XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC MẪU HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết, cụ thể đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng cử viên tiềm năng trong khâu tuyển dụng nhân sự. Ngoài ra, bảng mô tả công việc cũng rất có ích cho doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong một dự án, chiến dịch. Hiện nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều bảng mô tả công việc mẫu. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình doanh nghiệp, các phòng ban cụ thể mà doanh nghiệp cần tự xây dựng cho mình một kế hoạch công việc cụ thể nhằm đáp ứng đúng nhu cầu và hiệu quả công việc. Cùng HrOnline tìm hiểu chi tiết về cấu trúc cũng như lợi ích của bảng mô tả công việc trong phần dưới đây nhé!

Xây dựng bảng mô tả công việc mẫu hiệu quả cho doanh nghiệp

Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc là một tài liệu mô tả công việc chi tiết, nhiệm vụ, trách nhiệm mà nhân sự khi ở vị trí đó cần phải thực hiện. Một bảng mô tả công việc mẫu được sử dụng ở rất nhiều trường hợp khác nhau như tuyển dụng, phân công công việc trong dự án, đánh giá hiệu suất công việc… Tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực, quy mô doanh nghiệp mà bản mô tả công việc sẽ khác nhau.

Cấu trúc của một bản mô tả công việc

Đối với mỗi một trường hợp khác nhau trong doanh nghiệp thì bảng mô tả công việc là khác nhau. Chẳng hạn như: bảng mô tả công việc trong trường hợp tuyển dụng nhân sự chắc chắn sẽ khác với bảng mô tả công việc trong trường hợp doanh nghiệp đang làm một dự án. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về 2 ví dụ trên trong phần dưới đây!

Trước hết, về bảng mô tả công việc trong trường hợp đăng tin tuyển dụng

Bảng mô tả công việc có vai trò cực kỳ quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc của nhân viên trong suốt thời gian ký kết hợp đồng. Vì vậy, việc viết các nội dung trong bảng mô tả công việc cần được đảm bảo độ chính xác, đầy đủ và chi tiết nhất, nhằm giúp ứng viên có cái nhìn tổng quan về công việc mà mình phải làm. Để làm được điều này bảng mô tả nội dung công việc cần đảm bảo một số nội dung sau: 

• Vị trí công tác: Trước khi yêu cầu ứng viên làm việc cho doanh nghiệp, nhà quản trị cần ghi rõ ràng vị trí tuyển dụng mà ứng viên sẽ đảm nhiệm sau khi trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp.
• Mục đích công việc: Nhà quản trị cần mô tả một cách chính xác mục tiêu và định hướng của công việc cần tuyển dụng giúp ứng viên hiểu một cách chính xác mà điều mà mình cần đạt được khi đảm nhiệm vị trí công việc.
• Mô tả nhiệm vụ: Đây là một phần cực kỳ quan trọng bởi vì phần này sẽ giúp ứng viên hiểu rõ chi tiết về nhiệm vụ, công việc mà mình phải làm để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
• Yêu cầu công việc: Dựa vào danh sách các nhiệm vụ mà một ứng viên cần phải làm khi vào doanh nghiệp mà nhà quản trị có thể xác định được yêu cầu về trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên phù hợp đảm nhiệm vị trí đó. Tuy nhiên, nhà quản trị cũng cần sáng suốt trong việc lựa chọn những ứng viên có đủ những tố chất quan trọng mà doanh nghiệp cần, còn những yêu cầu còn lại có thể đào tạo để phát triển về lâu dài. 

Cấu trúc của một bản mô tả công việc

Bảng mô tả công việc trong trường hợp doanh nghiệp đang chạy một dự án

Bảng mô tả công việc trong một dự án cũng là một yếu tố quan trọng không thể thiếu. Nhà quản trị cần đề ra bản mô tả công việc một cách chi tiết, cụ thể mục đích để nhân viên của dự án nắm bắt được các công việc một cách rõ ràng. Hiểu rõ được mình cần phải làm gì, mục đích cuối cùng của dự án sẽ đạt được hiệu quả cao. Một số nội dung trong bảng mô tả công việc của một dự án cần có:

• Vị trí công việc của từng bộ phận, phòng ban: Một dự án sẽ có sự góp sức của rất nhiều phòng ban bao gồm bộ phận Marketing, bộ phận truyền thông, bộ phận sự kiện… Bảng mô tả công việc cần phân chia rõ ràng nhiệm vụ, công việc mà mỗi phòng ban cần đảm nhiệm.
• Mô tả nhiệm vụ: Đối với mỗi phòng ban sẽ đều có nhiệm vụ riêng biệt. Chẳng hạn như: Bộ phần truyền thông cần lên kế hoạch truyền thông cho những công việc cần phải làm, nhằm mục đích để mọi người biết đến dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện. Tất cả mọi nhiệm vụ của các phòng ban tổng hợp lại sẽ tạo nên mục tiêu chung của dự án.
• Yêu cầu thời gian: Một dự án ngắn hạn sẽ diễn ra từ 1 đến 3 tháng. Một dự án dài hạn cần từ 6 tháng đến 1 năm để hoàn thành. Vì vậy, để đạt được mục tiêu hoàn thành dự án, nhà quản trị cần đưa ra yêu cầu thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ của từng bộ phận. Tránh lãng phí thời gian và quá thời hạn deadline.

Lợi ích của bảng mô tả công việc

Một bảng mô tả công việc chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu công việc trong thời hạn quy định mà còn là tiền đề để phân bổ nguồn nhân lực hợp lý cho từng vị trí công việc. Dưới đây là một số lợi ích của bảng mô tả công việc:

Hoạch định nguồn nhân lực

Việc sử dụng các thông tin trong bảng mô tả công việc sẽ là tiền đề giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn nhân lực một cách rõ ràng. Xác định được số lượng nguồn cung, cầu nhân lực mà doanh nghiệp đang cần cho từng vị trí, công việc.

