BẬT MÍ CÁC GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG CHUYÊN NGHIỆP

Tuyển dụng đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phát triển đội ngũ nhân sự, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để tuyển dụng hiệu quả, các nhà quản trị cần phải xây dựng các giai đoạn của quá trình phỏng vấn cho doanh nghiệp một cách bài bản, cụ thể, rõ ràng. Nhằm thúc đẩy quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, nhưng vẫn đảm bảo mang lại hiệu quả cao, thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng về cho doanh nghiệp.

Các giai đoạn của quá trình phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp

Quá trình tuyển dụng là gì?

Quá trình tuyển dụng là quá trình mà nhà tuyển dụng thực hiện thao tác sàng lọc và lựa chọn ra những ứng viên tiềm năng phù hợp với vị trí, yêu cầu công việc mà doanh  nghiệp đang thực hiện tìm kiếm. Một quá trình tuyển dụng cơ bản sẽ bao gồm các giai đoạn như: lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn ứng viên, thông báo kết quả…

Tùy thuộc vào từng vị trí, các tiêu chí tuyển dụng và mục đích, tính chất công việc để nhà tuyển dụng có thể tiến hành triển khai những cách viết bài tuyển dụng khác nhau. Nhà quản trị nhân sự cần phải căn cứ vào tình hình thực tế của vị trí doanh nghiệp cần tuyển dụng để linh hoạt cách viết bài tuyển dụng sao cho hiệu quả. Thay vì tất cả các vị trí tuyển dụng đều phải tuân theo một khuôn mẫu cố định, nhà tuyển dụng nên lựa chọn mẫu bài viết tuyển dụng thực sự phù hợp với tính chất của các vị trí công việc. Một vài ví dụ minh họa đơn giản có thể kể đến như: 

• Những công việc mang tính chất “Logic”, cần độ tập trung cao thì bài tuyển dụng phải thể hiện được khí chất “văn phòng”, và yêu cầu ứng viên phải thể hiện được sự nghiêm túc khi tham gia phỏng vấn.
• Những công việc mang tính chất “Sáng tạo”, “đổi mới” như thời trang… thì bài tuyển dụng sẽ thể hiện được sự “đa phong cách”, yêu cầu ứng viên thể hiện được khí chất riêng khi tham gia phỏng vấn.

Nếu bài tuyển dụng thực sự khéo léo, ứng viên sẽ hiểu được dụng ý và có sự chuẩn bị hoàn chỉnh nhất khi đến tham gia phỏng vấn. Thúc đẩy các giai đoạn của quy trình phỏng vấn diễn ra hiệu quả nhất.

Mục đích của quá trình tuyển dụng

Mục đích của quá trình tuyển dụng nhân sự là để đảm bảo nguồn nhân sự tiềm năng cho doanh nghiệp đủ điều kiện đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng. Một đội ngũ nhân viên hiệu quả sẽ góp phần tăng độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Để làm được điều này, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên học việc một cách hiệu quả. Chẳng hạn, để có thể thu về được lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, thì các nhà tuyển dụng cần biết cách tuyển dụng nhân viên kinh doanh hiệu quả, sau khi có những nhân sự kinh doanh tiềm năng thì bước tiếp theo là đào tạo và phát triển họ từ đó họ có thể giúp doanh nghiệp thu về những kết quả xứng đáng.

Các giai đoạn của quá trình phỏng vấn tuyển dụng trong doanh nghiệp

Để thu hút được những ứng viên tiềm năng, đòi hỏi các doanh nghiệp cũng cần phải có một quy trình phỏng vấn tuyển dụng rõ ràng, hiệu quả. Tùy thuộc vào từng vị trí, mục đích mà doanh nghiệp cần thì sẽ có những giai đoạn sau :

• Nắm bắt nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Giai đoạn đầu cũng là giai đoạn quan trọng nhất đối với nhà tuyển dụng. Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp có thể cho ứng viên thấy sự phù hợp của mình bằng cách hiểu rõ được nhu cầu cũng như mong muốn của nhà tuyển dụng.

• Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá

Sau khi nắm bắt được nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, nhà tuyển dụng bắt đầu xây dựng bộ tiêu chí đánh giá. Đây là một giai đoạn quan trọng, nhằm giúp doanh nghiệp có thể sàng lọc được những ứng viên phù hợp với từng vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp. .

• Lựa chọn kênh tuyển dụng 

Doanh nghiệp có thể thu hút ứng viên bằng cách đa dạng hóa các kênh thông tin tuyển dụng. Ví dụ như website chính của công ty, mạng xã hội, diễn đàn hay báo, kênh truyền hình… Nhà tuyển dụng cần lựa chọn phương tiện phù hợp với nhu cầu tuyển dụng. Để đảm bảo truyền tải được tất cả các thông tin tuyển dụng đến được với các ứng viên một cách hoàn chỉnh và chính xác nhất. Doanh nghiệp cũng sẽ cần một chiến lược tìm nguồn cung ứng, cho phép họ chủ động tìm kiếm tài năng thông qua các nguồn trực tuyến khác nhau. 

9 giai đoạn chung của quá trình phỏng vấn tuyển dụng

• Lọc hồ sơ ứng viên chọn ra những ứng viên phù hợp

Đây được xem như bức tranh toàn cảnh về chân dung ứng viên mà doanh nghiệp cần. Doanh nghiệp sẽ cần trả lời một số câu hỏi như: Bạn đang cần tìm một ứng viên như thế nào? Người như thế nào thì đạt được yêu cầu ở vị trí công việc? Làm sao để thu hút được những ứng viên tiềm năng nhất? Nhà tuyển dụng sẽ dựa trên bộ tiêu chí đánh giá cụ thể cho từng vị trí ứng tuyển để tiến hành chọn lọc và tìm ra những hồ sơ ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.

• Sắp xếp lịch phỏng vấn, thời gian, địa điểm và ghi nhận ứng viên tham gia phỏng vấn

Sau khi sàng lọc hồ sơ và lựa chọn ra được những ứng viên phù hợp thì đây là lúc thích hợp cho một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Doanh nghiệp cần lên lịch phỏng vấn, thời gian, địa điểm cụ thể, bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên gửi mail mời phỏng vấn cho ứng viên với một số ghi chú nhỏ như: ứng viên cần chuẩn bị những gì trước khi đến phỏng vấn. Việc làm này không những giúp cho doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn giúp cho ứng viên có trải nghiệm tốt hơn với doanh nghiệp.

• Sắp xếp danh sách ứng viên phù hợp

Sắp xếp thứ tự các ứng viên và thời gian phỏng vấn cho mỗi ứng viên cũng là điều rất quan trọng trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng.  Việc lập kế hoạch, sắp xếp danh sách ứng viên rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp có thể chia các khung thời gian phỏng vấn cụ thể, rõ ràng, phù hợp với từng ứng viên. Hạn chế tối đa rủi ro về trùng lặp thời gian phỏng vấn, gây mất thời gian, đồng thời thiếu tính chuyên nghiệp.

• Lựa chọn hình thức phỏng vấn ứng viên

Bất cứ cuộc phỏng vấn nào cũng cần có hình thức phỏng vấn. Có 2 dạng hình thức phỏng vấn chính là: Gặp mặt trực tiếp và trực tuyến. Tùy thuộc vào các hình thức phỏng vấn khác nhau để cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều có được những sự chuẩn bị tốt nhất về các thiết bị hỗ trợ tham gia phỏng vấn.

• Phỏng vấn ứng viên

Sau khi lựa chọn xong hình thức phỏng vấn phù hợp và thuận tiện đối với cả hai bên. Bước tiếp theo nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ bước và cuộc phỏng vấn chính thức. Phỏng vấn là hình thức trao đổi thông tin giữa hai hay nhiều người mà cụ thể ở đây là giữa ứng viên với một hoặc nhiều nhà tuyển dụng nhằm giúp doanh nghiệp tìm ra những nhân sự tiềm năng.

