CÁCH TỪ CHỐI ỨNG VIÊN KHÔNG ĐỦ ĐIỀU KIỆN ỨNG TUYỂN VÀO DOANH NGHIỆP

Kết thúc một quá trình phỏng vấn là lúc nhà tuyển dụng cần phải đưa ra quyết định của mình. Việc đánh giá và đưa ra lời từ chối đối với ứng viên không đủ điều kiện gia nhập vào doanh nghiệp là một bước cực kỳ quan trọng không kém tuyển dụng người tài. Từ chối được xem là một kỹ năng giao tiếp thường ngày nhưng từ chối sao cho đúng cách thì không phải ai cũng biết. Đặc biệt từ chối trong phỏng vấn tuyển dụng lại càng đòi hỏi sự tinh tế, khéo léo của nhà tuyển dụng hơn bao giờ hết. Thay vì phải từ chối một cách trực tiếp làm cho ứng viên cảm thấy hụt hẫng, thất vọng thì một nhà tuyển dụng tài giỏi sẽ biết cách từ chối khéo léo, nhẹ nhàng và chuyên nghiệp. Đảm bảo vừa để lại ấn tượng tốt đối với ứng viên, mà hình ảnh công ty theo đó cũng sẽ được nâng tầm. Với những kỹ năng và bí quyết dưới đây, HrOnline sẽ giúp bạn tìm ra cách từ chối ứng viên cực kỳ thông minh mà vẫn để lại ấn tượng tốt về doanh nghiệp!

Cách từ chối ứng viên không đủ điều kiện ứng tuyển vào doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp cần từ chối ứng viên?

Sau khi trải qua các giai đoạn của quá trình phỏng vấn tuyển dụng, bước cuối cùng là bước đánh giá sự phù hợp của một ứng viên đối với vị trí, cũng như yêu cầu công việc của doanh nghiệp. Nhận thấy một số ứng viên không đạt tiêu chuẩn trong quá trình xét tuyển, doanh nghiệp cần đưa ra một lời từ chối. Để làm được điều này, đòi hỏi kỹ năng xử lý tình huống khéo léo, thông minh của nhà tuyển dụng để không làm ảnh hưởng tới tâm lý của ứng viên. Đồng thời, vẫn giữ được hình ảnh đẹp của doanh nghiệp trong mắt ứng viên. 

Từ chối ứng viên đóng một vai trò quan trọng trong các giai đoạn của quy trình phỏng vấn tuyển dụng. Nó không chỉ giúp nhà tuyển dụng thể hiện được sự khéo léo của mình trong ứng xử, mà còn giúp cho ứng viên nhận ra vị trí của mình trên thương trường. Từ đó, rút kinh nghiệm cho những lần tuyển dụng tiếp theo. 

Ở một số trường hợp, nếu tình trạng từ chối ứng viên xảy ra quá nhiều lần, vậy doanh nghiệp cần phải kiểm tra lại cách viết bài tuyển dụng của doanh nghiệp đã đủ rõ ràng hay chưa. Đặc biệt, cần thực hiện quá trình xem xét lại các tiêu chí mà doanh nghiệp đặt ra có thực sự phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không.

Tại sao doanh nghiệp từ chối ứng viên?

05 Cách từ chối ứng viên

1. Doanh nghiệp cần đưa ra quy trình và tiêu chí chung trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng

Đối với yêu cầu ở mỗi vị trí và công việc mà ứng viên ứng tuyển vào doanh nghiệp, các nhà tuyển dụng cần có chính xác quy trình và tiêu chí đánh giá cho từng vị trí cụ thể. Hãy nói rõ với ứng viên về tất cả các quy trình mà họ sẽ phải trải qua trong quá trình phỏng vấn, đừng quên đề cập liên tục đến những tiêu chí đó để xem xét khả năng đáp ứng của ứng viên.

Cuối buổi phỏng vấn, hãy để lại cho ứng viên một lời hẹn. Nếu doanh nghiệp của bạn không có thói quen gửi mail thông báo kết quả phỏng vấn thì hãy cho ứng viên biết rằng: Nếu không nhận được phản hồi gì trong 1 tuần tới nghĩa là ứng viên chưa đạt yêu cầu trong quá trình phỏng vấn. Điều này vừa thể hiện tính chuyên nghiệp cao trong ứng xử của một doanh nghiệp, vừa là cách từ chối ứng viên một cách nhẹ nhàng, khéo léo mà không gây ấn tượng xấu.

