Những Chỉ Số KPI Quản Lý Kho Không Thể Thiếu Cho Nhà Quản Trị Logistics

Công việc quản lý nhà kho là chuỗi các nhiệm vụ phức tạp, nhân viên thực hiện sẽ luôn phải đối mặt với nhiều thách thức. Vì vậy, nhà quản trị Logistics cần phải đơn giản hóa quy trình quản lý nhà kho theo nhiều cách khác nhau. Trong đó, việc theo dõi các chỉ số KPI được xem là phương thức đánh giá hiệu suất quản lý kho dễ dàng và hiệu quả nhất hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp 9 chỉ số KPI quản lý kho mà mọi nhà quản trị cần quan tâm.

Chỉ số KPI quản lý kho quan trọng trong ngành Logistics

Chỉ số KPI tổng quát (The Big Picture)

KPI trong vận hành nhà kho giúp nhà quản trị logistics theo dõi và phân bổ linh hoạt được các hoạt động kho bãi. Hệ thống chỉ số KPI tổng quát trong quản lý kho sẽ được chia làm 3 phần chính bao gồm: KPI về đánh giá vận hành nội bộ, KPI đối với nhà cung cấp và KPI về khách hàng.

Chỉ số KPI về hàng hóa được tiếp nhận (Receiving KPIs)

Kho số liệu KPI giúp quản lý kho đo lường được hiệu suất tiếp nhận hàng hóa của doanh nghiệp. Bất kỳ vấn đề sai sót nào xảy ra trong giai đoạn tiếp nhận hàng hóa này đều sẽ mang lại ảnh hưởng lớn đến các toàn bộ các quy trình hoạt động tiếp theo. Trong quy trình nhận hàng này, các chỉ số đo lường KPI quản lý kho tương ứng bao gồm:

• Các chi phí tiếp nhận mà kho bãi phải chịu trên mỗi lô hàng hóa
• Năng suất nhận được hàng hóa trên mỗi nhân viên kho cho mỗi giờ làm
• Tỷ lệ phần trăm các biên lai được ghi nhận chính xác với hóa đơn đặt hàng của công ty
• Tỷ lệ phần trăm Dock (tổng số cửa ra vào) được sử dụng
• Thời gian thực hiện quy trình tiếp nhận hàng hóa trên mỗi biên lai.

Chỉ số KPI quản lý kho trong quy trình tiếp nhận hàng hóa

Chỉ số KPI về hàng hóa cất đi (Put-Away KPIs)

Sau khi hàng hóa được tiếp nhận, việc sắp xếp và phân bổ từng mặt hàng tại một địa điểm được chỉ định, thuận tiện cho việc lấy hàng và vận chuyển sẽ được bắt đầu. Để giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các chi nhánh trong doanh nghiệp, quy trình cất giữ cần được đảm bảo vận hành trơn tru và hiệu quả thông qua một số KPI quản lý kho quan trọng như:

• Các chi phí phát sinh trong quá trình cất giữ hàng hóa tồn kho tại mỗi trạm di chuyển.
• Năng suất thực hiện quy trình cất giữ.
• Tỷ lệ phần trăm mức độ chính xác của mặt hàng tại các vị trí được chỉ định.
• Tỷ lệ phần trăm sử dụng nguồn lao động và thiết bị trong quá trình di chuyển.
• Tổng thời gian thực hiện toàn bộ quy trình cất giữ.

Chỉ số KPI về hàng hóa lưu trữ kho (Storage KPIs)

Dù công việc lưu trữ hàng hóa được thực hiện thủ công hay sử dụng hệ thống AS/RS tự động đều luôn cần được theo dõi và đo lường mức độ hiệu quả của quá trình vận hành. Một số chỉ số KPI quản lý kho quan trọng hỗ trợ việc đo lường hiệu quả quy trình lưu trữ có thể kể đến như:

• Các chi phí lưu kho, chi phí vốn, chi phí thiệt hại và chi phí vận chuyển hàng tồn kho trong khoảng thời gian xác định.
• Năng suất lưu trữ hàng tồn kho trên một feet vuông.
• Tỷ lệ phần trăm không gian được chiếm dụng cho việc lưu trữ hàng tồn kho.
• Số vòng quay hàng tồn kho trong một khoảng đơn vị thời gian xác định.
• Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu hàng tháng.

