CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ KPI HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, các nhà quản trị thường sử dụng KPI như một thước đo, một công cụ để đo lường hiệu quả công việc cụ thể. Ngoài việc phải xác định đúng các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI thì việc thiết lập các bước đánh giá KPI cũng rất quan trọng đối với nhà quản trị để có được một hệ thống KPI hoàn chỉnh. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình đánh giá KPI, hay nói cách khác là các bước đánh giá KPI hiệu quả nhất? Hãy tham khảo các bước mà HrOnline đã liệt kê dưới đây nhé.

Các bước đánh giá KPI hiệu quả cho doanh nghiệp 

1. Tầm quan trọng của đánh giá KPI trong doanh nghiệp

KPI (hay Key Performance Indicator) là một chỉ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân hoặc toàn doanh nghiệp nhằm mục tiêu phục vụ cho sự phát triển của tổ chức. Một số chỉ tiêu KPI được các nhà quản trị áp dụng có thể kể đến như: doanh thu mục tiêu, tỷ lệ chốt đơn hàng, hiệu suất sản phẩm… Nhưng thường các tiêu chí sẽ được xây dựng dựa theo nguyên tắc SMART để đảm bảo tính thực tiễn cho mục tiêu đã đề ra.

Trong doanh nghiệp, KPI được xây dựng ở nhiều cấp độ khác nhau để phù hợp với từng vị trí, chức vụ của nhân viên trong công ty. Nhưng mỗi KPI đều mang tới cái nhìn tổng quan, sự thay đổi mang hướng tích cực và là động lực để từng nhân viên phấn đấu. 

Tầm quan trọng của đánh giá KPI trong doanh nghiệp

Đánh giá KPI trong doanh nghiệp giúp các nhà lãnh đạo và các cấp quản lý:

• Kiểm tra, theo dõi và đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên, khả năng hoàn thành công việc cũng như sự cố gắng trong cả quá trình thực hiện để nhà quản trị có các chính sách khen thưởng, xử phạt một cách trực quan và minh bạch.
• Dựa vào kết quả cuối cùng của các bước đánh giá KPI, nhà quản trị và các cấp lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quan, bao quát hơn về tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Từ đó biết rõ đâu là yếu tố doanh nghiệp cần chú trọng cải thiện, đâu là điểm mạnh nổi bật để doanh nghiệp có thể phát huy trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
• Khi doanh nghiệp có KPI rõ ràng cho từng nhân viên, phòng ban thì mỗi cá nhân và nhà quản trị đều biết rõ mục tiêu và đích đến của công việc là gì. Điều đó giúp cho họ có định hướng phát triển rõ ràng để hoàn thành được công việc đúng như kỳ vọng.

Đối với nhân viên, việc đánh giá KPI giúp họ:

• Chủ động trong việc thực hiện công việc và điều chỉnh tiến độ làm việc để có thể hoàn thành đúng với mục tiêu và thời gian đã đề ra. Tránh tình trạng chậm trễ gây ảnh hưởng tới các bộ phận liên quan khác trong tổ chức.
• KPI như một mục tiêu để tạo động lực cho nhân viên. Giúp nhân viên bứt phá, vượt qua giới hạn và sức ỳ của bản thân để mang lại sự phát triển cho chính mình và tổ chức.
• Kịp thời phát hiện những sai sót, sự nhầm lẫn trong công việc để nhanh chóng thực hiện điều chỉnh, tránh mất thời gian cũng như hạn chế xung đột xảy ra ở trong nhóm làm việc.

2. Các bước đánh giá KPI đối với doanh nghiệp

Bước 1: Xác định yêu cầu cơ bản của việc đánh giá KPI

Trước khi triển khai các bước đánh giá KPI, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích các công việc, đưa ra bản mô tả công việc chi tiết cho tất cả các vị trí, chức danh để xác định được yêu cầu cơ bản của công việc trong tổ chức. Đây là một bản tiêu chuẩn công việc cần thiết để nhà quản trị dựa vào đó đưa ra các chỉ số đánh giá hiệu suất, mục tiêu và các kế hoạch cần đạt được cho nhân viên và doanh nghiệp.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần kiểm tra, đánh giá xem liệu các thước đo về hiệu suất làm việc của nhân viên có liên quan hay mang lại ý nghĩa cho doanh nghiệp hay không. Khi xác định những KPI không phù hợp sẽ gây nguy hại cho sự phát triển của công ty. Doanh nghiệp sẽ phải nhận lại những kết quả không tốt dù mỗi thành viên đều nỗ lực cho công việc.

Bước 2: Xác định phương pháp đánh giá KPI của doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều phương pháp và cách quản lý KPI hiệu quả. Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Chính vì vậy để lựa chọn được phương pháp phù hợp, mỗi nhà quản trị cần xác định mục tiêu, kế hoạch, chiến lược, văn hoá của doanh nghiệp để phương pháp được phát huy tốt nhất. 

