CÁC ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CÓ THỂ GIÚP GÌ CHO DOANH NGHIỆP?

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số đã và đang là xu hướng được hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam nhắm đến. Vậy các ứng dụng quản lý công việc này được vận hành như thế nào và nó sẽ đem đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng HrOnline tìm hiểu chi tiết về vấn đề này nhé!

Các ứng dụng quản lý công việc giúp được gì cho doanh nghiệp?

1. Ứng dụng quản lý công việc là gì?

Các ứng dụng quản lý công việc là các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi tiết danh sách các dự án và công việc cần thực hiện, nắm bắt số lượng công việc trong ngày và cả việc hỗ trợ cảnh báo nhắc việc cho nhân viên... Bên cạnh đó, không chỉ là việc kiểm tra các mục trong danh sách việc cần làm, các ứng dụng quản lý công việc còn là một hệ thống có tổ chức nhằm giám sát tiến độ và quá trình xử lý công việc của nhân viên hoặc một nhóm/ tổ chức.

2. Lợi ích của các ứng dụng quản lý công việc

Lập kế hoạch dự án dễ dàng

Hầu hết các ứng dụng quản lý công việc đều có khả năng tự động hóa khi lập kế hoạch, chỉ cần người dùng nhập vào những dữ liệu như số lượng công việc, thời gian tiến hành dự án, thời hạn cần hoàn thành công việc... Các ứng dụng quản lý công việc sẽ trở thành một công cụ hỗ trợ việc sắp xếp công việc, đánh dấu công việc đã hoàn tất và nhắc nhở những công việc chưa được hoàn thiện hiệu quả. Nhờ đó, các nhà quản lý sẽ có một nền tảng vững chắc, đáng tin cậy để thực hiện các dự án của doanh nghiệp một cách suôn sẻ.

Quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả

Các ứng dụng quản lý công việc sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn trong việc phân phối nguồn tài nguyên nhân lực, đảm bảo tất cả các nhân viên sẽ được phân công công việc hiệu quả, luôn trong trạng thái làm việc tốt nhất, không bị quá tải về công việc và cũng sẽ không có tình trạng nhân viên bị thiếu việc làm xảy ra.

Báo cáo về công việc/ dự án được cập nhật liên tục

Thông tin về tiến độ, các giai đoạn và quá trình thực hiện công việc sẽ được cập nhật thường xuyên qua sự giám sát của các ứng dụng quản lý công việc, nhằm giúp các doanh nghiệp có thể đưa ra những đánh giá hoặc những biện pháp xử lý kịp thời  nếu chẳng may dự án rơi vào tình huống xấu, có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Khi thực hiện cập nhật các báo cáo liên tục, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn, duy trì sự thành công lâu dài cho doanh nghiệp.

Lợi ích của các ứng dụng quản lý công việc

Giao tiếp nội bộ hiệu quả

Tất cả các nhân viên, nhà quản lý, khách hàng của dự án và các bên liên quan đều có thể tương tác với nhau thông qua một kênh liên lạc thống nhất trên hệ thống của các ứng dụng quản lý công việc. Ở đây, mọi người đều có thể chia sẻ tài liệu, kiến thức, kinh nghiệm cùng với các nguồn thông tin khác giúp tạo nên một phương pháp làm việc nhóm hiệu quả và nhanh chóng.

3. Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng các ứng dụng quản lý công việc 

Quản lý thông tin hiệu quả

Toàn bộ thông tin của các nhân viên và tiến độ làm việc của họ sẽ được cập nhật chung trên một hệ thống của các ứng dụng quản lý công việc, giúp cho các nhà quản lý và lãnh đạo có thể dễ dàng nắm chắc và đánh giá được năng lực chuyên môn của mỗi thành viên trong nhóm, giám sát được lịch trình làm việc, mức độ phù hợp trong việc phân công công việc cho nhân viên... Ngoài ra, khi sử dụng các ứng dụng quản lý công việc, các nhà quản lý có thể quản lý được cả deadline công việc để có thể đốc thúc nhân sự, hay khi có các vấn đề xảy ra với các hợp đồng, dự án của doanh nghiệp... đều sẽ có những giải pháp kịp thời và phù hợp.

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc từ xa

Khi mọi dữ liệu đều được cập nhật một cách thường xuyên trên cùng một hệ thống duy nhất của các ứng dụng quản lý công việc, các nhà quản lý doanh nghiệp vẫn sẽ có thể nắm vững được tiến độ công việc và quá trình vận hành thông qua các ứng dụng quản lý công việc. Ở một số ứng dụng quản lý công việc nâng cao, doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng được trên mọi thiết bị như điện thoại, laptop ngay cả khi phải thường xuyên có những chuyến công tác xa hay những công việc cá nhân đột xuất.

Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng ứng dụng quản lý công việc

Tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý

Khi áp dụng các ứng dụng quản lý công việc, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời, tiết kiệm được tối đa các chi phí đi lại, vận hành, giám sát trong quá trình quản lý công việc từ xa trên các ứng dụng quản lý công việc. Từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm một phần chi phí dành cho công tác quản lý trong doanh nghiệp. 

Thúc đẩy năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Việc vận hành doanh nghiệp theo một hệ thống phần mềm khoa học, một hệ thống thông tin rõ ràng, có tổ chức sẽ có thể giúp các nhà quản lý có thể nhìn nhận tổng quan được điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp mình. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra những chiến lược và chính sách phù hợp. Chính vì thế, có thể nói việc sử dụng các ứng dụng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ. 

4. HrOnline - một trong những công cụ quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay 

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline ra đời nhằm đưa đến cho doanh nghiệp các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc, hướng đến thời đại chuyển đổi số chuyên nghiệp. Không những dùng được linh hoạt trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp mà phần mềm còn tích hợp rất nhiều tính năng nổi bật khác như là tính năng quản lý công việc bao gồm:

Quản lý danh sách công việc

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết danh sách các dự án và công việc cần thực hiện. Thông qua đó, nắm bắt đầy đủ và chi tiết số lượng công việc trong ngày, công việc mới nhất và những đầu việc đã quá hạn. Ngoài ra với hệ thống cảnh báo, luôn nhắc nhở công việc thường xuyên cho nhân viên, tránh tình trạng bỏ sót công việc.

Quản lý chi tiết công việc

Với ưu điểm vượt trội này, nhà quản trị sẽ theo dõi được chi tiết nội dung công việc từ mô tả công việc đến thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc công việc và nhân sự nào đang đảm nhận làm phần công việc nào trong dự án. Bên cạnh đó, những người tham gia dự án có thể dễ dàng đính kèm file và xem lịch sử công việc, cập nhật công việc ngay khi có thông báo mới

Biểu đồ quản lý công việc

Phần mềm giúp các nhà quản trị xem danh sách công việc dưới dạng Kanban, kéo thả chuyển đổi trạng thái trực quan và xem danh sách công việc dưới dạng biểu đồ theo dòng thời gian giúp quản lý tiến độ dự án

Quản lý công việc hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Phần mềm HrOnline được đánh giá là nền tảng quản lý nhân sự toàn diện hàng đầu trên thị trường. Chính vì vậy, ngoài việc đóng vai trò là một trong các ứng dụng quản lý công việc, thì hiện nay, với những tính năng ưu việt, HrOnline trở thành cách quản lý công việc hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn bộ các thao tác công việc liên quan đến: quản lý đơn từ, tiền lương hay chấm công GPS… Liên hệ ngay HrOnline để biết thêm thông tin chi tiết và dùng thử miễn phí nhé!