MÔ TẢ KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA DOANH NGHIỆP

Truyền thông là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp. Truyền thông giúp doanh nghiệp làm quen và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Để làm được điều này,  mỗi nhà quản trị cần đặt sự chú trọng trong việc đầu tư xây dựng kế hoạch truyền thông một cách chi tiết, rõ ràng. Theo đánh giá của các chuyên gia cho thấy, một doanh nghiệp làm truyền thông tốt sẽ khiến khách hàng vui vẻ và gắn bó lâu dài với mình hơn. Truyền thông nội bộ cũng vậy, việc giúp các nhân viên trong công ty gắn kết với nhau một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững cốt lõi từ bên trong. Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp cho thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa đến khách hàng một cách nhanh nhất. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng biết chính xác công việc truyền thông nội bộ là gì. Vì vậy mà nhà quản trị cần mô tả kế hoạch truyền thông nội bộ một cách chi tiết, rõ ràng giúp nhân viên tránh sự nhầm lẫn. 

Mô tả kế hoạch truyền thông nội bộ của doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ của các thành viên trong doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ giúp các nhà quản trị truyền tải thông điệp và tầm nhìn đến các nhân viên nhằm đảm bảo mọi nhân viên nhận được đầy đủ thông tin, hỗ trợ thực hiện đúng và tốt công việc của mình. Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực vào mục tiêu chính đã đề ra của doanh nghiệp.

Mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp luồng thông tin liên tục, giúp kết nối hiệu quả giữa các bộ phận với những thành viên trong tổ chức. Nó cũng quyết định việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau. Từ đó, xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách truyền thông nội bộ tốt. Vì vậy mà doanh nghiệp cần đề xuất những phương án để truyền thông nội bộ tuyển dụng được những nhân viên, chuyên viên cấp cao có kinh nghiệm nhằm phát triển và dẫn dắt đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.

Vai trò của truyền thông nội bộ

• Truyền tải thông điệp, tầm nhìn, văn hóa doanh nghiệp đến nhân viên

Truyền thông nội bộ giữ vai trò cung cấp thông điệp, tầm nhìn cùng các giá trị văn hóa của doanh nghiệp đến nhân viên để nhân viên có thể hiểu một cách rõ ràng. Từ đó, truyền tải nó ở ngay trong nội bộ cũng như bên ngoài.

Truyền thông nội bộ thường dựa vào những hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và triển khai trên các kênh thông tin để nhân viên nắm được tình hình nơi mình làm việc cũng như kết nối với các cán bộ cấp cao một cách thuận tiện nhất.

• Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững lâu dài chắc chắn không thể thiếu một đội ngũ nhân viên đoàn kết. Truyền thông nội bộ là hoạt động tạo ra sợi dây gắn kết các nhân viên, phòng ban lại với nhau nhằm góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, hoạt động truyền thông nội bộ còn tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, giúp mọi người nhận thấy những khó khăn mà đồng nghiệp mình đang trải qua từ đó mọi người biết hỗ trợ và cùng nhau đi lên.

• Thu hút, giữ chân nhân viên

Thực hiện tốt hoạt động truyền thông sẽ khiến các nhân viên trong doanh nghiệp yêu thích môi trường làm việc của mình hơn, làm họ cảm thấy được quan tâm và tôn trọng. Nhờ vậy, họ sẽ làm việc nhiệt huyết, tích cực, chủ động trong công việc. Từ đó, yêu cầu gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, thậm chí còn giới thiệu bạn bè giỏi, có năng lực vào doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc được sự tôn trọng và đánh giá cao từ nhân viên sẽ là tiền để để hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp được nâng cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng thu hút nhân tài hơn.

• Thông tin rõ ràng, minh bạch

Thông qua hoạt động truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được gửi đến nhân viên một cách rõ ràng, minh bạch, giúp cho nhân viên hiểu rõ được công việc, nhiệm vụ của mình. Đồng thời hoạt động này còn giúp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp thống nhất hơn. Thông qua đó, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc để giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả công việc, tránh những mâu thuẫn không đáng có.

Vai trò của truyền thông nội bộ

Mô tả công việc nhân viên truyền thông nội bộ

Khái niệm truyền thông nội bộ đã phản ánh được phần nào công việc mà một nhân viên truyền thông nội bộ cần phải làm. Hiệu quả của công việc truyền thông nội bộ được đo bởi số lượng thành viên trong doanh nghiệp nhận và nắm được thông tin ứng viên. Cùng điểm qua một số công việc mà một nhân viên truyền thông nội bộ cần làm dưới đây:

• Lên kế hoạch truyền thông

Để lên được một kế hoạch truyền thông tốt đòi hỏi nhân viên truyền thông nội bộ cần am hiểu tường tận mọi vấn đề liên quan đến nội bộ doanh nghiệp như cơ chế hoạt động, văn hóa doanh nghiệp, hoạt động các phòng ban… Nghiên cứu về nhu cầu tiếp nhận thông tin của từng nhóm đối tượng trong doanh nghiệp. Từ đó, có kế hoạch truyền thông cụ thể cho từng tuần, từng quý… Bên cạnh đó, lựa chọn được những kênh truyền thông phù hợp.

• Phụ trách các kênh truyền thông của doanh nghiệp

Sau khi lên kế hoạch truyền thông, giai đoạn tiếp theo mà các nhân viên truyền thông nội bộ cần làm đó là đưa những thông tin đó đến người đọc một cách đầy đủ, chi tiết nhất. Vì vậy, việc sử dụng các kênh truyền thông là rất quan trọng. Một số kênh truyền thông phổ biến như website, fanpage… sẽ rất lý tưởng để giúp nhân viên truyền thông nội bộ truyền đạt đến các cán bộ, nhân viên... Ngoài ra, nhân viên truyền thông nội bộ cũng phụ trách biên tập tài liệu, ấn phẩm truyền thông nhằm nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu.

