Quy Trình Thiết Lập KPI Quản Lý Dự Án

KPI là một thuật ngữ thông dụng dùng để chỉ các tiêu chuẩn đánh giá tính hiệu quả của công việc được nhân viên thực hiện. Khi tiến hành quản lý dự án cũng cần phải liệt kê các mục tiêu rõ ràng. Ngoài việc giám sát từ các khâu nhập nguyên vật liệu khấu thành nên sản phẩm, dịch vụ đến quá trình hoàn thiện và đưa thành phẩm ra thị trường, doanh nghiệp cũng cần nắm bắt được kết quả và phát triển hiệu quả việc ứng dụng các sản phẩm, dịch vụ này đến khách hàng. Vì vậy, càng xác định rõ KPI quản lý dự án thì tỷ lệ doanh nghiệp đạt được kết quả thành công càng cao. Đâu là quy trình thiết lập KPI quản lý dự án hiệu quả? Hãy để bài viết dưới đây giải đáp cho bạn nhé.

Quy trình thiết lập KPI quản lý dự án

Đặc tính của KPI quản lý dự án

Để có được một KPI hiệu quả không đơn thuần phải có độ chính xác, tính đo lường, mà còn phải có khả năng thực hiện, mức độ kết nối mục tiêu chung của doanh nghiệp và thời gian hoàn thành. Các chỉ số KPI cần được thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Sau đây là một số đặt tính riêng biệt của KPI quản lý dự án:

• KPI quản lý dự án có tính thống nhất và gắn liền với các mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra
• KPI quản lý dự án thường được quyết định bởi các cấp quản lý của doanh nghiệp
• Các chỉ số KPI quản lý dự án được thiết kế và trình bày tối giản, dễ hiểu
• Có thể thiết kế chỉ tiêu KPI quản lý dự án chuyên biệt cho từng vị trí nhân viên thực hiện nhất định
• Thông qua các chỉ số KPI quản lý dự án, giá trị công việc của từng nhân viên đạt được và kết quả kỳ vọng mà doanh nghiệp hướng tới được cân bằng
• KPI quản lý dự án không luôn chính xác trong mọi trường hợp, doanh nghiệp nên kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh định kỳ.

Cách xác định chỉ số KPI quản lý dự án

Để thiết kế được hệ thống các chỉ tiêu đánh giá KPI quản lý dự án hiệu quả, người thực hiện cần đảm bảo không chỉ các tiêu chí đánh giá ấy phù hợp với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp mà còn đạt được các tiêu chí sau:

Ngắn gọn, rõ ràng khi mô tả mục tiêu

Không nên mô tả dàn trải trong từng chỉ tiêu, điều này chắc chắn làm người đọc khó có thể nắm bắt rõ ràng nội dụng cụ thể của các chỉ tiêu KPI quản lý dự án, hoặc có thể gây hiểu nhầm theo nhiều ý khác nhau.

Không dùng những thuật ngữ hay từ viết tắt

Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có những thuật ngữ và chữ viết tắt chuyên môn khác nhau, cũng như trong công ty sẽ có nhiều phòng ban khác nhau vậy. Nếu xây dựng các chỉ tiêu KPI quản lý dự án chứa quá nhiều thuật ngữ và từ viết tắt, điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình nắm bắt và thực hiện đánh giá, ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án. Vì vậy, người thiết kế nên sử dụng ngôn ngữ thông dụng nhất để diễn đạt KPI quản lý dự án, tránh những hiểu nhầm về từ vựng chuyên môn.

Đảm bảo các chỉ tiêu đáp ứng tiêu chí SMART

Một bộ chỉ tiêu KPI quản lý dự án hiệu quả cần đáp ứng đủ các tiêu chí SMART, cụ thể bao gồm:

• Specific: Xây dựng cụ thể hóa các chỉ tiêu, tránh gây hiểu nhầm trong quá trình thực hiện.
• Measurable: Thiết lập các phương thức đánh giá, đo lượng mức độ hoàn thành công việc.
• Achievable: Các chỉ tiêu cần được thiết lập có tính thách thức, khuyến khích các nhân viên trong nhóm thực hiện dự án bứt phá, đổi mới và sáng tạo hơn.
• Realistic: Các chỉ tiêu KPI phải mang tính khả thi, toàn bộ nhân viên trong nhóm thực hiện dự án đều có thể hoàn thành được.
• Time-bond: Các chỉ tiêu cần có thời gian cụ thể để hoàn thành.