Quá trình phỏng vấn diễn ra với sự tương tác giữa hai bên. Trong suốt quá trình này, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những câu hỏi nhằm đánh giá khả năng ứng biến, xử lý tình huống cũng như phong cách, sự phù hợp của ứng viên đối với vị trí công việc hay văn hóa của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng cần chủ động hỏi và giải đáp thắc mắc của ứng viên về những vấn đề liên quan đến doanh nghiệp, điều này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn thiện cảm hơn đối với những thông tin chung trên internet.

• Thông báo kết quả phỏng vấn 

Kết thúc buổi phỏng vấn, nếu muốn dành cho ứng viên ấn tượng và sự tích cực khi ra về, nhà tuyển dụng đừng quên dành một cái bắt tay thân mật và nói lời cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian và sự quan tâm đối với buổi phỏng vấn.

Cuối cùng, dù nhà tuyển dụng có đồng ý tuyển dụng ứng viên hay không, hãy luôn nhớ gửi Email thông báo kết quả tuyển dụng cho ứng viên. Hành động này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng và biết ơn đối với ứng viên. Dù ứng viên sau đó có bị “từ chối” thì vẫn giữ được ấn tượng tốt nhất về doanh nghiệp.

Tuyển dụng thông minh với phần mềm HrOnline

HrOnline - phần mềm quản lý nhân sự thông minh không còn là phần mềm quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Với những tính năng và ưu điểm vượt trội, phần mềm tích hợp đầy đủ các chức năng cần có của một quy trình phỏng vấn tuyển dụng.  Thay vì phải chuẩn bị trước các bộ câu hỏi dành cho buổi phỏng vấn bằng phương pháp truyền thống, thông qua tính năng tuyển dụng, HrOnline có thể đảm bảo giúp doanh nghiệp xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn thực sự hiệu quả. 

Xu hướng tuyển dụng thông minh với phần mềm HrOnline

Với tính năng tuyển dụng, phần mềm HrOnline chú trọng xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn dành riêng cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống sẽ kết nối bộ câu hỏi phỏng vấn đến từng vị trí tuyển dụng cụ thể, kết hợp với thang điểm đánh giá rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện đánh giá ứng viên dựa trên bộ câu hỏi đã được xây dựng sẵn. Thông qua HrOnline, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm ra được những ứng viên phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian. Một số ưu điểm thuộc tính năng của phần mềm HrOnline mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua như:

• HrOnline hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu tuyển dụng một cách chi tiết theo từng vị trí công việc
• Xây dựng quy trình tuyển dụng đồng bộ
• Giúp doanh nghiệp thiết kế trang Landing Page tuyển dụng riêng biệt, mang tính chuyên nghiệp cao
• Quản lý chi tiết các thông tin về đợt tuyển dụng, hồ sơ ứng viên
• Cho phép doanh nghiệp cập nhật đầy đủ vị trí ứng tuyển, ngày ứng tuyển và nguồn ứng tuyển hiệu quả
• Dễ dàng tạo lịch hẹn phỏng vấn nhân sự chi tiết theo ngày
• Hệ thống cũng sẽ được thiết lập chế độ hiển thị kết quả kết quả thi tuyển, phỏng vấn một cách chi tiết, rõ ràng, dễ quan sát và theo dõi

Ngoài tính năng tuyển dụng, HrOnline còn tích hợp nhiều tính năng vượt trội khác như: Chấm công - tính lương nhanh chóng, xử lý đơn từ online nhanh chóng, dễ dàng, theo dõi tiến độ - quản lý công việc, dự án một cách hiệu quả nhất… Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline đảm bảo giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa được các giai đoạn của quá trình phỏng vấn tuyển dụng một cách chuyên nghiệp nhất. Hơn 5000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng hiệu quả phần mềm trong quản lý nhân sự, đặc biệt là trong phỏng vấn tuyển dụng. Với những ưu điểm nổi bật nêu trên và những tính năng vượt trội khác của phần mềm, HrOnline xứng đáng là phần mềm tiên phong trong việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự. Liên hệ HrOnline để biết thêm thông tin chi tiết và tư vấn miễn phí nhé!