TẠI SAO PHẦN MỀM CHẤM CÔNG CÁ NHÂN LẠI HIỆU QUẢ?

Chấm công là nhiệm vụ cần thiết và quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời đại công nghiệp phát triển hiện nay. Chấm công giúp cho doanh nghiệp hay bộ phận hành chính nhân sự, bộ phận kế toán nắm rõ số ngày, giờ làm việc của nhân viên. Từ đó có thể thực hiện các chính sách quản lý, trả lương hay thưởng, phạt thích đáng cho nhân sự. Với tầm quan trọng cũng như nhu cầu cao thì hiện nay các hình thức quản lý chấm công một ngày nhiều, trong số đó phần mềm chấm công cá nhân là một phần mềm được các doanh nghiệp tin dùng. Với nhiều công dụng tối ưu, vượt trội, phần mềm chấm công cá nhân mang lại không ít lợi ích cho doanh nghiệp. Vậy phần mềm này là gì? Cùng HrOnline khám phá qua bài dưới đây nhé!

Tại sao phần mềm chấm công cá nhân lại hiệu quả

Phần mềm chấm công cá nhân là gì?

Phần mềm chấm công cá nhân là phần mềm kết nối trực tiếp với các thiết bị chấm công như thiết bị chấm công thẻ từ, thẻ cảm ứng, chấm công nhận diện khuôn mặt, chấm công vân tay… để quản lý dữ liệu chấm công một cách dễ dàng và tiện lợi hơn. Phần mềm chấm công có thể sử dụng đa dạng trên các thiết bị laptop, máy tính bàn và điện thoại.

Không những tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và chính xác, phần mềm còn có thể lưu trữ dữ liệu thông tin chấm công của mỗi nhân viên một cách chính xác, chi tiết và thông báo kết quả trực tiếp đến nhân viên. Đặc biệt, phần mềm chấm công còn tích hợp với phần mềm tính lương giúp việc quản lý trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.

Phần mềm chấm công cá nhân là gì

Ưu điểm của phần mềm chấm công cá nhân

Tiết kiệm thời gian

Phần mềm này giúp nhân viên chấm công một cách nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian chờ đợi. Với tốc độ chấm công nhanh thông qua Internet thì doanh nghiệp có quy mô lớn cỡ nào cũng dễ dàng chấm công. Không giống như các hình thức chấm công truyền thống rất tốn kém thời gian ghi chép và chờ đợi để được chấm công. 

Thông tin dữ liệu cập nhật chính xác, hiệu quả

Như đã nói ở trên, thì phần mềm được kết nối trực tiếp với các thiết bị chấm công để thu thập thông tin. Tính năng cập nhật dữ liệu tự động hóa, không có sự can thiệp của con người nên đảm bảo được tính chính xác cao. Không xảy ra tình trạng gian lận, sửa chữa dữ liệu tự ý của nhân sự. 

Tự động thông báo về tình hình chấm công cho phòng nhân sự cũng như nhân viên

Với tính năng thông minh, phần mềm sẽ thông báo cho quản lý về tình trạng đi muộn hay ra về sớm của nhân viên. Qua đó, doanh nghiệp có thể có những biện pháp xử phạt và cải thiện để tình trạng này không còn nữa.Ngoài ra, phần mềm còn có thể thông báo nhắc nhở nhân viên đến giờ đi làm để không bị trễ giờ, tránh trường hợp bị khiển trách. 

Tự động thông báo về tình hình chấm công cho phòng nhân sự cũng như nhân viên

Báo cáo xuất ra giữ chuẩn hình ảnh, số liệu chính xác

Dù là chấm công truyền thống, chấm công trên máy chấm công hay phần mềm chấm công online miễn phí thì việc giữ cho số liệu được chính xác và đầy đủ là vô cùng quan trọng.Với phần mềm chấm công cá nhân được cải tiến, số liệu xuất ra vẫn giữ nguyên bản, phòng nhân sự không phải đau đầu với những con số. Doanh nghiệp được yên tâm trong việc quản lý nhân sự của mình.

Nhược điểm của phần mềm chấm công cá nhân

Bên cạnh các ưu điểm vượt bật thì phần mềm cũng có một vài nhược điểm mà doanh nghiệp nên chú ý. Cùng điểm qua các điểm còn hạn chế của phần mềm này:

Chi phí khá lớn

Vì có nhiều tính năng hiện đại và thông minh nên phần mềm đòi hỏi chi phí khá lớn để triển khai, cùng với đó là thời gian bỏ ra cho việc lắp đặt, chạy thử… Việc đào tạo nhân viên cũng tốn khá nhiều thời gian và chi phí. Vì thế, đối với các doanh nghiệp, công ty có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều thì nên cân nhắc trước khi sử dụng phần mềm này. 

