Tìm Hiểu Cách Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý KPI Hiệu Quả

Hiện nay, KPI là chỉ số không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp. Thông qua KPI, nhà quản lý có thể dễ dàng đo lường, đánh giá mức độ phát triển của công ty và hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác nhất. Vì vậy, việc hiểu rõ và kiểm soát cách thức hoạt động của hệ thống quản lý KPI là điều tất yếu của mỗi nhà quản trị doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng một hệ thống quản lý KPI cho doanh nghiệp hiệu quả? Hãy cùng HrOnline khám phá các thông tin thông qua bài viết dưới đây nhé!

Tìm hiểu cách xây dựng hệ thống quản lý KPI hiệu quả

Hệ thống quản lý KPI là gì? 

Hệ thống quản lý KPI cung cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp các tính năng như thiết lập, quản lý, trực quan hóa các dữ liệu KPI đảm bảo cho doanh nghiệp, tổ chức thực thi đúng định hướng mục tiêu chiến lược đã đề ra. Hệ thống giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá hiệu quả các chỉ tiêu của công ty, bộ phận hay cá nhân. Và phần kết quả đánh giá KPI cá nhân của mỗi nhân viên sẽ được sử dụng trong quản lý nhân sự.

Vai trò của việc xây dựng hệ thống quản lý KPI đối với doanh nghiệp

Vai trò của việc xây dựng hệ thống quản lý KPI đối với doanh nghiệp

Đo lường được mục tiêu hoạt động

Các chỉ số KPI hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đo lường, đánh giá các chỉ tiêu đã đề ra. Từ đó, nhà quản trị sẽ biết được mình đang gặp vấn đề ở giai đoạn nào và có phương pháp điều chỉnh để hoàn thành mục tiêu nhanh hơn.

Giúp nhân viên nắm bắt được thông tin quan trọng

KPI xây dựng nên một bức tranh tổng quan về hiệu suất tổng thể tại một doanh nghiệp. Nếu nhân viên có thể nắm bắt được các thông tin quan trọng sẽ có thể tạo nguồn động lực để có thể nỗ lực hơn để đánh bại đối thủ cạnh tranh nếu đứng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

Tạo môi trường học hỏi 

Khi có vấn đề không lợi về các chỉ số KPI, mọi người sẽ có cơ hội để trò chuyện với các cá nhân hoặc bộ phận cụ thể có liên quan tới KPI. Tạo cơ hội để nhà quản trị có thể giảng giải truyền đạt cho các nhân viên của mình về các cách làm các việc khác nhau, từ đó giúp các công việc đó sẽ được thực hiện hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu đề ra.

Tạo nguồn động lực cho nhân viên

Nhân viên có năng lực và làm việc có hiệu quả hay không đều được phản ánh trong các chỉ số KPI. Nhà quản trị có thể dựa vào kết quả KPI để tuyên dương và dành những phần thưởng có giá trị cho các cá nhân hoàn thành xuất sắc.

Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Các chỉ số KPI khuyến khích tinh thần trách nhiệm đối với công việc không chỉ đối với nhân viên, bộ phận mà còn đối với nhà quản lý. Cũng vì điều đó mà hầu như các doanh nghiệp hiện nay điều đang triển khai và xây dựng một hệ thống quản lý KPI vô cũng chặt chẽ.

Các bước để xây dựng hệ thống quản lý KPI hiệu quả

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình xây dựng hệ thống quản lý KPI khác nhau tùy thuộc vào mục đích của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn sẽ có một quy chuẩn chung trong quá trình xây dựng hệ thống KPI, cũng như các yếu tố để xây KPI mà nhà quản lý có thể tham khảo.

Các bước để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

1. Xác định chủ thể phụ trách xây dựng KPI 

Chủ thể thường là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban…là người có chuyên môn cao, nắm rõ được các mục tiêu, nhiệm vụ của dự án hay doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phải thật sự hiểu rõ về bản chất của KPI trong kinh doanh. Và để đảm bảo được sự hiệu quả và tính thống nhất cần phải nhận được sự góp ý từ các bộ phận và các cá nhân liên quan.

