TẠI SAO CẦN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

Khi danh sách công việc trở nên nhiều hơn. Việc thường xuyên kiểm tra các đầu việc có thể làm mất rất nhiều thời gian của nhà quản trị hay nhân viên. Những gì họ đang có là một dự án với rất nhiều đầu việc theo tuần, theo tháng… cho tới khi kết thúc dự án. Vậy làm cách nào để họ có thể đảm bảo chắc chắn việc theo dõi chặt chẽ các đầu mục và tiến độ công việc trong dự án? Điều họ cần nhất chắc chắn chính là tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc cá nhân hiệu quả, giúp tối ưu hóa được tất cả các đầu việc trên một công cụ. Thông qua phần mềm, nhà lãnh đạo hay nhân viên sẽ có được cái nhìn tổng quan nhất về toàn bộ dự án mà mình đang đảm nhiệm, biết được đâu là công việc mình cần ưu tiên hoàn thành trước, đâu là đầu mục công việc chưa được hoàn thành và cần xử lý… 

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân?

Hiện nay trên thị trường có hai loại phần mềm quản lý công việc, đó là phần mềm quản lý công việc cá nhân và phần mềm quản lý công việc nhóm. Tuy nhiên, việc tích hợp quản lý công việc cá nhân và nhóm trong một phần mềm đang dần trở nên phổ biến bởi những tiện ích mà phần mềm 2 trong 1 này mang lại. Cùng HrOnline tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm cũng như lợi ích của phần mềm quản lý công việc cá nhân trong phần dưới đây nhé!

Phần mềm quản lý công việc cá nhân là gì?

Phần mềm quản lý công việc cá nhân được hiểu là một công cụ giúp đội ngũ nhân sự có thể dễ dàng thực hiện quản lý các nhiệm vụ, yêu cầu trong công việc từ giai đoạn đầu của dự án đến giai đoạn cuối của dự án một cách hiệu quả và đúng thời gian. Mọi quy trình công việc trong dự án đều được quản lý và truy cập dễ dàng. Người dùng có thể chủ động thực hiện các công việc của mình theo những đầu việc đã có sẵn, tránh trường hợp bỏ sót công việc được giao.

Xu hướng chuyển đổi số ngày càng phát triển, đồng nghĩa với việc các phần mềm quản lý công việc, dự án đã được tích hợp trên nhiều thiết bị laptop, điện thoại… với hệ điều hành Window, Android và IOS, thuận tiện cho nhu cầu thường xuyên phải di chuyển của người dùng. Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý công việc bằng tiếng Việt cũng được phát triển, đem lại lợi ích cho người sử dụng và là một trợ thủ đắc lực cho những nhà quản trị hiện đại.

5 Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân

Nâng cao năng suất làm việc

Lợi ích đầu tiên của phần mềm quản lý công việc cá nhân đó là nâng cao hiệu suất làm việc. Trong mọi dự án, tất cả các công việc sẽ được lên quy trình rõ ràng, chi tiết cùng bảng mô tả công việc mẫu. Mục đích của bảng mô tả công việc mẫu chính là giúp nhà quản trị hoặc bất cứ một người dùng nào khi nhìn vào đều có thể phân chia, sắp xếp nguồn nhân lực phù hợp với từng đầu việc. Bên cạnh đó, việc phân chia sắp xếp các đầu việc một cách cụ thể sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát, theo dõi mọi quá trình, tiến độ của dự án nhằm đưa ra những góp ý kịp thời giảm thiểu sai sót xuống mức tối đa.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Trong một quy trình làm việc, luôn có những công việc cần ưu tiên vì nó sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình sau này. Nếu chỉ làm việc theo thứ tự công việc được sắp xếp thì khả năng chậm deadline là rất cao. Từ đó, dẫn đến cả một chu trình làm việc chậm trễ khác bị kéo theo. Với phần mềm quản lý công việc, những công việc được ưu tiên làm trước sẽ được tạo và được nhắc nhở thường xuyên tránh trường hợp nhân viên quên làm. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ không bao giờ lo chậm tiến độ công việc. 

5 Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân

Chế độ nhắc nhở tự động

Một trong những lợi ích quan trọng hàng đầu của phần mềm quản lý công việc đó là chế độ nhắc nhở tự động. Người dùng sẽ được nhắc nhở, thông báo về deadline các công việc cần hoàn thành cũng như các công việc đang bỏ lỡ. Vì vậy, có thể tránh được tối đa những rủi ro xảy ra. Thông qua đó, tiến độ xử lý công việc cũng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn.

