7 “ĐIỂM MẤU CHỐT” TRONG CÁCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ QUÁN CAFE

7 điểm mấu chốt trong cách quản lý nhân sự quán cafe

1. Quản lý nhân sự quán cafe là gì?

Quản lý nhân sự hay còn được mô tả với cụm từ khác là quản lý nhân lực hay Human Resource Management. Đây là vị trí quản lý nguồn nhân lực, đội ngũ nhân sự, quản lý con người tại các công ty, doanh nghiệp, nhằm giúp các hoạt động trong tổ chức được vận hành thuận lợi và mang đến hiệu quả cao. Tại các quán cafe, quản lý nhân sự là việc mà các nhà quản lý phải thực hiện để giám sát, phân công nhiệm vụ cho nhân viên, giúp quán hoạt động một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

2. Cách quản lý nhân sự quán cafe hiệu quả

Khi phân tích về “tuổi thọ” của các quán cafe cho thấy, tuổi thọ của phần lớn doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực này không dài. Vậy nguyên nhân của việc này xuất phát từ đâu? Phần lớn là do các chủ doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý nguồn nhân sự, hoặc do họ quá bận rộn, không thể giám sát, theo dõi trực tiếp quá trình làm việc của đội ngũ nhân viên, dẫn đến quy trình quản lý nhân sự không mang lại hiệu quả cao. Dưới đây là 7 “điểm mấu chốt” trong cách quản lý nhân sự quán cafe hiệu quả, bao gồm:

Phân công công việc rõ ràng

Đầu tiên, để quản lý nhân sự quán cafe hiệu quả, nhà quản lý cần làm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên, từng vị trí trong quán để có thể dễ dàng kiểm soát, theo dõi và đánh giá thái độ làm việc của nhân viên.  Thông qua đó, nhà quản lý sẽ đưa ra những quyết định về: chế độ khen thưởng, phúc lợi và phê bình nhân viên một cách công bằng, chính xác hơn. Khi vị trí công việc khác nhau, thì vai trò, trách nhiệm và quy trình làm việc của nhân viên cho vị trí đó cũng khác nhau. Ví dụ, trách nhiệm của nhân viên phục vụ sẽ bao gồm đón tiếp khách, chỉ dẫn bàn cho khách, hướng dẫn quy trình order và nhận đồ uống… cho khách hàng của quán, còn trách nhiệm của nhân viên thu ngân sẽ nghiêng về mặt tiếp nhận order của khách hàng và tiến hành thành toán hóa đơn… 

Ngoài ra, nếu xây dựng một quy trình quản lý nhân sự rõ ràng, thì khi có bất cứ một sự cố nào liên quan đến nhân viên xảy ra, các chủ doanh nghiệp cũng có thể nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân xuất phát và đưa ra những giải pháp kịp thời, nhằm hạn chế tối đa những tác động của các rủi ro. 

Xây dựng bộ quy định về quy tắc làm việc và thái độ làm việc của nhân viên

Hầu hết, các rủi ro liên quan đến khách hàng thường rơi vào 3 yếu tố chính đó là “Chất lượng sản phẩm”, “Không gian quán” và “Thái độ phục vụ của nhân viên”. Ba yếu tố này tạo ra sự tác động trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Ví dụ: Nếu bước vô một quán cafe có không gian sắp xếp lộn xộn, thái độ phục vụ của nhân viên kém và chất lượng sản phẩm mất vệ sinh… thì chắc chắn, khách hàng sẽ không bao giờ lựa chọn trung thành và quay lại quán. Thay vào đó, họ sẽ lựa chọn những quán cafe có không gian thoáng mát, gọn gàng, không bị dính mùi tạp chất… Vì vậy, xây dựng nên bộ quy định về quá trình làm việc và thái độ làm việc của nhân viên là điều hết sức cần thiết. 

Bên cạnh đó, do mỗi vị trí, mỗi bộ phận khác nhau, cho nên, trách nhiệm và cách phục vụ khách hàng của mỗi nhân viên cũng sẽ khác nhau. Vì thế, trước hết, để nâng cao hiệu quả của cách quản lý nhân sự quán cafe, các chủ doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng bộ quy định làm việc và phục vụ cho từng bộ phận cụ thể. Mục đích cuối cùng của quá trình này chính là để nhân viên ý thức được trách nhiệm của mình đối với công việc và đối với khách hàng của doanh nghiệp.