2. Phản hồi trung thực về lý do ứng viên không đạt yêu cầu doanh nghiệp

Đừng cố gắng bao biện cho ứng viên bằng cách nói những lời có cánh cho họ vì sợ họ bị tổn thương. Nếu nhà tuyển dụng biết rằng ứng viên này không phù hợp với công ty nhưng lại vẫn dành lời khen, điều này sẽ khiến ứng viên nhầm tưởng về khả năng của mình và sẽ lại phạm sai lầm trong những lần tiếp theo. Bởi vậy, nhà tuyển dụng hãy trung thực nói ra quan điểm, suy nghĩ của mình một cách khéo léo. Sẽ rất hữu ích cho ứng viên nếu biết khả năng của mình đến đâu, còn thiếu những kiến thức chuyên môn nào và cần cải thiện những kỹ năng gì. Một Email hay một cuộc điện thoại chung chung thông báo kết quả phỏng vấn sẽ không thể giúp ứng viên tốt hơn trong những lần phỏng vấn sắp tới. Vì thế, ngoài việc bày tỏ lòng biết ơn và cảm ơn ứng viên đã tham gia buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng hãy cho họ thêm một số lời khuyên hữu ích.

3. Không nên từ chối ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn

Trải qua một buổi phỏng vấn, cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều có những khoảng thời gian tập trung và căng thẳng. Nhà tuyển dụng cần tập trung quan sát và ghi lại tất cả những gì xảy ra trong quá trình phỏng vấn. Ứng viên cần tập trung trả lời tốt nhất cho những câu hỏi mà nhà tuyển dụng đưa ra. Qua một quá trình hỏi - đáp căng thẳng, chẳng một ứng viên nào lại muốn nhận tin mình không đạt yêu cầu ngay sau buổi phỏng vấn. Vì vậy dù nhà tuyển dụng đã nhận thấy sự không phù hợp ở ứng viên, cũng hãy thể hiện sự tôn trọng và biết ơn đối với ứng viên của mình. Hãy cho họ thời gian thích nghi để chấp nhận việc bị doanh nghiệp từ chối.

Thay vì từ chối ngay sau khi buổi phỏng vấn kết thúc, nhà tuyển dụng cần khéo léo bày tỏ quan điểm của mình, cũng như chỉ ra cho ứng viên thấy những điểm mà ứng viên cần phải cải thiện để phù hợp với doanh nghiệp hơn. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng có thể gợi ý cho ứng viên các khóa học phù hợp để ứng viên thực hiện cải thiện các kỹ năng của mình. Từ đó thể hiện thiện chí của doanh nghiệp đối với ứng viên, sẵn sàng hợp tác lại khi ứng viên đủ tiêu chuẩn.

Không nên từ chối ứng viên ngay sau khi kết thúc buổi phỏng vấn

Bằng sự khéo léo trên, ứng viên có thể thích nghi dần với việc mình sẽ bị từ chối, nhưng vẫn rất vui vẻ và thoải mái bởi sự chia sẻ chân thành từ nhà tuyển dụng. Dù không thể đạt yêu cầu ở doanh nghiệp này nhưng đây là kinh nghiệm để giúp ứng viên sẵn sàng tự tin ứng tuyển ở những doanh nghiệp khác.

4. Tránh từ chối ứng viên bằng sự im lặng

Trước khi bước vào một cuộc phỏng vấn, bằng tất cả sự kỳ vọng cũng như sự nghiêm túc của mình, ứng viên đã phải chuẩn bị rất cẩn thận để mong đạt được kết quả tốt nhất sau cuộc phỏng vấn. Vì vậy, dù họ không phải là ứng viên mà nhà tuyển dụng đang cần, thì cũng nên tránh trường hợp từ chối ứng viên bằng sự im lặng. Im lặng giống như một con dao hai lưỡi. Khi nhà tuyển dụng im lặng, điều đó làm nhà tuyển dụng đỡ khó khăn hơn trong việc nói ra câu từ chối. Đồng thời, sự im lặng đó khiến ứng viên đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp của một tổ chức, doanh nghiệp. Đây được xem là sự thiếu tôn trọng đối với ứng viên sự 