Chỉ số KPI về lấy hàng và đóng gói (Picking and Packing KPIs)

Đa phần các nhà quản trị logistics cho rằng quy trình chọn lựa và đóng gói hàng hóa là một trong những quy trình tốn kém và khó khăn nhất, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian vận hành, tỷ lệ hoàn trả đơn hàng và mức độ hài lòng của khách hàng đến sản phẩm. Với chỉ số KPI quản lý kho trong quy trình này cần lưu ý một số yếu tố như:

• Các chi phí phát sinh trong quá trình nhận và đóng gói mỗi dòng sản phẩm cho một đơn hàng.
• Số lượng sản phẩm được lựa chọn trong một giờ.
• Tỷ lệ chính xác của mặt hàng được chọn và đem đóng gói
• Tỷ lệ sử dụng lao động và thiết bị điện tử trong việc lựa chọn và đóng gói hàng hóa.
• Tổng thời gian thực hiện lựa chọn và đóng gói cho mỗi một đơn hàng.

Chỉ số KPI về quy trình lựa chọn và đóng gói hàng hóa

Chỉ số KPI về phân phối hàng hóa (Distribution KPIs)

Khi vai trò và trách nhiệm quản lý kho ngày càng được coi trọng cùng với sự tăng trưởng của chuỗi cung ứng, chỉ số KPI quản lý kho về phân phối hàng hóa sẽ tạo thêm áp lực lên nhân viên quản lý logistics. Các chỉ số KPI liên quan đến phân phối sẽ tập trung về các vấn đề như:

• Thời gian trung bình cho một đơn đặt hàng được thực hiện đến tay khách hàng.
• Tỷ lệ đặt hàng thành công từ khách hàng tiêu dùng.
• Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng từ nhà cung cấp.

Chỉ số KPI về vấn đề thu hồi hàng hóa (Reverse Logistics KPIs)

Chỉ số KPI quản lý kho về thu hồi hàng hóa là những chỉ số xoay quanh các sản phẩm hàng hóa có khả năng tái chế hoặc bị đổi trả từ khách hàng tiêu dùng. Tỷ lệ hàng đổi trả là yếu tố duy nhất ảnh hưởng đến chỉ số KPI về vấn đề thu hồi này. Nhà quản trị logistics có thể dễ dàng chẩn đoán chính xác được nguyên nhân khiến chi phí lưu kho tăng, hay lý do khách hàng không hài lòng đối với lô hàng hóa nếu các tỷ lệ này được phân chia theo lý do hoàn trả của sản phẩm.

Chỉ số KPI về độ chính xác của hàng hóa tồn kho (Inventory Accuracy)

Chỉ số KPI quản lý kho về độ chính xác mức độ tồn đọng của hàng hóa là chỉ số quan trọng đối với kho hàng. Nếu thực hiện việc theo dõi hàng hóa chỉ dựa trên Excel hay các bước quản lý thủ công thì độ chính xác sẽ không cao, chi phí quản lý kho có thể bị tăng cao và nếu nghiêm trọng sẽ ảnh hưởng xấu đến mức độ hài lòng của khách hàng đến sản phẩm của doanh nghiệp.

Chỉ số KPI về các thiết bị sử dụng trong quản lý nhà kho (Equipment KPIs)

Thiết bị làm việc trong quản lý mang một giá trị kinh tế nhất định cho doanh nghiệp, vì vậy chúng cũng cần được theo dõi tình hình hoạt động để có thể kịp thời bảo trì và kéo dài thời gian sử dụng. Chỉ số KPI quản lý kho về các thiết bị sử dụng được tính dựa trên tỷ lệ thời gian sử dụng kể từ lần bảo trì gần nhất với thời gian trung bình giữa các lần bảo trì của thiết bị đó.

Chỉ số KPI về các thiết bị sử dụng trong quản lý nhà kho

Trong công việc quản lý kho bãi của doanh nghiệp, người quản trị logistics không chỉ quản lý kho mà còn phải quản lý nhân viên làm việc tại các khâu khác nhau trong quy trình quản lý kho hàng. Phần mềm HrOnline luôn tự hào là lựa chọn số một của hơn 2000 doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, với hàng chục tính năng hỗ trợ khác nhau. Phần mềm được lập trình và phát triển như một hệ thống quản lý nhân sự thông minh, giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát đánh giá KPI cuối năm cho từng ngành hàng riêng biệt. Hơn thế nữa, HrOnline hỗ trợ được trên mọi thiết bị di động có kết nối Internet, giúp người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi với độ bảo mật tuyệt đối, phù hợp cho công tác đánh giá KPI nhân viên kinh doanh. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản trị nhân sự hiệu quả này, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ với HrOnline chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí qua đường dây nóng 0988 849 119.