Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc Với Phần Mềm Giao Việc Cho Nhân Viên

Giao việc cho nhân viên là một bước tiên quyết quan trọng để “biến” những kế hoạch đề ra trên giấy thành những hành động hiện thực mang lại lợi ích cho công ty. Tưởng chừng đó là một công việc dễ dàng, nhưng đặt trong một bối cảnh doanh nghiệp lớn, với những đặc thù công việc khác nhau khiến cho công việc này ngày càng trở nên khó khăn hơn. Vì vậy, không ít lãnh đạo muốn tìm kiếm một phần mềm giao việc cho nhân viên hiệu quả để quản lý công việc và nhân viên dễ dàng. 

Phần mềm giao việc giúp cho lãnh đạo và nhân viên quản lý công việc thuận tiện

Nhà lãnh đạo gặp khó khăn gì khi giao việc cho nhân viên?

Giao việc là một nhiệm vụ của người quản lý nhằm giảm bớt phần việc của mình và tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực cũng như phát triển các kỹ năng. Giao việc cũng cần phải có kỹ năng, nếu phân công công việc kém hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và công sức. Một số khó khăn mà các nhà quản lý thường mắc phải khi giao việc:

Nhà lãnh đạo sẽ không thể quản lý công việc hiệu quả bởi lẽ họ chưa nhận ra được đúng thực lực và thế mạnh của từng nhân viên của mình. Nếu phân việc không đúng năng lực của nhân viên, có thể họ sẽ tỏ ra phản kháng hoặc đơn giản là không thể đáp ứng yêu cầu của bạn và mang lại kết quả không mong muốn.

• Nhân viên từ chối công việc mà sếp giao cho. Họ cho rằng đó là công việc ngoài tầm khả năng của mình.
• Nhân viên làm việc một cách đối phó khiến hiệu quả công việc không cao, thậm chí là tốn thời gian để quản lý phải chỉnh sửa hoặc giao cho một người khác.
• Nhà quản lý đưa ra deadline nhưng do không nghiêm khắc dẫn đến nhân viên thường xuyên không tuân thủ, xin lùi hạn nộp mà chẳng cần biết là lí do gì.

Xu hướng sử dụng phần mềm giao việc cho nhân viên

Áp lực với khối lượng công việc khổng lồ khiến nhà lãnh đạo khó kiểm soát trong quản lý công việc. Vì vậy mà sử dụng phần mềm giao việc để điều phối công việc đã và đang trở thành xu hướng chung của hầu hết mọi doanh nghiệp đang dần chuyển đổi số. Phần mềm quản lý công việc online là một trong những công cụ hiện đại, một minh chứng của công nghệ thời đại 4.0 ra đời, trở thành giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp giải quyết mọi khó khăn như được đề cập ở trên. 

>>>Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm: Các phần mềm hay cho nhân viên

Phần mềm giao việc cho nhân viên là gì? 

Phần mềm giao việc là công cụ có vai trò giúp người quản lý phân chia và thiết lập một danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện công việc cần thực hiện theo như kế hoạch dự án. Trong quá trình công việc được tiến hành, phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc đã đạt đến mức nào để người quản lý có thể tiện theo dõi. Qua đó mỗi nhiệm vụ, người lãnh đạo sẽ cân nhắc và suy xét để có thể giao nó cho một hoặc đội nhóm thực hiện tuỳ ý.

Phần mềm giao việc cho nhân viên

Tiện ích phần mềm giao việc mang lại cho toàn doanh nghiệp

Đối với nhà lãnh đạo

• Nhà quản lý có thể giám sát tiến độ làm việc của nhân viên mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị, miễn là có sự kết nối với Internet, giúp cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng và là căn cứ để đánh giá nhân viên, có chế độ thưởng phạt hợp lý và điều phối nhân viên hiệu quả.
• Người lãnh đạo dễ dàng giao việc cho nhân viên một cách hệ thống, nhất quán ngay trên phần mềm quản lý mà không gặp mặt trực tiếp. Phần mềm có thể tích hợp với hệ thống SMS, email, giúp cho việc thông báo công việc đến mỗi nhân viên được thực hiện hiệu quả hơn. 
• Phần mềm giao việc online cho nhân viên còn có chế độ nhắc nhở công việc giúp quản lý có thể theo dõi được tiến trình, hiệu quả và thời gian làm việc của nhân viên để điều phối nhân viên hiệu quả. 

Đối với nhân viên

• Nhân viên cập nhật được công việc nhanh chóng từ trang chủ giao việc , những thông báo này có thể hiển thị liên tục,kịp thời để nhân viên có kế hoạch thực hiện công việc hiệu quả. 
• Phần mềm giao việc giúp nhân viên có thể báo cáo kết quả công việc được giao thông qua phần mềm, tránh tình trạng rắc rối, chậm deadline công việc.
• Với những công việc yêu cầu làm theo nhóm, phần mềm sẽ giúp đảm bảo chất lượng và tiến độ các công việc nhóm, những nhóm được giao việc sẽ được liên kết thành một hệ thống, làm việc trực tuyến và trao đổi công việc qua phần mềm.
• Khi công việc quá tải, nhân viên rất khó tránh khỏi việc nhầm lẫn và cóthể quên mất nhiệm vụ được giao. Phần mềm giao việc online có hệ thống nhắc nhở công việc qua Email hoặc SMS giúp nhân viên nhận được thông báo sắp đến deadline công việc ngay cả khi không thể truy cập phần mềm.
• Như đã nói ở trên, phần mềm sử dụng online nên nhân viên có thể truy cập vào phần mềm bất kỳ lúc nào để báo cáo cũng như tiếp nhận công việc.  

