Các Bước Xây Dựng Quy Trình Quản Lý KPI Cơ Bản

Hiện nay, chỉ số KPI không còn quá xa lạ trong các doanh nghiệp. Quản lý KPI cho thấy rõ mức độ hoàn thành mục tiêu đặt ra trong công việc, hiệu suất làm việc của nhân viên công ty. Việc thực hiện quy trình quản lý KPI giúp doanh nghiệp xây dựng nên một hệ thống làm việc hiện đại, công bằng và có quy tắc rõ ràng, minh bạch, đảm bảo phù hợp với tính hình hình, chức năng, mục tiêu và chiến lược của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, HrOnline sẽ cùng bạn khám phá các bước xây dựng quy trình quản lý KPI cơ bản.

Quy trình quản lý KPI cơ bản

Các thành phần thường có trong KPI

Các doanh nghiệp có nguồn nhân lực dồi dào luôn mong muốn đội ngũ nhân sự của mình làm việc thật năng suất để đem lại hiệu quả cao nhất có thể. Nhưng đôi khi vẫn tồn tại một số cá nhân làm việc qua loa, không hết mình dù rằng khả năng làm việc của họ tốt hơn thế rất nhiều. Vì vậy, việc việc xây dựng quy trình quản lý KPI cho doanh nghiệp sẽ tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc nghiêm túc và hăng hái hơn. Việc này góp phần đem lại sự thành công cho doanh nghiệp và làm cho doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.

Một quy trình quản lý KPI hoàn chỉnh sẽ bao gồm những thông tin như:

• Tên mục tiêu KPI đề ra
• Trọng số của KPI
• Chỉ tiêu cần thực hiện
• Tần suất và thời gian thực hiện đo lường
• Các công cụ, cách thức thực hiện, nguồn chứng minh kết quả thực hiện
• Người phụ trách xây dựng và thực hiện

Các thành phần trong quy trình quản lý KPI

Nguyên tắc xây dựng quy trình quản lý KPI khả thi

Việc xây dựng hệ thống quản lý KPI cần phải thực hiện đúng theo các nguyên tắc mô hình SMART, cụ thể như sau:

• Tính cụ thể, rõ ràng (Specific): Các chỉ số KPI khi xây dựng cần phải giải thích rõ ba khía cạnh gồm ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường. Chỉ số KPI càng rõ ràng sẽ giúp nhân viên dễ dàng nắm được công việc mà họ phải làm và hướng thực hiện sao cho đạt được hiệu quả công việc như yêu cầu.
• Tính đo lường được (Measurable): Đối với các chỉ tiêu KPI, cần phải có khả năng đo lường được kết quả thực hiện công việc. Từ đó việc đánh giá sẽ trở nên chính xác và khách quan.
• Tính khả thi (Achievable): Có rất nhiều chỉ số KPI đo lường được nhưng lại không khả thi. Điều này sẽ tạo nên tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc cho đội ngũ nhân viên khi họ cảm thấy khó đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết sức.
• Tính thực tế (Realistics): Mục tiêu để quyết định chiến lược kinh doanh cần phải được thực tế hóa. Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện nhân viên so với nguồn lực công ty thông qua đơn vị thời gian, nhân sự, tiền bạc…
• Tính thời hạn (Timebound): Việc đưa ra thời gian chính xác sẽ tạo ra động lực thúc đẩy các nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong thời gian hạn định, đồng thời giảm sức ì của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.

Nguyên tắc SMART trong xây dựng quy trình quản lý KPI

Hiện nay, ngoài nguyên tắc SMART bên trên, đã có thêm một số quan điểm phát triển thành SMARTER bao gồm:

• Tính liên kết (Engagement): Người thiết lập quy trình quản lý KPI cần phải liên kết lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của các chủ đề khác. Vì nếu không có chế độ này, việc triển khai KPI sẽ khó có đạt hiệu quả cao.
• Tính tương thích (Relevant): Chỉ tiêu KPI có hữu ích đối với bộ phận này nhưng với bộ phận khác lại bị thờ ơ. Vì vậy, các chỉ tiêu KPI phải đáp ứng độ thích đáng và công bằng với tất cả các bộ phận.

Các bước xây dựng quy trình quản lý KPI hiệu quả

Để xây dựng quy trình quản lý KPI hiệu quả, phù hợp cho các hoạt động của doanh nghiệp cần đi qua 7 bước cơ bản, cụ thể như sau:

1. Xác định được chủ thể xây dựng KPI

Người xây dựng quy trình quản lý KPI cần là người có chuyên môn cao, nắm rõ được tổng quan về thị trường, chiến lược, mục tiêu, nhiệm vụ và năng lực của từng bộ phận doanh nghiệp trong dự án. Thường thì chủ thể xây dựng quy trình này sẽ là trưởng bộ phận/phòng/ban. Đôi khi việc xây dựng quy trình quản lý KPI cũng sẽ do cấp quản lý thấp hơn đảm nhận trong trường hợp phòng ban/ bộ phận đó quá lớn.