Giám sát tiến độ hoàn thành công việc

Bên cạnh việc tạo môi trường làm việc xuyên suốt, hỗ trợ thường xuyên và tự động nhắc nhở thực hiện, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng giám sát tiến độ hoàn thành công việc. Một dự án được xem là thành công nếu tất cả các nhân viên đều hoàn thành đúng tiến độ công việc mà mình được giao. Ngoài ra, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc một cách sát sao thông qua phần mềm từ đó có những chỉ định, kế hoạch nhằm bổ sung vào dự án để dự án đạt được hiệu suất tối đa.

Thống kê, báo cáo công việc

Thống kê, báo cáo công việc giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc đánh giá hiệu suất công việc tổng thể của doanh nghiệp nói chung, cũng như mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban hay cá nhân nói riêng. Thay vì báo cáo công việc một cách thủ công, thì ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển đổi sang phần mềm có chức năng tổng hợp báo cáo, đánh giá dự án, công việc.

Tích hợp những ưu điểm, lợi ích vượt trội của một phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, HrOnline có thể giúp doanh nghiệp bạn giải quyết tốt các bài toán khó liên quan đến quản lý dự án - công việc một cảnh hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.

Quản lý dự án, công việc hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Thông qua những ưu điểm nổi bật của tính năng quản lý công việc, dự án, HrOnline đã và đang là một trong những phần mềm quản lý công việc cá nhân hàng đầu, và cũng chính là giải pháp ưu việt dành cho đội ngũ nhân viên. Phần mềm không chỉ giúp nhà quản lý theo dõi kế hoạch, chi tiết giai đoạn làm việc một cách khách quan, hiệu quả mà còn giúp nhân viên cập nhật những thông báo mới về kế hoạch cũng như tiến độ làm việc của chính mình nhằm đạt kết quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Cùng điểm qua một vài ưu điểm nổi bật của tính năng quản lý dự án và tính năng quản lý công việc trong phần dưới đây.

Quản lý dự án, công việc hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

1. Quản lý dự án

• Tạo mới dự án: Với ưu điểm này, phần mềm giúp tạo mới dự án theo yêu cầu của doanh nghiệp. Từ đó, dễ dàng thao tác, tìm kiếm chỉnh sửa, tạo lịch họp cho công việc. Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp nhà quản trị thay đổi dự án theo từng tiến độ như: dự án trễ hạn, dự án mới nhất, đang thực hiện…
• Phân quyền người quản trị: Nhà quản trị dễ dàng phân chia quyền cụ thể đối với người thực hiện dự án, người quản trị dự án và người theo dõi dự án
• Kiểm soát thời gian và tiến độ: HrOnline giúp doanh nghiệp cập nhật chi tiết về thời gian thực hiện dự án từ ngày tạo dự án cho đến ngày hoàn thành dự án và chi tiết số ngày thực hiện

2. Quản lý công việc

• Quản lý danh sách công việc: Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết danh sách các dự án và công việc cần thực hiện. Thông qua đó, nắm bắt đầy đủ và chi tiết số lượng công việc trong ngày, công việc mới nhất và những đầu việc đã quá hạn. Ngoài ra với hệ thống cảnh báo, luôn nhắc nhở công việc thường xuyên cho nhân viên, tránh tình trạng bỏ sót công việc
• Quản lý chi tiết công việc: Với ưu điểm vượt trội này, nhà quản trị sẽ theo dõi được chi tiết nội dung công việc từ mô tả công việc đến thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc công việc và nhân sự nào đang đảm nhận làm phần công việc nào trong dự án. Bên cạnh đó, những người tham gia dự án có thể dễ dàng đính kèm file và xem lịch sử công việc, cập nhật công việc ngay khi có thông báo mới
•  Biểu đồ quản lý công việc: Phần mềm giúp các nhà quản trị xem danh sách công việc dưới dạng Kanban, kéo thả chuyển đổi trạng thái trực quan và xem danh sách công việc dưới dạng biểu đồ theo dòng thời gian giúp quản lý tiến độ dự án

HrOnline - Giải pháp nhân sự toàn diện

HrOnline - giải pháp nhân sự toàn diện - một phần mềm quản lý công việc cá nhân hiệu quả - một trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý hiện đại. Với HrOnline, mọi quy trình quản lý dự án, công việc từ lên kế hoạch đến phân bổ nguồn lực đến đánh giá quá trình hoàn thành đều được tối ưu hóa một cách tối đa giúp nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi, cập nhật. Tích hợp thêm nhiều chức năng khác như truyền thông nội bộ, quản lý hệ thống, quản lý ngân sách… phần mềm được sự tin dùng của hơn 5000 doanh nghiệp bởi những ưu điểm vượt trội mà phần mềm đem lại. Liên hệ HrOnline ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!