MẪU KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Truyền thông là một trong những bước quan trọng nhất góp mặt vào sự thành công của tất cả các sự kiện. Thông qua kế hoạch truyền thông, các đối tượng khán giả mục tiêu của sự kiện sẽ biết đến và lựa chọn tham gia chương trình. Ngày nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện giúp cho doanh nghiệp dễ dàng lên ý tưởng dựa theo form mẫu có sẵn. Cùng HrOnline tìm hiểu các bước của một quy trình truyền thông sự kiện dưới đây nhé!

Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là hoạt động công bố thông tin, hình ảnh về một sự kiện nhằm thu hút đối tượng tham gia từ đó truyền tải thông điệp, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp đến khách hàng, đối tác.

Kế hoạch truyền thông sự kiện là giai đoạn mà doanh nghiệp lên thời gian, lịch trình, các hoạt động chi tiết diễn ra xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra một cách thành công nhất có thể. Thông qua đó, doanh nghiệp muốn gửi đến đối tác, khách hàng thông tin sản phẩm, các dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Đưa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng mục tiêu, giúp họ hiểu hơn về đặc tính, chất lượng sản phẩm. Từ đó, thúc đẩy sự tin tưởng của khách hàng đối với hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp và thu về nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tại sao cần có kế hoạch truyền thông sự kiện?

Truyền thông cho sự kiện là một giai đoạn quan trọng trong quá trình thu hút khách hàng đến với sản phẩm, dịch vụ, đồng thời tạo ra sự thiện cảm của khách hàng đối với  thương hiệu của doanh nghiệp. Một người làm truyền thông giỏi chắc chắn sẽ biết rằng, họ không thể tạo một nội dung thật hấp dẫn cho sự kiện và ngồi đợi khách mời đến mà trước đó, họ cần có những biện pháp nhằm xúc tác, kích thích độ tò mò của khách mời trước khi sự kiện xảy ra. Và sau khi sự kiện diễn ra, doanh nghiệp cũng cần có một kế hoạch chi tiết, cẩn thận tóm tắt lại toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện nhằm giúp khách mời có thể lưu trữ phần thông tin còn đọng lại như: thông điệp, hình ảnh, sản phẩm hay logo của thương hiệu.

Kế hoạch truyền thông là một bước hoàn toàn không thể thiếu trong suốt sự kiện. Có kế hoạch truyền thông, toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp sẽ nắm bắt được chi tiết phần việc mà mình cần phải làm. Từ đó, ai cũng sẽ có trách nhiệm hoàn thành và làm tốt phần việc của mình tránh lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc. Việc lên kế hoạch truyền thông còn giúp nhà quản trị có thể phân tích, đánh giá được kết quả. Thông qua đó, đó đưa ra những biện pháp nhằm đáp ứng kịp thời những sự cố xảy ra và lên kế hoạch cẩn thận hơn cho những sự kiện sau.

Tại sao cần có kế hoạch truyền thông sự kiện?

5 Bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện hiệu quả

Bước 1. Xác định mục tiêu, đối tượng của kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Xác định mục tiêu, đối tượng là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu đạt được trước khi sự kiện diễn ra. Một mục tiêu truyền thông cần đáp ứng được 5 tiêu chí của mô hình SMART: 

• Specific - Cụ thể 
• Measurable - có thể đo lường được 
• Actionable - Tính khả thi 
• Relevant - Sự liên quan 
• Time-Bound - Thời hạn đạt được mục tiêu. 

Bên cạnh đó doanh nghiệp cần quyết định xem đối tượng quan trọng nhất mà họ sẽ tiếp cận trong chương trình truyền thông là ai, họ đóng vai trò gì trong suốt sự kiện và tại sao lại là họ mà không phải người khác? Một số câu hỏi cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp vẽ nên được chân dung và hành vi của nhóm khách mời này.

Một số nhóm đối tượng tiềm năng có thể trở thành công chúng của doanh nghiệp:

• Người có tầm ảnh hưởng nhất định trên mạng xã hội (KOLs, Influencers…)
• Chuyên gia, nhà phân tích lĩnh vực chuyên môn
• Báo chí, truyền thông
• Nhóm công chúng trên mạng

Bước 2. Xây dựng chiến lược và chọn kênh truyền thông

Sau khi xác định được mục tiêu và đối tượng của sự kiện truyền thông, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược truyền thông tổng thể một cách chi tiết bằng việc trả lời một số câu hỏi sau:

• Công cụ truyền thông nào sẽ là công cụ mà doanh nghiệp sẽ sử dụng?
• Thông tin được truyền tải tới công chúng bị động hay chủ động?
• Quá trình tiếp cận sẽ diễn ra như thế nào?
• Trình tự xuất hiện lần lượt các hoạt động trên báo chí và mạng xã hội ra sao?

Bên cạnh đó, việc phân bổ các kênh truyền thông sẽ là phương tiện giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng đến sự kiện một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần tập trung nguồn lực vào những kênh truyền thông tập trung nhiều khán giả mục tiêu thì thông điệp của sự kiện mới được truyền tải một cách mạnh mẽ và thu hút nhiều người đến tham gia sự kiện.

