CÁCH LẬP BÁO CÁO TUYỂN DỤNG EXCEL HIỆU QUẢ

23/07/2022 123

Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng. Trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng bất cứ một ứng viên nào, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng đến quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau. Trong quá trình đó, việc lập báo cáo tuyển dụng excel là một trong những việc quan trọng của nhà quản lý. Tuy nhiên, không phải bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng biết cách trình bày mẫu báo cáo tuyển dụng excel sao cho hợp lý. Hãy cùng HrOnline tìm hiểu các đặc điểm và cách lập loại báo cáo này trong bài viết dưới đây nhé!

Cách lập báo cáo tuyển dụng excel hiệu quả

Cách lập báo cáo tuyển dụng excel hiệu quả

1. Báo cáo tuyển dụng là gì?

Báo cáo tuyển dụng là báo cáo tóm tắt kết quả của quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Thông qua báo cáo tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể nhìn nhận và đánh quá quy trình tuyển dụng một cách tổng quát nhất. Đồng thời, thông qua báo cáo này, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng phát hiện và tìm ra giải pháp điều chỉnh các vấn đề doanh nghiệp gặp phải trong quá trình tuyển dụng. Báo cáo tuyển dụng nhân sự cần đảm bảo đầy đủ các thông tin quan trọng, ngắn gọn, súc tích và chính xác nhất có thể.

2. Cách lập báo cáo tuyển dụng excel hiệu quả

Có rất nhiều các thông tin liên quan tới nhân sự trong một bảng báo cáo tuyển dụng excel. Dưới đây là gợi ý của HrOnline về cách lập một báo cáo tuyển dụng excel hiệu quả:

Khái quát về tình hình tuyển dụng

Đây là phần nhà tuyển dụng cần đưa ra những con số cụ thể để báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Các con số có thể là: số lượng nhân sự đã tuyển, chi phí, số lượng ứng viên… Ngoài ra, còn cần so sánh số liệu thực tế với kế hoạch đã đề ra trước đó.

Xác định hiệu quả các kênh tuyển dụng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn những kênh tuyển dụng nhân sự khác nhau. Ở bản báo cáo tuyển dụng excel, nhà tuyển dụng cần đưa ra những kênh tuyển dụng đem lại nguồn ứng viên lớn nhất với chất lượng tốt nhất. Hơn thế nữa, nhà tuyển dụng có thể đánh giá về sự tăng trưởng của thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp qua các nhận xét trên các kênh tuyển dụng mà doanh nghiệp lựa chọn. 

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu

Thông thường, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu được tính theo công thức:

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số lượng ứng viên trúng tuyển/Tổng số lượng ứng viên đã tham gia ứng tuyển.

Thông qua tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp mình. Từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp nếu tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu thấp. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này có thể là:

  • Yêu cầu công việc của doanh nghiệp quá cao, không phù hợp với vị trí.
  • Kênh tuyển dụng chưa phù hợp với đối tượng ứng viên.
  • Quy trình tuyển dụng chưa hợp lý.

Báo cáo tuyển dụng excel

Báo cáo tuyển dụng excel

Thời gian tuyển dụng

Trong báo cáo tuyển dụng excel, nhà tuyển dụng cần chú ý nêu bật thời gian tuyển dụng. Chỉ số này biểu thị thời gian trung bình mà nhà tuyển dụng cần có để tuyển dụng một nhân sự theo yêu cầu. Việc này cũng giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn rõ nét hơn về tiến độ tuyển dụng, từ đó theo sát kế hoạch đã đề ra và có phương án cải thiện.

3. Ưu và nhược điểm của việc lập báo cáo tuyển dụng excel

3.1. Ưu điểm 

Quản lý thông tin khoa học, rõ ràng

Nhìn chung, việc lập một bản báo cáo tuyển dụng excel cho phép các nhà tuyển dụng quản lý các nghiệp vụ liên quan một cách logic, khoa học. Các hàng, cột đồng bộ trong file excel báo cáo tuyển dụng cho phép bộ phận nhân sự dễ dàng đối chiếu và tổng hợp những thông tin như: số lượng hồ sơ ứng tuyển; thời gian tuyển dụng; số ứng viên từng vòng; những lý do từ chối phỏng vấn,… 

Sử dụng miễn phí

Ưu điểm thứ hai của việc lập báo cáo tuyển dụng excel là excel được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Với excel, các doanh nghiệp có thể tự do tùy biến và thiết lập các trường, báo cáo dựa trên nhu cầu và tình hình thực tế. Từ đó, bộ phận nhân sự có thể chủ động trong quá trình tuyển dụng. 

