TẠI SAO CẦN BÁO CÁO KPI THƯỜNG XUYÊN

Thị trường cạnh tranh khốc liệt đòi hỏi nhà quản trị cần có thang đo để đo lường chính xác mức độ hiệu quả công việc của doanh nghiệp mình. Vậy làm thế nào để đánh giá được hiệu suất công việc mà doanh nghiệp đang làm? Chỉ số KPI ra đời nhằm trả lời cho câu hỏi đó của nhà quản trị. KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, cá nhân cần đạt được để đáp ứng nhu cầu chung của doanh nghiệp. Ngày nay, trên thị trường xuất hiện nhiều bảng đánh giá KPI mẫu, tuy nhiên những biểu mẫu này chưa thực sự hiệu quả để đánh giá hiệu suất công việc một cách khách quan và hiệu quả. Cùng HrOnline tìm hiểu kĩ hơn về KPI và cách áp dụng KPI trong doanh nghiệp trong nội dung dưới đây!

Tại sao cần báo cáo KPI thường xuyên?

Báo cáo KPI là gì?

KPI là chỉ số đánh giá công việc, là một công cụ có thể đo lường được, dùng để đánh giá hiệu quả đạt được mục tiêu kinh doanh của một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường sử dụng các cấp độ KPI khác nhau để đánh giá thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu. KPI cấp cao chứng minh cho hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi đó KPI cấp thấp đại diện cho mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban hay các cá nhân cụ thể.

Báo cáo KPI là những con số “biết nói” giúp người quản lý có cái nhìn trực diện về kinh doanh. Thông qua đó sẽ nắm bắt được doanh số theo tuần, tháng, quý hay năm. Đồng thời so sánh số liệu giữa các thời điểm khác nhau.

Tại sao cần báo cáo KPI thường xuyên

Sử dụng báo cáo KPI trong quản lý nhân viên, quản lý doanh nghiệp giúp cho nhà quản lý:

• Kiểm soát hoạt động kinh doanh: Thông qua các con số, nhà quản lý sẽ biết được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó, nhanh chóng đưa ra các biện pháp để khắc phục hay bổ sung kịp thời.
• Thúc đẩy doanh số bán hàng: Doanh thu là một yếu tố quan trọng giúp duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vì vậy, những báo cáo KPI sẽ giúp nhà quản lý có những kế hoạch, chiến lược nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng của bộ phận Sale.
• Tăng mức độ hài lòng của khách hàng: Chỉ số KPI đạt được càng nhanh, chứng tỏ lượng tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Điều này chỉ ra rằng, khách hàng đang cảm thấy rất hài lòng với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm: Tương tự với ý nghĩa tạo động lực, KPI cũng góp phần làm cho đội ngũ nhân sự trở nên nghiêm túc hơn trong công việc. Những nhân viên trong doanh nghiệp sẽ lấy KPI làm mục tiêu để nỗ lực hết mình, cố gắng hoàn thành nhiệm vụ với tất cả tinh thần trách nhiệm. Nếu nhân viên không chú trọng hoàn thành KPI thì sẽ bị chậm tiến độ hơn đồng nghiệp đồng thời bị các nhà quản lý đánh giá không tốt.

Báo cáo KPI là gì?

Quy trình áp dụng KPI đánh giá hiệu quả công việc

• Mức độ hoàn thành KPI

Doanh nghiệp xác định KPI dựa trên các mục tiêu đã đề. Những mục tiêu đó phải được số liệu hóa theo nhiều tiêu chí khác nhau. Tùy vào đặc điểm, tình hình riêng của từng phòng ban mà tiêu chí đề ra KPI là khác nhau. Ví dụ như: Bộ phận kế toán cần hoàn thành xong 5 bảng đánh giá KPI của kế toán trong ngày, hoặc bộ phận bán hàng cần hoàn thành KPI bán được 10 sản phẩm mỗi ngày. 

Tóm lại, KPI là những con số cụ thể mà mỗi cá nhân hay phòng ban cần cố gắng thực hiện bằng được để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

• Xác định mức thưởng và phạt

Từ việc xác định KPI tổng quát, doanh nghiệp có thể đưa ra từng mức thưởng, phạt tương ứng. Càng phân loại KPI theo nhiều cấp độ cụ thể thì việc đánh giá càng trở nên khách quan, hiệu quả và chính xác hơn. Tuy nhiên, cũng không nên có quá nhiều mức độ, vì sẽ khiến cho việc đánh giá gặp khó khăn. Các nhà quản trị nên đưa ra từ 3 đến 5 cấp độ KPI để dễ dàng kiểm soát. Chẳng hạn: Mức KPI cao nhất một ngày mà bộ phận kinh doanh cần bán được là 30 sản phẩm thì mức thứ 2 sẽ là khoảng 15 sản phẩm và mức thứ 3 là khoảng 5 sản phẩm một ngày. 

