KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG TỔNG THỂ - GIẢI PHÁP BỨT PHÁ TOÀN DIỆN CHO MỌI DOANH NGHIỆP

Để có được một chiến dịch quảng cáo thành công cần rất nhiều yếu tố, ngay từ những bước đầu tiên của việc lập kế hoạch truyền thông tổng thể. Một chiến dịch truyền thông chuyên nghiệp sẽ bao gồm các bản kế hoạch truyền thông chi tiết nhằm hoạch định các phương hướng và mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp cần đạt được. Thông qua đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đề ra các chiến lược tăng độ nhận diện thương hiệu đối với công chúng. Dưới đây, cùng HrOnline tìm hiểu chi tiết về khái niệm truyền thông tổng thể cũng như các bước tạo nên một kế hoạch truyền thông tổng thể chuyên nghiệp.

Kế hoạch truyền thông tổng thể - giải pháp bứt phá dành cho doanh nghiệp

Kế hoạch truyền thông tổng thể là gì?

Kế hoạch truyền thông tổng thể là một bản kế hoạch chi tiết để triển khai cho một dự án truyền thông của doanh nghiệp. Một kế hoạch truyền thông tổng thể sẽ bao gồm rất nhiều giai đoạn, một trong số đó là khâu truyền thông sự kiện. Khi truyền thông cho một sự kiện, doanh nghiệp cần xây dựng một bài viết truyền thông sự kiện cụ thể, nhằm giúp khách hàng biết đến sự tồn tại của sự kiện. Tùy thuộc vào mỗi dự án, quy mô thực hiện mà sẽ có một bản kế hoạch cụ thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Thông thường, một dự án ngắn hạn sẽ diễn ra từ 1 đến 3 tháng, còn dự án dài hạn sẽ được triển khai và thực hiện trong khoảng 6 đến 12 tháng. Với mỗi một dự án truyền thông sẽ thực hiện một mục tiêu nhất định của doanh nghiệp trong khoảng thời gian đó và là tiền đề nhằm lên kế hoạch cho những dự án, mục tiêu tiếp theo.

Một kế hoạch truyền thông tổng thể bao gồm những gì?

Việc xây dựng một kế hoạch truyền thông tổng thể phụ thuộc rất nhiều vào quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực mà doanh nghiệp kinh doanh, thời điểm thực hiện dự án… Vì vậy, có thể nói bản kế hoạch truyền thông sẽ luôn được biến hóa đa dạng, không theo một quy mẫu chuẩn nào. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, môi trường mà mỗi kế hoạch truyền thông sẽ đem lại hiệu quả, lợi ích khác nhau. Vì vậy để lập một chiến lược cụ thể, ta cần hiểu rõ được mô hình SMCRFN cụ thể dưới đây:

• Chữ S (Source/Sender - Nguồn): Nhân tố đầu tiên, có thể là một cá nhân hay tổ chức phát đi đến công chúng
• Chữ M (Message - Thông điệp): Đây là thông điệp sẽ được gửi trực tiếp đến khách hàng, vì vậy cần lựa chọn xây dựng một thông điệp ngắn gọn, dễ nhớ để tiếp cận khách hàng một cách tốt nhất
• Chữ C (Channel - Kênh): Đối với mỗi dự án truyền thông, các kênh truyền thông đóng một vai trò rất quan trọng, là phương tiện để truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với khách hàng. Kênh truyền thông có thể là online hoặc offline tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực doanh nghiệp.
• Chữ R (Receiver - Người nhận): Người nhận chính là đối tượng cuối cùng mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông điệp đến. Vì vậy hãy phân tích và xác định đối tượng mục tiêu một cách rõ ràng. Thông qua đó, đề ra chiến lược cụ thể đánh vào insight khách hàng một cách nhanh chóng.
• Chữ F (Feedback - Phản hồi): Việc lắng nghe ý kiến, phản hồi của khách hàng là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện cho các chiến dịch truyền thông tiếp theo tốt hơn.
• Chữ N (Noise - Nhiễu): Độ nhiễu chính là yếu tố mà doanh nghiệp cần hết sức thận trọng. Đôi khi, một thông điệp đưa ra, bởi vì nhiều yếu tố cạnh tranh và tác động của môi trường mà thông điệp có thể bị hiểu theo một cách sai lệch.

Một mô hình SMCRFN cụ thể sẽ là nền tảng để tạo nên một chiến dịch truyền thông hiệu quả. Tuy nhiên, để thực sự tạo nên một kế hoạch truyền thông tổng thể thì không thể thiếu những bước dưới đây. 

Một kế hoạch truyền thông tổng thể bao gồm những gì?

5 Bước để lập kế hoạch truyền thông tổng thể chuyên nghiệp

Phân tích tổng quan môi trường bên ngoài

Một trong những bước quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng được một chiến lược truyền thông hiệu quả chính là phân tích, nghiên cứu môi trường tổng quan bên ngoài. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp định vị được vị trí của mình trên thị trường hiện tại. Phân tích lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, đồng thời phân tích đối thủ cạnh tranh trên thị trường hiện nay. Thông qua đó, biết được đối thủ của doanh nghiệp gần đây đã làm gì và đang thực hiện những chiến dịch gì, từ đó, lên kế hoạch cho chiến dịch của doanh nghiệp mình một cách phù hợp, hiệu quả.

