Chỉ số KPI được đánh giá là cách tính chính xác nhất để đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ xây dựng các chỉ số KPI theo nhiều cấp độ khác nhau để vừa điều chỉnh chỉ tiêu phù hợp mục tiêu, vừa làm thước đo tiến độ và kết quả của công việc của nhân viên. Tuy nhiên, để xây dựng được các chỉ số KPI và áp dụng thành công vào quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần phải nắm bắt và hiểu rõ về tính chất đặc thù của KPI. Vậy KPI là gì? Và làm thế nào để xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên một cách hiệu quả? Hãy cùng HrOnline tìm hiểu kỹ hơn trong phần dưới đây nhé!

Xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên một cách hiệu quả

KPI là gì? 

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng… khác nhau, phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng đối tượng. 

Định nghĩa về KPI

KPI được xây dựng nhằm cải thiện hiệu suất, nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Tùy vào từng loại mục tiêu, từng phòng ban mà doanh nghiệp sẽ xây dựng các mục tiêu KPI khác nhau. Ví dụ: Nếu mục tiêu của doanh nghiệp là tăng trưởng doanh thu, thì các chỉ số KPI sẽ được xây dựng dựa trên các tiêu chí như: số lượng sản phẩm bán ra thị trường, tỷ lệ lãi suất so với các tháng trước, doanh thu… Hoặc nếu doanh nghiệp muốn đo lường hiệu quả của phòng nhân sự, thì chỉ số KPI sẽ được đánh giá dựa trên hiệu quả tuyển dụng, chất lượng đào tạo hoặc năng suất của nguồn nhân lực… 

Xây dựng chỉ số đánh giá KPI cho nhân viên

Các bước xây dựng chỉ số KPI 

Bước 1: Xác định bộ phận/ người xây dựng KPI

Để xây dựng các tiêu chí đánh giá nhân viên một cách hiệu quả thì trước hết, doanh nghiệp cần xác định được người hoặc bộ phận đứng ra xây dựng các chỉ số KPI cho nhân viên. Hiểu một cách đơn giản, người/bộ phận xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên sẽ là những người đưa ra các tiêu chí và thang đo đánh giá rõ ràng, đảm bảo được tính thực tế và phù hợp với chỉ tiêu của doanh nghiệp cùng với năng lực của nhân viên. Thông thường, các nhà quản trị sẽ xây dựng chỉ số KPI dựa theo nguyên tắc SMART, mục tiêu bám sát thực tế, có tính thực thi và mỗi nhân viên có thể hoàn thành tốt các chỉ số KPI đã được đề ra. 

Có hai phương pháp để xây dựng các chỉ số đánh giá KPI. Thứ nhất, các phòng ban sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho đơn vị của mình. Đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ các quy tắc và diễn ra đúng với kế hoạch đã đề ra. Thứ hai là bộ phận nhân sự, các nhà quản trị sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng ban đó. Khác với phương pháp một, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học và minh bạch. Tuy nhiên, các chỉ số KPI đưa ra có thể không thực tế đối với tình hình hoạt động của phòng ban đó. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá và chỉnh sửa của bộ phận/ phòng ban liên quan. 

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là phải đảm bảo được tính liên kết với những mục tiêu cụ thể của mỗi phòng ban. Như đã nói ở trên, các chỉ số KPI phải được xây dựng dựa theo nguyên tắc SMART để đảm bảo được tính logic, phù hợp với mục tiêu chung, đồng thời, phải có những phương án đo lường, nghiệm thu công khai. Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đáp ứng được nguyên tắc SMART, nó không những gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị nói chung. 

Ngoài ra, các doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng, các chỉ số KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPI chung của phòng ban. Ngay cả những vai trò có vẻ như không đóng góp nhiều cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp cũng cần có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp. 

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi xây dựng KPI cho các phòng ban và từng cá nhân của bộ phận. Các nhà quản trị tiến hành triển khai đặt mục tiêu KPI cho hiệu suất công việc của nhân viên. Sau một khoảng chu kỳ từ một đến ba tháng, hoặc với những mục tiêu dài hạn từ sáu tháng đến một năm, nhà quản trị sẽ căn cứ vào kết quả, hiệu suất nhân viên đạt được và lên kế hoạch đánh giá tổng thể năng suất làm việc của nhân viên và mức độ hoàn thành KPI được giao. Nhìn chung, mức độ hoàn thành KPI đều có thể sẽ được chia theo thang điểm từ 2 đến 5 điểm, càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn. 

Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Bước 4: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và chế độ lương thưởng

Với mỗi chỉ tiêu KPI được hoàn thành, nhà quản trị cần có những mức lương, thưởng phù hợp, xứng đáng với kết quả của nhân viên. Đây không chỉ là việc làm giúp động viên tinh thần của nhân viên, mà còn là cơ sở để nhà quản trị đánh giá được năng lực thực tế của nhân viên. Thông qua đó, có những định hướng về lâu dài để phát triển tài năng của nhân viên, nhằm mục đích giúp ích cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Chỉ số KPI là một chỉ số luôn thay đổi linh hoạt, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc cũng như năng lực làm việc của cá nhân, phòng ban. Chẳng hạn như, nhà quản trị đề xuất KPI của bộ phận kinh doanh cần được hoàn thành trong 3 tháng. Tuy nhiên, chỉ sau 2 tháng, bộ phận kinh doanh đã vượt chỉ tiêu mà cấp lãnh đạo đề ra. Trong trường hợp này, nhà quản trị cần tăng chỉ số KPI lên để giúp nhân viên có động lực phấn đấu hơn.

Để xây dựng các chỉ số KPI cho nhân viên, nhiều nhà quản trị đã phải dành rất nhiều thời gian để phân tích và xác định KPI phù hợp với mỗi cá nhân và phòng ban trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, ngày nay có nhiều doanh nghiệp đã nhờ tới sự hỗ trợ của các phần mềm quản trị nhân sự nhằm đem đến những giải pháp tối ưu và nhanh chóng hơn trong quá trình xây dựng các chỉ số KPI cho nhân viên. Với sự phát triển không ngừng nghỉ của các nền tảng công nghệ hiện đại, các giải pháp phần mềm đã dần trở thành những giải pháp “cứu cánh” cho các doanh nghiệp trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Xây dựng các chỉ số KPI dễ dàng hơn với phần mềm HrOnline

Xu hướng chuyển đổi số luôn không ngừng phát triển kéo theo đó là sự ra đời của rất nhiều nền tảng công nghệ hiện đại. Vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự nhằm tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý nói chung cũng như xây dựng các chỉ tiêu đánh giá KPI nhanh chóng, chính xác nói riêng. Nổi bật trong đó là nền tảng quản lý nhân sự toàn diện HrOnline với tính năng “Đánh giá KPI, ASK, 360” hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong công tác quản lý đánh giá nhân viên từ xây dựng các bước đánh giá KPI cho đến báo cáo kết quả một cách nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho các cấp quản trị. Một số ưu điểm của tính năng này có thể kể đến như:

Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá

HrOnline cho phép doanh nghiệp có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa các tiêu chí đánh giá một cách linh hoạt. Bên cạnh đó, phần mềm cho phép tạo thông tin liên quan đến các nhóm đánh giá và hệ số đánh giá, cập nhật những ghi chú liên quan đến nội dung đánh giá nhân sự. 

Lên kế hoạch đánh giá

HrOnline hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng kế hoạch đánh giá bằng nhiều hình thức khác nhau như tự đánh giá, đánh giá chéo theo các tiêu chí đã được liệt kê trước. Phần mềm  cũng giúp hiển thị trạng thái liên quan đến các kế hoạch đánh giá gồm tạo mới, đã duyệt hoặc đang chờ duyệt. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể cập nhật chi tiết số lượng đối tượng, số người và số tiêu chí đánh giá bất cứ lúc nào. Thời gian và tiến độ của kế hoạch cũng hiển thị một cách chi tiết, rõ ràng, cho phép cả nhà quản trị và nhân viên nắm bắt, theo dõi được quy trình đánh giá. 

Xây dựng chỉ số KPI dễ dàng hơn với phần mềm HrOnline

Tạo phiếu đánh giá chi tiết và linh hoạt

Với tính năng tạo mới phiếu đánh giá với các thông tin như mã phiếu, kỳ đánh giá, số đối tượng, tiến độ đánh giá… giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, năng lực làm việc của nhân viên, xem xét nhân sự đã hoàn thành đủ KPI theo mục tiêu đã đề ra. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng chấm điểm trung bình và xếp loại kết quả đánh giá nhân viên theo từng tiêu chí. 

Bên cạnh tính năng đánh giá KPI, HrOnline còn tích hợp nhiều tính năng ưu việt, tự tin là nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giải quyết được các vấn đề nhân sự còn tồn đọng của doanh nghiệp, tiến hành chuyển đổi số toàn bộ quá trình quản trị nhân sự. HrOnline đã được hơn 5000 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau tin dùng, tự hào là phần mềm quản lý nhân sự số 1 thị trường hiện nay. Liên hệ với HrOnline ngay hôm nay để sở hữu ngay giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng chỉ số kpi cho nhân viên hiệu quả và chuyên nghiệp nhất!