Ưu Và Nhược Điểm Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Bằng Excel
Phần mềm Microsoft Excel không còn xa lạ gì với các doanh nghiệp, nó không những giúp các doanh nghiệp lớn và nhỏ sắp xếp hồ sơ, giấy tờ một cách có khoa học, hợp lý, mà còn có thể quản lý lượng nhân sự khổng lồ thật chi tiết. Đây được xem là phần mềm chuyên dụng để quản lý tất cả các giấy tờ, số liệu ở tất cả các bộ phận (quản lý hàng xuất, nhập của kho hàng; quản lý lương bổng của nhân sự; quản lý ngày nghỉ phép; ...). Chính vì vậy, phần mềm Excel chính là giải pháp tối ưu nhất được các doanh nghiệp lựa chọn để sử dụng cho các công tác quản lý nhân sự. Cùng HrOnline theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về các ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí nhé.
Quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel miễn phí
Tổng quan về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Excel
Phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí đều hỗ trợ cả hai mô hình đó là trực tuyến và ngoại tuyến. Nó được xây dựng dựa trên nhu cầu của khách hàng muốn vận hành và quản lý nhân sự không cần giấy tờ thủ công cầu kì mà có thể tích hợp trên một phần mềm, giúp rút ngắn thời gian làm việc, tìm kiếm, nâng cao hiệu suất làm việc thêm chính xác và hiệu quả hơn. Đồng thời, phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều chi phí gây ra sự thất thoát lớn về tiền bạc cho bộ máy quản lý của các doanh nghiệp.
Những ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel miễn phí
Ưu điểm:
Thao tác đơn giản
Các tác vụ trong phần mềm Excel rất đơn giản thao tác, dễ sử dụng, mọi người dùng đều có thể sử dụng. Bên cạnh đó phần mềm Excel có tính phổ biến rộng và chi phí đầu từ vào phần mềm cũng rất thấp.
Đa dạng các biểu mẫu
Công cụ hỗ trợ cho quản lý nhân sự cung cấp rất nhiều form biểu mẫu đa dạng và đầy đủ, cho phép các doanh nghiệp quản lý lực lượng nhân sự của mình thông qua Excel.
Tính đa dạng hóa dữ liệu thuận tiện, doanh nghiệp đều có thể thêm bớt dữ liệu và hỗ trợ nhiều chức năng để viết báo cáo, thống kê tài liệu.
Ngoài những form biểu mẫu được cung cấp sẵn trên Excel, bạn đều có thể hoàn toàn tự điều chỉnh và sắp xếp theo ý muốn của mình để tạo ra được biểu mẫu ưng ý nhằm phục vụ tốt cho mục đích sử dụng của bạn.
Sử dụng dễ dàng
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel giúp việc quản lý các tài liệu liên quan đến vấn đề nhân sự của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nhà nước dễ dàng. Hơn nữa, phần mềm còn có thể tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng thông tin,… Do phần mềm Excel là phần mềm miễn phí sử dụng, không phụ thuộc nhiều vào các nhà điều hành khác nên người sử dụng không bị mất nhiều chi phí.
Những bất cập mà phần mềm Excel vẫn còn tồn đọng
Lưu trữ dữ liệu không thể mở rộng
Phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí sử dụng được tối ưu nhất đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khối lượng dữ liệu quá lớn sẽ dẫn đến tốc độ xử lý chậm chạp hoặc gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát phần mềm. Điều đó có thể dẫn tới việc sai sót và việc trình bày không đúng với mong muốn của người tiêu dùng.
Dữ liệu khó kiểm soát
Đối với những doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn sẽ gặp khó khăn trong vấn đề lưu trữ và quản lý vì thế dẫn đến việc theo dõi thông tin bị rời rạc, hiệu quả kém logic, không hiệu quả trong việc quản lý.
Dễ gây ra các lỗi sai
Tất cả các thao tác của trên biểu mẫu quản lý nhân sự của Excel đều được nhập hoàn toàn bằng thủ công bằng các hàm của Excel, do vậy người sử dụng phải nắm và hiểu rõ nguyên lý hoạt động của các hàm. Vì thế rất dễ gây ra nhiều sai sót không thể tránh khỏi.
