Tuyển dụng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Hoạt động này yêu cầu mỗi doanh nghiệp cần phải đảm bảo xây dựng được quy trình tuyển dụng nhân sự chi tiết, rõ ràng để thu hút được những ứng viên tiềm năng cho tổ chức. Để việc tuyển dụng diễn ra thành công và hiệu quả, thì trước hết, nhà tuyển dụng cần xác định được bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng, từ đó, lập nên sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự toàn diện nhất. Hãy cùng HrOnline phân tích và tìm hiểu các bước cơ bản giúp tạo ra quy trình tuyển dụng tối ưu dành cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

Tìm hiểu các bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự

7 bước để có quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Tuyển dụng là một trong những yếu tố mấu chốt, quyết định sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Để có thể thực hiện tốt công việc tuyển dụng, tìm kiếm được những ứng viên tiềm năng hay hạn chế tối đa rủi ro… nhà tuyển dụng cần xây dựng một mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự dành riêng cho doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả với 7 bước, nhà quản trị có thể tham khảo để tối ưu hoá quy trình cho phù hợp nhất.

Bước 1: Xác định tài nguyên tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng cho một quy trình tuyển dụng hiệu quả. Doanh nghiệp có sự chuẩn bị các tài nguyên càng cụ thể, chi tiết, khoa học thì các bước tiếp theo thực hiện sẽ càng dễ dàng và hiệu quả.

Các nội dung yêu cầu nhà tuyển dụng phải thật sự kỹ lưỡng trong khâu chuẩn bị như: thời gian lên kế hoạch tuyển dụng, những yêu cầu đặt ra cho ứng viên, nội dung trong thông báo tuyển dụng… Ngoài ra, một số khía cạnh khác cũng cần sự chuẩn bị như:

• Nội dung giới thiệu doanh nghiệp 

Đây là những thông tin đầu tiên giúp ứng viên biết về doanh nghiệp, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị phần giới thiệu doanh nghiệp một cách hấp dẫn và ngắn gọn bao gồm những thông tin về văn hóa doanh nghiệp, con người, quy tắc làm việc… Đặc biệt để tránh gây mất lòng tin của các ứng viên, nhà tuyển dụng không nên nói những cái không có trong thực tế.

• Xây dựng bản mô tả công việc (JD) 

Trong bản JD nhà tuyển dụng cần đề cập đầy đủ các mục sau: vị trí, chức vụ cần tuyển dụng thuộc phòng ban nào, chế độ lương thưởng ra sao và trách nhiệm của ứng viên trong công việc. Đồng thời, nhà tuyển dụng cũng cần nêu rõ yêu cầu cụ thể về vị trí tuyển dụng, những phẩm chất ứng viên cần có, và cuối cùng là phần kêu gọi ứng tuyển.

• Đặt ra yêu cầu cụ thể 

Một số yêu cầu doanh nghiệp cần để phù hợp với vị trí cần tuyển dụng nên được nêu rõ như bằng cấp, năng lực chuyên môn, thái độ nghề nghiệp, sức khỏe…

Thông báo tuyển dụng

Khi đã có sự chuẩn bị cụ thể rõ ràng về các thông tin cũng như tiêu chí tuyển dụng. Bước tiếp theo, nhà tuyển dụng cần lên kế hoạch thông báo tuyển dụng để tiếp cận được số lượng lớn ứng viên.  

Nhà tuyển dụng nên sử dụng nhiều hình thức tuyển dụng khác nhau như: tìm kiếm từ nội bộ doanh nghiệp, tạo các tin tuyển dụng trên các trang mạng xã hội hoặc phần mềm tuyển dụng. Ngoài ra, còn có thể tham gia ngày hội việc làm, ký kết với các trường đại học để chọn lọc những ứng viên xuất sắc cho doanh nghiệp.

7 bước để có quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Tiếp nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ

Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ nhận được rất nhiều hồ sơ từ các kênh tuyển dụng khác nhau. Tuy nhiên, có rất nhiều hồ sơ gây nhiễu khi nhiều ứng viên “rải” hồ sơ khắp nơi và đợi chờ vào sự may rủi gây không ít khó khăn cho nhà tuyển dụng. Một điều quan trọng cần lưu ý cho các nhà tuyển dụng là không được bỏ sót hay ưu tiên hồ sơ của bất kì ứng viên nào. Doanh nghiệp nên căn cứ vào yêu cầu công việc cùng hồ sơ ứng viên (kinh nghiệm, bằng cấp, trình độ…) để chọn ra một lượng hồ sơ phù hợp vào vòng sau.

Phỏng vấn và kiểm tra trắc nghiệm 

Khi đã sàng lọc được danh sách ứng viên lý tưởng, nhà tuyển dụng tiến hành liên hệ và lên lịch phỏng vấn với các ứng viên được chọn. Tùy vào quy mô cũng như yêu cầu về vị trí, công việc, bộ phận nhân sự sẽ lựa chọn phương thức phỏng vấn phù hợp nhất. Hình thức phỏng vấn online thông qua điện thoại hoặc video đang được nhiều nhà tuyển dụng áp dụng bởi ưu điểm nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện và tiết kiệm được thời gian cho cả đôi bên. Ngoài ra, những bài kiểm tra, trắc nghiệm cũng sẽ giúp các nhà tuyển dụng đánh giá đúng trình độ chuyên môn thực tế của các ứng viên như kiến thức chuyên ngành, kỹ năng ngoại ngữ, kinh nghiệm thực tế… Từ đó, nhà tuyển dụng có thể loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu trước khi bắt đầu phỏng vấn trực tiếp.