Bước này sẽ xác định rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn có sự hạn chế đó là sự thiếu tính khách quan trong việc xây dựng hệ thống quản lý KPI, có thể KPI được đưa ra chưa phù hợp hoặc quá thấp thì hầu hết sẽ cần được xét duyệt lại bởi Ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

2. Xác định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Mỗi vị trí trong phòng ban, bộ phận sẽ có những chức năng và nhiệm vụ riêng. Do đó, khi xây dựng hệ thống KPI cần xác định rõ nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, bộ phận, dự án hay cá nhân. 

3. Xác định rõ vị trí, nhiệm vụ của từng chức danh

Cần phải mô tả chi tiết, rõ ràng và chính xác về công việc của từng các nhân tương ứng với vị trí đảm nhận. Là yếu tố quan trọng để nhà quản trị có thể dựa vào để xây dựng nên hệ thống quản lý KPI bám sát nhất. Và các bộ phận, cá nhân có nhiệm vụ cần phải thực hiện đúng các trách nhiệm của mình để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

4. Xác định chỉ số hiệu suất của KPI

Chỉ số KPI của bộ phận: Sẽ được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ đảm nhiệm của từng nhóm, bộ phận.

Chỉ số KPI cá nhân: Được xây dựng dựa trên chi tiết mô tả công việc của cá nhân. Và các KPIs cần phải đáp ứng các tiêu chí theo nguyên tắc SMART.

Xây dựng các kỳ đánh giá theo tháng/quý/năm với từng chỉ tiêu cụ thể.

5. Xác định thang điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số KPI sẽ có thang điểm khác nhau và phụ thuộc vào tính hiệu quả và mức độ hoàn thành công việc. Việc chia nhiều mức độ điểm tương ứng với các chỉ số KPI khác nhau giúp việc đánh giá hiệu quả công việc trở nên khách quan hơn. 

6. Đo lường, tổng kết và điều chỉnh

Dựa vào các thang điểm kể trên, nhà quản lý sẽ có nhiệm vụ tổng kết lại thang điểm mà nhân viên đạt được. Cũng như đưa ra các nhận xét, kết luận và có kế hoạch điểu chỉnh KPI cho phù hợp hơn.

Bí quyết xây dựng hệ thống quản lý KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý KPI là việc vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý KPI cho doanh nghiệp của mình. Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong thời đại chuyển đổi số, HrOnline mang đến giải pháp phần mềm xây dựng KPI cho nhân viên hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và quản lý hệ thống KPI để doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Phần mềm quản lý đánh giá nhân viên HrOnline

HrOnline - Phần mềm quản lý đánh giá nhân viên với các tính năng nổi bật:

Với HrOnline, nhà quản trị được phép thiết lập các tiêu chí đánh giá KPI tại doanh nghiệp theo ý muốn của mình. Ngoài ra, có thể dễ dàng tạo các thông tin liên quan tới các tiêu chí đánh giá và thiết lập hệ số đánh giá KPI.

Hệ thống cho phép nhà quản trị xây dựng các kế hoạch đánh giá KPI tại doanh nghiệp theo ý muốn của mình. Cập nhật thông tin chi tiết các đối tượng, phòng ban và các tiêu chí đánh giá. Ngoài ra, hiển thị thông tin chi tiết về thời gian và tiến độ hoàn thành kế hoạch đánh giá.

Từng nhân viên sẽ được chấm điểm trung bình và xếp loại kết quả đánh giá theo từng tiêu chí. Và kết quả đánh giá của từng nhân viên sẽ được cập nhật và báo cáo một cách trực quan từ đó đánh giá chính xác năng lực của nhân viên.

Thông qua bài viết trên, HrOnline hy vọng cung cấp được những thông tin hữu ích về cách xây dựng cũng như tầm quan trọng của hệ thống quản lý KPI đối với mỗi doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn dựa giải pháp phù hợp để có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Mọi thông tin thắc mắc về phần mềm quản lý đánh giá nhân viên xin hãy liên hệ ngay qua hotline 0988 849 119 để nhận được tư vấn chi tiết hơn.

Xem thêm: Công cụ quản lý KPI