Phần mềm giao việc cho nhân viên có những tính năng nổi bật, hữu dụng cho doanh nghiệp

Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc cho nhân viên phù hợp

Giữa hàng loạt phần mềm giao việc trên thị trường như hiện nay, nhà lãnh đạo không dễ dàng gì có thể đưa ra một lựa chọn sáng suốt và phù hợp cho doanh nghiệp . Muốn hoàn thiện một quá trình giao việc đầy đủ không chỉ đơn thuần là bạn đưa danh sách xuống và nhân viên tick vào ô vuông checklist báo hoàn thành là xong. Mà mỗi đầu việc được giao sẽ đi kèm với những yêu cầu cụ thể, rõ ràng về chất lượng và đánh giá công việc. Có như vậy, mới đảm bảo mục tiêu theo định hướng ban đầu và thiết lập công việc vào đúng quỹ đạo.

Làm thế nào để chọn ra phần mềm giao việc cho nhân viên phù hợp

Theo đó, bạn sẽ cần nhờ vào 4 tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp. 

1.Tính năng phân chia công việc, giao việc và điều phối công việc

Một phần mềm quản lý công việc chất lượng, hiện đại cần đảm bảo tính thuận tiện cho nhà quản lý lên kế hoạch công việc, giao việc và điều phối công việc nhanh chóng. Từ đó, giúp nhà quản lý bao quát được tình trạng của tất cả các công việc trong doanh nghiệp. Nhà quản lý vừa có thể thấy được kết quả, vừa có thể theo dõi quá trình hoàn thành công việc và ai là người đảm nhận công việc đó.

2. Dễ sử dụng

Trong thời đại kỷ nguyên số, hầu hết mọi người đều thành thạo tin học, tuy nhiên cũng có những người gặp khó khăn với nó. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn triển khai một phần mềm giao việc có giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng cho doanh nghiệp  để tất cả nhân viên điều có thể sử dụng và thao tác hằng ngày, ngay cả với những nhân viên không biết gì về tin học.

3. Gắn deadline theo từng công việc

Deadline cũng là một phương thức bảo vệ cho sự minh bạch trong doanh nghiệp trước những lời biện minh bị “quên” công việc. Việc đặt ra deadline không những giúp nhà quản lý dễ dàng triển khai kế hoạch, theo dõi tiến độ và còn là lời nhắc nhở nhân viên nghiêm túc về nhiệm vụ cần làm. Họ sẽ có trách nhiệm hơn, biết phân bổ thời gian và độ tập trung như thế nào là hiệu quả.

4. Chi phí phù hợp

Chúng ta thường có xu hướng muốn đầu tư vào những thứ đắt tiền vì nghĩ rằng nó sẽ là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, nếu giữa việc đầu tư một phần mềm giao việc tối tân, đắt đỏ nhưng bạn lại không sử dụng hết những chức năng của nó và một phần mềm với giá thành phải chăng nhưng bạn có thể khai thác hết các chức năng thì bạn sẽ thiên về lựa chọn nào? 

Hãy cân nhắc những chi phí như chi phí lắp đặt, vận hàng, chi phí đào tạo, tư vấn, chi phí chuyển giao, chi phí bảo trì, sửa chữa và chi phí sử dụng phần mềm hằng tháng và cân nhắc với tình hình tài chính cũng như nhu cầu của công ty để lựa chọn một phần mềm giao việc phù hợp và tối ưu.

HrOnline là một phần mềm hay cho nhân viên và các nhà lãnh đạo, luôn đảm bảo:

HrOnline đảm bảo là sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp

• Nhân viên nắm rõ được mục tiêu công việc. Biết họ cần làm gì và nên làm gì, từ đó chủ động hơn với công việc của mình. Biết được số lượng công việc, công việc trong ngày, công việc mới nhất, những thông báo mới nhất, công việc quá hạn …
• Dưới sự hỗ trợ của công cụ quản lý công việc, nhà quản lý nắm bắt được tiến độ hoàn thành công việc của từng thành viên trong công ty, đo lường được hiệu suất công việc của nhân viên từ đó đánh giá đúng khả năng của mỗi người.
• Hệ thống thông báo giúp nhân viên không quên hay bỏ sót công việc (không có lý do để quên việc). Hiển thị chi tiết nội dung của công việc: mô tả công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, độ ưu tiên.
• Các công việc con, những nhân viên nào là người thực hiện, ai là người theo dõi, tiến độ hiện tại của công việc
• Những người tham gia có thể bình luận, đính kèm file, xem lịch sử công việc...

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân viên bằng access