7 bước hỗ trợ quy trình quản lý nhân sự quán cafe hiệu quả 

Xây dựng chế độ lương thưởng rõ ràng

Trong quản lý nhân sự vấn đề lương thưởng là một trong những vấn đề cần được xác định và xây dựng dựa trên quy chuẩn công bằng, minh bạch và rõ ràng nhất, bởi đây là vấn đề nhạy cảm. Khách hàng đem lại doanh thu, tuy nhiên, nhân viên mới chính là những người đem lại lợi nhuận về cho doanh nghiệp. Vì vậy, nếu không quản lý tốt những vấn đề liên quan đến chế độ lương, thưởng, phúc lợi… thì doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng làm mất lòng nhân viên, dẫn đến những bất mãn của nhân viên trong quá trình làm việc. Thậm chí, rất có thể nhân viên sẽ tỏ thái độ lên cách phục vụ khách hàng, khiến doanh nghiệp mất lòng tin và sự thiện cảm của khách hàng, nặng hơn chính là mất khách hàng. Vì vậy, nhà quản lý cần làm rõ ràng mức lương và KPI để tránh tình trạng thiếu công bằng, không rõ ràng trong công tác tính lương, trả lương…

Nắm bắt nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Do đặc thù của ngành F&B khiến tỷ lệ chuyển đổi công việc của các nhân viên nằm ở con số rất cao. Có thể nói, những doanh nghiệp trong lĩnh vực F&B, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh quán cafe luôn phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực bất cứ lúc nào. Vì thế, nhà quản lý luôn phải chú tâm đến quá trình nắm bắt nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp và tuyển dụng nhân sự kịp thời khi cần thiết. Tuy nhiên, hiện nay, khá nhiều doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với thực trạng thiếu nhân viên do sử dụng quy trình tuyển dụng còn truyền thống, thiếu chặt chẽ.

Đào tạo kỹ năng cho nhân viên

Kỹ năng phục vụ, thái độ làm việc, thái độ ứng xử của nhân viên tác động trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng. Vì thế, đối với khách hàng của doanh nghiệp kinh doanh quán cafe luôn đòi hỏi nhân viên cần phải vui vẻ, niềm nở với khách hàng. Ngoài ra, do kinh doanh quán cafe là ngành dịch vụ, do đó thái độ được xếp vào một trong 3 yếu tố giữ chân khách hàng: chất lượng, nhân viên và không gian. Chính vì vậy, nhà quản lý cần thường xuyên đào tạo kỹ năng chuyên môn, kỹ năng giao tiếp và biểu cảm khuôn mặt cho nhân viên. Không chỉ riêng các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực F&B, đào tạo nhân viên cũng đang dành được sự quan tâm của nhiều nhà quản trị. Đây là một trong những cách quản lý nhân sự của Samsung nói riêng và cách quản lý nhân sự của công ty Việt Nam nói chung đã và đang áp dụng.

Thiết lập ca và quản lý thời gian làm việc linh hoạt

Ngành F&B nói chung và kinh doanh quán cafe nói riêng là ngành cần sử dụng đến rất nhiều nguồn lực nhân sự, có đặc tính là xoay ca linh hoạt theo giờ. Vì vậy, việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên cũng trở nên tương đối phức tạp so với các khối ngành khác. Tuy nhiên, hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, thị trường đã xuất hiện các nền tảng hỗ trợ quy trình chấm công của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Trong đó không thể không kể đến nền tảng quản lý nhân sự toàn diện HrOnline, hỗ trợ kết nối trực tiếp dữ liệu chấm công với hệ thống để doanh nghiệp có thể dễ dàng: Thiết lập ca linh hoạt; Hệ thống xoay ca thông minh, nhân viên có thể hoàn toàn chủ động tìm kiếm người xoay xa thay thế… Bên cạnh đó, toàn bộ dữ liệu chấm công đều sẽ được hệ thống ghi nhận, giúp công tác tính lương của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn cho từng nhân viên quán cafe. Nhân viên và nhà quản lý có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi dễ dàng. 