Sự bảo mật không được đảm bảo
Một nhược điểm nữa của phần mềm quản lý nhân sự trên Excel miễn phí đó chính là tính bảo mật rất kém. Mỗi một doanh nghiệp đều có những thông tin bảo mật khác nhau cho từng nhân viên (số CMND/ CCCD, số BHXH, lương cơ bản, mã số thuế,…). Tuy nhiên, bản báo cáo của Excel không thể đảm bảo được bảo mật thông tin, không thể giới hạn người xem. Người dùng có thể đặt mật khẩu truy cập cho file nhưng cũng có thể bị rò rỉ ra ngoài bất cứ lúc nào.
>>>Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm: phần mềm quản lý nhân sự bằng access
Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả với phần mềm quản lý nhân sự Excel miễn phí
- Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi một nhân viên đều có một mã số cố định không giống nhau. Khi nhan viên đó nghỉ việc thì mã số nhân viên đó sẽ giữ nguyên và không chuyển sang nhân viên mới khác.
- Họ và tên
- Bộ phận
- Loại hình nhân sự: Giám đốc, Thu ngân, Bán hàng, …
- Vị trí công việc: Chuyên viên marketing, Chuyên viên chăm sóc khách hàng, Chuyên viên bán hàng,...
- Loại hình làm việc: Part-time, Full-time, thời vụ,...
- Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, Chi nhánh 1, Chi nhánh 2,...
- Các thông tin liên quan đến học vấn: Trình độ học vấn (đại học, cao học, tiến sĩ,...), chuyên ngành, trường,...
- Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch, Ảnh thẻ, Bản sao công chứng CMND/ CCCD, Bản sao công chứng hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khỏe, Hợp đồng tuyển dụng, …
- Các thông tin liên quan đến lương thưởng và phụ cấp: Các hình thức thanh toán lương cho nhân tiên (tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng nào, thanh toán theo ngày, thanh toán theo tháng, Mã số thuế các nhân, Sổ BHXH, …)
- Các thông tin liên quan đến kinh nghiệm làm việc: Tên công ty từng làm việc, chức vụ cũ, khoảng thời gian làm công tác, …
Một số biểu mẫu quản lý nhân sự bằng phần mềm Excel miễn phí
Biểu mẫu hợp đồng lao động trên Excel
Biểu mẫu hợp đồng lao động trên Excel
Bên cạnh là công cụ quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, tính lương nhanh chóng, Excel cũng được xem là một phần mềm giao việc cho nhân viên rất tiện lợi. Mọi công việc đều được thao tác dễ dàng trên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Excel, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả nhất có thể. Quan trọng một điều là bạn cần hiểu rõ những hàm được tích hợp trong Excel và xử lý chúng thật cẩn thận để đạt được hiệu quả cao nhất có thể.
Với những tính năng tiêu biểu kể trên, phần mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ trong công tác quản trị nhân sự.
Tối ưu hóa quản lý dự án - Chìa khóa thành công cho sự phát triển
Quản lý dự án là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào, bất kể quy mô hay ngành công nghiệp. Khả năng hiệu quả quản lý dự án không chỉ giúp đảm bảo việc hoàn thành dự án đúng tiến độ mà còn tạo ra cơ hội tối ưu hóa tài nguyên và tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ. Trong bài viết này, HR Online sẽ giới thiệu về những cách tối ưu hóa quản lý dự án để đạt được sự phát triển bền vững.
Tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp với phần mềm quản lý doanh nghiệp - Hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Trong thời đại kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý một doanh nghiệp đòi hỏi sự chính xác, hiệu quả và linh hoạt. Để đáp ứng những yêu cầu này, phần mềm quản lý doanh nghiệp đã trở thành công cụ hết sức quan trọng, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa hoạt động và đạt được sự thành công bền vững. Trong bài viết này, HR Online sẽ đồng hành cùng bạn đọc để khám phá những lợi ích và tính năng quan trọng của phần mềm quản lý doanh nghiệp, cùng với cách mà nó có thể đóng góp vào sự thành công và phát triển của doanh nghiệp.
