NGHỆ THUẬT PHỎNG VẤN ỨNG VIÊN DÀNH CHO NHÀ TUYỂN DỤNG

Phỏng vấn là một giai đoạn vô cùng quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Để tuyển được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí, yêu cầu công việc cũng như văn hóa doanh nghiệp, các nhà tuyển dụng cần nắm rõ những nguyên tắc cơ bản của một buổi phỏng vấn hiệu quả. Kỹ năng phỏng vấn là một kỹ năng vô cùng cần thiết đối với một nhà tuyển dụng, đây được xem là yếu tố tiên quyết giúp doanh nghiệp phát hiện những ứng viên tiềm năng, phù hợp nhất cho vị trí cần tuyển dụng. Để quá trình tuyển dụng đạt hiệu quả cao, đòi hỏi nhà tuyển dụng cần phải kịp thời nắm bắt được hệ thống nghệ thuật phỏng vấn hiệu quả. Đây chắc chắn sẽ là điểm cộng xây dựng lên phong thái một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp. 

Nghệ thuật phỏng vấn ứng viên cho nhà tuyển dụng

Nghệ thuật phỏng vấn ứng viên

Phỏng vấn ứng viên là một nghệ thuật đòi hỏi những kỹ năng cần thiết, quan trọng giúp nhà tuyển dụng lựa chọn được ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.. Để buổi phỏng vấn diễn ra thành công và hiệu quả, nhà tuyển dụng cần lên kế hoạch chi tiết cụ thể trong suốt cuộc phỏng vấn. Đặc biệt, hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp đã chuẩn bị sẵn bộ câu hỏi phù hợp để tìm hiểu những thông tin cần thiết về ứng viên.

Cùng với sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0. Việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự vào doanh nghiệp đang trở thành xu hướng mới. Với chức năng và ưu điểm nổi bật, HrOnline không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự nói chung mà còn giúp cho khâu quản lý tuyển dụng nói riêng trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng được xem là vũ khí quan trọng không thể thiếu đối với nhà tuyển dụng. Khi nhà tuyển dụng sở hữu được những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng vững chắc, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện quá trình: sàng lọc ứng viên, đánh giá mức độ phù hợp, cũng như các kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên… có đáp ứng được nhu cầu và vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tuyển dụng hay không. Đây là một trong những yếu tố cơ bản giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng tốn thời gian, chi phí, thậm chí là tuyển dụng sai người.

Bên cạnh đó, phỏng vấn hiệu quả tạo điều kiện cho phép ứng viên hiểu rõ hơn về nhu cầu, cũng như mong muốn của họ đối với yêu cầu mà doanh nghiệp đề cập đến. Vì vậy, để đạt được một quy trình phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng một chiến lược quản lý tuyển dụng chi tiết nhất cho mỗi vị trí, phòng ban.

Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Những điều cần tránh trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng

Muốn có một nguồn nhân lực tiềm năng, phục vụ cho sự bền vững về lâu dài của doanh nghiệp, thì trước hết, quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp phải đảm bảo diễn ra hiệu quả. Tuy nhiên, đây là vấn đề không được nhiều doanh nghiệp đặt quá nhiều sự chú trọng, dẫn đến  quá trình phỏng vấn tuyển dụng vẫn còn gặp rất nhiều sai sót. Cụ thể, không phải bất cứ bộ phận nhân sự nào của doanh nghiệp cũng sẽ được trang bị những kiến thức đầy đủ khi tuyển dụng nhân sự. Vì vậy, doanh nghiệp cần trang bị cho nhân viên những kiến thức và kỹ năng chuyên môn để quá trình phỏng vấn tuyển dụng diễn ra chuyên nghiệp hơn. Cùng điểm qua một số sai lầm mà nhà tuyển dụng thường hay mắc phải khi phỏng vấn ứng viên dưới đây:

1. Không nghiên cứu hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn

Phần lớn, các nhà tuyển dụng thường không xem xét kỹ hồ sơ ứng viên trước khi mời họ đến tham gia buổi phỏng vấn. Vì thế, rất có thể doanh nghiệp không hề biết về tình trạng, chân dung ứng viên mà họ tuyển dụng là ai. Điều này làm cho ứng viên cảm thấy họ không được tôn trọng, từ đó có ánh nhìn xấu về hình ảnh và sự làm việc không chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Ngoài ra, tất cả những thông tin mà ứng viên đề cập đến trong hồ sơ của mình chưa chắc đã là sự thật. Ứng viên hoàn toàn có thể “đánh bóng” tên tuổi của mình để được nhà tuyển dụng lựa chọn qua vòng hồ sơ. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần xem xét kỷ và yêu cầu ứng viên trình bày lại chi tiết những công việc mà ứng viên đã từng làm để xem họ có thực sự hiểu biết về công việc đó hay không. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể gọi điện cho những người quản lý trước đây của ứng viên để tìm hiểu thông tin như là kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn. Đồng thời,  đánh giá tổng quan hơn về ứng viên trong quá trình tuyển dụng sau này.