KPI quản lý dự án cần đáp ứng các tiêu chí SMART

Đảm bảo kiểm soát được các mục tiêu đánh giá

Nếu người thiết kế không đánh giá và tập trung vào các mục tiêu quan trọng mà doanh nghiệp đã đề ra cho dự án, các chỉ KPI quản lý dự án sẽ không mang tính khách quan và đem lại hiệu quả không thực tế. Điều này làm cho toàn bộ dự án không thể hoàn thành.

Đảm bảo toàn bộ đội ngũ nhân sự trong dự án đồng ý với các chỉ tiêu đánh giá được thiết lập

Khi nhận được sự hỗ trợ và chấp thuận từ bộ phận quản lý dự án và các thành viên tham gia trong nhóm kế hoạch, các tiêu chí KPI quản lý dự án sẽ nhanh chóng được hoàn thiện và mang tính hiệu quả thực tiễn hơn.

Quy trình thiết lập KPI quản lý dự án

Để xây dựng được một hệ thống chỉ số KPI quản lý dự án cần bao gồm các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức đội ngũ tham gia dự án

Tùy thuộc vào từng bộ phận và lĩnh vực hoạt động, nhà quản lý cần xây dựng hệ thống KPI quản lý dự án linh hoạt trong từng bước thực hiện, từ việc lựa chọn chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm đến các nhân viên phù hợp trong công ty để thực hiện. Điều này đảm bảo việc các chỉ tiêu KPI được đưa ra và ứng dụng phát huy tính hiệu quả cao.

Bước 2: Thống nhất định hướng và xây dựng bản đồ chiến lược

Các chỉ số đánh giá KPI quản lý dự án được thiết lập cần được định hướng cụ thể và thực tế với bối cảnh thực thiện nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với mục tiêu chiến lược chung của công ty. Từ đó phân tích chi tiết các mục tiêu quản lý thiết yếu cho từng bộ phận, phòng ban thực hiện dự án.

Bước 3: Thiết lập hệ thống KPI công ty và phân bổ cho từng bộ phận

Một hệ thống chỉ số KPI quản lý dự án không thể thiếu các chức năng và nhiệm vụ cần thiết phải làm của từng phòng ban, bộ phần và cá nhân trong dự án. Việc mô tả rõ ràng công việc của từng bộ phận, cá nhân gắn liền với trách nhiệm từng chức danh sẽ giúp chỉ số KPI được xây dựng chất lượng và sát sao hơn.

Bước 4: Xây dựng KPI phân bổ cho các vị trí

Không chỉ các chỉ số KPI bộ phận mà cả KPI cá nhân thành viên tham gia nhóm thực hiện dự án cũng cần phải phù hợp với chức năng được phân bổ. Nên xây dựng từng chỉ số đánh giá KPI cụ thể, phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm thực hiện và đảm bảo bộ chỉ số KPI ấy phải đúng theo các yêu cầu trong tiêu chí SMART.

Bước 5: Viết quy chế đánh giá hiệu suất công việc

Ở từng chỉ số KPI quản lý dự án cần có khung điểm riêng biệt dựa trên thời gian hoàn thành và hiệu quả làm việc của các thành viên trong team. Điều này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát mức độ thành công của dự án mà công ty thực hiện.

Quy trình xây dựng KPI quản lý dự án hiệu quả

Được phát triển và vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, phần mềm HrOnline là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc xây dựng hệ thống đánh giá cho từng bộ phận, mục tiêu riêng biệt của doanh nghiệp, như hệ thống chỉ số KPI quản lý dự án, hệ thống KPI quản lý kho hay bảng biểu đánh giá KPI nhân viên kinh doanh... Bên cạnh đó, phần mềm được thiết kế phù hợp để sử dụng trên website cũng như trên các ứng dụng di động, điều này giúp HrOnline hỗ trợ các thành viên trong nhóm thực hiện dự án dễ dàng bám sát được mục tiêu công việc theo thời gian thực. Với việc áp dụng nhiều công cụ quản lý KPI hiện đại, HrOnline cung cấp thông tin, lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu cũng như lịch sử đánh giá kết quả công việc của từng nhân viên, bộ phận tham gia thực hiện dự án một cách chính xác và minh bạch. Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm, hãy liên hệ ngay với chúng tôi thông qua hotline 0988 849 119 để được tư vấn miễn phí nhé.