Tối ưu hóa dự án với phần mềm quản lý dự án hiện đại
Dưới bức tranh kinh doanh đa dạng và thay đổi không ngừng, khả năng hiệu quả trong việc quản lý dự án trở nên cực kỳ quan trọng. Để đảm bảo rằng các dự án được thực hiện một cách mạch lạc, đúng tiến độ và trong khung ngân sách, việc áp dụng công nghệ và sử dụng phần mềm quản lý dự án hiện đại đã trở thành một bước đi không thể thiếu. Trong nội dung bài viết dưới đây, hãy đồng hành cùng HR Online tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý dự án.
Quản lý nhân sự - Nền tảng xây dựng sự thành công tổ chức
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là việc phân chia công việc và quản lý lịch làm việc. Đúng hơn, quản lý nhân sự là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự nhạy bén trong việc định hướng, phát triển và duy trì nguồn lực quý báu này.
CÁCH TRIỂN KHAI MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ LINH HOẠT NHẤT
Quản lý nhân sự bằng phần mềm công nghệ là từ khóa chưa bao giờ hết “Hot” trên thanh công cụ tìm kiếm. Hãy cùng khám phá quy trình triển khai công nghệ vào hoạt động quản lý nhân sự dành cho doanh nghiệp thông qua HrOnline trong bài viết dưới đây nhé! Quản lý nhân sự được xem là mạch máu chi phối toàn bộ hoạt động liên quan đến yếu tố con người trong doanh nghiệp. Đứng trước sự phát triển vượt bậc của công nghệ, rất nhiều phần mềm công nghệ ra đời nhằm phục vụ cho hoạt động của quản lý nhân ự trở nên thuận tiện hơn. Tuy nhiên, điều này đã để lại khá nhiều sự “bối rối” cho các nhà lãnh đạo. Bởi vì có quá nhiều phần mềm ra đời, cho nên các nhà lãnh đạo thường gặp phải khó khăn trong việc lựa chọn các phần mềm thực sự hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp.
CÁCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGÀNH SẢN XUẤT
Sản xuất là ngành có khối lượng công việc cực lớn, đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân sự “khủng” thì mới đáp ứng được năng suất và hiệu quả công việc. Chính vì vậy, không quá ngạc nhiên khi có những doanh nghiệp sản xuất có số lượng nhân sự lên tới hàng trăm, thậm chí hàng chục ngàn nhân viên. Cũng bởi vì thế mà công tác quản lý nhân sự ngành sản xuất đang đứng trước thế khó: Làm thế nào để tuyển dụng số lượng đi kèm chất lượng? Làm sao để quản lý được một đội ngũ con người đông như vậy?
PHẦN MỀM CHẤM CÔNG ĐƠN GIẢN NHẤT HIỆN NAY
Cuộc cách mạng công nghiệp chuyển đổi số bùng nổ, dẫn đến sự thay đổi ngoạn mục trong cách vận hành của các doanh nghiệp. Xu hướng ứng dụng công nghệ vào để quản lý thay cho các phương thức truyền thống cũ đang dần trở nên phổ biến trong việc điều hành doanh nghiệp. Các phương pháp quản lý nhân sự truyền thống như chấm công, điểm danh… cũng dần được thay thế bằng các phần mềm công nghệ. Thế nhưng, đâu mới là giải pháp tốt nhất, phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, HrOnline sẽ giới thiệu phần mềm chấm công đơn giản, hiệu quả mà mọi doanh nghiệp nên triển khai trong hoạt động tổ chức
CÁCH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ
Hồ sơ hay dữ liệu nhân viên là nguồn tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Việc quản lý hồ sơ phải được lưu trữ chính xác, đầy đủ, khoa học và đảm bảo được tính chất bảo mật cao. Tuy nhiên, làm sao để theo dõi và quản lý tốt toàn bộ hồ sơ, dữ liệu nhân sự lên đến vài chục, vài trăm, thậm chí là vài nghìn nhân viên? Cùng tham khảo ngay về giải pháp đến từ HrOnline ngay trong bài viết dưới đây!