TẠI SAO CẦN PHẢI BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC THƯỜNG XUYÊN

Một trong những giai đoạn quan trọng trong quy trình quản lý dự án, công việc đó chính là báo cáo tiến độ công việc. Trong thời kỳ số hóa như hiện nay, để quản lý và đánh giá nhân viên tốt, nhà quản trị cần theo dõi tiến độ công việc của nhân viên trong quá trình thực hiện dự án, công việc nhằm có những biện pháp đào tạo thúc đẩy tính hiệu quả của công việc, đồng thời xử lý những vấn đề phát sinh giúp cho doanh nghiệp đạt được kết quả cuối cùng một cách hiệu quả nhất. Cùng HrOnline tìm hiểu thêm về khái niệm cũng như quy trình báo cáo tiến độ công việc dưới đây!

Tại sao cần phải báo cáo tiến độ công việc thường xuyên

Báo cáo tiến độ công việc là gì?

Báo cáo công việc được hiểu là một tài liệu nhằm thể hiện kết quả, cách thức làm việc và cung cấp một cách chi tiết đầy đủ những những hoạt động công việc đã làm trong một dự án hay sự kiện. Với những gì được trình bày trong bản báo cáo tiến độ công việc, người quản lý dự án sẽ nắm được tổng thể công việc đang diễn ra như thế nào, đến bước nào và còn bao nhiêu phần trăm nữa là hoàn thành. Từ đó, nhà quản trị có thể dễ dàng lên kế hoạch, phương án tiếp theo để hoàn thiện phần còn lại.

Mục đích của việc báo cáo tiến độ công việc 

Bản báo cáo được lập và gửi đi bởi nhân viên hoặc một phòng ban - người đang đảm nhiệm vai trò phụ trách một dự án. Nhà quản trị luôn luôn muốn biết tiến độ của dự án đang được triển khai và hoạt động như thế nào. Việc làm báo cáo có thể do cấp trên yêu cầu nhưng cũng có thể do nhân viên tự nguyện trình lên.

Thông qua bản báo cáo, nhân viên sẽ thể hiện được rõ khả năng làm việc của ban thân, tinh thần trách nhiệm đối với phần công việc này. Mọi thông tin về công việc, tiến độ và kết quả công việc sẽ là căn cứ để cấp trên đánh giá, đưa ra lời nhận xét về những điểm chưa đạt được, đồng thời có phương án bổ sung kịp thời để điều chỉnh nhằm đạt được kết quả cuối cùng như kỳ vọng.

Tóm lại, mục đích rõ ràng nhất của việc báo cáo tiến độ công việc là giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi sát sao tiến độ, tình hình của dự án theo từng giai đoạn. Bất kể lúc nào khi xem một bản báo cáo, họ đều có thể biết được dự án có đang triển khai theo đúng hướng hay không và có giải pháp kịp thời cho bất cứ thiếu sót nào. Nhìn chung, mục tiêu của báo cáo dự án là sự kết quả và sự hoàn thiện của công việc.

Tại sao việc báo cáo tiến độ công việc lại quan trọng?

Theo dõi tiến độ công việc là một kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được quá trình thực thi có đang bám sát mục tiêu hay không. Thông qua đó, đánh giá thái độ, năng lực làm việc của nhân viên. Từ đó, nhà quản lý, lãnh đạo có những hỗ trợ kịp thời nhằm điều chỉnh, bổ sung nguồn nhân lực, chi phí để hoàn thành mục tiêu công việc theo đúng tiến độ đã được đề ra.

Cùng điểm qua một số lợi ích của việc báo cáo tiến độ công việc dưới đây:

• Giúp cho nhà quản trị kiểm soát được chất lượng công việc của nhân viên
• Giảm thiểu tối đa trạng thái áp lực, căng thẳng cho nhà quản lý, đồng thời tạo động lực, sự hứng khởi dành cho nhân viên
• Việc theo dõi báo cáo tiến độ công việc sẽ giúp cấp trên theo dõi công việc một cách bao quát mà không cần thông qua nhân viên thường xuyên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và chất lượng làm việc một cách tốt nhất
• Bên cạnh đó, việc báo cáo công việc hiệu quả sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa các bộ phận, phòng ban với nhau một cách ăn khớp, đúng trình tự mà không lo nhầm lẫn phần việc.
• Khi có vấn đề trong quá trình thực hiện dự án, quản lý nhanh chóng có những biện pháp kịp thời khắc phục, tránh tính trạng dự án đi lạc hướng mục tiêu ban đầu.

Tại sao việc báo cáo tiến độ công việc lại quan trọng?

