Tầm Quan Trọng Của Quản Lý KPI Trong Doanh Nghiệp

Như các nhà lãnh đạo đều biết, sự ổn định và kết quả kinh doanh sẽ định đoạt sự phát triển và thành công vượt bậc của doanh nghiệp. Chỉ số KPI được xem là công cụ, là cơ sở để nhà quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của các phòng bàn, nhân viên và những quyết định, hành động khuyến khích phù hợp cho từng đối tượng. Và nếu việc quản lý KPI được thực hiện hiệu quả, đội ngũ nhân viên của công ty có thể gặt hái được các mục tiêu mong muốn một cách bền vững.

Tầm quan trọng của quản lý KPI trong doanh nghiệp

Quản lý KPI là gì?

Chỉ số KPI (là từ viết tắt của Key Performance Indicator) còn được biết đến là tỷ lệ thực hiện hoặc chỉ số kinh doanh, là kết quả giá trị của hệ thống đánh giá định lượng của một doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu ở cấp độ mà doanh nghiệp đó đề ra. Những trưởng bộ phận sẽ đề ra các chỉ tiêu KPI cho một dự án và sử dụng nó để đánh giá tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên như thế nào một cách chính xác. Từ đó, nhà quản lý có thể xác định và thiết lập một hệ thống KPI thiết thực, có định hướng rõ ràng, tích hợp với chiến lược riêng của doanh nghiệp.

Các loại quản lý KPI

Chỉ số là một giá trị có thể đo lường hiệu suất đạt được mục tiêu của tổ chức, công ty. Tùy thuộc vào mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp, nhà lãnh đạo có thể đề ra và thực hiện theo nhiều cách quản lý KPI khác nhau. Hiện nay có 5 loại hình quản lý KPI chính, đó là:

Các loại hình quản lý KPI phổ biến

Quản lý KPI kinh doanh

Quản lý KPI kinh doanh nhằm hỗ trợ đo lường kết quả thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi chi tiết các chỉ số kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó phân bổ thực hiện giữa từng quy trình kinh doanh quan trọng, xác định các lĩnh vực đang tăng trưởng chậm. Một số mục phổ biến trong quản lý KPI kinh doanh có thể kể đến như: tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, tỷ lệ tăng  tỷ lệ mua lại thị phần tương đối, tỷ lệ chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần...

Quản lý KPI tài chính

Quản lý KPI tài chính là hoạt động giám sát những chỉ số tài chính, tình hình hoạt động, phân tích phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu cho tổ chức. Loại hình quản lý này thường được đảm nhận bởi lãnh đạo bộ phận tài chính của doanh nghiệp. Mục quản lý trong KPI tài chính bao gồm: doanh thu định kỳ hàng tháng (MRR), biên độ lợi nhuận, dòng tiền hoạt động (OCF), vốn lưu động, tỉ lệ hiện tại, biến động ngân sách...

Quản lý KPI bán hàng

Hình thức quản lý KPI bán hàng là quản lý các giá trị dùng để đo lường khả năng đạt được mục tiêu và mục đích chính từ số liệu bán hàng, được sử dụng bởi đội ngũ nhân sự bán hàng. Quản lý KPI bán hàng giúp cho người quản lý theo dõi kết quả và mức độ tăng trưởng doanh thu hàng tháng, từ đó đánh giá chất lượng vận hành của cả quy trình bán hàng và kinh doanh tổng thể. Một mục quản lý KPI bán hàng phổ biến như: chỉ số bán hàng hàng tháng, tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng, chi phí mỗi lần mua hàng, tỷ lệ chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL), giá trị tuổi thọ của khách hàng (LVT)...

Quản lý KPI tiếp thị

Quản lý KPI tiếp thị giúp đội ngũ nhân viên tiếp thị dễ dàng theo dõi khả năng thành công trên các kênh tiếp thị của họ. Loại hình này cho nhân viên tiếp thị cái nhìn tổng quan về số liệu tiếp thị nhanh chóng, từ đó xem thực trạng và vấn đề khó khăn cần được giải quyết trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới. Một số ví dụ về mục chỉ tiêu trong quản lý KPI tiếp thị: số lượt truy cập website, chi phí mỗi lần mua, điều kiện tiếp thị (MQL), điểm quảng cáo, tỷ lệ chuyển đổi...

Quản lý KPI tiến độ dự án

Quản lý KPI tiến độ dự án thường được sử dụng bởi các nhà quản lý nhằm theo dõi tiến độ hoàn thành, phần trăm đạt được các mục tiêu đề ra ban đầu. Thông qua các số liệu dự án, doanh nghiệp có thể xác định được tỷ lệ thành công của dự án, khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng. Các mục chi tiêu trong quản lý KPI tiến độ dự án bao gồm: giá trị theo kế hoạch (PV), chi phí thực tế (AC), giá trị thu được (EV), biến động chi phí (CV), sự khác biệt lịch biểu (SV)...

Vai trò của quản lý KPI

Ngoài việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và theo dõi tiến độ hoạt động của công ty, KPI là một chỉ số vô cùng quan trọng, hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp. 