2. Tuyển dụng “gấp”

Trong một dự án, nếu có bất kỳ một cá nhân nào đó gặp sự cố và  bất ngờ nghỉ việc, thì  sự vận hành của cả một dự án chắc chắn sẽ bị thiếu một mắt xích. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị cần phải  nhanh chóng tuyển dụng và tìm một ứng viên phù hợp để kịp thời thay thế vị trí, đảm nhận khối lượng công việc đang bị bỏ dở. 

Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, khi có rủi ro về nhân sự xảy ra, nhiều doanh nghiệp vẫn rơi bị rơi vào trạng thái bị động, không có sự chuẩn bị, dự trù trong các chiến lược nhân sự, khiến quá trình tuyển dụng  triển khai quá mức gấp rút, làm doanh nghiệp dễ gặp nhiều sai sót trong khâu tìm kiếm ứng viên. Bên cạnh đó, nếu tuyển dụng không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ rất khó để tìm được những ứng viên phù hợp, , làm hao tổn lượng lớn thời gian và công sức của cả nhà tuyển dụng, lẫn ứng viên. 

Do đó, khi thực hiện triển khai các dự án, công việc, doanh nghiệp cần chủ động triển khai tiến trình đánh giá, đo lường và chuẩn bị kế hoạch dự trù cho các trường hợp rủi ro có thể xảy ra. Đồng thời, không nên để doanh nghiệp rơi vào tình trạng “tuyển dụng gấp”. Hãy chuẩn bị tốt các kế hoạch dự trù nhân sự và dành thời gian đánh giá, xem xét, chọn lọc hồ sơ ứng viên kỹ càng, nhằm thúc đẩy sự thông công của cả một dự án.

3. Từ chối ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn

“Ấn tượng đầu tiên” là chìa khóa rất quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng chính xác. Muốn đánh giá ứng viên một cách toàn diện nhất, nhà tuyển dụng buộc phải đưa ra cho các ứng viên những tình huống và câu hỏi chuyên môn, để ứng viên  suy nghĩ và vận dụng kỹ năng chuyên môn của mình để có thể đưa ra câu trả lời phù hợp. Nếu hỏi một câu hỏi quá dễ, doanh nghiệp sẽ rất khó thể đánh giá được chính xác năng lực thực tế của các ứng viên tham gia ứng tuyển. Thông qua các câu hỏi, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được chính xác về kiến thức chuyên môn, kỹ năng phản xạ tình huống, khả năng ứng biến của ứng viên một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng của mình.

Thay vì từ chối ngay sau khi buổi phỏng vấn kết thúc, nhà tuyển dụng cần khéo léo bày tỏ quan điểm của mình, cũng như chỉ ra cho ứng viên thấy những điểm mà ứng viên cần phải cải thiện để phù hợp với doanh nghiệp hơn. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng có thể gợi ý cho ứng viên các khóa học phù hợp để ứng viên thực hiện cải thiện các kỹ năng của mình. Từ đó thể hiện thiện chí của doanh nghiệp đối với ứng viên, sẵn sàng hợp tác lại khi ứng viên đủ tiêu chuẩn.

Từ chối ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn

4. Thiếu kỹ năng phỏng vấn

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết nhất của một nhà tuyển dụng. Một số lợi ích của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng có thể đem lại như:

• Giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt được tâm lý ứng viên
• Linh hoạt điều chỉnh câu hỏi phỏng vấn phù hợp
• Dễ dàng khai thác chiều sâu về kỹ năng, kinh nghiệm và định hướng ứng viên

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng được xem là cơ sở để nhà tuyển dụng có thể nhìn nhận và đánh giá tổng quát nhất về kỹ năng, kinh nghiệm, định hướng phát triển… của ứng viên. Tuy nhiên, muốn sử dụng và phát huy tốt kỹ năng này, buộc nhà tuyển dụng phải không ngừng rèn luyện và nâng cao sự hiểu biết về chuyên môn của mình. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng cần tìm kiếm giải pháp để xây dựng hệ thống bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp nhất với từng vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp. 

5. Tuyển dụng “gấp”

Trong một dự án, nếu có bất kỳ một cá nhân nào đó gặp sự cố và  bất ngờ nghỉ việc, thì  sự vận hành của cả một dự án chắc chắn sẽ bị thiếu một mắt xích. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị cần phải  nhanh chóng tuyển dụng và tìm một ứng viên phù hợp để kịp thời thay thế vị trí, đảm nhận khối lượng công việc đang bị bỏ dở. 

Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam cho thấy, khi có rủi ro về nhân sự xảy ra, nhiều doanh nghiệp vẫn rơi bị rơi vào trạng thái bị động, không có sự chuẩn bị, dự trù trong các chiến lược nhân sự, khiến quá trình tuyển dụng  triển khai quá mức gấp rút, làm doanh nghiệp dễ gặp nhiều sai sót trong khâu tìm kiếm ứng viên. Bên cạnh đó, nếu tuyển dụng không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ rất khó để tìm được những ứng viên phù hợp, , làm hao tổn lượng lớn thời gian và công sức của cả nhà tuyển dụng, lẫn ứng viên. 

Do đó, khi thực hiện triển khai các dự án, công việc, doanh nghiệp cần chủ động triển khai tiến trình đánh giá, đo lường và chuẩn bị kế hoạch dự trù cho các trường hợp rủi ro có thể xảy ra. Đồng thời, không nên để doanh nghiệp rơi vào tình trạng “tuyển dụng gấp”. Hãy chuẩn bị tốt các kế hoạch dự trù nhân sự và dành thời gian đánh giá, xem xét, chọn lọc hồ sơ ứng viên kỹ càng, nhằm thúc đẩy sự thông công của cả một dự án

6. Bảng mô tả công việc không chi tiết

Trước khi đến với buổi phỏng vấn tuyển dụng, cách viết bài tuyển dụng cũng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân tài. Nếu doanh nghiệp không mô tả công việc một cách chi tiết trước khi tuyển dụng, ứng viên sẽ không thể biết liệu mình có phù hợp với vị trí, yêu cầu mà doanh nghiệp mong muốn tuyển dụng hay không. Hơn nữa việc viết đầy đủ và đúng mô tả công việc sẽ giúp nhà tuyển dụng tiếp cận gần hơn với những ứng viên tiềm năng. Hạn chế tối đa tình trạng hao tổn thời gian và công sức của cả hai bên. Thông qua một vài ví dụ để biết việc viết mô tả công việc đầy đủ là rất quan trọng: ví dụ như một nhân viên sale thì cần hoạt ngôn, linh hoạt. Một nhân viên PR thì không thể khép kín và rụt rè.

Phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp cùng phần mềm HrOnline

Ngày nay với sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0 thì việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự vào doanh nghiệp đang ngày càng trở nên phổ biến. HrOnline là một phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng nổi trội, giúp quá trình quản lý nhân sự diễn ra nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ nhà tuyển dụng rút ngắn thời gian, thủ tục và quá trình tuyển dụng. Từ việc quản lý toàn bộ  “Hồ sơ ứng viên” một cách khoa học, cho đến việc tích hợp những mẫu Email riêng biệt, hỗ trợ nhà tuyển dụng gửi Email thông báo “trúng tuyển” hay “từ chối” ứng viên một cách chuyên nghiệp, rõ ràng…

Phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp cùng phần mềm HrOnline

HrOnline còn giúp đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự một cách chuyên nghiệp với tính năng cập nhật hồ sơ ứng viên. Cùng điểm qua một số ưu điểm của tính năng mà phần mềm mang lại dưới đây:

• Cho phép doanh nghiệp thêm mới thông tin ứng viên: tạo mới, đồng bộ từ Email, import dữ liệu từ file Excel
• Quản lý chi tiết các thông tin về đợt tuyển dụng, hồ sơ ứng viên
• Hiển thị kết quả kết quả thi tuyển, phỏng vấn
• Tạo lịch hẹn phỏng vấn nhân sự chi tiết theo ngày
• Cập nhật đầy đủ vị trí ứng tuyển, ngày ứng tuyển và nguồn ứng tuyển
• Cập nhật trạng thái ứng viên
• Trao đổi với thông tin thông qua các Email được tạo sẵn    
• Kết chuyển dữ liệu ứng viên đã đậu qua hồ sơ nhân viên

Nghệ thuật phỏng vấn ứng viên là một yếu tố quan trọng trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Trước khi tham gia một buổi phỏng vấn, không chỉ ứng viên căng thẳng mà nhà tuyển dụng cũng cần dành nhiều thời gian để chuẩn bị đón tiếp ứng viên. Để có một buổi phỏng vấn chất lượng và hiệu quả thì doanh nghiệp cần xem xét những lưu ý để có thể tìm được những ứng viên tiềm năng thật sự phục vụ cho nhu cầu doanh nghiệp. Tuy nhiên, không tránh khỏi trường hợp lượng ứng viên tham gia phỏng vấn quá nhiều, dẫn đến mất thời gian và công sức của cả hai bên. Vì vậy, một phần mềm quản lý nhân sự thay thế là một phương pháp an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp. Nổi bật trên thị trường hiện nay là phần mềm HrOnline. Với những ưu điểm nổi bật như quản lý KPI, quản lý công nợ, quản lý tuyển dụng… HrOnline tích hợp đầy đủ nhất những tính năng ưu Việt dành cho một doanh nghiệp. Liên hệ ngay HrOnline để được tư vấn và dùng thử miễn phí nhé!