Các Bước Phỏng Vấn Ứng Viên Cơ Bản Cho Nhà Tuyển Dụng

Việc xây dựng được một buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả và tìm được các ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng là điều mà các nhà tuyển dụng luôn mong muốn. Nhưng đó không phải là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể hoàn thành tốt! Để làm chủ và đặt các câu hỏi phù hợp với từng ứng viên, các nhà tuyển dụng cần áp dụng các bước phỏng vấn cơ bản mà HrOnline sẽ giới thiệu sau đây, cùng theo dõi nhé!

Nhà tuyển dụng cần áp dụng các bước phỏng vấn nào?

Thứ nhất, nhà tuyển dụng cần lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn 

Các bước phỏng vấn hiệu đạt được hiệu quả là nhờ vào lên kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn và thực hiện theo từng bước như sau: 

- Nêu rõ ràng kỳ vọng, yêu cầu trình độ, kinh nghiệm và các kỹ năng của ứng viên 

- Lựa chọn các câu hỏi phỏng vấn phù hợp với từng ứng viên để đánh giá ứng viên

- Xác định cách đánh giá theo thứ bậc từ xuất sắc đến kém cho các câu trả lời của ứng viên 

- Đảm bảo các nhiệm vụ chính của công việc, định hướng và sứ mệnh của doanh nghiệp được nhắc đến. 

Thứ hai, chuẩn bị trước cho buổi phỏng vấn 

Nhà tuyển dụng lên lịch phỏng vấn, phối hợp với các đồng nghiệp, tiếp xúc với các ứng viên và chuẩn bị tài liệu báo cáo lên lãnh đạo. Các việc cần làm khi chuẩn bị cho buổi phỏng vấn: 

- Thông báo cho quản lý tuyển dụng và người đứng quản lý các bộ phận liên quan về ngày, giờ của buổi phỏng vấn. 

- Gửi email mời ứng viên đến tham gia phỏng vấn và cung cấp thông tin cho ứng viên 

- Chuẩn bị phòng cho buổi phỏng vấn 

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho buổi phỏng vấn 

Khi sắp xếp các buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên mang lại sự thoải mái cho ứng viên và người tham gia buổi phỏng vấn như:

- Thông báo ngày giờ và đề nghị họ sắp xếp công việc đến tham gia đúng giờ và báo lại khi không tham gia được

- Văn phòng phỏng vấn dễ chịu, ánh sáng phù hợp, tạo không gian thoải mái, không có cảm giác áp lực hay khó chịu. 

- Lên lịch nhắc nhở người phụ trách phỏng vấn 

- Chuẩn bị phiếu đánh giá phỏng vấn

Thứ 3, quyết định những người tham gia phỏng vấn và người chịu trách nhiệm tổng thể

Quy trình phỏng vấn sẽ đạt hiệu quả khi có sự tham gia đánh giá của: 

- Thành viên nhóm phỏng vấn: Thường là các nhân viên, quản lý tuyển dụng để đánh giá tính cách, mức độ phù hợp với văn hóa làm việc của doanh nghiệp

- Quản lý bộ phận liên quan và ban lãnh đạo của công ty: Để kiểm tra chuyên môn và năng lực của ứng viên 

Một buổi phỏng vấn thường có từ 2 đến 5 thành viên hội đồng, Một doanh nghiệp sẽ tổ chức 2 vòng phỏng vấn, 1 vòng là với bộ phận nhân sự và vòng 2 là với quản lý và giám đốc doanh nghiệp. 

Thứ 4, quyết định hình thức phỏng vấn và cấu trúc buổi phỏng vấn 

Hiện nay, có 3 hình thức phỏng vấn được tiến hành như các vòng phỏng vấn độc lập. Các kiểu phỏng vấn bao gồm: 

- Phỏng vấn theo cấu trúc có sẵn: Phỏng vấn nhóm, trực tiếp hay qua video nhằm đánh giá năng lực và mức độ phù hợp của ứng viên với doanh nghiệp bằng câu hỏi tổng hợp 

- Phỏng vấn bán cấu trúc: Tiến hành bằng cách phỏng vấn qua điện thoại, hỏi các thông tin chung và tìm hiểu về ứng viên qua câu hỏi tình huống. 

- Phỏng vấn phi cấu trúc: Thường là phỏng vấn trực tiếp, đặt câu hỏi chủ yếu là các câu hỏi phỏng vấn hành vi 

Nhà tuyển dụng cần phải quyết định thực hiện phỏng vấn theo hình thức nào để chuẩn bị sẵn sàng nhằm đảm bảo tính hiệu quả của buổi phỏng vấn. 

Lựa chọn hình thức phỏng vấn

Thứ 5, thực hiện cuộc phỏng vấn 

Khi bắt đầu cuộc phỏng vấn nhà tuyển dụng nên chú ý: 

- Giới thiệu bản thân và những người tham gia phỏng vấn bao gồm họ tên, chức vụ trong doanh nghiệp. 

- Khởi đầu đơn giản giúp ứng viên dễ dàng tham gia cuộc phỏng vấn bằng cách đặt các câu hỏi theo mức độ từ dễ đến khó 

- Giải thích quy trình phỏng vấn ngắn gọn, dễ hiểu

- Hỏi ý kiến của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn 

Khi kết thúc cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải biết cách kết thúc sao cho tự nhiên, không nên kết thúc vội vàng. Hãy bình tĩnh và trao quyền chủ động cho ứng viên bằng cách: 

- Hỏi ứng viên có muốn đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng hay không 

- Trao đổi về vị trí tuyển dụng một cách thân thiện và vui vẻ 

- Hãy cho ứng viên biết thời gian có kết quả phỏng vấn và hình thức liên hệ với họ,... 