Bước 3. Xây dựng thông điệp truyền thông

Một sự kiện có thành công hay không sẽ phụ thuộc vào việc sau khi kết thúc sự kiện, khách mời còn nhớ gì về doanh nghiệp của bạn hay không. Một thông điệp truyền thông ngắn gọn, giải quyết được “insight khách hàng” chính là điều mà khách mời tham dự dễ dàng ghi nhớ nhất. Thông điệp chính là một lời tuyên bố rõ ràng mà doanh nghiệp muốn truyền đạt tới cho khán giả mục tiêu. Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình… và quan trọng nhất là thông điệp cần tạo ra hành động.

Việc xác định thông điệp của kế hoạch truyền thông cho sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi vì nó sẽ theo doanh nghiệp trong suốt quá trình xây dựng ý tưởng truyền thông và cả khi diễn ra sự kiện. Vì vậy, hãy làm nổi bật nó trong bản kế hoạch.

Bước 4. Phân tích rủi ro 

Không những kế hoạch truyền thông sự kiện mà bất cứ một kế hoạch truyền thông nào khi diễn ra thì doanh nghiệp cũng cần đánh giá, phân tích những rủi ro có thể phát sinh, từ đó đề xuất các kế hoạch dự phòng nhằm thay thế.

Việc phân tích rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp sẵn sàng ứng phó với các tình huống phát sinh đột ngột. Từ đó xây dựng lên hình ảnh một doanh nghiệp chuyên nghiệp, đảm bảo hiệu quả các công tác cho sự kiện.

5 Bước lập kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

Bước 5. Dự trù kinh phí

Kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp sẽ không thể triển khai nếu không có kinh phí hoạt động. Mọi đề xuất, dự định tổ chức sự kiện cần có một kế hoạch chi tiêu hợp lý. Càng xây dựng kinh phí cho từng hạng mục chi tiết ra sao, thì kế hoạch diễn ra sẽ càng thành công. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần dự trù kinh phí cho những vấn đề phát sinh, đảm bảo mọi công đoạn đều nằm trong tầm kiểm soát.

Chỉ với 5 bước trên, kế hoạch truyền thông sự kiện của doanh nghiệp đã có thể diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh truyền thông sự kiện cho doanh nghiệp thì truyền thông nội bộ cũng là một kế hoạch không thể thiếu. Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững và thành công không thể thiếu sự đoàn kết bên trong của các thành viên nội bộ doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ chuyên nghiệp cùng phần mềm HrOnline

Bên cạnh việc xây dựng mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện cho doanh nghiệp, truyền thông nội bộ cũng đóng một vai trò quan trọng không kém trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ nhằm giúp gắn kết sự gần gũi giữa các đồng nghiệp trong doanh nghiệp với nhau, giữa nhà lãnh đạo và các nhân viên… Đối với mỗi doanh nghiệp, nhân viên là yếu tố cốt lõi để xây dựng nên một doanh nghiệp bền vững. Vì vậy mà công tác truyền thông nội bộ đongs vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, với những doanh nghiệp có quy mô lớn, đồng nghĩa với việc lượng nhân sự trong doanh nghiệp là khổng lồ. Ngày nay, với sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0 việc số hóa các giai đoạn trong một doanh nghiệp đang ngày càng trở nên phổ biến. Truyền thông nội bộ cũng không ngoại lệ. 

Đứng trước sự tác động của đại dịch Covid19, việc kết nối với nhau qua các nền tảng online đang dần trở thành xu hướng hàng đầu của các doanh nghiệp. Chính vì thế, việc triển khai sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp không còn là khái niệm quá xa lạ với các doanh nghiệp. HrOnline với tính năng “truyền thông nội bộ” giúp cho mọi thông báo về công việc trong doanh nghiệp luôn được hiển thị theo thứ tự thời gian thực. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng theo dõi các phần công việc mình phải làm hơn. Bên cạnh đó tính năng trên còn gắn kết nhà quản trị và nhân viên gần gũi hơn bằng cách đăng các bài viết khảo sát, chúc mừng sinh nhật các thành viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó, nhân viên dễ dàng tương tác lại bằng lượt thích và bình luận, đồng thời thoải mái chia sẻ những hình ảnh, file đính kèm trực tiếp trên bảng tin.

Truyền thông nội bộ chuyên nghiệp cùng phần mềm HrOnline

Ngoài tính năng truyền thông nội bộ. HrOnline cũng tích hợp một số ưu điểm nổi bật như quản lý ngân sách, quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo… Quá trình quản lý nhân sự chưa bao giờ là dễ dàng đối với nhiều doanh nghiệp, nhưng HrOnline lại mang đến giải pháp trên cả mong đợi với nhiều tính năng tích hợp tuyệt vời,  hơn 5000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm để giải quyết các vấn đề liên quan đến bài toán nhân sự. Phần mềm hiện đang chiếm sóng hầu hết trên thị trường hiện nay. Liên hệ ngay HrOnline để được hưởng ưu đãi và tư vấn miễn phí nhé!