu cụ thể của dự án truyền thông là gì?

Measurable – Có thể đo lường được: Những yếu tố có thể đo lường được như lượng người quan tâm, số lượng mua hàng… 

Achievable – Tính khả thi: Số người tiếp cận, lượng người xem hoặc tương tác trong các bài viết truyền thông sự kiện có thể đạt được.

Relevant – Tính liên quan: Mục tiêu của dự án đã phù hợp với mục tiêu chung mà doanh nghiệp đang hướng tới hay chưa?

Time – bound: Thời gian: Thời gian để có thể đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra trong kế hoạch truyền thông là bao lâu?

Mô hình SMART trong xác định mục tiêu truyền thông

Xác định khách hàng 

Xác định khách hàng mục tiêu là một việc làm cần thiết và quan trọng trong bất cứ chiến dịch truyền thông nào. Thông qua các phương pháp thăm dò thị trường, phiếu khảo sát… doanh nghiệp có được sự thấu hiểu khách hàng. Nhờ vậy, nhà quản trị có thể đưa ra các thông điệp và giải pháp để có thể tăng hiệu quả lan toả truyền thông cũng như tiếp cận khách hàng một cách tốt nhất.

Xác định các kênh truyền thông cho dự án

Sau khi xác định đối tượng khách hàng mục tiêu cho chiến dịch truyền thông, nhà quản trị cần lựa chọn những kênh truyền thông phù hợp để tăng khả năng tiếp cận tăng tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng mà có thể chọn những kênh truyền thông khác nhau.

Tạo thời gian biểu

Một chiến dịch truyền thông thành công cần đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ. Việc thiết lập thời gian cụ thể cho từng giai đoạn của chiến dịch là một công việc cần thiết và quan trọng, giúp cho nhà quản trị có thể nắm bắt được tiến độ hoàn thành tổng thể của cả chiến dịch. 

Đo lường và báo cáo kết quả

Đo lường, báo cáo kết quả giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc đánh giá tổng thể chiến lược truyền thông của doanh nghiệp nói chung, cũng như mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban hay cá nhân nói riêng. Đây cũng là cơ sở, giúp nhà quản trị đưa ra những điều chỉnh phù hợp cho những chiến dịch truyền thông tiếp theo, nhằm cải thiện kết quả và đạt được mục tiêu.

HrOnline - Phương pháp xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ chuyên nghiệp và hiệu quả

Xây dựng kế hoạch truyền thông là một trong những công việc quan trọng, quyết định đến sự thành bại của một dự án truyền thông. Tuy nhiên, xây dựng chiến dịch truyền thông bên ngoài doanh nghiệp không là chưa đủ. Truyền thông nội bộ cũng đóng một vai trò quan trọng không kém. Bởi vì, đây là “cầu nối” giúp gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp với các cấp lãnh đạo.

Nếu như nói, truyền thông bên ngoài sẽ giúp khách hàng nhận biết được thương hiệu trên thị trường, thì truyền thông nội bộ chính là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Xu hướng làm việc Online ngày càng trở nên phổ biến sau đại dịch Covid. Thay vì truyền thông nội bộ trực tiếp trên công ty, các doanh nghiệp tập trung triển khai các phần mềm công nghệ để xây dựng mạng truyền thông nội bộ online, giúp các thành viên luôn cập nhật được đầy đủ thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. HrOnline với tính năng “truyền thông nội bộ” giúp cho mọi thông báo về công việc trong doanh nghiệp luôn được hiển thị theo thứ tự thời gian thực. Điều này làm cho đội ngũ nhân viên sẽ dễ dàng theo dõi các phần công việc mình phải làm hơn. 

HrOnline - Phương pháp xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ chuyên nghiệp và hiệu quả

Bên cạnh đó tính năng trên còn gắn kết nhà quản trị và nhân viên gần gũi hơn bằng cách đăng các bài viết khảo sát, chúc mừng sinh nhật các thành viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó, nhân viên dễ dàng tương tác lại bằng lượt thích và bình luận, đồng thời thoải mái chia sẻ những hình ảnh, file đính kèm trực tiếp trên bảng tin.

Một dự án truyền thông chuyên nghiệp sẽ bao gồm truyền thông bên ngoài công chúng và truyền thông nội bộ. Truyền thông ngoài công chúng sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu đối với khách hàng. Truyền thông nội bộ sẽ là cơ sở giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, bởi sự đồng lòng và gắn kết của tất cả các thành viên trong tổ chức, từ nhân viên đến cấp quản lý đến lãnh đạo… Tích hợp hơn 28 tính năng chuyên biệt,  HrOnline không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhân sự nói chung mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ nói riêng. Nếu doanh nghiệp còn đang phân vân lựa chọn một giải pháp nhân sự toàn diện, thì HrOnline chính là sự lựa chọn phù hợp số 1. Liên hệ ngay HrOnline để được tư vấn và dùng thử miễn phí nhé!