Một số phương pháp đánh giá KPI được các doanh nghiệp áp dụng như: phương pháp thang đo đồ hoạ, phương pháp danh mục kiểm tra, phương pháp đánh giá quan sát hành vi…

Các bước đánh giá KPI đối với doanh nghiệp

Bước 3: Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện 

Để quá trình đánh giá KPI được diễn ra hiệu quả, các nhà quản trị cần đảm bảo các chỉ tiêu KPI, phương pháp đánh giá cũng như các mô tả công việc được chi tiết, rõ ràng và minh bạch. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần không ngừng tự trau dồi, học hỏi, tham gia các lớp huấn luyện, đào tạo để nâng cao khả năng quản trị của mình.

Ngoài ra, việc trao đổi, thảo luận với các nhân viên và phòng ban cũng là một cách để thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc. Nhà quản trị cần có sự thông báo, thảo luận rõ ràng với nhân viên về các mục tiêu đã đề ra, giải thích những vấn đề còn tồn đọng và trao đổi với các phòng ban để tìm ra hướng giải quyết nhanh nhất.

Bước 4:  Sử dụng kết quả KPI để liên hệ đánh giá 

Kết quả chỉ số đánh giá KPI sẽ giúp nhà quản trị và nhân viên đánh giá được hiệu suất làm việc hiện tại. Dựa vào kết quả, nhà quản lý đánh giá được đâu là điểm mạnh cần được phát huy và đâu là điểm yếu mà nhân viên cần cải thiện. Thông qua đó, xây dựng những chính sách lương thưởng phù hợp đối với những nhân viên có hiệu quả làm việc tốt và tổ chức những buổi đào tạo nhằm giúp nâng cao kỹ năng, trình độ của những nhân sự còn yếu kém.

Bên cạnh việc theo dõi và đánh giá, nhà quản trị cũng cần đưa ra những lời khuyên, ý kiến của mình với những nhân viên chưa đạt được hiệu suất làm việc mong muốn. Một số nhân viên rất muốn cải thiện hiệu suất nhưng chưa biết cách để khắc phục và thay đổi, lúc này những lời động viên, nhận xét, chia sẻ kinh nghiệm của nhà quản lý là điều rất cần thiết và ý nghĩa đối với họ.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

Sau khi theo dõi quá trình và thu được kết quả từ các bước đánh giá KPI, nhà quản lý sẽ xác định được đâu là những chỉ tiêu phù hợp với thực tiễn với doanh nghiệp. Thông qua đó, tiến hành rà soát đối chiếu các chỉ tiêu sao cho thoả mãn với nguyên tắc SMART. Từ đó, các cấp lãnh đạo phối hợp với nhà quản trị vạch ra các phương hướng, kế hoạch phát triển mới cho doanh nghiệp để thúc đẩy sự sáng tạo, không ngừng vươn lên của mỗi cá nhân trong tổ chức.

3. Tối ưu các bước đánh giá KPI với phần mềm HrOnline

Hiện nay, việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự vào hoạt động doanh nghiệp, giúp nhà quản trị tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo, quản lý tuyển dụng và quản lý đánh giá KPI một cách nhanh chóng. Trong đó, HrOnline tự tin là nền tảng cung cấp tính năng “Đánh giá KPI, ASK, 360” giúp các nhà quản trị đánh giá nhân viên một cách tự động, dễ dàng và hiệu quả, từ việc xây dựng các tiêu chí đến việc đánh giá kết quả KPI.

Tối ưu các bước đánh giá KPI với phần mềm HrOnline

Với tính năng này, HrOnline sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng bộ tiêu chí đánh giá, nhà quản trị có thể sửa, thay thế các tiêu chí một cách dễ dàng, linh hoạt phù hợp với tình hình hoạt động của từng cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. Tính năng “Đánh giá KPI, ASK, 360” còn giúp doanh nghiệp tổ chức kế hoạch đánh giá, luôn cập nhật chi tiết thời gian và tiến độ cụ thể của từng nhân viên, cho phép nhà quản trị kiểm tra và nhắc nhở nhân viên một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, hỗ trợ nhà quản trị tạo phiếu đánh giá, mã phiếu, kỳ đánh giá để xếp loại hiệu suất hoàn thành công việc một cách chi tiết cho từng nhân viên. 

Ngoài tính năng đánh giá KPI, ASK, 360, HrOnline còn tích hợp thêm rất nhiều tính năng nổi trội khác như quản lý tuyển dụng, đào tạo, quản lý dự án, công việc… giúp doanh nghiệp giải quyết “triệt để” các bài toán liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Được sự tin tưởng và sử dụng của hơn 5000 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, HrOnline luôn cố gắng hơn nữa để cải thiện và phát triển các tính năng ưu việt nhằm mang tới trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của mình . Hãy liên hệ với HrOnline để nhận tư vấn tính năng quản lý nhân sự phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn nhé.