Xác định mục tiêu, đối tượng truyền thông

Xác định mục tiêu, đối tượng là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu đạt được trước khi thực hiện dự án truyền thông. Một mục tiêu truyền thông cần đáp ứng được 5 tiêu chí của mô hình SMART: 

• Specific - Cụ thể 
• Measurable - có thể đo lường được 
• Actionable - Tính khả thi 
• Relevant - Sự liên quan 
• Time-Bound - Thời hạn đạt được mục tiêu. 

Bên cạnh đó, đối tượng mà doanh nghiệp truyền thông chính là đối tượng cuối cùng trực tiếp nhận thông điệp truyền thông của doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp cần xác định và phân tích một cách cụ thể, chi tiết để tiếp cận được đối tượng mục tiêu một cách dễ dàng và chính xác hơn. Tránh lãng phí nguồn nhân lực, chi phí và thời gian.

Xác định thông điệp cần truyền tải, kênh truyền thông hợp lý

Một chiến lược truyền thông có diễn ra thành công hay không sẽ phụ thuộc vào việc sau khi kết thúc dự án, khách hàng sẽ nhớ gì về doanh nghiệp của bạn. Một thông điệp truyền thông ngắn gọn, giải quyết được “insight khách hàng” chính là điều mà khách hàng dễ dàng ghi nhớ nhất. Thông điệp chính là một lời tuyên bố rõ ràng mà doanh nghiệp muốn truyền đạt tới cho khán giả mục tiêu. Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình… và quan trọng nhất là thông điệp cần tạo ra hành động.

Việc xác định thông điệp của kế hoạch truyền thông là cực kỳ quan trọng bởi vì nó sẽ theo doanh nghiệp trong suốt quá trình xây dựng ý tưởng truyền thông và cả khi diễn ra sự kiện. Vì vậy, hãy làm nổi bật nó trong bản kế hoạch.

Bên cạnh đó, việc phân bổ các kênh truyền thông sẽ là phương tiện giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng biết đến thương hiệu một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần tập trung nguồn lực vào những kênh truyền thông tập trung nhiều khán giả mục tiêu thì thông điệp của dự án truyền thông mới được truyền tải một cách mạnh mẽ và thu hút nhiều người.

5 Bước để lập kế hoạch truyền thông tổng thể chuyên nghiệp

Lên ngân sách chi tiêu

Kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp sẽ không thể triển khai nếu không có kinh phí hoạt động. Mọi đề xuất, dự định tổ chức sự kiện cần có một kế hoạch chi tiêu hợp lý. Càng xây dựng kinh phí cho từng hạng mục chi tiết ra sao, thì kế hoạch diễn ra sẽ càng thành công. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần dự trù kinh phí cho những vấn đề phát sinh, đảm bảo mọi công đoạn đều nằm trong tầm kiểm soát.

Đo lường và báo cáo kết quả kế hoạch truyền thông 

Đây là bước cuối cùng của một kế hoạch truyền thông, cũng là một bước rất quan trọng góp phần lên chiến dịch truyền thông cho những sự kiện, dự án tiếp theo. Việc tổng hợp và đúc kết ra kinh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tránh lặp lại những vấn đề tương tự ở các dự án tiếp theo.

Truyền thông nội bộ chuyên nghiệp cùng phần mềm HrOnline

Bên cạnh việc thiết kế một chiến lược truyền thông tổng thể cho doanh nghiệp nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu đối với khách hàng, thì truyền thông nội bộ cũng đóng một vai trò quan trọng không kém trong việc duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp gắn kết sự gần gũi giữa các đồng nghiệp, lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp với nhau. Đối với mỗi doanh nghiệp, nhân sự là yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến sự thành bại của một tổ chức. Vì vậy, việc gắn kết các nhân viên với nhau sẽ góp phần tạo sự lớn mạnh cho doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn với lượng nhân sự khổng lồ. 

Đứng trước sự tác động của đại dịch Covid19, việc kết nối với nhau qua các nền tảng online đang dần trở thành xu hướng hàng đầu của các doanh nghiệp. Chính vì thế, việc triển khai sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không còn là khái niệm quá xa lạ với các doanh nghiệp. HrOnline với tính năng “truyền thông nội bộ” giúp cho mọi thông báo về công việc trong doanh nghiệp luôn được hiển thị theo thứ tự thời gian thực. Điều này làm cho đội ngũ nhân viên sẽ dễ dàng theo dõi các phần công việc mình phải làm hơn. 

Bên cạnh đó tính năng trên còn gắn kết nhà quản trị và nhân viên gần gũi hơn bằng cách đăng các bài viết khảo sát, chúc mừng sinh nhật các thành viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó, nhân viên dễ dàng tương tác lại bằng lượt thích và bình luận, đồng thời thoải mái chia sẻ những hình ảnh, file đính kèm trực tiếp trên bảng tin.

Truyền thông nội bộ chuyên nghiệp cùng phần mềm HrOnline

Một chiến dịch truyền thông tổng thể chuyên nghiệp sẽ bao gồm truyền thông bên ngoài doanh nghiệp và truyền thông nội bộ. Truyền thông bên ngoài doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng độ nhận diện đối với khách hàng. Truyền thông nội bộ sẽ là tiền đề giúp doanh nghiệp phát triển bền vững bởi sự đồng lòng và gắn kết của tất cả nhân viên, nhà lãnh đạo… trong doanh nghiệp. HrOnline không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhân sự nói chung mà còn giúp doanh nghiệp lập các kế hoạch truyền thông nội bộ nói riêng. Đã có hơn 5000 lượt khách hàng tham gia sử dụng HrOnline từ các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau với chi phí vô cùng hợp lý. Liên hệ ngay HrOnline để được tư vấn và dùng thử miễn phí!