Có một số trường hợp, ứng viên đặt khá nhiều sự kỳ vọng vào doanh nghiệp họ tham gia phỏng vấn. Vì thế, họ thường chờ đợi kết quả rồi mới đưa ra quyết định ứng tuyển vào vị trí, doanh nghiệp khác. Do đó, nếu không gửi kết quả phỏng vấn đến với ứng viên, ứng viên sẽ mất rất nhiều thời gian để hiểu được kết quả phỏng vấn. Cùng với đó, doanh nghiệp sẽ đánh mất hình ảnh, sự tin tưởng của ứng viên dành cho doanh nghiệp. Trong trường hợp này,  doanh nghiệp nên trang bị cho mình những cách từ chối ứng viên phải đảm bảo được sự nhẹ nhàng, chuyên nghiệp và đừng quên gửi lời cảm ơn, lời động viên, khích lệ ứng viên cho những lần phỏng vấn tiếp theo.

5. Thông báo kết quả phỏng vấn qua hình thức online

Đây là một hình thức thông báo kết quả phỏng vấn không còn xa lạ gì đối với các doanh nghiệp và ứng viên. Phần lớn, để kết thúc một cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ hẹn thông báo kết quả thông qua Email trong vòng 5 đến 7 ngày. Đây là hình thức mang tính nhẹ nhàng nhất đối với ứng viên. Họ vừa có thời gian để thích nghi sau buổi phỏng vấn, vừa chuẩn bị sẵn tâm lý đối với kết quả nhận được.

Đối với hình thức này, nhà tuyển dụng cũng dễ dàng bày tỏ được sự biết ơn và cảm ơn sâu sắc với ứng viên đã dành thời gian quan tâm đến vị trí ứng tuyển của doanh nghiệp và dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn. Vì vậy, cho dù kết quả phỏng vấn như thế nào, thì đây vẫn là sự tôn trọng, lịch sự mà doanh nghiệp dành cho ứng viên. Thông qua đó, doanh nghiệp cũng sẽ để lại ấn tượng tốt đối với ứng viên của mình.

Từ chối ứng viên khéo léo thông qua phần mềm HrOnline

Từ chối ứng viên thông qua phần mềm HrOnline 

Bằng những ưu điểm và tính năng vượt trội, phần mềm HrOnline đã và đang hỗ trợ hơn 5000 doanh nghiệp thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý nhân sự của mình chỉ bằng các thao tác đơn giản, trên các thiết bị thông minh như: điện thoại, laptop… Ngoài ra, thông qua tính năng tuyển dụng của HrOnline, doanh nghiệp cũng có thể hoàn toàn kiểm soát được toàn bộ quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Từ việc quản lý toàn bộ  “Hồ sơ ứng viên” một cách khoa học, cho đến việc tích hợp những mẫu Email riêng biệt, hỗ trợ nhà tuyển dụng  gửi Email thông báo “trúng tuyển” hay “từ chối” ứng viên một cách chuyên nghiệp, rõ ràng… Một số ưu điểm nổi bật nhất thuộc tính năng tuyển dụng mà HrOnline có thể mang đến cho doanh nghiệp như:

• Cho phép doanh nghiệp thêm mới thông tin ứng viên: tạo mới, đồng bộ từ Email, import dữ liệu từ file Excel
• Quản lý chi tiết các thông tin về đợt tuyển dụng, hồ sơ ứng viên
• Hiển thị kết quả kết quả thi tuyển, phỏng vấn
• Tạo lịch hẹn phỏng vấn nhân sự chi tiết theo ngày
• Cập nhật đầy đủ vị trí ứng tuyển, ngày ứng tuyển và nguồn ứng tuyển
• Cập nhật trạng thái ứng viên
• Trao đổi với thông tin thông qua các Email được tạo sẵn    
• Kết chuyển dữ liệu ứng viên đã đậu qua hồ sơ nhân viên

Cách từ chối ứng viên nhẹ nhàng và chuyên nghiệp nhất chính là thông qua Email thông báo kết quả phỏng vấn. Với những ưu điểm vượt trội của mình, HrOnline đã và đang làm hài lòng rất nhiều doanh nghiệp vì sự toàn diện mà phần mềm mang đến. Bên cạnh đó, HrOnline còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thao tác đánh giá, tuyển dụng ứng viên tiềm năng một cách hiệu quả.Liên hệ với HrOnline ngay  để được hỗ trợ tư vấn thêm về phần mềm nhé!