Áp dụng phần mềm vào công tác quản lý nhân sự

Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc về nhu cầu việc làm cũng như yếu tố công nghệ, khiến cho cách quản lý nhân sự quán cafe truyền thống không còn đủ để giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của thời đại. Chính vì thế, việc đưa phần mềm vào cách quản lý nhân sự quán cafe là điều hết sức cần thiết. Áp dụng những phần mềm công nghệ trong công tác quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý, mà còn giúp nhà quản lý  hay chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình hình biến động của nhân sự hơn.

3. Một số lưu ý khi quản lý nhân sự quán cafe

Những lưu ý khi quản lý nhân sự quán cafe

Hiểu được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Mỗi vị trí trong mô hình quán cafe có một chức năng và nhiệm vụ riêng, để đảm bảo việc phân công hợp lý thì nhà quản lý quán cafe cần hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Tùy theo quy mô và quy định riêng của quán cafe mà cơ cấu nhân sự có thể thay đổi khác nhau, tuy nhiên, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận thì vẫn đảm bảo theo cấu trúc chung. Hiểu được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong quán cafe sẽ giúp người quản lý phân công nhân sự làm các vị trí làm việc đúng với thực lực của họ, từ đó phát huy được hết khả năng của nhân sự, dẫn đến hiệu quả công việc sẽ tốt hơn và đó cũng là cách quản lý nhân sự quán cafe hiệu quả.

Hiểu được quy trình hoạt động của quán

Để có cách quản lý nhân sự quán cafe hiệu quả thì doanh nghiệp phải có quy trình hoạt động cụ thể. Quy trình hoạt động là những công việc mà các nhân viên sẽ thực hiện trong một ngày, một ca làm việc. Ví dụ: Để chuẩn bị bắt đầu một ngày làm việc, nhân viên cần nhận, kiểm tra số lượng - chất lượng nguyên vật liệt. Sau đó, xử lý, sơ chế nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình pha chế theo nguyên tắc chuẩn, và phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về an toàn vệ sinh. Tiếp theo là lau dọn và làm sạch quán cũng như khu vực pha chế; khởi động và kiểm tra tất cả máy móc hoạt động đầu ngày… Trước khi kết thúc ca làm việc cần kiểm tra và đảm bảo khách hàng đã rời khỏi quán; sắp xếp lại vật dụng trong quán; vệ sinh và khóa/tắt các thiết bị; vệ sinh tổng thể và kết thúc ngày làm việc…

Biết cách xây dựng ca làm việc và phân bổ công việc

Việc xây dựng ca làm việc là lên kế hoạch, lịch trình chi tiết về công việc, cũng như bố trí nhân viên trong thời gian cụ thể nhằm mục đích đảm bảo số lượng nhân viên vừa đủ trong ca, đảm bảo hoạt động của quán vẫn diễn ra hiệu quả, đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo mọi hoạt động trong ca làm việc đó diễn ra đúng theo kế hoạch.

HrOnline - Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện 4.0

Việc kinh doanh quán cà phê, đặc biệt là quản lý nhân sự là một nhiệm vụ chưa bao giờ dễ dàng, bởi điều này đòi hỏi nhiều quy trình và nền tảng thống nhất. Để hỗ trợ các quán cafe tổ chức và sắp xếp các nhiệm vụ nhân viên một cách tiết kiệm và hiệu quả hơn, phần mềm HrOnline ra đời với mong muốn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý nhân sự từ xa hiệu quả, giúp nhà quản lý có thể quản lý doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. 

Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện - HrOnline

Với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, người dùng (chủ doanh nghiệp, nhà quản lý, nhân viên…) có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi và quản lý dễ dàng thông qua chiếc điện thoại có kết nối internet. Hệ thống với các tiện ích cảnh báo, nhắc nhở công việc tới hạn, quá hạn, thông báo tới những người liên quan để cùng tham gia thực hiện công việc theo một quy trình nhất định.

Bên cạnh đó, quỹ thời gian của nhà quản lý khá khiêm tốn nên rất khó khăn trong việc quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm HrOnline vào cách quản lý nhân sự quán cafe sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng theo dõi được tổng thời gian định mức, tổng thời gian làm việc, năng suất làm việc (tính theo %) của từng nhân viên. Từ đó, nhà quản trị sẽ có cái nhìn khách quan nhất về năng lực của từng nhân viên để đưa ra các chế độ thưởng phạt công bằng. Trong thời kỳ số hóa, hãy chủ động dẫn đầu xu thế quản lý nhân sự từ xa và hiệu quả với HrOnline ngay từ ngày hôm nay!