CÁCH XÂY DỰNG KỊCH BẢN PHỎNG VẤN QUA ĐIỆN THOẠI HIỆU QUẢ

23/06/2022 66
Sự bùng nổ của đại dịch Covid-19 đã tạo ra rất nhiều sự thay đổi trong công tác tuyển dụng. Đặc biệt, các cuộc phỏng vấn qua điện thoại đang trở thành một trong những xu hướng tuyển dụng hàng đầu, được sử dụng phổ biến trong hầu hết các cuộc phỏng vấn của doanh nghiệp. Thông thường, một cuộc phỏng vấn bằng điện thoại sẽ được diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn. Chính vì vậy, để việc tuyển dụng diễn ra hiệu quả, các nhà tuyển dụng cần chuẩn bị cho mình một kịch bản phỏng vấn qua điện thoại thực sự phù hợp và thống nhất, đảm bảo được tất cả các yếu tố trong tiêu chí tuyển dụng. Vậy đâu là kịch bản phỏng vấn qua điện thoại hợp lý và chuyên nghiệp? Thời gian phỏng vấn qua điện thoại bao lâu là đủ? Những câu hỏi trên sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây!

Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại

Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại

1. Thời điểm nên phỏng vấn qua điện thoại

Sàng lọc ứng viên là một trong những giai đoạn tuyệt đối không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thành công lựa chọn ra những ứng cử viên phù hợp vốn không phải là một câu chuyện dễ dàng. Giai đoạn này đòi hỏi các nhà tuyển dụng buộc phải đặt sự tập trung cao độ để lựa chọn ra những bộ hồ sơ ứng viên thực sự phù hợp với các tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp. Việc sàng lọc ứng viên hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí tuyển dụng. Một trong những lưu ý quan trọng khi tiến hành sàng lọc hồ sơ ứng viên chính là các nhà tuyển dụng phải đảm bảo độ xác thực của các thông tin hiển thị trên CV. Thế nhưng, phải làm cách nào để nhà tuyển dụng có thể xác thực được những thông tin đó mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian và chi phí như các buổi phỏng vấn trực tiếp?

Câu trả lời chính là sử dụng phương pháp “phỏng vấn qua điện thoại” để giải quyết các vấn đề nêu trên. Hiện nay, có rất nhiều nhà tuyển dụng sử dụng phương pháp này như một “cuộc phỏng vấn vòng loại” để tiến hành sàng lọc nhanh ứng viên. Thông thường, đối với các cuộc phỏng vấn ngắn qua điện thoại, các nhà tuyển dụng sẽ xây dựng sẵn các bộ kịch bản phỏng vấn qua điện thoại một cách chỉnh chu, nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình phỏng vấn. Vậy, đâu là cách xây dựng các kịch bản phỏng vấn qua điện thoại thực sự chuyên nghiệp?

Thời điểm nên phỏng vấn qua điện thoại

Thời điểm nên phỏng vấn qua điện thoại

2. Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại

Kịch bản phỏng vấn qua điện thoại đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà tuyển dụng khai thác các thông tin liên quan đến ứng viên. Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ dựa trên 2 yếu tố chính là “Vị trí tuyển dụng” và “Tiêu chí tuyển dụng” của doanh nghiệp để có thể xây dựng được kịch bản phỏng vấn qua điện thoại hoàn chỉnh. Và một kịch bản phỏng vấn qua điện thoại tốt sẽ phải đảm bảo đáp ứng được các tiêu chí sau:

2.1. Thông tin cơ bản

Hãy bắt đầu kịch bản phỏng vấn qua điện thoại bằng những câu hỏi cơ bản để nhà tuyển dụng có được cái nhìn tổng quát nhất về ứng viên. Đồng thời, điều này sẽ giúp ứng viên cảm thấy thoải mái và có cái nhìn thiện cảm về doanh nghiệp.

2.2. Mục tiêu công việc

Tìm hiểu về “mục tiêu công việc” của ứng viên có thể giúp doanh nghiệp đánh giá được thái độ của ứng viên đối với vị trí tuyển dụng. Xét về cơ bản, nếu một ứng viên ứng tuyển vào doanh nghiệp mà không có bất cứ một mục tiêu rõ ràng nào, tức là ứng viên đó chưa thực sự nghiêm túc tìm hiểu về công việc, cũng như chưa có sự nghiên cứu về doanh nghiệp mình đã ứng tuyển. Ngoài ra, hiểu được mục tiêu công việc của ứng viên cũng chính là một phần quan trọng để nhà tuyển dụng có thể đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên đối với vị trí tuyển dụng và môi trường làm việc của doanh nghiệp. 

2.3. Kiến thức và kinh nghiệm

Câu hỏi về kiến thức và kinh nghiệm là một phần không thể thiếu trong mọi cuộc phỏng vấn. Thay vì hỏi về những câu hỏi mang tính “nhạy cảm” như: “Bạn đã từng làm gì, ở công ty nào?” hay là “Lý do khiến bạn nghỉ làm tại công ty cũ là gì?” thì nhà tuyển dụng nên đưa ra được các câu hỏi có tính khai thác đa chiều hơn về kinh nghiệm hoặc khả năng đặc biệt của ứng viên đối với vị trí tuyển dụng. 

Mỗi cuộc phỏng vấn dù là trực tiếp hay phỏng vấn qua điện thoại đều cần phải có thời gian để nhà tuyển dụng có thể khai thác được hết các yếu tố như: tố chất, điểm mạnh, điểm yếu… của ứng viên đối với vị trí công việc. Các dạng câu hỏi về chuyên môn, về kỹ năng, tình huống sẽ giúp ích rất lớn cho việc khai thác năng lực thực sự của ứng viên. Đồng thời, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng thực hiện quá trình đánh giá về mức độ phù hợp của ứng viên đối với vị trí tuyển dụng hơn. 

