Chấm công là phương pháp giúp chủ doanh nghiệp hay người sử dụng lao động cùng với các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm bắt được số ngày, số giờ làm của mỗi nhân viên. Sự phát triển vượt bậc của các nền tảng công nghệ kỹ thuật số đã tạo nên những tác động không hề nhỏ đến việc chấm công nói riêng và hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp nói chung. Trong đó, sử dụng phần mềm chấm công bằng vân tay là phương thức chấm công phổ biến, được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên, hiện nay, phần mềm chấm công bằng vân tay đã không còn đủ hiệu quả để đáp ứng nhu cầu cần được phát triển của các doanh nghiệp trên thị trường. Cùng HrOnline khám phá thêm nhiều giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các bài toán liên quan đến chấm công - tính lương hiệu quả trong bài viết dưới đây!

Phần mềm chấm công bằng vân tay có thực sự hiệu quả?

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công được hiểu đơn giản là thiết bị dùng để ghi nhận thời gian vào ca, ra ca của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Việc ghi nhận và lưu trữ thông tin nhân viên một cách chính xác sẽ hoàn toàn đem lại hiệu quả cao hơn so với các phương pháp truyền thông. Máy chấm công được triển khai hầu hết trong mọi doanh nghiệp, giúp nhà quản trị quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách minh bạch, khách quan.

Máy chấm công vân tay là gì?

Máy chấm công vân tay là một dạng thiết bị sử dụng công nghệ nhận dạng vân tay giúp nhân viên chấm công hoàn toàn bằng vân tay riêng của mình, tránh trường hợp gian lận, chấm công hộ. Trong mỗi máy chấm công, vân tay của từng nhân viên sẽ được lưu trữ, cài đặt sẵn khi chính thức vào làm ở doanh nghiệp. Vì vậy, khi chấm công bằng vân tay, máy chấm công sẽ dễ dàng nhận dạng được thông tin cũng như thời gian làm việc của từng nhân viên riêng biệt giúp nhà quản trị theo dõi chi tiết, hiệu quả.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm chấm công bằng vân tay

• Mỗi nhân viên khi chính thức vào làm ở doanh nghiệp sẽ đều được bộ phận nhân sự hướng dẫn lấy dấu vân tay để chấm công. Vì vậy, hình thức chấm công này có độ chính xác tuyệt đối. Do nhân viên không thể nào chấm công hộ mà bắt buộc cần phải có vân tay thật sự của người cần chấm công.
• So với phương pháp chấm công bằng vân tay, các phương pháp chấm công truyền thống bằng thẻ, giấy hay phần mềm chấm công bằng Excel sẽ không mang lại hiệu quả cao. Bởi vì, nhân viên có thể để quên hoặc mất thẻ, giấy khi đi làm. Ngoài ra, trong trường hợp chấm công bằng Excel, nhân viên hoàn toàn có thể gian lận về thời gian của mình, đồng thời, việc quá nhiều người cùng truy cập vào một file Excel sẽ rất khó để nhà quản trị kiểm soát
• Một lợi ích không thể không kể đến của phần mềm chấm công bằng vân tay đó là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. Trong khi việc cài đặt vân tay chỉ cần thao tác trên phần mềm, thì việc làm thẻ, giấy cho nhân viên lại tốn chi phí rất nhiều nếu làm một số lượng thẻ chấm công “khổng lồ”.
• Việc chấm công bằng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp báo cáo chi tiết ngày làm trong tháng, thời gian làm trong ngày, thời gian làm việc theo ca, đăng ký nghỉ phép… của nhân viên, phần mềm hỗ trợ tính lương cho nhân viên. Các dữ liệu được xuất dưới dạng Excel.
• Với những doanh nghiệp có quy mô lớn và số lượng chi nhánh là cực kỳ nhiều thì việc dùng phần mềm chấm công sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu chấm công trên một hệ thống duy nhất, giúp nhà quản trị có thể quản lý được thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên trên toàn bộ hệ thống.