Phỏng vấn tuyển chọn

Sau khi phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra trắc nghiệm, nhà tuyển dụng sẽ sàng lọc được chi tiết hơn lượng ứng viên tiềm năng. Sau đó, những ứng viên này sẽ được phỏng vấn bởi những người có kinh nghiệm và chuyên môn cấp cao hơn nhằm đánh giá cụ thể kiến thức, kỹ năng của từng ứng viên. Trong suốt quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên tập trung đào sâu những câu hỏi nhằm đánh giá năng lực kỹ năng, khả năng ứng biến, xử lý tình huống cũng như thái độ, sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc mà doanh nghiệp tìm kiếm. 

Phỏng vấn là một quá trình diễn ra hai chiều. Trong quá trình này, những ứng viên tiềm năng cũng sẽ đánh giá, xem xét mức độ phù hợp của doanh nghiệp đối với mình. Vì vậy, nhà tuyển dụng nên chuẩn bị chi tiết, cụ thể danh sách câu hỏi cùng thái độ lịch sự, tôn trọng ứng viên. Một cuộc phỏng vấn cần có ít nhất 2 vị trí: bộ phận nhân sự và bộ phận kiểm tra trình độ chuyên môn.

Thời gian tập sự thử việc

Sau khi lựa chọn được những ứng viên phù hợp và xuất sắc nhất, các ứng viên sẽ bước vào giai đoạn thử việc. Giai đoạn này sẽ phản ánh rõ chân dung ứng viên, để xem họ có làm việc theo đúng khả năng mà họ thể hiện từ vòng phỏng vấn. Đây chính là cơ sở cuối cùng để giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định tuyển dụng ứng viên.

Giới thiệu nhân sự mới

Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, họ chính thức trở thành nhân viên của doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự cần nhanh chóng tiến hành hoàn tất thủ tục mọi hồ sơ liên quan đến ứng viên đồng thời bàn giao công việc và giới thiệu ứng viên với các nhân viên trong phòng ban đó.

Bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng

Một quy trình tuyển dụng hoàn hảo cần có sự thống nhất chặt chẽ trong các bước, từng bước đều phải chuẩn bị kỹ lưỡng và rõ ràng. Việc đưa ra lựa chọn bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự phải tùy thuộc vào cảm nhận và văn hóa tuyển dụng của doanh nghiệp.

Điểm quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Có thể đối với một số doanh nghiệp, bước quan trọng nhất là tiếp nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ hay phỏng vấn tuyển chọn, bởi sự khởi đầu luôn luôn sở hữu vai trò to lớn. Vì vậy, bước “Chuẩn bị tuyển dụng” và “Thông báo tuyển dụng” được xem là những bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự.

Tầm quan trọng của việc chuẩn bị tuyển dụng hợp lý

Yếu tố nâng tầm quan trọng của bước khởi đầu này chính là nội dung của tin tuyển dụng. Một mẫu content tuyển dụng hay tổng hợp đầy đủ thông tin, mô tả rõ ràng giúp ứng viên có thể hình dung được nhiệm vụ mà họ sẽ đảm nhận chính là yếu tố tiên quyết để họ ứng tuyển vào doanh nghiệp. 

Ảnh hưởng của nội dung thông tin đăng tuyển đến quy trình tuyển dụng

Trong trường hợp nội dung thông tin đăng tuyển không chuyên nghiệp, nhiệm vụ “chung chung”, ứng viên cũng sẽ giới thiệu kinh nghiệm bản thân “chung chung” và kết quả doanh nghiệp nhận được một “núi” hồ sơ để tìm ra danh sách ứng viên phù hợp.

Việc sàng lọc thủ công chắc chắn sẽ tốn rất nhiều thời gian và nhân lực. Ngày nay, doanh nghiệp có xu hướng sử dụng phần mềm để sàng lọc hồ sơ, nhằm giảm bớt thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự. Mỗi bước trong quy trình tuyển dụng đều giữ một vai trò quan trọng riêng, không thể thiếu nhưng cần có sự trọng tâm, đầu tư cẩn thận ngay từ những bước đầu tiên.

HrOnline – Phần mềm tuyển dụng nhân sự hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Quy trình tuyển dụng nhân sự khá phức tạp nên tốn rất nhiều thời gian, công sức, chi phí… Hiểu được điều này, HrOnline mang đến cho doanh nghiệp giải pháp phần mềm tuyển dụng nhân sự hiệu quả. Với tính năng quản lý tuyển dụng, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến khâu tuyển dụng. Một số ưu điểm của phần mềm như: nắm bắt nhu cầu tuyển dụng, cập nhật đầy đủ hồ sơ ứng viên, xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn nhanh chóng và dễ dàng.

HrOnline - Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện

HrOnline tự tin trong việc giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện đánh giá quy trình tuyển dụng nhân sự một cách bài bản và nhanh chóng nhất. Ngoài chức năng tuyển dụng, HrOnline còn tích hợp một số chức năng khác như: quản lý tiền lương, quản lý đào tạo, quản lý tài sản… Hơn 5000 doanh nghiệp đã ứng dụng thành công phần mềm HrOnline trong hoạt động tuyển dụng nhân sự. Hãy liên hệ ngay cho HrOnline để biết thêm thông tin chi tiết và dùng thử miễn phí nhé!