Bật Mí Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Bằng Access Cho Doanh Nghiệp

Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp chính là nhân viên. Vì vậy quản lý nhân sự là hoạt động đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào hiện nay. Nếu nhân viên giỏi, đầy nhiệt huyết và cống hiến hết mình thì doanh nghiệp sẽ vững mạnh. Điều đó phụ thuộc hoàn toàn vào công tác quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Việc quản lý thông tin nhân viên trên giấy tờ hay các công cụ như word đã không còn phù hợp cho thời công nghệ số như hiện nay nữa. Doanh nghiệp cần phải có một số phần mềm để lưu trữ thông tin của từng cá nhân trong mỗi bộ phận qua một thiết lập có sẵn trên công cụ Access. Mỗi khi quản lý cần tính toán, in giấy tờ hay kiểm tra thông tin thì đều có thể thao tác một cách đơn giản và nhanh nhất. Và trong bài viết này, HrOnline sẽ giới thiệu đến bạn đọc về phần mềm quản lý nhân sự bằng Access.

Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự Access

Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự Access  

Access chính là một dạng công cụ quản lý bằng bảng và lợi ích không khác gì với Excel. Thế nhưng điểm khác biệt của Access nằm ở những tiện ích đặc biệt mà nó mang lại. Phần mềm Access quản lý nhân viên , quản lý cơ sở dữ liệu bằng công cụ Access với giao diện chi tiết, chính xác nhất giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự của mình mà không cần phải mất công lục lại toàn bộ hồ sơ lưu trữ.

Tìm hiểu về khái niệm cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp thông tin có đặc điểm, cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản lý đáp ứng nhu cầu của người dùng, chúng có mối quan hệ logic, liên quan đến nhau, đảm bảo toàn bộ thông tin nhất quán, chính xác, có thể truy xuất được.

Access giúp bạn truy xuất cơ sở dữ liệu thông tin muốn tìm và thông tin đã được ‘gom’ lại một cách hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng thấy được mọi thứ lưu trữ trên đó, hỗ trợ rút ngắn thời gian so với làm thủ công.

>>>Xem thêm: Những điều cần biết về nhân viên bảo hành phần mềm

Cách xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access

Để biết được và cập nhật chính xác mọi thông tin của mỗi cá nhân thì trước tiên bạn phải hiểu về cách sử dụng các mục có tại phần mềm Access. Bước đầu tiên, bạn phải lập cơ sở dữ liệu mới bằng cách vào Access, Click vào Microsoft Access trên Windows hoặc kích chuột vào ‘chìa khóa vàng’. Tiếp đến chọn menu file, chọn chức năng ‘New database’ -> sau đó nhập tên cho cơ sở dữ liệu -> và Nhấn OK, bạn sẽ thấy một cửa sổ Database mới.

1.Table- Bảng

Bảng chứa thông tin từ khóa và các thông tin liên quan tạo ra một hệ thống. Mỗi bảng liên hệ với một đối tượng cụ thể, để kết nối dữ liệu trong các bảng với nhau thì phải tạo ra mối quan hệ chung giữa chúng.

Cách tạo bảng: Từ cửa sổ Database chọn mục table -> Chọn nút New -> Chọn Design View. Xuất hiện 3 cột thì bạn nhập thông tin vào đó (Field name: Tên cần đặt; Field type: Kiểu trường; Description: Miêu tả).

Đặt khóa chính (Primary key): Bạn chọn các trường làm từ khóa chính -> Chọn Edit -> Primary key hoặc ấn vào ‘chìa khóa vàng’ trên thanh công cụ.

Cách tạo bảng

2. Query – Truy vấn

Dùng để truy vấn một đối tượng liên quan cho một vùng làm việc. Việc Truy vấn trên phần mềm quản lý nhân viên Access là tổng hợp, tìm kiếm, sắp xếp dữ liệu. Query dùng bảng query để thay đổi, quan sát, phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, bạn cũng có thể dùng chúng làm các nguồn cho báo cáo, bảng ghi, bảng truy xuất dữ liệu,... Loại phổ biến nhất là query chắt lọc, dùng để xem lại các dữ liệu từ một hay nhiều bảng, hiện ra đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mong muốn.

Cách để tạo query như sau: 

Dùng các khung màn hình wizard hoặc là lấy các dữ liệu liên quan từ bảng biểu trong Design. Từ khung Design, chọn dữ liệu mong muốn bằng cách thêm bảng hoặc những query chứa những dữ liệu đó rồi điền chúng vào Design.

