Kinh Nghiệm Tạo Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Bằng Access Hiệu Quả

24/05/2021 3215

Nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào, nó đóng vai trò cốt lõi trong tổng thể hệ thống quản trị nhân sự của doanh nghiệp đó. Tổ chức quản lý nhân sự như thế nào để mang lại hiệu quả nhất? Đó là bài toán mà tất cả mọi người quản lý cần quan tâm và giải quyết. “Ứng dụng access trong công tác quản lý nhân sự” xây dựng một chương trình với các ứng dụng thích hợp trong việc quản lý nhân sự  với giao diện chi tiết, chính xác nhất cho các doanh nghiệp dùng để quản lý các thông tin dữ liệu của nhân viên mình mà không cần phải mất công lục lại toàn bộ hồ sơ lưu trữ. Cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng access là một trong những từ khóa được google search nhiều nhất về chủ đề liên quan đến phần mềm Access. Trong bài viết này, HrOnline sẽ viết bài chia sẻ kinh nghiệm để tạo phần mềm quản lý nhân sự  bằng Access hiệu quả nhất.

1.Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự bằng Access

Công cụ quản lý Access cho phép lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ, kiểm tra thông tin nhanh chóng và có độ chính xác cao. Access cũng giúp quản lý dữ liệu bằng bảng như trong Excel nhưng hiệu quả trong quản lý nhân sự lại rất vượt trội hơn với giao diện chính xác, đảm bảo độ chi tiết nhất.

Access giúp bạn truy xuất cơ sở dữ liệu thông tin muốn tìm và thông tin đã được ‘gom’ lại một cách hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng thấy được mọi thứ lưu trữ trên đó, hỗ trợ rút ngắn thời gian so với làm thủ công

Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự Access

2. Những kinh nghiệm quan trọng để tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Access

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access trên hệ điều hành Windows 10.

Để viết và cập nhật chính xác thông tin về mỗi nhân sự trong công ty của mình thì đầu tiên bạn phải lập cơ sở dữ liệu mới bằng cách vào Access (Microsoft Access) trên Windows 10.

Bước 1: Gõ “Access” vào ô tìm kiếm góc trái màn hình và Click vào kết quả Microsoft Access. Lúc này bạn sẽ thấy giao diện của Microsoft Access với ký hiệu chữ A màu hồng.

Bước 2: Chọn menu file, chức năng ‘New database’ => Nhập Tên cho cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo và nhấn Enter. Lúc này bạn sẽ thấy giao diện sẽ thay đổi sàn một Database mới.

Sau khi làm xong 2 bước trên, lúc này bạn sẽ thực hiện công việc nhập, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp mình.

Để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access và cập nhật chính xác mọi thông tin của mỗi cá nhân nhân viên thì đầu tiên bạn cần phải hiểu sơ về cách sử dụng các mục có tại phần mềm Access trước.

1. Table (Bảng)

Chính là bảng chứa thông tin chìa khóa và liên quan đến nhau để tạo thành một cơ sở dữ liệu logic. 

Cách tạo bảng: Từ cửa sổ Database chọn mục table => Chọn nút New => Chọn Design View. Xuất hiện 3 cột là Field name (tên), data Type (kiểu trường) và Description (miêu tả). Bạn lần lượt nhập các thông tin đó vào bảng.

Cách tạo bảng

2. Query (Truy vấn)

Dùng để truy vấn một đối tượng liên quan cho một vùng làm việc.

Phổ biến nhất là query chắt lọc, dùng để xem lại các dữ liệu từ một hay nhiều bảng, từ đó tìm được thông tin mà mình mong muốn.

Cách tạo query: Dùng các khung màn hình wizard hoặc lấy dữ liệu liên quan từ bảng trong Design. Từ khung Design, bạn chọn dữ liệu bằng cách thêm bảng hoặc các query đang chứa dữ liệu đó rồi điền chúng vào Design.

 Cách tạo truy vấn (Query)

3. Form (Biểu mẫu)

Là dạng điền thông tin, tại Form bạn sẽ điền và lưu trữ thông tin hoặc thay đổi dữ liệu và sẽ được hiển thị trên màn hình làm việc để bạn có thể trực tiếp kiểm tra lại các thông tin.