Mặc dù các chỉ số KPI mà các bộ phận tự xây dựng có tính khả thi cao, nhưng cũng có sự thiếu khách quan nhất định nếu người xây dựng quy trình đặt mục tiêu quá thấp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Do vậy, quy trình quản lý KPI sau khi được phát thảo cần xét duyệt lại bởi Ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

2. Xây dựng các tiêu chí trọng điểm, câu hỏi hiệu suất (KQP) cho từng mục tiêu chiến lược

Việc xây dựng các câu hỏi hiệu suất nhằm thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường một cách ngắn gọn và súc tích nhất, đảm bảo tính chính xác và liên kết với mục tiêu kinh doanh, chiến lược hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp nhà lãnh đạo hiểu rõ người đảm nhận xây dựng quy trình quản lý cần gì, từ đó đưa ra quyết định có nên cho phép họ tiếp tục thực hiện với các chỉ tiêu đánh giá KPI đó không.

3. Xác định các phạm vi kết quả chính (KRA) ở từng bộ phận, phòng ban

Mỗi phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có chức năng và nhiệm vụ đặc trưng. Do đó, người xây dựng quy trình quản lý KPI cần nắm rõ và chi tiết về công việc của từng bộ phận, đảm bảo kết quả đạt được gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của bộ phận đó trong dự án.

4. Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi vị trí, chức danh nhân sự

Khi xây dựng quy trình quản lý KPI, người phụ trách phải xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mỗi vị trí nhân viên. Phần mô tả này cần liệt kê cụ thể các công việc, nhiệm vụ mà nhân viên cần phải thực hiện, bám sát theo đúng tính chất công việc mà nhân viên đó, làm cơ sở để thiết lập hệ thống chỉ số KPI phù hợp.

5. Xác định các chỉ số đánh giá, thang đo lường hiệu suất KPI

Dựa vào chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, nhân viên, chủ thể thiết lập quy trình quản lý KPI phải xây dựng bao quát được các chỉ số đại diện của các bộ phận trong doanh nghiệp.

• Đối với chỉ số của bộ phận, chủ thể phụ trách xây dựng các chỉ số chung và đặc trưng cho bộ phận đó, từ đó làm cơ sở để xây dựng chỉ số KPI cho từng vị trí chức danh nhân viên.
• Đối với hệ thống, chỉ số đánh giá, đo lường hiệu suất của từng vị trí chức danh cần xây dựng dựa trên trách nhiệm chính của từng vị trí và các chỉ số của bộ phận trong doanh nghiệp

6. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Chỉ số KPI được xây dựng nhằm dẫn dắt doanh nghiệp đạt được các mục tiêu và chiến lược kinh doanh đã đề ra. Do đó,việc xây dựng quy trình quản lý KPI cũng như mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được trong khoảng thời gian cụ thể là rất quan trọng. Mức độ hoàn thành chỉ số KPI của bộ phận hay nhân viên được quy đổi thành thang điểm 2-5, càng có nhiều điểm tương đương với mức độ đánh giá càng cao. 

7. Liên kết kết quả đánh giá KPI với lương - thưởng của nhân viên

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng cần xác định một mức thưởng, đãi ngộ cụ thể và phù hợp. Điều này sẽ tạo động lực cho nhân viên có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn và đạt được năng suất cao nhất có thể trong quá trình hoàn thành dự án.

Các bước xây dựng quy trình quản lý KPI

Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh và lĩnh vực hoạt động mà các doanh nghiệp linh hoạt thực hiện các bước xây dựng quy trình quản lý KPI nhằm đạt đến mục tiêu quản lý chung của công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự. Ngoài ra, bên cạnh việc thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong công ty, phần mềm xây dựng KPI sẽ giúp nhà quản trị triển khai chiến lược lãnh đạo phù hợp, các mục tiêu thành chương trình hành động cụ thể hơn, phát huy tính hiệu quả cao.

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline là giải pháp số một để hỗ trợ cho các nhà quản trị nói riêng và doanh nghiệp Việt Nam nói chung xử lý các khó khăn về công tác xây dựng môi trường làm việc cùng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và hỗ trợ các công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên ưu tú trong công ty. Với các module đánh giá nhân sự như: xây dựng bộ tiêu chí đánh giá, kế hoạch đánh giá, kết quả đánh giá, nhà quản lý đã có thể đánh giá năng lực nhân viên mình một cách chính xác, công bằng nhất. Nếu bạn cần biết thêm thông tin về phần mềm tối ưu này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0988 849 119 để được tư vấn cụ thể.