Sự thích ứng của nhân viên chưa cao

Đa phần nhân viên đã quen với việc chấm công truyền thống nên việc sử dụng phần mềm còn khá bỡ ngỡ trong giai đoạn đầu tiên sử dụng phần mềm. Doanh nghiệp cần dành thời gian để đào tạo cũng như hướng dẫn chi tiết, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với phần mềm.

Cần có kết nối internet

Để sử dụng được phần mềm đòi hỏi thiết bị được cài đặt phần mềm cần đảm bảo có kết nối mạng ở mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, đối với những người dùng thường xuyên phải di chuyển nhiều, việc này cũng tốn rất nhiều chi phí.

Cần có kết nối internet

Phần mềm chấm công GPS của HrOnline

HrOnline là phần mềm thuộc công ty Giải Pháp Công Nghệ Phần Mềm Softone, một trong các công ty phần mềm được tin dùng hiện nay. HrOnline tích hợp 28 chức năng, giúp nhân viên chấm công dễ dàng trên thiết bị di động, đồng thời được thiết lập trên cả hai hệ điều hành IOS, Android. Vì vậy, người dùng sẽ cảm thấy tiện lợi hơn khi sử dụng phần mềm chấm công cho IOS và Android. Ngoài ra, với chức năng chấm công GPS, nhân viên chỉ có thể thực hiện công tác chấm công khi nằm trong vị trí đã được thiết lập sẵn. Vì vậy, việc nhân viên gian lận, chấm công hộ là rất khó xảy ra. 

Với chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp nhiều chi nhánh, tổ chức có số lượng nhân sự lớn thì hình thức chấm công GPS là rất phù hợp. Doanh nghiệp có thể khởi tạo theo ý mình về số lượng điểm chấm công và cấu hình phân quyền cho từng nhân viên nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác cao. Cùng tìm hiểu một vài chức năng ưu việt của HrOnline mà các phương pháp chấm công truyền thống chưa làm được:

Quản lý chi tiết lịch sử chấm công

• Ghi nhận thời gian ra, vào của nhân viên.
• Xác định vị trí, địa điểm chấm công của nhân viên.
• Thông tin về nhân sự chấm công.
• Đảm bảo chấm công đầy đủ và minh bạch.
• Cho phép tìm kiếm nhanh chóng thông tin đã chấm công của nhân viên.

Tổng hợp nhanh chóng

• Hiển thị bảng công chi tiết và tổng hợp công của nhân viên trong hệ thống HrOnline 
• Cập nhật thời gian làm việc, loại công, giờ vào, giờ ra.
• Cập nhật thông tin số ngày làm việc, số giờ làm việc, thời gian đi trễ, về sớm.
• Cho phép lọc dữ liệu liên quan đến từng nhân viên, phòng ban.
• Hạn chế tối đa đơn từ bằng giấy.

Thiết lập ca dễ dàng, thuận tiện

• Tạo mới và thiết lập ca tùy vào loại hình kinh doanh.
• Tạo ca theo chu kỳ: ngày, tuần, tháng…
• Dễ dàng phân ca, chỉnh sửa ca cho phù hợp.
• Cập nhật chi tiết lịch làm việc cho nhân sự sau khi phân ca.

Xếp lịch theo ngày thuận tiện cho nhân viên

• Xếp lịch theo ngày, đặc thù cho doanh nghiệp F&B.
• Cho phép quản lý dễ dàng phân việc cho nhân viên theo các tùy chọn về thời gian.
• Một nhân sự có thể đảm nhận nhiều vị trí công việc miễn là không trùng giờ làm việc đã nộp.
• Có nhiều ca làm việc để nhân viên có thể dễ dàng chọn.
• Nhân viên có thể xoay ca ngay trên hệ thống.

Phần mềm chấm công GPS của HrOnline

HrOnline không chỉ cho phép chấm công bằng GPS mà còn có thể chấm công bằng việc chụp ảnh khuôn mặt. Phần mềm đáp ứng đầy đủ, linh hoạt và thay đổi liên tục nhằm phục vụ việc chấm công của doanh nghiệp được hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Liên hệ ngay HrOnline để được tư vấn và dùng thử miễn phí nhé!