Ứng Dụng Phần Mềm HrOnline Vào Quản Lý Công Việc Từ Xa

Quản lý công việc và duy trì làm việc hiệu quả cho dù bạn ở bất cứ nơi đâu là điều mà các doanh nghiệp luôn mong muốn và hướng đến. Nếu như trước đây việc quản lý công việc thường diễn ra bằng những hình thức thủ công và phải có sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo thì ngày nay nhờ tính năng hiện đại mà phần mềm quản lý nhân sự HrOnline mang lại mà quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Quản lý  từ xa - xu hướng mới trong việc quản lý nhân sự

Quản lý công theo cách truyền thống

Trước khi chưa có công nghệ và những tiện ích từ phần mềm việc quản lý công việc thường diễn ra dưới các hình thức sau:

Tổ chức họp:

Tổ chức cuộc họp nội bộ hoặc cho từng phòng ban cụ thể là cách được thực hiện nhiều nhất tại các doanh nghiệp trước khi chưa có giải pháp từ phần mềm

Ưu điểm: 

Đối với lãnh đạo: Việc tổ chức họp sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng giải quyết các vấn đề một cách thỏa đáng nhất, phân tích và chỉ rõ công việc của từng bộ phận, phòng ban vfa từng nhân viên, nhằm nhắc nhở công việc và đưa ra thời gian hoàn thành để nhân viên hoàn thành công việc tốt nhất.

Đối với nhân viên: sẽ giúp nhân viên có thể lắng nghe chi tiết những chỉ đạo của sếp, có thể hỏi và trao đổi trực tiếp với sếp về vấn đề mà mình chưa rõ, chưa hiểu, bên cạnh đó còn có cơ hội thảo luận bàn bạc trao đổi công việc với các nhân viên khác…

Nhược điểm:  Nhược điểm chung của công tác này là tốn thời gian trong việc tổ chức và thực hiện cuộc họp. Trong cuộc họp có nhiều quá vấn đề nêu ra nhân viên không nhớ hết công việc mà mình đã được giao…

Giao việc theo cấp

Sếp trực tiếp giao việc xuống  cho nhân sự hoặc trưởng phòng, nhân sự hoặc trưởng phòng có trách nhiệm phải bàn giao đúng người, đúng việc để nhân viên thực hiện đúng theo chủ đạo của sếp.

Ưu điểm: Việc giao việc theo cách thức này đỡ tốn thời gian cho quản lý trong việc triển khai công việc cho nhân viên, bên cạnh đó giúp người nhân sự và trưởng phòng thể hiện được năng lực dùng người của mình

Nhược điểm: Nhân viên không hiểu việc, Nếu nhân sự hoặc trưởng phòng không đánh giá được năng lực nhân viên, giao sai người sai việc sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Nhắn tin và gọi điện: 

Nhắn tin và gọi điện mặc dù là đã được áp dụng từ rất lâu nhưng hiện nay vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp thực hiện việc này để giao việc vì cho rằng đây là phương tiện nhắc việc nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Ưu điểm: giúp người quản lý đỡ tốn thời gian tổ chức họp hành, và phải có mặt để hướng dẫn. Việc gọi điện và nhắn tin cũng giúp quản lý yên tâm khi chắc chắn rằng công việc mình đã truyền tới tai nhân viên. Bên cạnh đó việc gọi điện và nhắn tin cũng giúp cho nhân viên có thể trao đổi kịp thời lại với sếp nếu có vấn đề bất cập

Nhược điểm: tốn thời gian cho người quản lý, nếu một vài nhân viên thì có thể nhắc nhở chứ nếu công ty hàng trăm nhân viên thì việc này không mang lại hiệu quả.

Bảng tin và lịch phân công công việc

Bảng tin và lịch phân công công việc cũng là phương thức mà các công ty và doanh nghiệp vẫn thường áp dụng tại các doanh nghiệp vào những năm 2000-2010 khi internet chưa phát triển. 

Ưu điểm: Bảng phân được dán thường xuyên ở phòng họp nếu mọi người quên công việc mình cần làm thì có thể xuống phòng họp để xem lại. Bên cạnh đó việc phân công công việc theo bản tin giúp cho bảng tin doanh nghiệp luôn cập nhật thường xuyên.

Nhược điểm: Vì đa số bảng tin đều được ghi lại bằng bút mực hoặc phấn nên chữ dễ bị nhòe, bố trí bảng tin không theo bố cục khó khăn trong việc tìm kiếm công việc và nhiệm vụ thuộc về ai. Bên cạnh đó việc phân chia công việc trên bảng tin sẽ khó khăn trong việc cập nhật trạng thái công việc và hỗ trợ báo cáo khi cần…

Trên đây là một vài hình thức quản lý công việc truyền thống mà trước đây các doanh nghiệp vẫn thường áp dụng. Mặc dù còn nhiều khó khăn song đối với số lượng nhân sự vừa phải hoặc những doanh nghiệp nhỏ việc áp dụng những phương thức này vẫn khá hiệu quả và tiết kiệm khá nhiều chi phí cho các doanh nghiệp.

Sau đó một khoảng thời gian kể từ năm 2010 trở đi internet bắt đầu phát triển mạnh mẽ hơn tại Việt Nam con người bắt đầu vận dụng những công cụ hữu ích từ internet vào quản lý công việc và giao việc như: Facebook, Zalo, Viber, Sky, Excel… để giao việc. Mặc dù đây là điểm cộng lớn trong việc các nhân viên đều được giao việc và thực hiện qua online song việc có quá nhiều các group trong công ty và xã hội khiến cho nhân viên không thể nào lish hết công việc mình cần làm là gì và đôi khi làm xót việc. 