• Lên ý tưởng tổ chức  sự kiện

Các sự kiện nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững lâu dài của doanh nghiệp đồng thời giúp gắn kết các nhân viên trong doanh nghiệp lại với nhau. Do vậy nhân viên truyền thông nội bộ sẽ phải lên ý tưởng, đề xuất một số mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, sau khi nhận được sự phê duyệt của quản lý sẽ tổ chức các sự kiện nội bộ bao gồm một số hoạt động như: team building, thể thao, sự kiện… Một sự kiện diễn ra thành công được đánh giá trên số lượng người tham gia và hiệu ứng của sự kiện ảnh hưởng như thế nào đến nhân viên. Mặc dù chỉ mang tính chất nội bộ, nhưng nó cũng đóng vai trò rất lớn trong việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp trong mắt nhân viên.

• Đánh giá và báo cáo công việc

Một sự kiện diễn ra bao giờ cũng cần bước đánh giá và báo cáo công việc. Nhân viên truyền thông nội bộ cần đánh giá sự kiện dựa trên những tiêu chí nhất định. Thông qua đó, báo cáo lên cấp trên những thành công và những điều chưa được, từ đó rút kinh nghiệm tổ chức cho những sự kiện tiếp theo.

Mô tả công việc của nhân viên truyền thông nội bộ

Các kênh truyền thông nội bộ

Khi đại dịch Covid19 chưa xảy ra, phần lớn các doanh nghiệp đều thực hiện truyền thông nội bộ qua kênh truyền thống. Nghĩa là mỗi doanh nghiệp sẽ đều có bộ phận truyền thông nội bộ, và bộ phận này sẽ giúp kết nối các nhân viên trong những dịp lễ, team building để góp phần tạo gần gũi, chia sẻ giữa các nhân viên lại với nhau. Nhưng sau khi trải qua đại dịch Covid19, xu hướng làm việc online tại nhà trở nên phổ biến. Có những giai đoạn, dịch diễn ra rất căng thẳng dẫn đến việc làm online tại nhà kéo dài đến 2, 3 tháng thậm chí là nửa năm. Điều này dẫn đến hành vi liên lạc, làm việc trực tuyến của con người đã hoàn toàn thay đổi. 

Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, việc giao tiếp với nhau qua các nền tảng trực tuyến đang ngày càng trở nên phổ biến. Công tác truyền thông nội bộ cũng không còn nghiêng về hình thức truyền thống mà ngược lại, những kênh truyền thông nội bộ kỹ thuật số đang dần chiếm ưu thế vì những lợi ích mà nó mang lại. Đặc biệt, truyền thông nội bộ qua phần mềm quản lý nhân sự online ngày càng trở nên quan trọng vì những lợi ích mà nó mang lại. HrOnline - phần mềm tích hợp những tính năng và ưu điểm nổi trội đã và đang là sự lựa chọn số 1 của nhiều doanh nghiệp trong việc giúp kết nối các nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp lại với nhau từ đó truyền tải thông điệp, sứ mệnh của doanh nghiệp đến với nhân viên.

Truyền thông nội bộ hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Truyền thông nội bộ đã và đang đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong việc kết nối các nhân viên trong doanh nghiệp lại với nhau, đồng thời nâng cao giá trị hình ảnh doanh nghiệp cho sự phát triển về lâu dài. Tuy nhiên, trong thời đại kỹ thuật số lên ngôi, đặc biệt sau khi trải qua đại dịch Covid19, xu hướng làm việc, kết nối online đang trở nên phổ biến. Việc truyền thông nội bộ online thông qua các phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline tích hợp rất nhiều chức năng và ưu điểm nổi trội giúp cho khâu truyền thông nội bộ của doanh nghiệp trở nên thuận tiện và tối ưu hơn rất nhiều. Với tính năng “xem bảng tin” phần mềm giúp doanh nghiệp hiển thị tất cả các thông báo về công việc được sắp xếp theo thứ tự thời gian thực một cách rõ ràng, minh bạch giúp cho nhân viên dễ dàng theo dõi. Bên cạnh đó, HrOnline tự động đăng các bài viết thông báo kế hoạch lịch trình của doanh nghiệp cũng như chúc mừng thành tích cá nhân, tập thể đạt được hiệu quả công việc xuất sắc. Ngoài ra với tính năng đặc biệt, phần mềm HrOnline cho phép nhân viên chia sẻ hình ảnh cùng những hoạt động như: thích, bình luận bài viết trên bảng tin.

Truyền thông nội bộ hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Để có những chuyên viên truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần chú trọng đến khâu tuyển dụng, làm thế nào để mô tả công việc truyền thông nội bộ một cách chi tiết và rõ ràng nhất. Ngoài tính năng “truyền thông nội bộ”, HrOnline còn tích hợp rất nhiều tính năng nổi trội khác như quản lý tuyển dụng, chấm công GPS, quản lý tài sản, đánh giá KPI, 360, ASK…Với chi phí hợp lý mà doanh nghiệp lại có thể sử dụng nhiều tính năng trong cùng một khoảng thời gian. HrOnline xứng đáng là phần mềm được hơn 5000 doanh nghiệp tin dùng. Để biết thêm thông tin chi tiết và tư vấn miễn phí, liên hệ HrOnline nhé!