Chấm công là “cuốn sổ nhật ký” vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Thông qua các dữ liệu của bảng chấm công, nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên của mình một cách hiệu quả. Ngày nay, với sự phát triển của các nền tảng công nghệ, việc sử dụng phần mềm chấm công truyền thống đã không còn mang lại hiệu quả cao. Chính vì thế, các nền tảng hỗ trợ chấm công trên các thiết bị di động thông minh đang trở nên hết sức  phổ biến trên thị trường. Phần lớn, các nền tảng chấm công này được thiết lập ứng với hai hệ điều hành chính là phần mềm chấm công Android và phần mềm chấm công IOS. Tuy nhiên, đâu mới là phần mềm chấm công chuyên nghiệp nhất, phù hợp với cả hai hệ điều hành trên?. Cùng HrOnline tìm hiểu chi tiết về phần mềm chấm công trong phần dưới đây!

Phần mềm chấm công Android nào dành cho doanh nghiệp

Chấm công là gì?

Chấm công là một hình thức giúp nhà quản lý nắm bắt và ghi lại toàn bộ thời gian làm việc của nhân viên. Khi chấm công bằng phần mềm chấm công online, nhà quản lý sẽ dễ dàng thực hiện các thao tác như: theo dõi được giờ vào ca, số lần đi trễ, giờ ra ca của nhân viên... Dựa trên các dữ liệu đó, nhà quản trị sẽ đánh giá được thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên thông qua việc vào ca muộn, ra ca sớm. Ngoài ra, việc chấm công cũng là tiền đề giúp doanh nghiệp có chế độ đãi ngộ và lương thưởng phù hợp đối với nhân viên.

Những lợi ích của phần mềm chấm công

Khái niệm chấm công cũng phần nào nói lên được lợi ích của việc chấm công đối với nhân viên và nhà quản trị. Tuy nhiên, đấy mới chỉ là những lợi ích cơ bản mà phần mềm đem lại. Dưới đây là những lợi ích thực sự của một phần mềm chấm công

• Việc sử dụng phần mềm chấm công sẽ giúp hạn chế việc gian lận trong thời gian làm việc của nhân viên. Mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có giờ vào làm và giờ ra ca được thiết lập sẵn trên hệ thống. Vì vậy, trường hợp nhân viên chấm công không đúng giờ cũng sẽ được ghi lại một cách chính xác, minh bạch
• Lợi ích thứ 2 mà chấm công đem lại cho doanh nghiệp đó là giúp cho bộ phận kế toán, hành chính, nhân sự dễ dàng xây dựng được bảng lương cho nhân viên dựa vào bảng chấm công. Việc tính lương cho nhân viên cũng đảm bảo được tính minh bạch, hạn chế sai sót như khi tính lương bằng các phương pháp thủ công như trước
• Bên cạnh đó, việc chấm công theo ca làm, theo ngày nghỉ phép, nghỉ lễ… đối với từng loại hình nhân viên trong doanh nghiệp cũng được đảm bảo một cách chính xác
• Chấm công giúp nhà quản trị tăng cường khả năng quản lý nhân viên. Giúp nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách công bằng, chính xác
• Phần mềm được liên kết file Excel giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát và theo dõi từng nhân viên

Những lợi ích của phần mềm chấm công

Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hình thức chấm công khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà nhà quản trị sẽ có những lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Phổ biến nhất là ba hình thức chấm công dưới đây

Hình thức chấm công bằng thẻ giấy

Với hình thức này, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy sau đó máy sẽ in ra ngày và giờ lên thẻ. Ở mỗi một tờ giấy, ngày làm việc, thời gian vào làm sẽ được phân chia thành các cột và các hàng. Vì vậy mà, với một tờ giấy, nhân viên có thể sử dụng chấm công cả tháng.

Sử dụng hình thức chấm công bằng thẻ giấy mang đến sự thuận tiện cho doanh nghiệp bởi vì nhân viên sẽ không cần phải lấy vấn tay, làm thẻ từ… đồng thời không cần kết nối máy tính, không cần tổng hợp dữ liệu. Bên cạnh đó, tốc độ in của máy cũng rất nhanh nên sẽ không làm mất thời gian chờ đợi của nhân viên. Chi phí đầu tư cho hình thức chấm công này khá rẻ mà độ bên lại cao.

Tuy nhiên, bởi vì dùng thẻ giấy nên không tránh khỏi trường hợp giấy có thể bị mất và bị rách. Nhân viên thường xuyên phải mang theo thẻ bên người và cũng dễ xảy ra trường hợp chấm công hộ. Hình thức này là hoàn toàn thủ công, vì vậy chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nhân viên.

Hình thức chấm công bằng thẻ từ

Hình thức chấm công bằng thẻ từ đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị máy chấm công thẻ từ cho nhân viên. Các thông số, thông tin của nhân viên đã được lưu trữ hết trong máy. Khi chấm công nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ thì toàn bộ thông tin về thời gian sẽ được lưu trữ lại trong máy.

Chấm công bằng thẻ từ sẽ phù hợp với tất cả các mô hình hoạt động khác nhau của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hình thức này cũng giúp lưu trữ được lượng thông tin lớn hơn rất nhiều so với các hình thức chấm công khác. Tốc độ và khả năng chấm công cũng tương đối nhanh. Ngoài ra, với việc thiết kế thẻ từ bằng nhựa sẽ giúp nhân viên giảm thiểu khả năng rách hay mất so với thẻ giấy.

Bên cạnh những lợi ích mà chấm công bằng thẻ từ mang lại, không thể không kể đến một số nhược điểm như: phát sinh chi phí làm thẻ cho nhân viên, dễ dàng chấm công hộ nếu không có người giám sát… Bên cạnh đó, cũng dễ xảy ra tình trạng nhân viên quên thẻ trước khi đi làm.

Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Hình thức chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay là hình thức mà vân tay của nhân viên sẽ được nhà quản trị hoặc bộ phận hành chính, nhân sự giúp tạo một vân tay lưu trữ dữ liệu trên máy với các trường thông tin cơ bản như họ tên, bộ phận, phòng ban. Và khi chấm công, nhân viên chỉ cần dùng vân tay mà mình đã cài chấm lên đầu đọc vân tay thì thời gian làm việc của nhân viên sẽ được lưu lại trên máy.

Hình thức chấm công bằng vân tay sẽ phù hợp với những quy mô doanh nghiệp như văn phòng. Bởi vì chấm công bằng vân tay, nên doanh nghiệp không mất chi phí phát sinh. Bên cạnh đó, tránh trường hợp nhân viên chấm công hộ nhau, vì mỗi người là một vân tay riêng biệt nên khi chấm công khác vân tay, máy sẽ không đọc đúng tên nhân viên đó. 

Máy chấm công bằng vân tay sẽ hoạt động tốt trong môi trường văn phòng, tòa nhà hơn là những môi trường như nhà ăn, nhà hàng. Bởi vì hoạt động của nhà hàng sẽ có một số bộ phận phải làm việc với dầu, mỡ. Vì vậy mà, việc chấm công sẽ khó khăn và mất thời gian hơn rất nhiều.

Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Hình thức chấm công bằng khuôn mặt là hình thức mà máy chấm công sẽ bắt buộc nhận diện khuôn mặt trước khi tính thời gian làm việc cho nhân viên. Đây không phải một hình thức hoàn toàn mới. Với sự bùng nổ của công nghệ như hiện nay, việc chấm công bằng khuôn mặt đã không còn quá khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp. Sau khi trải qua đại dịch Covid, hình thức làm việc online càng trở nên phổ biến, việc dùng một phần mềm chấm công có nhận diện khuôn mặt giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc quản lý sát sao nhân viên. 

Hình thức chấm công bằng khuôn mặt giải quyết được mọi vấn đề mà hình thức chấm công bằng thẻ giấy, thẻ từ hay vân tay gặp phải. Chấm công bằng khuôn mặt phù hợp với tất cả loại hình doanh nghiệp, cho tốc độ chấm công cực kỳ nhanh chóng và chính xác. Kết nối các thiết bị thông minh và xử lý dữ liệu nhanh chóng. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cho máy chấm công này lại khá đắt bởi vì máy phải xử lý một lượng dữ liệu khổng lồ.

Chấm công chuyên nghiệp cùng phần mềm quản lý nhân sự HrOnline 

Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí. Tuy nhiên, những phần mềm này đều chỉ dùng được cho một lượng nhỏ doanh nghiệp có quy mô nhỏ và tính năng thì bị giới hạn. Vì vậy, việc dùng một phần mềm chấm công online là một biện pháp tối ưu hơn rất nhiều. 

HrOnline ra đời với tích hợp rất nhiều tính năng nổi bật như chấm công bằng định vị GPS và chụp ảnh khuôn mặt, tính lương cho nhân viên và tích hợp cùng với rất nhiều tính năng vượt trội khác. HrOnline được sử dụng trên cả hai hệ điều hành là phần mềm chấm công Android và phần mềm chấm công IOS. Dưới đây là một số ưu điểm mà tính năng chấm công đem lại cho doanh nghiệp:

Một số ưu điểm của tính năng chấm công 

• HrOnline giúp doanh nghiệp thiết lập ca làm cho các loại hình nhân viên

Tùy thuộc vào loại hình nhân viên là nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, cộng tác viên hay thực tập sinh mà phần mềm sẽ giúp thiết lập ca linh hoạt theo từng chu kỳ như ngày, tuần, tháng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân ca, cập nhật lịch làm việc chi tiết cho nhân viên và số lần nghỉ tối đa trong tháng

• Tích hợp nhiều loại máy chấm công trên thị trường

Phần mềm giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc cài đặt máy chấm công theo hình thức chấm công vân tay hoặc hình thức chấm công GPS. Ngoài ra, doanh nghiệp dễ dàng thêm mới máy chấm công và lọc nhanh dữ liệu trên máy chấm công

• HrOnline giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu chấm công

Khi nhân viên chấm công, phần mềm sẽ ghi nhận thời gian, vị trí, hình ảnh chấm công của nhân viên. Từ đó, quản lý nhân viên một cách công bằng và minh bạch. Ngoài ra, nhà quản trị có thể lọc dữ liệu lịch sử chấm công cho một nhân viên bất kỳ chỉ với một vài click đơn giản

• Phần mềm giúp bộ phận kế toán, hành chính, nhân sự tổng hợp bảng công

Phần mềm giúp doanh nghiệp ghi nhận dữ liệu và tổng hợp bảng công một cách chi tiết, rõ ràng, không cho phép thay đổi dữ liệu công sau khi đã chốt. Bên cạnh đó, HrOnline cũng giúp doanh nghiệp tổng hợp số liệu từ các loại đơn từ như nghỉ phép, bổ sung công, tăng ca… Từ đó có hình thức trả lương phù hợp với từng nhân viên, phòng ban

Chấm công chuyên nghiệp cùng phần mềm HrOnline

Ngoài tính năng quản lý chấm công, HrOnline cũng tích hợp nhiều chức năng khác như quản lý tiền lương, quản lý đánh giá KPI, quản lý hồ sơ nhân sự… HrOnline giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự một cách triệt để. Đây cũng là lý do phần mềm được sự tin tưởng của hơn 5000 doanh nghiệp với chi phí vô cùng hợp lý. Liên hệ HrOnline để biết thêm thông tin và dùng thử miễn phí!