Ưu Và Nhược Điểm Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Bằng Excel

26/05/2021 1182

Phần mềm Microsoft Excel không còn xa lạ gì với các doanh nghiệp, nó không những giúp các doanh nghiệp lớn và nhỏ sắp xếp hồ sơ, giấy tờ một cách có khoa học, hợp lý, mà còn có thể quản lý lượng nhân sự khổng lồ thật chi tiết. Đây được xem là phần mềm chuyên dụng để quản lý tất cả các giấy tờ, số liệu ở tất cả các bộ phận (quản lý hàng xuất, nhập của kho hàng; quản lý lương bổng của nhân sự; quản lý ngày nghỉ phép; ...). Chính vì vậy, phần mềm Excel chính là giải pháp tối ưu nhất được các doanh nghiệp lựa chọn để sử dụng cho các công tác quản lý nhân sự. Cùng HrOnline theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về các ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí nhé.  

Quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel miễn phí

Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Excel

Phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí đều hỗ trợ cả hai mô hình đó là trực tuyến và ngoại tuyến. Nó được xây dựng dựa trên nhu cầu của khách hàng muốn vận hành và quản lý nhân sự không cần giấy tờ thủ công cầu kì mà có thể tích hợp trên một phần mềm, giúp rút ngắn thời gian làm việc, tìm kiếm, nâng cao hiệu suất làm việc thêm chính xác và hiệu quả hơn.  Đồng thời, phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều chi phí gây ra sự thất thoát lớn về tiền bạc cho bộ máy quản lý của các doanh nghiệp.

Những ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel miễn phí 

Ưu điểm:

Thao tác đơn giản

Các tác vụ trong phần mềm Excel rất đơn giản thao tác, dễ sử dụng, mọi người dùng đều có thể sử dụng. Bên cạnh đó phần mềm Excel có tính phổ biến rộng và chi phí đầu từ vào phần mềm cũng rất thấp. 

Đa dạng các biểu mẫu

Công cụ hỗ trợ cho quản lý nhân sự cung cấp rất nhiều form biểu mẫu đa dạng và đầy đủ, cho phép các doanh nghiệp quản lý lực lượng nhân sự của mình thông qua Excel.

Tính đa dạng hóa dữ liệu thuận tiện, doanh nghiệp đều có thể thêm bớt dữ liệu và hỗ trợ nhiều chức năng để viết báo cáo, thống kê tài liệu.

Ngoài những form biểu mẫu được cung cấp sẵn trên Excel, bạn đều có thể hoàn toàn tự điều chỉnh và sắp xếp theo ý muốn của mình để tạo ra được biểu mẫu ưng ý nhằm phục vụ tốt cho mục đích sử dụng của bạn.

Sử dụng dễ dàng

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel giúp việc quản lý các tài liệu liên quan đến vấn đề nhân sự của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nhà nước dễ dàng. Hơn nữa, phần mềm còn có thể  tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng thông tin,… Do phần mềm Excel là phần mềm miễn phí sử dụng, không phụ thuộc nhiều vào các nhà điều hành khác nên người sử dụng không bị mất nhiều chi phí.

Những bất cập mà phần mềm Excel vẫn còn tồn đọng

Lưu trữ dữ liệu không thể mở rộng

Phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí sử dụng được tối ưu nhất đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khối lượng dữ liệu quá lớn sẽ dẫn đến tốc độ xử lý chậm chạp hoặc gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát phần mềm. Điều đó có thể dẫn tới việc sai sót và việc trình bày không đúng với mong muốn của người tiêu dùng. 

Dữ liệu khó kiểm soát

Đối với những doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn sẽ gặp khó khăn trong vấn đề lưu trữ và quản lý vì thế dẫn đến việc theo dõi thông tin bị rời rạc, hiệu quả kém logic, không hiệu quả trong việc quản lý.

Dễ gây ra các lỗi sai

Tất cả các thao tác của trên biểu mẫu quản lý nhân sự của Excel đều được nhập hoàn toàn bằng thủ công bằng các hàm của Excel, do vậy người sử dụng phải nắm và hiểu rõ nguyên lý hoạt động của các hàm. Vì thế rất dễ gây ra nhiều sai sót không thể tránh khỏi. 

Sự bảo mật không được đảm bảo

Một nhược điểm nữa của phần mềm quản lý nhân sự trên Excel miễn phí đó chính là tính bảo mật rất kém. Mỗi một doanh nghiệp đều có những thông tin bảo mật khác nhau cho từng nhân viên (số CMND/ CCCD, số BHXH, lương cơ bản, mã số thuế,…). Tuy nhiên, bản báo cáo của Excel không thể đảm bảo được bảo mật thông tin, không thể giới hạn người xem. Người dùng có thể đặt mật khẩu truy cập cho file nhưng cũng có thể bị rò rỉ ra ngoài bất cứ lúc nào.

>>>Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm: phần mềm quản lý nhân sự bằng access

Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả với phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí

  • Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi một nhân viên đều có một mã số cố định không giống nhau. Khi nhan viên đó nghỉ việc thì mã số nhân viên đó sẽ giữ nguyên và không chuyển sang nhân viên mới khác. 
  • Họ và tên
  • Bộ phận
  • Loại hình nhân sự: Giám đốc, Thu ngân, Bán hàng, …
  • Vị trí công việc: Chuyên viên marketing, Chuyên viên chăm sóc khách hàng, Chuyên viên bán hàng,...
  • Loại hình làm việc: Part-time, Full-time, thời vụ,...
  • Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, Chi nhánh 1, Chi nhánh 2,...
  • Các thông tin liên quan đến học vấn: Trình độ học vấn (đại học, cao học, tiến sĩ,...), chuyên ngành, trường,...
  • Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch, Ảnh thẻ, Bản sao công chứng CMND/ CCCD, Bản sao công chứng hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khỏe, Hợp đồng tuyển dụng, …
  • Các thông tin liên quan đến lương thưởng và phụ cấp: Các hình thức thanh toán lương cho nhân tiên (tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng nào, thanh toán theo ngày, thanh toán theo tháng, Mã số thuế các nhân, Sổ BHXH, …)
  • Các thông tin liên quan đến kinh nghiệm làm việc: Tên công ty từng làm việc, chức vụ cũ, khoảng thời gian làm công tác, …

Một số biểu mẫu quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel miễn phí

Biểu mẫu hợp đồng lao động trên Excel

Biểu mẫu hợp đồng lao động trên Excel

Bên cạnh là công cụ quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, tính lương nhanh chóng, Excel cũng được xem là một phần mềm giao việc cho nhân viên rất tiện lợi. Mọi công việc đều được thao tác dễ dàng trên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Excel, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả nhất có thể. Quan trọng một điều là bạn cần hiểu rõ những hàm được tích hợp trong Excel và xử lý chúng thật cẩn thận để đạt được hiệu quả cao nhất có thể. 

Với những tính năng tiêu biểu kể trên, phần mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ trong công tác quản trị nhân sự.