Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự
Sự đổi mới phương pháp làm việc nhờ vào phần mềm quản lý nhân sự chính là đơn giản hóa tất cả các thủ tục nhập và lưu trữ dữ liệu, song song đó phần mềm nhân sự còn hỗ trợ cho các quy trình vận hành của doanh nghiệp, mang đến những tác động tích cực đến nhiều phòng ban khác nhau trong công ty. Đến với bài viết này, HrOnline sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự cho quý doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự
Những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý nhân sự
Giao diện hiện đại và tối giản, chạy trên đa dạng nền tảng
Hiện nay phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế với giao diện rất hiện đại, mang đến nhiều trải nghiệm thoải mái và tiện ích cho người dùng. Được đánh giá là giao diện “phẳng hóa” thiết kế, nó tối ưu hóa được khả năng truy xuất thông tin và hiển thị tốt hơn khi ứng dụng đa nhiệm. Các theme của dashboard cũng được cung cấp nhiều loại cho người dùng, có thể thay đổi tùy biến các thông số hiển thị theo sở thích.
Công nghệ lập trình tiên tiến
Đa số phần mềm quản lý nhân sự được lập trình dựa theo công nghệ .NET và ngôn ngữ lập trình được sử dụng là #C cùng với hệ quản trị dữ liệu SQL Server. Tất cả các công nghệ trên đều được phát triển bởi tập đoàn công nghệ lớn nhất thế giới Microsoft. Với việc sử dụng nhiều công nghệ lập trình như vậy giúp cho phần mềm nhân sự đáp ứng được với công việc, xử lý lượng Data khổng lồ từ các doanh nghiệp lớn.
Những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý nhân sự
Quá trình xử lý công việc mượt mà
Trong một doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận khác nhau và đồng thời cũng có rất nhiều nhân viên cùng sử dụng. Phần mềm nhân sự đồng bộ hóa các dữ liệu giúp cho việc xử lý công việc ở trong các bộ phận, các quy trình cập nhật thông tin hay vấn đề khai thác dữ liệu tránh được nhiều sai sót.
Phần mềm quản lý nhân sự cũng cung cấp dịch vụ cực hiệu quả cho ngành du lịch, khách sạn. Phần mềm quản lý nhân sự khách sạn có thể tạo và quản lý nhiều khách sạn cùng lúc, đặc biệt hơn vẫn có thể tính toán doanh thu, lợi nhuận riêng cho từng khách sạn hoặc tổng hợp lại.
Bảo mật chắc chắn
Rất nhiều phần mềm nhân sự ngày nay cho phép phân quyền theo nhóm người dùng trong vấn đề sử dụng phần mềm. Các tính năng thêm mới, sửa, xóa, duyệt hay in tài liệu,... cũng được giới hạn người dùng, điều đó giúp cho việc bảo mật dữ liệu được tốt nhất. Và hơn thế nữa phần mềm ghi lại toàn bộ thao tác quá trình sửa đổi của người dùng. Và nó được tích hợp công nghệ WCF tối ưu hóa được vấn đề bảo mật dữ liệu thông tin cho các Tập đoàn lớn, Tổng công ty hay những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh,... Các chi nhánh hay phòng ban cần truy cập phần mềm sẽ không cần sử dụng VPN hay WAN để bảo mật thông tin nữa.
Hướng dẫn 7 bước đơn giản để sử dụng phần mềm
Hướng dẫn 7 bước đơn giản để sử dụng phần mềm
Bước 1: Cài đặt phần mềm
Cài đặt phần mềm sẽ được chính công ty hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự. Tuy nhiên với những bản phần mềm online thì người dùng cần tải phần mềm về máy, đăng nhập bằng tài khoản được cấp và có thể sử dụng ngay.
Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu cần lưu trữ và quy trình hoạt động của phần mềm
Phần mềm nhân sự cung cấp khả năng tích hợp tất cả các dữ liệu được lưu trữ và chia sẻ trên một hệ thống đồng bộ, cách thức xử lý và các định dạng dữ liệu. Ví dụ khi tất cả các nhân viên cập nhật thông tin cá nhân thì bảng tổng thông tin sẽ được báo về quản trị viên của doanh nghiệp, nhân viên vừa có thể sửa chữa khi cần, và quản trị viên cũng có thể rà soát lại sự chính xác của nó không cần nhiều bước giấy tờ rườm rà.
Bước 3: Phân quyền kiểm soát thông tin
Phần mềm nhân sự cho phép doanh nghiệp phần quyền truy cập dữ liệu đến những bộ phận, phòng ban trong tổ chức. Tất cả các dữ liệu và thông tin sẽ luôn được cập nhật ngay lập tức, chính xác hơn bao giờ hết và quá trình xử lý nhanh gọn lẹ ngay trên hệ thống không cần phải sử dụng cách truyền thống truyền từ người này sang người khác rắc rối.
Bước 4: Khả năng phân luồng công việc (workflow) được khai thác của phần mềm
Luồng công việc chính là thứ tự theo các quy trình, tác vụ, sự kiện hoặc sự tương tác đã làm nên quy trình để công việc được thực hiện. Trong quy trình có thể có nhiều phòng ban, cá nhân tham gia. Quá trình được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ công việc trong luồng công việc. Trong khi xử lý quá trình đó, các dữ liệu và thông tin hay các nhiệm vụ được truyền từng nhân viên để tuân thủ theo một quy tắc đồng nhất với nhau.
Đặc biệt phần mềm nhân sự được cung cấp khả năng workflow, có thể tự động hóa toàn bộ quy trình nhờ vào khả năng truyền thông tin từ máy người dùng này đến vị trí máy người dùng khác trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Trước đây các giao dịch phải được kiểm duyệt từ nhiều người, thì hiện nay chỉ cần sử dụng phần mềm nhân sự thì có thể xử lý công việc một cách hiệu quả và năng suất hơn.
Bước 5: Tích hợp hệ thống máy chủ của nhà cung cấp với khách hàng
Với việc tích hợp hệ thống máy chủ với khách hàng thì nhà cung cấp sẽ giúp cho họ truy cập và có thể cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Hơn thế nữa có khá nhiều phần mềm nhân sự tốt nhất hiện nay cho phép tổ chức bên ngoài doanh nghiệp liên kết với nhau và vẫn duy trì được các biện pháp bảo mật thông tin và dữ liệu cao.
Bước 6: Công cụ phân tích của phần mềm nhân sự được ứng dụng
Trong việc sử dụng các công cụ trong việc phân tích giúp cho doanh nghiệp xác định được mục tiêu công việc dựa vào hệ thống giao dịch sẵn có. Ngoài ra công cụ phân tích còn hỗ trợ báo cáo trạng thái thực tế của doanh nghiệp về tình hình thực tế để có thể thực hiện các mục tiêu đã được đề ra. Bởi vì phần mềm được hoạt động là một mô hình dữ liệu, vì thế báo cáo có thể thực hiện dễ dàng hơn, hiệu quả hơn và có kết quả kịp thời.
Bước 7: Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động của phần mềm
Cần phải tái thiết kế quy trình làm việc trong kinh doanh để có thể thích ứng với sự xuất hiện của phần mềm nhân sự. Sử dụng hoàn toàn quy trình cũ và cách xử lý công việc truyền thống áp dụng vào việc sử dụng hệ thống quản lý mới là một sai lầm mà nhiều doanh nghiệp đang mắc phải. Thông thường các quy trình hoạt động cũ được thiết kế trước khi áp dụng vào hệ thống phần mềm nhân sự và sẽ không thuận lợi cho việc ứng dụng vào phần mềm quản lý.
Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự được thiết lập công nghệ tốt và cho phép người dùng thiết kế các quy trình xung quanh nhu cầu thực tế, đáp ứng đầy đủ và tốt nhất nhu cầu của các doanh nghiệp và từ đó tối ưu hóa quá trình vận hành hệ thống. Như vậy chỉ với 7 bước ở trên mà HrOnline đã hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự một cách chính xác và mang lại hiệu quả cao.
Xem thêm :
>> phần mềm quản lý nhân sự lotus pro

