SỐ HÓA PHÒNG NHÂN SỰ, TĂNG KHẢ NĂNG CẠNH TRANH NGUỒN NHÂN LỰC 2022

Trong mỗi doanh nghiệp, bộ phận nhân sự được xem là “nòng cốt”, cánh tay trái đắc lực quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Trong thời đại mới, mọi thứ đều được ứng dụng công nghệ số để tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và tăng tốc nhanh chóng. Và phòng Nhân sự cũng không ngoại lệ, số hóa phòng Nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh nguồn nhân lực. Vậy làm thế nào để quá trình đó diễn ra hiệu quả nhất? Hãy cùng HrOnline tìm hiểu qua bài viết này nhé!

Số hóa phòng nhân sự là gì?

Số hóa phòng nhân sự hiểu đơn giản là quá trình thay đổi theo hướng tự động hóa dữ liệu cho các hoạt động quản trị nhân sự.

Lợi ích của công cuộc số hóa phòng Nhân sự

Thực tế cho thấy, mỗi nhân viên tốn ít nhất 10 phút để tìm kiếm các tài liệu bằng giấy. Còn khi ứng dụng công nghệ, nhân viên đó chỉ cần một vài thao tác click chuột, giúp doanh nghiệp giảm thiểu hao tổn thời gian. Nhân viên có thể sử dụng thời gian đó để học hỏi, rèn luyện thêm các kỹ năng hay xử lý các công việc quan trọng hơn.

Bên cạnh đó, chi phí in ấn cho các tài liệu giấy không hề nhỏ. Số hóa dữ liệu không chỉ giúp giảm thiểu các chi phí đắt đỏ đó, mà còn giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào công việc kinh doanh, tăng cường đầu tư để thu về những giá trị tốt nhất.

Tất cả dữ liệu khi được chuyển đổi qua dạng kỹ thuật số đều dễ dàng truy cập thông qua hệ thống đám mây, chỉ với kết nối internet là bạn đã có thể truy cập bất cứ đâu, bất cứ khi nào. Điều đó cho thấy, việc số hóa đã tạo ra một cuộc cách mạng, sắp xếp mọi thứ ở một tầm cao mới, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin, dữ liệu.

Số hóa phòng nhân sự giúp tăng khả năng cạnh tranh

Thông tin được lưu trữ trên giấy tờ dễ bị thất lạc và hư hỏng. Nhiều doanh nghiệp đã phải rất đau đầu để tìm cách lưu dữ liệu an toàn, đó chính là lưu trữ dựa vào công nghệ để xây dựng các tài liệu ảo. Không những vậy, bạn còn có thể giới hạn những người có quyền truy cập xem dữ liệu đó, phân quyền truy cập, quyền bình luận, chỉnh sửa cho từng các nhân, phòng ban.

Cuối cùng, giảm thiểu việc lưu trữ trên phần cứng sẽ giúp bạn tiết kiệm diện tích, giảm chi phí thuê mặt bằng để cất giữ tài liệu. Lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số còn là hành động thể hiện sự thân thiện với môi trường, giảm thiểu việc in ấn không cần thiết.

Ứng dụng công nghệ để thúc đẩy nhanh quá trình số hóa phòng nhân sự

Khi công nghệ diễn ra, quản trị nhân sự sẽ là lĩnh vực được tác động mạnh mẽ nhất. Nó sẽ làm thay đổi khá rõ rệt vai trò của người quản lý nhân sự. Nhiều chức năng trong bộ máy nhân sự của doanh nghiệp sẽ dần được thay thế bằng quy trình tự động hóa.

Một giải pháp tinh gọn và tối ưu nguồn nhân lực đã được phát triển với những hiệu quả không ngờ cho doanh nghiệp khi ứng dụng. Đó chính là phần mềm quản lý nhân sự HrOnline. Từ công tác số hóa hồ sơ nhân sự, quản lý và theo dõi biến động nhân sự, chấm công hiện đại qua GPS, tự động tính lương, tự động đánh giá KPI… Hay thậm chí là cả những công việc rườm rà và tốn kém như quy trình tuyển dụng cũng được tự động hóa.

Ứng dụng công nghệ để số hóa nhanh chóng phòng nhân sự

Bằng việc thay thế các nghiệp vụ thủ công như quản lý danh sách nhân sự, nhập thông tin cá nhân, bảng lương, lưu trữ giấy tờ, hợp đồng… trên một phần mềm đồng bộ và toàn diện như HrOnline, giúp tiết kiệm thời gian, loại bỏ hoàn toàn hoạt động thủ công.

Ứng dụng phần mềm HrOnline sẽ tự động ghi nhận toàn bộ lịch sử làm việc, bổ nhiệm gắn với cấp bậc cụ thể của từng nhân viên.

Hệ thống chủ động báo cáo, ghi nhận sự biến động, tăng/giảm của nhân sự theo thời gian thực.

Ngoài ra, phần mềm giúp số hóa quy trình tuyển dụng (từ tìm kiếm CV, lọc CV, phỏng vấn, đánh giá, tái tuyển dụng…) sẽ được hỗ trợ tối đa bằng khả năng tự động hóa, giúp tối ưu chi phí tối đa.

HrOnline giúp tăng cường kết nối với nhân sự để tạo ra môi trường số giữa nhà quản lý và nhân viên giúp dễ dàng trao đổi, tương tác. Từ đó minh bạch toàn bộ quy trình làm việc, tiến tới xây dựng văn hóa doanh nghiệp đoàn kết và chuyên nghiệp.

Các tính năng của phần mềm HrOnline

Hệ thống phần mềm HrOnline sẽ thiết lập hệ thống KPI cho từng vị trí thông qua các tiêu chí về bộ chỉ tiêu, hệ số đánh giá… một cách chi tiết. Giúp nhà quản lý tự động đánh giá KPI từ kết quả thực hiện công việc, tiết giảm đến 90% thời gian cho nhà quản lý trong hoạt động tổng hợp và phân tích thủ công. Hệ thống đánh giá KPI của HrOnline đảm bảo chính xác, minh bạch, hỗ trợ nhà quản lý và lãnh đạo có căn cứ để đánh giá năng lực cũng như điều phối nhân sự.

Số hóa phòng nhân sự hiện đang là chủ đề hot với các chuyên gia, bộ phận hoạt động trong lĩnh vực nhân sự. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của kỹ thuật số. Nếu doanh nghiệp biết cách ứng dụng công nghệ vào công tác quản trị nhân sự và vận hành doanh nghiệp thì thành công sẽ là điều tất yếu.