6 Bước Xây Dựng Quy Trình Truyền Thông Nội Bộ Cho Doanh Nghiệp

Không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ. Và họ thường thực hiện công tác đó mà không có một chiến lược và lộ trình cụ thể. Những hành động mang tính “chữa cháy” tạm thời như gửi một email hay dán một tờ A4 lên bảng tin có thể gây gián đoạn đường truyền tin tức của doanh nghiệp bạn, thậm chí làm mất đi hình ảnh trong mắt nhân viên. Đó chính là hậu quả của việc doanh nghiệp truyền thông nội bộ sai thời điểm, sai phương pháp và sai cả công cụ thực hiện. Thay vì gánh những hậu quả không đáng có, hãy tạm gác lại công việc và xây dựng cho doanh nghiệp bạn một quy trình truyền thông nội thật hiệu quả ngay từ bây giờ.

Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả

Truyền thông nội bộ là gì?

Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu. Truyền thông nội bộ về bản chất chính là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp. 

 Truyền thông nội bộ giống như một mạch máu trong doanh nghiệp

 Với định nghĩa này, có thể thấy một bộ phận cốt yếu của truyền thông nội bộ chính là nội dung mà doanh nghiệp chia sẻ. Kênh truyền thông nội bộ là "điểm chạm" giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp. Điều này để định hình rõ mục đích chính của một kênh truyền thông nội bộ, thay vì cố gắng lẫn lộn nó với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như lên kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên...

Kênh truyền thông nội bộ là "điểm chạm" giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp.

Quy trình truyền thông nội bộ mang lại lợi ích gì?

Truyền thông nội bộ không phải là một hoạt động “có cũng được, không có cũng chả sao”. Đây là một trong những khía cạnh quan trọng nhất để vận hành trơn tru bộ máy doanh nghiệp. Nếu công tác truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ giúp truyền đạt thông tin nhanh chóng, mà còn giúp gắn kết nhân viên với giá trị, sứ mệnh và mục tiêu chung của doanh nghiệp. Từ đó góp phần thúc đẩy các hoạt động gia tăng năng suất làm việc.

Xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả với 6 bước

Không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng được cho mình một quy trình truyền thông nội bộ toàn diện và khả thi. Hôm nay, chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn quy trình truyền thông nội bộ với 6 bước dưới đây.

Bước 1: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Một bản đánh giá thực trạng doanh nghiệp chi tiết sẽ là cơ sở vững chắc để bạn xây dựng mục tiêu và các chiến lược tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa tiến hành một hoạt động truyền thông nội bộ nào cụ thể cả. Bạn cũng cần đánh giá được những điều đó đã và đang gây ra những vấn đề gì trong doanh nghiệp mình.

Bạn nên đánh giá thực trạng doanh nghiệp chi tiết

Việc đánh giá lại thực trạng doanh nghiệp nên dựa trên một số tiêu chí như:

• Đánh giá tình hình chung của doanh nghiệp (tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo về sự thay đổi…)
• Doanh nghiệp bạn đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông đội bộ gì?
• Hiệu quả truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bạn hiện tại như thế nào?

Bước 2: Xác định đối tượng

Bạn phải biết được mình đang cần đưa những thông tin gì, đưa tới những ai. Thông thường, việc truyền thông được tiến hành rộng rãi trong khuôn khổ nội bộ. Trong một số trường hợp, hãy trả lời những câu hỏi sau để xác định được đúng đối tượng truyền thông nội bộ:

• Trong doanh nghiệp bạn, những ai cần biết đến các thông tin đó?
• Ai có mối liên hệ mật thiết nhất với nhân sự trong doanh nghiệp?
• Một người liệu có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên của bạn lại không?

Bạn có thể chia nhỏ các đối tượng theo các phân cấp: Clever, team manager, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc…

Bước 3: Xác định mục tiêu – thông điệp

Đây chính là điểm cốt lõi của của quy trình truyền thông nội bộ. Hãy thiết lập theo nguyên tắc SMART để việc lên mục tiêu thực sự đạt được hiệu quả:

S – Specific: mục tiêu cụ thể

M – Measurable: Mục tiêu đo lường được

A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

R – Relevant: Mục tiêu thực tế

T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể.

Đây chính là điểm cốt lõi của của quy trình truyền thông nội bộ

Bạn nên xây dựng nguyên tắc trên bằng cách trả lời chính xác các câu hỏi sau:

• Mục tiêu của doanh nghiệp bạn là gì?
• Để đạt được mục tiêu này, nhân viên của bạn cần nắm những gì? Nhân viên của bạn có niềm tin gì, hành động gì?
• Thông điệp của truyền thông nội bộ = Thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải + Nhu cầu thông tin của nhân viên

Bước 4: Xác định chiến lược

Chiến lược là cách tiếp cận mà doanh nghiệp sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Trong chiến lược truyền thông nội bộ, bạn cần làm rõ các yếu tố sau:

• Các hình thức công nhận nhân viên
• Lộ trình đào tạo nội bộ cho nhân viên
• Lộ trình thăng tiến cho nhân viên
• Minh bạch thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên
• Mạng truyền thông thông nội bộ doanh nghiệp

Bước 5: Xác định kế hoạch hành động

Đây sẽ là những hành động cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa chiến lược vào thực tế.

• Những hoạt động nào sẽ phục vụ cho chiến lược đã đề ra?
• Hoạt động này sẽ được triển khai vào thời gian nào?
• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này?

Chỉ khi kế hoạch truyền thông chi tiết của bạn được thể hiện một cách rõ ràng: của ai – làm gì – làm khi nào? Thì việc truyền thông nội bộ mới có thể áp dụng một cách khả thi trong doanh nghiệp.

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Đo lường là cách duy nhất để bạn biết được mình có đang đạt được mục tiêu của mình hay không, từ đó vạch ra các phương án điều chỉnh hợp lý. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau để làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả quy trình truyền thông nội bộ:

• Mức độ tương tác của nhân viên đối với thông tin?
• Sự thay đổi trong suy nghĩ/hành vi của nhân viên sau thông tin?
• Các chỉ số về tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc…

Công cụ xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả

Mạng truyền thông nội bộ là một công cụ chiến lược, giúp doanh nghiệp tối ưu hoá các kế hoạch cho công ty. Đây không chỉ là vấn đề tương tác giao tiếp giữa các nhan viên, mà còn tảo a sự kết nối giữa nhân viên với doanh nghiệp, giúp họ hiểu được giá trị cốt lõi của công ty, thấy được vai trò các nhân trong bức tranh chung của doanh nghiệp.

Và sẽ rất hiệu quả nếu mạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp bạn được thiết kế để tổng hợp và định hướng sẵn cho các chiến lược khác như: thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp, chia sẻ ý tưởng, chào đón nhân viên mới, thông báo tin tức nội bộ, chúc mừng sinh nhật, khen thưởng nhân viên xuất sắc, thông báo tin tức nội bộ…

Truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, hiệu quả với HrOnline

HrOnline với tính năng truyền truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác truyền thông nội bộ, lên kế hoạch truyền thông một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng truy cập và tương tác với đồng nghiệp mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối internet.