2.4. Hiểu biết về công ty và công việc

Trong quá trình xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại, nhà tuyển dụng cũng nên chú ý đến việc đánh giá mức độ quan tâm của ứng viên với công việc. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể  đánh giá được ứng viên có thật sự nghiêm túc với vị trí ứng tuyển hay chỉ “nộp đại” CV. Hơn nữa, nhà tuyển dụng cũng có thể thấy được niềm đam mê của ứng viên với công việc có được thể hiện hay không.

Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại

Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại

3. Một số lưu ý khi phỏng vấn qua điện thoại

Ngoài việc xây dựng một kịch bản phỏng vấn qua điện thoại chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý một số vấn đề như:

Không gian phỏng vấn

Việc phỏng vấn ở những không gian yên tĩnh sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể lắng nghe kỹ hơn các câu trả lời từ phía ứng viên. Bên cạnh đó, việc này cũng thể hiện được thái độ tôn trọng của nhà tuyển dụng đối với ứng viên của mình.

Quản lý thời gian thật tốt

Một cuộc phỏng vấn qua điện thoại thường sẽ diễn ra trong khoảng thời gian ngắn, do đó nhà tuyển dụng cần quản lý tốt quỹ thời gian ít ỏi này để khai thác đủ thông tin cần thiết từ ứng viên.

Tạo không khí thoải mái

Bất cứ ứng viên nào khi bước vào cuộc phỏng vấn cũng sẽ đều rất dễ gặp phải trạng thái căng thẳng. Họ có vô số các mối lo lắng liên quan đến nhà phỏng vấn, năng lực bản thân, các câu hỏi được đặt ra… điều đó sẽ tác động rất lớn đến tâm lý của ứng viên, dẫn đến họ không thể hiện được hết điểm mạnh của mình. Do đó, nhà tuyển dụng cần tạo không khí thoải mái, giảm áp lực cho ứng viên bằng những câu hỏi đơn giản, nhẹ nhàng, để ứng viên ổn định tâm lý,  chuẩn bị tốt hơn cho các câu hỏi chuyên sâu.

4. Xây dựng hệ thống đánh giá

Nhiều nhà tuyển dụng dễ gặp tình trạng thiếu sót trong việc xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại, khiến cho cuộc phỏng vấn không đạt được hiệu quả tốt nhất. Thiếu sót này có thể do nhà tuyển dụng không đưa ra tiêu chí cụ thể mà doanh nghiệp mình đang tìm kiếm ở ứng viên, dẫn đến trường hợp ứng viên đó có thể  là người giỏi nhất, nhưng lại không phải là người phù hợp nhất  với môi trường làm việc và vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tuyển dụng. Chính vì vậy, nhà tuyển dụng cần có một hệ thống đánh giá kịch bản phỏng vấn qua điện thoại hiệu quả, để giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan nhất về ứng viên., Qua đó, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng tìm được những ứng viên có đủ kiến thức, kỹ năng chuyên môn và phù hợp với môi trường doanh nghiệp hơn.

Ứng dụng HrOnline – Giải pháp để thiết kế và đánh giá kịch bản phỏng vấn qua điện thoại chuyên nghiệp

Không chỉ dừng lại ở phỏng vấn qua điện thoại mà khi phỏng vấn trực tiếp,  nhà tuyển dụng cũng cần phải xây dựng cho mình một kịch bản phỏng vấn chuyên nghiệp. Bỏ qua các báo cáo tuyển dụng excel khô khan, để tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, ứng dụng HrOnline đã ra đời và hỗ trợ cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Mọi vấn đề liên quan đến tuyển dụng như: content tuyển dụng sale, tuyển dụng nhân viên, tuyển dụng thực tập sinh… cho đến các báo cáo tuyển dụng phức tạp cũng đều sẽ được HrOnline hỗ trợ số hóa toàn bộ trên cùng một nền tảng và giao diện duy nhất. 

HrOnline – Giải pháp để thiết kế và đánh giá kịch bản phỏng vấn qua điện thoại chuyên nghiệp

HrOnline – Giải pháp để thiết kế và đánh giá kịch bản phỏng vấn qua điện thoại chuyên nghiệp

Với tính năng Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn, phần mềm HrOnline sẽ giúp các nhà tuyển dụng xây dựng các bộ câu hỏi phỏng vấn khác nhau như: các câu hỏi phỏng vấn chuyên môn, kịch bản phỏng vấn qua điện thoại… và những bộ câu hỏi này sẽ hoàn toàn được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, HrOnline còn có thể hỗ trợ doanh nghiệp kết nối bộ câu hỏi phỏng vấn cho từng vị trí tuyển dụng cụ thể. Đồng thời, phần mềm còn giúp doanh nghiệp cập nhật thang điểm để đánh giá nhân sự dựa trên bộ câu hỏi một cách chi tiết, rõ ràng. Hệ thống HrOnline cũng cho phép doanh nghiệp có thể thêm mới hoặc chỉnh sửa bộ câu hỏi phỏng vấn tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại, với hơn 28 tính năng ưu việt của mình, HrOnline - Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện hàng đầu thị trường hoàn toàn có thể tự tin trong việc giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các bài toán liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Để trải nghiệm giải pháp tuyển dụng hiệu quả hàng đầu, hãy liên hệ ngay với HrOnline để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!