Vai trò của quản lý KPI trong doanh nghiệp

Đo lường mục tiêu

Quản lý KPI được xem là một phương pháp khoa học đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu của công ty. Thông qua KPI, người lãnh đạo dễ dàng nắm bắt được tiến triển, nguyên nhân phát sinh và đưa ra quyết định điều chỉnh thích hợp, kịp thời để đạt được mục tiêu đã đề ra trước đó. Đây được cho là lý do quan trọng nhất lý giải lý do tại sao quản lý KPI nên được sử dụng trong quản lý doanh nghiệp.

Tạo môi trường học hỏi cho nhân viên

Thông qua các mục tiêu sử dụng KPI, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường học hỏi, trau dồi kinh nghiệm giữa các nhân viên tại nơi làm việc. Khi nhà quản trị nhận thấy những điểm không thuận lợi trên KPI, họ có thể nói chuyện với các cá nhân hay nhóm nhân viên cụ thể liên quan đến công việc, cùng phân tích các thiết lập mục tiêu có thực tế để đáp ứng hay không, cần thiết sửa đổi vấn đề gì, từ đó đưa ra hướng thực hiện tốt hơn.

Là nơi tiếp nhận các thông tin quan trọng

Việc quản lý KPI có thể phác thảo bức tranh tổng quan về hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh ngày nay. Thông qua quản lý KPI, thông tin được cung cấp có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đánh giá sự tiến bộ nội bộ vận hành và điều chỉnh hệ thống nhằm hướng đến kết quả mục tiêu. Và những thông tin này đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của công ty.

Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm

Về cơ bản, quản lý KPIs có thể giúp người quản lý thấy được kết quả thống kê lợi nhuận của dự án và hướng thực hiện đem lại kết quả tốt hơn. Vì nếu không có sự quản lý chặt chẽ và thông minh, khi chỉ số KPIs được thông báo nội bộ, người quản lý dễ gặp phải những rủi ro từ các quyết định không chính xác về nhân viên cũng như kết quả quá trình đánh giá. Bên cạnh đó, chỉ số KPIs sẽ khuyến khích tinh thần trách nhiệm trong công việc cho cả đội ngũ nhân viên và người quản lý chiến lược. 

Tạo động lực làm việc

Để nâng cao hiệu suất làm việc và văn hóa công ty, sự hài lòng và động lực của nhân viên trong công việc là yếu tố vô cùng quan trọng. Khi được nhận các báo cáo đánh giá của KPI tích cực, nhân viên thường sẽ cảm thấy có thêm động lực và tập trung vào việc đạt được các mục tiêu KPI đề ra. Hơn thế nữa, việc có thể sử dụng kết quả thống kê giữa vai trò của nhà lãnh đạo với hiệu suất làm việc của nhóm trong công ty để theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, thảo luận để tìm kiếm, cung cấp thông tin phản hồi là cơ sở làm tăng thêm sự hài lòng trong công việc.

Công cụ hỗ trợ đắc lực của doanh nghiệp trong việc quản lý KPI hiệu quả

Phần mềm HrOnline là công cụ hỗ trợ quản lý KPI hiệu quả

KPI là một phần quan trọng trong doanh nghiệp hiện nay, chính vì thế đã có rất nhiều phần mềm  - công cụ hỗ trợ quản lý KPI cho doanh nghiệp. Vậy Phần mềm KPI là gì và nó mang lại cho doanh nghiệp những gì?

Một cái tên khá nổi gần đây trên thị trường phần mềm chính là HrOnline. Không chỉ sở hữu nhiều tính năng quản lý công việc, quản lý nhân sự vượt trội, HrOnline còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các tiêu chí quản lý, đánh giá KPI chính xác. 

Phần mềm cho phép nhà quản trị thực hiện các thao tác chỉnh sửa, thêm bớt dữ liệu, tạo lập các ghi chú hoặc những thông tin có liên quan đến vấn đề chỉ số KPI một cách dễ dàng. Hệ thống phần mềm HrOnline hiển thị rõ ràng trạng thái của kế hoạch đánh giá, số lượng nhân viên, danh sách các chi tiêu đánh giá KPI cũng như thời gian, tiến độ hoàn thành công việc. 

Từ việc cập nhật chi tiết các dữ liệu này, HrOnline tự động tổng hợp, phân tích và đánh giá từng nhân viên, phòng ban dựa trên các tiêu chí đã đặt ra thông qua tính năng báo cáo thông minh.

Hiện nay, phần mềm HrOnline đang được xem là giải pháp quản lý nhân lực hot nhất trong thị trường công nghệ 4.0, đạt được sự tín nhiệm của hơn 2000 doanh nghiệp Việt Nam. 

Ngoài ra, vì được xây dựng dựa trên nền tảng điện toán đám mây, phần mềm HrOnline có thể triển khai và sử dụng trên mọi thiết bị với giao diện trực quan mà chi phí sử dụng phải chăng, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp hoạt động tại thị trường Việt Nam.

Chỉ số KPI được sử dụng như là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đạt được mục tiêu tăng trưởng. Việc quản lý KPI cho phép người lãnh đạo nắm rõ các con số thực tế, từ đó thiết lập và điều chỉnh hệ thống tiêu chí phù hợp và tốt hơn, đảm bảo tổ chức, công ty đạt được các mục tiêu của họ đã đề ra. Mong rằng những kiến thức về quản lý KPI mà bài viết vừa chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết về chỉ số quan trọng này. Từ đó xác định được hướng đi dễ dàng để nắm bắt và kiểm soát tiến độ công việc, hiệu suất thực thi nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình quản lý, vận hành doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản lý KPI sản xuất