Tuyển dụng

Bản mô tả công việc là cơ sở để xác định các yêu cầu, kỹ năng, tính cách cần có của một ứng viên được coi là phù hợp với vị trí công việc mà doanh nghiệp đang thiếu.

Đào tạo và phát triển

Một bản mô tả công việc được xây dựng lên không phải là để tuyển chọn được những ứng viên có đầy đủ các tố chất mà công việc yêu cầu có. Nhà quản trị cần xem xét đưa ra những yêu cầu công việc tiên quyết và những yêu cầu công việc có thể đào tạo và phát triển được để không bỏ sót những ứng viên tiềm năng.

Lợi ích của bảng mô tả công việc

Lương và phúc lợi

Bảng mô tả công việc sẽ giúp nhà quản trị đánh giá được năng lực của ứng viên. Những kỹ năng, yêu cầu nào mà ứng viên có và mức độ giỏi về kỹ năng đó của ứng viên tới đâu. Ngoài ra, những kỹ năng nào mà ứng viên chưa thực sự giỏi để đào tạo thêm. Đây là cơ sở để nhà quản trị đánh giá và đưa ra chế độ đãi ngộ, chính sách lương, thưởng phù hợp với ứng viên.

Đánh giá hiệu quả làm việc

Bảng đánh giá công việc giúp nhân viên nắm bắt được những công việc, nhiệm vụ mà mình cần hoàn thành thì trở thành nhân viên của doanh nghiệp. Đồng thời, nhà quản trị có thể dựa vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên để đánh giá hiệu quả làm việc. Từ đó, có lời khen và chế độ thưởng phù hợp.

Các nguyên tắc cơ bản trong việc viết mô tả công việc

Nêu cụ thể yêu cầu của vị trí công việc cần tuyển

Một bảng mô tả công việc chuyên nghiệp cần đảm bảo được đầy đủ nội dung yêu cầu. Ngoài ra, cần trình bày một cách chi tiết, cụ thể, có trọng tâm. Nếu như bảng mô tả công việc không viết một cách rõ ràng sẽ làm cho ứng viên rất khó hình dung ra công việc cụ thể mà mình phải làm. Điều này dẫn đến tốn thời gian của cả ứng viên và nhà phỏng vấn. Tuy nhiên, nhà quản trị cũng không nên viết quá chi tiết những công việc mà ứng viên cần phải làm, tránh trường hợp ứng viên bị “choáng ngợp”. Vì vậy, nhà quản trị cần xem xét trước khi đưa ra một bảng mô tả công việc cụ thể, chính xác nhưng không quá dài dòng, lan man.

Các nguyên tắc cơ bản trong việc viết mô tả công việc

Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển

Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển dụng giúp cho các ứng viên xác định được mục tiêu công việc mà mình đảm nhận là gì và cần phải làm gì để cải thiện những kỹ năng còn thiếu sót. Thông qua đó, nâng cao kỹ năng của mình để đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ sở giúp nhà quản trị đánh giá sự phù hợp của ứng viên và xác định xem liệu doanh nghiệp có thể giúp họ phát triển cũng như đạt được các định hướng về mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai không.

Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí cần tuyển dụng

Một vị trí tuyển dụng cụ thể không thể thiếu một lộ trình thăng tiến rõ ràng. Vì vậy, ngoài việc đưa ra vai trò của vị trí công việc, nhân viên sẽ hiểu được giá trị của bản thân và những đóng góp của mình sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp như thế nào. Đây sẽ là động lực giúp nhân viên phấn đấu và cống hiến hết sức mình cho doanh nghiệp. Việc đưa ra lộ trình thăng tiến rõ ràng sẽ giúp ứng viên có hứng thú hơn với vị trí. Từ đó, doanh nghiệp có thể thu hút được đông đảo số lượng ứng viên tham gia và dễ dàng tìm được người phù hợp nhất.

HrOnline - Giải pháp quản lý dự án, công việc chuyên nghiệp

Thông qua những ưu điểm nổi bật của tính năng quản lý dự án, công việc. HrOnline đã và đang là một phần mềm quản lý công việc nhóm hàng đầu, và cũng chính là giải pháp ưu việt dành cho đội ngũ nhân viên. Trong mọi dự án, tất cả các công việc sẽ được lên quy trình rõ ràng, chi tiết cùng bảng mô tả công việc mẫu. Phần mềm không chỉ giúp nhà quản lý theo dõi kế hoạch một cách khách quan, hiệu quả mà còn giúp nhân viên cập nhật những thông báo mới nhất về kế hoạch cũng như tiến độ làm việc của chính mình nhắm đạt kết quả tối ưu cho doanh nghiệp.

HrOnline - Giải pháp quản lý dự án, công việc chuyên nghiệp

HrOnline - một giải pháp nhân sự toàn diện. Với HrOnline, mọi quy trình quản lý dự án, công việc từ việc lên bảng mô tả công việc mẫu chi tiết đến việc phân bổ nguồn lực cho từng đầu việc đều được tối ưu hóa một cách tối đa giúp cho kỹ năng quản lý công việc của nhà lãnh đạo được nâng tầm . Tích hợp nhiều chức năng như truyền thông nội bộ, quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo… phần mềm được sự tin dùng của hơn 5000 doanh nghiệp. Với chi phí cực kỳ hợp lý, liên hệ HrOnline để được tư vấn và dùng thử miễn phí nhé!