Xử lý dữ liệu tự động

Excel có các hàm tính toán và xử lý dữ liệu khá thuận tiện. Đặc biệt khi dữ liệu liên quan có điều chỉnh thì các hàng, cột sử dụng các hàm này sẽ tự động cập nhật dữ liệu. Qua đó, các nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được nhiều thông tin hữu ích như: 

  • Theo dõi các chỉ số cần thiết cho từng chiến dịch tuyển dụng.
  • Lọc hồ sơ ứng viên theo các từ khóa, theo thời gian. 
  • Tự động đếm lượng hồ sơ ứng viên trong từng giai đoạn. 

3.2. Nhược điểm 

Khả năng quản lý hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, việc lập báo cáo tuyển dụng excel cũng còn đó những hạn chế. Đầu tiên cho thể kể đến đó là khả năng quản lý hạn chế. Excel chỉ cho phép nhập liệu tối đa 65000 dòng, với các doanh nghiệp quy mô lớn, tuyển dụng hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên mới thì số lượng dòng này có thể gây trở ngại khi nhập liệu. Đồng thời, việc quản lý các trang tính với số lượng dòng cột nhiều như vậy rất dễ gây rối trong khi trích xuất thông tin. 

Đòi hỏi kiến thức chuyên môn 

Để sử dụng thông thạo và hiệu quả công cụ quản lý này, bộ phận nhân sự phải am hiểu rất rõ các hàm tính và chức năng của Excel như Pivot Table, Data Analysis,… Để minh họa trực quan, các nhà tuyển dụng cũng cần biết cách trình bày dữ liệu dạng biểu đồ, hình ảnh,… trên excel. Chỉ khi nắm vững các kiến thức này, việc lập báo cáo tuyển dụng excel mới có thể trở nên dễ hiểu và khoa học nhất. 

Báo cáo tuyển dụng excel đòi hỏi kiến thức chuyên môn

Báo cáo tuyển dụng excel đòi hỏi kiến thức chuyên môn

Thao tác thủ công

Để tính toán tự động trong Excel, nhà tuyển dụng sẽ cần phải nhập trước các hàm tính toán. Với các hàm dữ liệu chi tiết, phần mềm này không thể tự động lấy dữ liệu mà đòi hỏi bộ phận nhân sự phải tự lọc hồ sơ ứng viên và nhập liệu theo từng dòng, cột. Nếu lập báo cáo tuyển dụng excel, các quy trình phải thực hiện thủ công, tốn rất nhiều thời gian và công sức. 

Tìm kiếm, xử lý dữ liệu chậm

Mặc dù có chức năng lọc và tìm kiếm dữ liệu nhưng với các bảng tính hàng trăm nghìn dòng cột khác nhau, việc tìm kiếm và chỉnh sửa dữ liệu bằng excel sẽ tương đối chậm. Ngoài ra, việc thực hiện thao tác thủ công đôi khi cũng không tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn. 

Giải pháp quản lý nhân sự hàng đầu đến từ HrOnline

Trong thời đại bùng nổ của công nghệ 4.0. việc triển khai một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng, vận hành doanh nghiệp là xu thế tất yếu. Phần mềm HrOnline ra đời đã và đang trở thành giải pháp nhân sự toàn diện dành cho mọi doanh nghiệp hiện nay. Với những ưu điểm vượt trội của mình, HrOnline đang dần chứng minh được vị trí của mình trên thị trường công nghệ. 

Với tính năng tuyển dụng, phần mềm HrOnline chú trọng xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn dành riêng cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó đó, hệ thống cũng cho phép nhà tuyển dụng tạo kịch bản gọi điện tuyển dụng, kết nối bộ câu hỏi phỏng vấn đến từng vị trí tuyển dụng cụ thể, kết hợp với thang điểm đánh giá rõ ràng. Đặc biệt, với mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện đánh giá ứng viên dựa trên bộ câu hỏi đã được xây dựng sẵn. Thông qua HrOnline, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm ra được những ứng viên phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian. 

Bên cạnh đó, phần mềm HrOnline cũng mang tới một giải pháp xây dựng content tuyển dụng Sales một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí cho công tác tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Giải pháp quản lý nhân sự hàng đầu đến từ HrOnline

Giải pháp quản lý nhân sự hàng đầu đến từ HrOnline

Việc lập báo cáo tuyển dụng excel khi đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đang ngày càng gặp nhiều thách thức, việc sử dụng phần mềm công nghệ ứng dụng vào quản lý nhân sự là cần thiết để doanh nghiệp không bị “bỏ lại phía sau”. HrOnline giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng toàn cầu hóa, đồng thời tiết kiệm tối đa thời gian và phi phí quản lý doanh nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn thêm về Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện - HrOnline ngay nhé!