Với mức phân chia cụ thể này sẽ giúp nhân viên có động lực hơn trong việc đạt KPI cao, đồng thời cũng giảm áp lực nếu chỉ đạt được mức KPI thấp nhất.

Xây dựng mức lương, thưởng dựa trên KPI chính là cách tính thu nhập hiệu quả trong môi trường làm việc đầy tính chất cạnh tranh ngày nay. Nhà quản trị cần đặt ra những mức lương, thưởng chi tiết cho những mức KPI theo từng cấp độ mà họ đã đề ra. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần đặt ra mức phạt cho những trường hợp thường xuyên không đạt được KPI, ảnh hưởng đến kết quả chung của cả phòng ban, doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên chia mức phạt tăng dần theo cấp độ của lỗi sai. Trường hợp nặng nhất thường xuyên không đạt KPI, doanh nghiệp cần có biện pháp mạnh như là dừng hợp đồng lao động để giảm thiểu tối đa thời gian và tiền bạc.

Quy trình áp dụng KPI đánh giá hiệu quả công việc

• Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPI có tính linh hoạt, vì vậy mà doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh được phù hợp với từng thời gian và hoàn cảnh cụ thể. Thực tế cho thấy, nhiều phòng ban đã đạt được KPI một cách nhanh chóng, vượt xa con số ban đầu mà doanh nghiệp đề ra. Lúc này, nhà quản trị cần nhanh chóng đẩy KPI lên một mức khác nhằm tạo động lực phấn đấu cho nhân viên tiếp tục đạt mức KPI mới. Song song với đó, nhà quản trị cũng cần đưa ra mức thưởng phù hợp để đội ngũ nhân viên nhận được mức thưởng xứng đáng, góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc, nâng cao khả năng phát huy năng lực. Bên cạnh đó, không thể không kể đến bối cảnh đại dịch Covid19 đã khiến nhiều doanh nghiệp phải đóng cửa hoặc thua lỗ. Vì vậy mà KPI cũng vì thế được điều chỉnh giảm xuống để phù hợp với tình trạng thực tế hơn.

Tóm lại, việc áp dụng KPI vào doanh nghiệp là một việc hết sức quan trọng. Điều này không chỉ giúp đánh giá tình hình doanh nghiệp nói chung mà còn đánh giá được hiệu suất công việc của từng bộ phận, phòng ban nói riêng, nhằm có những biện pháp, kế hoạch xử lý kịp thời cho những tình huống bất ngờ xảy ra. Ngày nay, các doanh nghiệp đã và đang càng ngày càng mở rộng quy mô kinh doanh của mình. Vì thế, việc dùng một phần mềm quản lý là rất cần thiết đối với họ. Với đầy đủ tính năng tích hợp hiệu quả, phần mềm HrOnline là giải pháp số 1 trong quản lý, đánh giá KPI dành cho doanh nghiệp.

Đánh giá KPI hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Báo cáo KPI giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc đánh giá hiệu suất công việc tổng thể của doanh nghiệp nói chung, cũng như đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban hay cá nhân nói riêng. Thay vì báo cáo KPI một cách thủ công thì ngày nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng chuyển đổi sang phần mềm có chức năng đáng giá KPI hiệu quả. 

Nổi bật trong số đó là phần mềm HrOnline. Với tính năng “Đánh giá KPI” chuyên nghiệp. Phần mềm giúp tối đa hóa quy trình đánh giá hiệu quả công việc dựa trên KPI của các doanh nghiệp được nhanh chóng, thuận lợi hơn. Từ việc cho phép thêm, chỉnh sửa các tiêu chí đánh giá KPI tại doanh nghiệp đến việc lên kế hoạch đánh giá cụ thể cho từng đối tượng, cá nhân. Thông qua đó, hiển thị chi tiết thời gian và tiến độ của việc hoàn thành đánh giá hiệu suất. 

Ngoài ra, phần mềm thường xuyên cập nhật thông tin chi tiết về kết quả đánh giá của từng nhân viên nhằm giúp nhà quản trị có thể xếp loại và đánh giá nhân viên theo từng tiêu chí đã được đề ra.

Đánh giá KPI hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Ngoài tính năng đánh giá KPI. HrOnline cũng tích hợp một số ưu điểm nổi bật như quản lý ngân sách, quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo… Quá trình quản lý nhân sự chưa bao giờ là dễ dàng đối với nhiều doanh nghiệp nhưng HrOnline lại mang đến giải pháp trên cả mong đợi với nhiều tính năng tích hợp tuyệt vời. Với hơn 5000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm để giải quyết các vấn đề về nhân sự. Phần mềm hiện đang chiếm sóng hầu hết trên thị trường hiện nay. Liên hệ ngay HrOnline để được hưởng ưu đãi và tư vấn miễn phí nhé!