Cách tạo Form bằng wizard: Trong cửa sổ Database chọn Form => Chọn New => Chọn Form Wizard để thiết kế tự động/ Table hoặc Query để làm nguồn và Chọn kiểu Form. Chúng bao gồm nhiều ô điều khiển như: Text box, List box, Option group,…

4. Record (Bản ghi)

Là dạng thông tin và với mỗi thông tin riêng thì sẽ là một thẻ.

Ví dụ : sở thích, sở trường, kinh nghiệm,..

Cách tạo Report: Từ Database chọn Report, tương tự như tạo Form, bạn thực hiện các bước còn lại.

     5. Hàm lệnh Macros

Hàm lệnh Macros gồm 1 dãy các hành động, tập hợp một hay nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Bạn có thể kết chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để Access thực hiện khi hàm lệnh được điều hoạt và bạn phải sử dụng đến Macros.

Cách tạo Macros: Chọn Maros từ cửa sổ Database => Chọn New => Chọn Action và các đối của Action => đặt tên và ghi cho Macros.

Cách tạo Macros

Thay vì sử dụng Excel người ta sẽ chọn cách viết phần mềm quản lý nhân sự bằng Access để đảm bảo số liệu thông tin đầy đủ nhất, không sợ bị thất lạc hoặc bị mất hay đánh cấp. Và so với Excel thì Access dễ sử dụng hơn trên phương diện là hàm học mà cần tính toán thì mới chính xác.

Những kinh nghiệm trên giúp bạn biết được phần nào cách áp dụng phần mềm quản lý nhân sự Access miễn phí .Tuy nhiên mặc dù Access là công cụ hiệu quả thay thế cho Excel có khá nhiều ưu thế kể trên nhưng đây là mềm quản lý doanh nghiệp có cách quản lý cũ, không còn mạng lại nhiều hiệu quả cao trong kinh tế kinh doanh hiện nay.

Trong quá trình sử dụng, người dùng có thể cảm nhận thấy một số bất cập như sau:

  • Khó khăn trong việc quản lý cơ sở dữ liệu lớn

Với tình hình kinh doanh ngày càng phát triển của nhiều doanh nghiệp hiện nay thông tin dữ liệu cũng dần trở lên phức tạp hơn. Do đó, quản lý khách hàng bằng phần mềm access sẽ không đạt được hiệu quả tối ưu do những khó khăn trong việc xử lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn.

Cũng chính vì không quản lý và tối ưu được thông tin khách hàng sẽ dẫn đến sai lầm trong quyết định gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của doanh của doanh nghiệp.

  • Khó khăn khi triển khai mô hình hệ thống qua mạng

Trong thời đại chuyển đổi số  4.0, internet được áp dụng rất nhiều trong hoạt động quản lý nhằm đưa đến khả năng kiểm soát chặt chẽ và linh hoạt đơn. Khi áp dụng bằng phần mềm access khiến người dùng sẽ rất khó khăn khi triển khai hệ thống qua internet. Điều này sẽ dẫn đến hệ thống không thể cải thiện và nâng cấp để có thể đạt được hiệu quả cao hơn.

Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện HrOnline

Hiểu được những khó khăn trên Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Phần Mềm SoftOne đã không ngừng nỗ lực, sáng tạo, ứng dụng thông minh để đem đến cho doanh nghiệp những giải pháp công nghệ toàn diện nhất giúp doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động với phần mềm quản lý nhân sự HrOnline khách hàng không cần tốn nhiều công sức mà có thể sở hữu phần mềm quản lý nhân sự toàn diện.

                             Sử dụng đơn giản hiệu quả với phần mềm quản lý nhân sự HrOnline

  • Thời gian triển khai phần mềm nhanh chóng, được hỗ trợ đào tạo sử dụng, tư vấn chuyển đổi số
  • Không cần phải cài đặt phần cứng, chi phí hợp lý linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực khác nhau
  • Sử dụng trên đa thiết bị: máy tính, laptop, máy tính bảng và app điện thoại
  • Bảo mật & lưu trữ theo chuẩn Google, hỗ trợ backup và khôi phục dữ liệu
  • Cập nhật tự động, bảo trì thường xuyên, liên tục update tính năng mới miễn phí
  • Giao diện trực quan dễ dùng, dễ nâng cấp khi có sự  thay đổi quy mô nhân sự.

Hy vọng với những chia sẻ trên của phần mềm quản lý nhân sự HrOnline, bạn có thể chọn lựa cho mình một hình thức quản lý nhân sự hợp lý, chính xác và có độ bảo mật cao.

>>> Xem thêm: Phần mềm tính giờ nhân viên