Ưu điểm của phần mềm chấm công bằng vân tay

Nhược điểm của phần mềm chấm công bằng vân tay

• Khi sử dụng vân tay để chấm công trên phần mềm, cần phải mất một khoảng thời gian từ 5 đến 6 giây để phần mềm có thể hoàn toàn nhận diện được vân tay với file ảnh đã lưu trước đó. Do vậy, mặc dù dùng rất tiện lợi nhưng tốc độ chấm công online lại không được cao
• Một số trường hợp, do quá trình lấy vân tay khi chấm công không được chuẩn xác, nên phần mềm thông báo nhắc nhân viên “xin thử lại”. Ngoài ra, một số nguyên nhân khách quan như vân tay có dính bụi hoặc vân tay đang ướt khi chấm công thì đều khiến phần mềm chấm công không thể nhận diện được. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến bảng công ngày hôm đó của nhân viên
• Chấm công vân tay không thích hợp cho những nơi làm việc tiếp xúc với dầu mỡ nhiều hoặc những nơi làm việc nặng nhọc bởi dấu vân tay không rõ ràng khi chấm công gây phiền toái cho nhân viên cũng như quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Nhược điểm của phần mềm chấm công bằng vân tay

HrOnline - Giải pháp chấm công chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp

Xu hướng chuyển đổi số đang càng ngày càng trở nên hết sức phổ biến. Việc dùng phần mềm chấm công bằng vân tay không còn là giải pháp xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, với duy nhất tính năng chấm công bằng vân tay, doanh nghiệp vẫn phải chi trả một lượng chi phí ngang bằng với những giải pháp công nghệ khác. Ngoài ra, tốc độ xử lý của hình thức chấm công vân tay cũng không hề nhanh, cho nên đôi khi sẽ gây ra sự khó chịu cho người dùng. Vì vậy, giải pháp quản trị nhân sự HrOnline ra đời, tích hợp hơn 28 tính năng nổi trội với chi phí không cao, phần mềm tự tin đem đến giải pháp toàn diện giúp nhà quản trị gỡ rối “các bài toán” nhân sự một cách hiệu quả. Cùng điểm qua một số ưu điểm của tính năng “quản lý chấm công”trong phần dưới đây:

HrOnline giúp doanh nghiệp quản lý thiết lập ca

Tùy thuộc vào loại hình nhân viên là nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, cộng tác viên hay thực tập sinh mà phần mềm sẽ giúp thiết lập ca linh hoạt theo từng chu kỳ như ngày, tuần, tháng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân ca, cập nhật lịch làm việc chi tiết cho nhân viên và số lần nghỉ tối đa trong tháng

Tích hợp nhiều loại máy chấm công trên thị trường

Phần mềm giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc cài đặt máy chấm công theo hình thức chấm công vân tay hoặc hình thức chấm công GPS. Ngoài ra, doanh nghiệp dễ dàng thêm mới máy chấm công và lọc nhanh dữ liệu trên máy chấm công

Quản lý dữ liệu chấm công

Khi nhân viên chấm công, phần mềm sẽ ghi nhận thời gian, vị trí, hình ảnh chấm công của nhân viên. Từ đó, quản lý nhân viên một cách công bằng và minh bạch. Ngoài ra, nhà quản trị có thể lọc dữ liệu lịch sử chấm công cho một nhân viên bất kỳ chỉ với một vài thao tác đơn giản

Phần mềm giúp bộ phận kế toán, hành chính, nhân sự tổng hợp bảng công

Phần mềm giúp doanh nghiệp ghi nhận dữ liệu và tổng hợp bảng công một cách chi tiết, rõ ràng, không cho phép thay đổi dữ liệu công sau khi đã chốt. Bên cạnh đó, HrOnline cũng giúp doanh nghiệp tổng hợp số liệu từ các loại đơn từ như nghỉ phép, bổ sung công, tăng ca… Từ đó có hình thức trả lương phù hợp với từng nhân viên, phòng ban

HrOnline - Giải pháp chấm công chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp

Ngoài những ưu điểm vượt trội của tính năng “chấm công”, HrOnline cũng tích hợp nhiều chức năng nổi bật khác như quản lý tính lương, quản lý dự án, công việc, quản lý KPI… Đây cũng là lý do, phần mềm được sự tin dùng của hơn 5000 doanh nghiệp trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự. Có thể khẳng định, HrOnline hoàn toàn có thể thay thế phần mềm chấm công bằng vân tay đơn lẻ. Liên hệ HrOnline để biết thêm thông tin và dùng thử phần mềm miễn phí!