Thứ 6, đánh giá kết quả buổi phỏng vấn 

Đánh giá kết quả là yêu cầu bắt buộc phải có trong quy trình phỏng vấn. Các nhà tuyển dụng có thể tạo phiếu đánh giá kết quả tuyển dụng để dễ dàng  đưa ra bảng đánh giá kết quả tuyển dụng hơn cho nhà tuyển dụng. 

Đánh giá kết quả phỏng vấn

Ngoài xây dựng các bước phỏng vấn ra, nhà tuyển dụng cần xây dựng những chiến lược tuyển dụng cụ thể cho doanh nghiệp của mình. Chiến lược tuyển dụng nhân sự là kế hoạch hành động giúp doanh nghiệp xác định, thu hút và tuyển thành công các ứng viên tốt nhất cho các vị trí cần tuyển dụng. Chiến lược tuyển dụng nhân sự hiệu quả các doanh nghiệp thường dựa theo mục tiêu của SMART: 

- Specific (cụ thể): Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu tuyển dụng của doanh nghiệp. 

- Measurable (đo lường): Thiết lập KPI cụ thể dùng để đo lường mục tiêu theo thời gian. 

- Achievable (có thể đạt được): Đảm bảo doanh nghiệp có các nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề ra 

- Realistic (thực tế): Mục tiêu có phù hợp với các mục tiêu kinh doanh khách không 

- Time - based (xác định thời gian cụ thể): Khi nào doanh nghiệp cần hoàn thành mục tiêu 

Những lưu ý khi thực hiện các bước phỏng vấn 

Cho dù nhà tuyển dụng tự tin với các bước phỏng vấn của mình đến đâu thì cũng phải nhớ rằng không thể nào thực hiện một mình. Khả năng phối hợp với đồng nghiệp, làm việc và trao đổi với quản lý của bộ phận tuyển dụng như ban giám đốc... lập lịch cho mỗi buổi phỏng vấn, sự chuẩn bị, đánh giá và ra quyết định điều cần sự tham gia của nhiều người. Việc tương tác, tiếp xúc với ứng viên cũng không dễ và nhà tuyển dụng tài năng phải thực sự biết cách giao tiếp tinh tế, thân thiện với ứng viên. 

Nhà tuyển dụng cần lưu ý những gì?

Khi thực hiện các bước  phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên kết hợp kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm, hợp tác với các bộ phận khác liên quan đến nhân sự để hướng tới mục tiêu chung. Khi có quy trình và kế hoạch chuẩn, các nhà tuyển dụng nên nghiêm túc tuân thủ thực hiện để không xảy ra những vấn đề không đáng và đạt hiệu quả cao hơn trong buổi phỏng vấn. 

Đánh giá và điều chỉnh các bước phỏng vấn 

Các bước phỏng vấn cần một thời gian dài để chỉnh sửa và hoàn thiện vì mỗi lĩnh lực trong doanh nghiệp có những tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên khác nhau. Các nhà tuyển dụng cần đánh giá hiệu suất thường xuyên và sẵn sàng thay đổi để đạt được mức độ phù hợp và có hiệu quả cao. 

Đánh giá hiệu suất của các bước phỏng vấn cần được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau như dựa trên kết quả tuyển dụng,... Ngoài ra, còn dựa trên ý kiến của ứng viên bằng phiếu đánh giá phỏng vấn thông qua bảng đánh giá kết quả phỏng vấn mà nhà tuyển dụng xem họ có hài lòng với trải nghiệm buổi phỏng vấn tuyển dụng của doanh nghiệp hoặc cân nhắc theo ý kiến, đóng góp của các thành viên tham gia buổi phỏng vấn, ý kiến của bộ phận tuyển dụng và các phòng ban. 

Điều chỉnh các bước phỏng vấn sẽ mất nhiều thời gian và ảnh hưởng tới tổng thể nếu có nhiều vấn đề xảy ra. Các nhà tuyển dụng nên bàn bạc và xem xét kỹ trước khi ra quyết định. 

Hiện nay, các doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng phần mềm công nghệ HRONLINE vào tuyển dụng nhân sự. Nhờ đó, nhà tuyển dụng thực hiện quy trình phỏng vấn và xây dựng các bước phỏng vấn dễ dàng hơn. 

Với tính năng tuyển dụng nhân sự của phần mềm HrOnline sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp xây dựng các bước phỏng vấn đồng bộ, cập nhật tiến độ tuyển dụng. Ngoài ra, còn quản lý chi tiết thông tin và hồ sơ của ứng viên, xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn dành riêng cho doanh nghiệp, kết nối bộ câu hỏi phỏng vấn cho từng vị trí cụ thể, đưa ra thang điểm đánh giá nhân sự dựa trên bộ câu hỏi và cho phép nhà tuyển dụng thêm và chỉnh sửa bộ câu hỏi phỏng vấn theo tùy yêu cầu của doanh nghiệp. 

Tính năng đánh giá ứng viên tuyển dụng tại HrOnline

Tính năng tuyển dụng nhân sự của HrOnline giúp doanh nghiệp tạo lịch hẹn phỏng vấn nhân sự chi tiết theo ngày. Đồng bộ hồ sơ ứng viên từ mail sang hệ thống quản lý nhân sự ứng viên, cập nhật đầy đủ vị trí ứng tuyển, ngày ứng tuyển và nguồn ứng tuyển. Cho phép khai báo nhanh các thông tin ứng tuyển của ứng viên, kèm theo các thông tin chi tiết của ứng viên,.. 

Hãy liên hệ với HrOnline ngay để trải nghiệm được nhiều tính năng nổi bật của phần mềm nhé!