Quy trình theo dõi tiến độ công việc của nhân viên hiệu quả

Để có một dự án thành công, ngoài việc báo cáo tiến độ dự án hiệu quả cũng không thể thiếu một quy trình theo dự án làm việc rõ ràng, chi tiết. Việc lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp làm việc một cách suôn sẻ,  linh hoạt và là thước đo để đánh giá công việc sau này. Dưới đây là quy trình theo dõi tiến độ cần có của một dự án:

• Lên kế hoạch làm việc và mục tiêu cần quản lý tiến độ

Trước khi thực hiện một dự án hay công việc nào đó, nhà quản trị cần vạch ra một kế hoạch làm việc chi tiết, rõ ràng cùng bảng mô tả công việc mẫu. Phân công nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện dự án. Việc lập kế hoạch sẽ giúp trình tự công việc được diễn ra một cách hiệu quả nhất và giúp cấp trên theo dõi được dễ dàng.

• Chuẩn bị và đánh giá nguồn lực cho dự án

Một trong những yếu tố quan trọng góp phần tạo nên một dự án thành công đó là bổ sung nguồn lực cho dự án một cách phù hợp. Nguồn lực ở đây bao gồm lượng nhân sự cần thiết cho các đầu công việc trong một dự án và ngân sách phù hợp để thực hiện dự án. Tránh trường hợp phân bổ không hợp lý làm mất thời gian, công sức và chi phí của cả doanh nghiệp.

• Phân chia cụ thể từng giai đoạn công việc

Việc phân chia cụ thể từng giai đoạn công việc trong dự án sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót. Mỗi đầu việc càng phân chi tiết bao nhiêu thì doanh nghiệp càng tránh được những rủi ro không đáng có. Khi nhà quản trị nắm được những giai đoạn cần phải thực hiện này thì việc phân chia công việc phù hợp với từng phòng ban càng dễ dàng hơn.

Quy trình theo dõi tiến độ công việc của nhân viên hiệu quả

• Đánh giá kết quả làm việc theo từng giai đoạn 

Phần lớn nhà quản lý dự án thường đánh giá kết quả công việc khi đã hoàn thành. Tuy nhiên việc đánh giá kết quả theo từng giai đoạn sẽ giúp nhà quản lý hình dung cụ thể tiến độ của từng dự án. Thông qua đó, nhà quản trị sẽ đưa ra được những phương án nhằm xử lý kịp thời các rủi ro xảy ra. Đồng thời đánh giá được năng lực làm việc của nhân viên thông qua từng giai đoạn. Bên cạnh đó nhằm đánh giá nhân viên một cách chính xác thì không thể thiếu sự hỗ trợ của phần mềm HrOnline với tính năng quản lý dự án, công việc giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, công sức thay vì phải đánh giá bằng những phương pháp thủ công như trước.

Quản lý tiến độ dự án, công việc hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Với tính năng quản lý dự án và công việc, HrOnline như một phần mềm quản lý công việc cá nhân dành cho từng nhân viên và phòng ban. Phần mềm không chỉ giúp nhà quản lý theo dõi kế hoạch, chi tiết giai đoạn làm việc một cách khách quan, hiệu quả mà còn giúp nhân viên cập nhật những thông báo mới về kế hoạch cũng như tiến độ làm việc của chính mình nhằm đạt kết quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Với ưu điểm “tạo mới dự án”, HrOnline giúp doanh nghiệp tạo mới dự án theo yêu cầu của nhà quản trị. Từ đó, thay đổi dự án theo từng tiến độ. Bên cạnh đó, nhà quản trị dễ dàng thực hiện các thao tác như: tìm kiếm chỉnh sửa, tạo lịch họp, thêm công việc và phân loại dễ dàng các dự án trễ hạn, dự án đang thực hiện, dự án mới nhất.

Quản lý tiến độ dự án, công việc hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Báo cáo tiến độ công việc là một giai đoạn vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý dự án. Với phần mềm HrOnline, mọi quy trình quản lý dự án từ lên kế hoạch đến phân bổ nguồn nhân lực đến đánh giá quá trình đều được tối ưu hóa một cách tối đa giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, cập nhật. Ngoài tính năng quản lý dự án, công việc. HrOnline còn tích hợp một số chức năng khác vô cùng nổi trội như quản lý đào tạo, quản lý tuyển dụng, chấm công GPS… Với rất nhiều tính năng cùng tích hợp trong một phần mềm, HrOnline là một “chiến lợi phẩm” mà bất kể doanh nghiệp nào cũng nên sở hữu. Với chi phí vô cùng hợp lý lại dễ sử dụng chỉ với vài thao tác cơ bản đang là sự lựa chọn của hơn 5000 doanh nghiệp. Liên hệ ngay HrOnline để biết thêm thông tin và dùng miễn phí nhé!