5 BÍ QUYẾT GIÚP NHÀ TUYỂN DỤNG THU HÚT ỨNG VIÊN TIỀM NĂNG
Trong thị trường lao động cạnh tranh như hiện nay, việc thu hút ứng viên tiềm năng là một thách thức lớn đối với các nhà tuyển dụng.

5 BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU NHÀ TUYỂN DỤNG THÀNH CÔNG
Ở bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc lý do tại sao phải xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng, những yếu tố ảnh hưởng và đưa ra các bước để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng thành công.

CÁCH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ
Đánh giá hiệu suất nhân viên là một quy trình quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp đo lường và ghi nhận những đóng góp của nhân viên đối với công ty. Việc này không chỉ nhằm tôn vinh những thành tích và giá trị mà nhân viên mang lại, mà còn tạo ra cơ hội để cải thiện hiệu suất làm việc và thúc đẩy sự phát triển cá nhân trong tương lai.

AI VÀ TỰ ĐỘNG HÓA TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ: CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC
Trong kỷ nguyên số, AI và tự động hóa đang dần trở thành những công cụ không thể thiếu trong mọi lĩnh vực, bao gồm cả quản lý nhân sự. Liệu những công nghệ này có đơn thuần là những trợ lý đắc lực, hay sẽ là những nhà quản lý nhân sự thực thụ trong tương lai?

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ BURNOUT: 10 CHIẾN LƯỢC DÀNH CHO CÁC NHÀ QUẢN LÝ
Tình trạng burnout đang trở thành một đại dịch thầm lặng trong các doanh nghiệp. Nhân viên cảm thấy quá tải, kiệt quệ, mất động lực và thậm chí còn trầm cảm. Những dấu hiệu này không chỉ xuất hiện ở những công việc căng thẳng mà còn lan rộng ra nhiều lĩnh vực khác nhau.

QUẢN LÝ THẾ HỆ GEN Z: 16 CHIẾN LƯỢC THU HÚT VÀ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI TRẺ
Để quản lý thế hệ Gen Z, các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ các đặc điểm riêng của họ, từ đó triển khai những chiến lược phù hợp nhằm thu hút và giữ chân những tài năng trẻ này

8 LỢI ÍCH CỦA VIỆC TỰ ĐỘNG HÓA TÍNH LƯƠNG NHÂN VIÊN
Theo một khảo sát gần đây, các chủ doanh nghiệp nhỏ cho rằng xử lý bảng lương là một trong những hoạt động HR tốn thời gian nhất. Nhiều người cho biết họ mất trung bình khoảng năm giờ mỗi kỳ trả lương để tính toán thuế, nộp thông tin và phân bổ quỹ. Thậm chí, có những người phải dành khoảng 21 ngày mỗi năm cho những công việc này.

CÁC HÌNH THỨC CHẤM CÔNG PHỔ BIẾN - ĐÂU LÀ GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP?
Chấm công, một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự, đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, các doanh nghiệp hiện nay có nhiều lựa chọn về hình thức chấm công, từ phương pháp truyền thống đến các giải pháp hiện đại và tự động hóa.