Cách để tạo Query

3. Form – Biểu mẫu

Là dạng điền thông tin, tại Form bạn sẽ điền và lưu trữ thông tin hoặc thay đổi dữ liệu và sẽ được hiển thị trên màn hình làm việc để bạn có thể trực tiếp kiểm tra lại các thông tin.Form hỗ trợ việc kiểm tra, quản lý đơn giản, dễ dàng hơn. Chúng bao gồm nhiều ô điều khiển như: Text box, List box, Option group,…

Cách tạo Form bằng wizard: Trong cửa sổ Database chọn Form -> Chọn New -> Chọn Form Wizard để thiết kế tự động/ Table hoặc Query để làm nguồn -> Chọn kiểu Form.

>>>Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm: Phần mềm quản lý nhân sự là gì? - Những điều bạn cần phải biết về nền tảng quản lý nhân sự 4.0

4. Biểu báo cáo (Report)

Công cụ này rất hữu ích trong việc in ấn dữ liệu, có thể in dưới dạng sơ đồ nhân sự, báo cáo; hồ sơ lương, thưởng; in từ nhiều bảng có liên quan trên cùng 1 trang.

Cách tạo Report như sau: Từ Database bạn chọn Report, tương tự như tạo Form, bạn thực hiện các bước còn lại.

5. Hàm lệnh Macros 

Hàm lệnh gồm 1 dãy các hành động, tập hợp một hay là nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Nó có thể kết chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để phần mềm Access thực hiện. Để có thể điều hoạt được hàm lệnh thì bạn phải dùng đến Macros.

Cách tạo Macros như sau: Chọn Maros từ cửa sổ Database -> sau đó Chọn New -> Chọn Action và các đối của Action -> đặt tên và ghi cho Macros.

Hàm lệnh Macros

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí. Tuy nhiên mặc dù Access là công cụ hiệu quả thay thế cho Excel có khá nhiều ưu thế kể trên nhưng đây là mềm quản lý doanh nghiệp có cách quản lý cũ, không còn mạng lại nhiều hiệu quả cao trong kinh tế kinh doanh hiện nay.

Trong quá trình sử dụng, người dùng có thể cảm nhận thấy một số bất cập như sau:

-Khó khăn trong việc quản lý cơ sở dữ liệu lớn

-Khó khăn khi triển khai mô hình hệ thống qua mạng

Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện HrOnline

Nhiều doanh nghiệp đã chọn phần mềm quản lý nhân sự toàn diện nhằm đảm bảo số liệu thông tin được ghi lại đầy đủ, chính xác và quản lý một cách sáng tạo, chuyên nghiệp hơn. So với các phần mềm quản lý nhân sự khác hiện có trên thị trường thì phần mềm quản lý nhân sự toàn diện HrOnline được biết đến rộng rãi hơn vì nhiều tính năng dễ sử dụng hơn rất nhiều nhờ giao diện tiện lợi. Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự toàn diện HrOline sẽ giúp công việc trở nên đơn giản, nhẹ nhàng hơn nhiều, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cao trong công việc.

                     Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline

Quản lý đơn từ Online

• Có thể khởi tạo, nộp các loại đơn từ Online.
• Cho phép cấp quyền duyệt đến nhà quản trị hoặc người được cấp quyền.
• Giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý các loại đơn từ của nhân viên.
• Có thể đồng bộ dữ liệu về các loại đơn từ trên cùng một hệ thống.

Quản lý công việc hiệu quả

• Dễ dàng khởi tạo công việc. 
• Phân công giao việc cho từng nhân sự.
• Giúp nhân viên báo cáo tiến độ công việc dễ dàng
• Cập nhật liên tục mọi thông tin, tài liệu, tiến độ... được cập nhật liên tục.
• Báo cáo được tự động, chi tiết, chính xác, realtime.

Quản lý đồng bộ hồ sơ nhân sự

• Hỗ trợ quản lý và lưu trữ tập trung thông tin hồ sơ nhân sự.
• Có thể đồng bộ dữ liệu, dễ dàng khai thác, tra cứu thông tin.
• Có thể quản lý sơ đồ tổ chức tại doanh nghiệp.
• Khả năng quản lý hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm..

Báo cáo thông minh

• Khả năng phân tích các chỉ số nhân sự 
• Đánh giá năng lực của nhân viên chính xác
• Báo cáo trực quan, phân tích tự động đưa ra cảnh báo.
• Báo cáo cơ cấu lương cũng như tỷ lệ thôi việc....

Hy vọng những chia sẽ trên của HrOnline sẽ giúp quý công ty có thể lựa chọn được phần mềm hiệu quả cho doanh nghiệp mình. HrOnline luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ dùng thử phần mềm quản lý nhân sự toàn diện. Chân thành cảm ơn!