Chính những khó khăn đó là động lực thúc đẩy cách mạng 4.0 ra đời. Một cuộc cách mạng số hoàn toàn giúp các doanh nghiệp đẩy nhanh quy trình, đẩy mạnh phát triển nhanh chóng thông qua công nghệ số và phần mềm. Phần mềm sẽ giúp con người và các doanh nghiệp thực hiện việc số hóa , giao việc và tất cả các hoạt động của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Có thể làm việc mọi lúc  mọi nơi mà không cần quan tâm đến yếu tố nào tác động làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn. 

Nói đến giải pháp về công nghệ phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả và quản lý giao việc nhanh chóng, quản lý công việc từ xa thì đầu tiên phải nhắc đến phần mềm Hronline của công ty Softone.

Giải pháp quản lý nhân sự từ xa nhờ phần mềm

Ứng dụng HrOnline vào quản lý công việc từ xa

Theo dõi, quản lý kế hoạch làm việc của các cá nhân với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Hệ thống với các tiện ích cảnh báo nhắc nhở công việc tới hạn, quá hạn, thông báo tới người liên quan cùng tham gia thực hiện công việc theo một quy trình. Dưới đây là một số tính năng tiêu biểu trong phân hệ Quản lý Công Việc mà bạn có thể tham khảo:

Quản lý tiến độ dự án:

Nếu doanh nghiệp bạn tiến hành công việc theo các dự án lớn thì một đầu mục không thể bỏ qua đó là Quản lý tiến độ dự án. Với chức năng này, bạn chọn dự án cần theo dõi, phần mềm sẽ tự động tổng hợp để đưa ra tất cả cả thông tin về tiến độ của dự án đó, bao gồm tổng số công việc và các trạng thái của công việc đó như số công việc hoàn thành, số công việc chưa hoàn thành, số công việc đang thực hiện, số công việc chờ duyệt, số công việc tạm dừng, số công việc bị từ chối… 

Quản lý năng suất nhân viên:

Một vấn đề khác mà các nhà quản lý cũng quan tâm đó là năng suất làm việc của nhân viên. Quản lý năng suất nhân viên sẽ giúp các nhà quản lý theo dõi được tổng thời gian định mức, tổng thời gian làm việc, năng suất làm việc (tính theo %) của từng nhân viên. Từ đó, nhà quản lý sẽ có một cái nhìn khách quan nhất về năng lực của từng nhân viên, từ đó có các chế độ thưởng phạt công bằng.

Quản lý tiến độ công việc:

Một số doanh nghiệp thay vì muốn theo dõi tiến độ của dự án thì các nhà quản lý muốn theo dõi một cách chi tiết hơn. Và tính năng Quản lý tiến độ công việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi tiến độ của từng đầu mục công việc. Từ đó, nhà quản lý sẽ nắm được mỗi công việc đang ở bước tiến hành nào, có vượt deadline hay chậm deadline để có các phương án giải quyết kịp thời.

Quản lý công việc sắp hoàn thành:

Bên cạnh các Quản lý về tiến độ, HR Online còn tích hợp tính năng Quản lý về các công việc sắp phải hoàn thành. Thử tưởng tượng, một sáng đến công ty bạn phải mất thời thời gian tổng hợp lại xem hôm nay mình phải làm những công việc gì. Điều này sẽ vô cùng lãng phí thời gian. Với HrOnline, bạn chỉ cần vào module báo cáo công việc sắp phải hoàn thành, phần mềm sẽ tự động tổng hợp các công việc bạn phải làm trong hôm nay, ngày mai hay thậm chí là trong tuần. Và việc của bạn chỉ là bắt tay vào làm việc thôi.

Quản lý công việc chậm deadline:

Chậm deadline là một sự ám ảnh không chỉ của nhân viên mà còn của nhà quản lý. Tuy nhiên, việc không nắm được các công việc đang chậm deadline còn là một điều nguy hiểm hơn. Công việc sẽ tiếp tục tồn đọng mà không được giải quyết. Vì vậy, nhà quản lý luôn phải theo dõi được các công việc đang chưa đúng tiến độ để có các điều thêm nhân sự hoặc có những phương án giải quyết khác.

Quản lý điểm hoàn thành:

Đánh giá năng suất làm việc của nhân viên bằng điểm hoàn thành là một trong những giải pháp chúng tôi đưa đến cho các doanh nghiệp. Cấp trên sau khi xác nhận công việc của nhân viên sẽ chấm điểm hoàn thành công việc cho nhân viên. Từ đó, báo cáo điểm hoàn thành công việc được tổng hợp và đưa ra. Dựa vào đó, người quản lý có thể dễ dàng xét khen thưởng cho nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể.

Quản lý tình huống công việc:

Quản lý tình hình công việc giúp người dùng theo dõi nội dung của các công việc, người giao, người thực hiện, thời gian thực hiện, tỷ lệ hoàn thành và trạng tái của công việc tại thời điểm hiện tại. Đây là bản báo cáo đầy đủ và chi tiết nhất về các công việc diễn ra trong doanh nghiệp. HrOnline cho phép một công việc hoặc thuộc một dự án nào đó, hoặc độc lập không thuộc dự án nào cả. Ngoài ra, một công việc cha có thể thêm các công việc con không giới hạn. Người dùng còn có thể hiển thị công việc theo dạng danh sách hoặc dạng cột (KanBan).

Hronline giải pháp quản lý công việc hiệu quả từ xa

Hiểu được những khó khăn của việc quản lý công việc và giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý nhân sự từ xa. Hronline đã tích hợp những tính năng hiện đại từ phần mềm để giúp các doanh nghiệp giải quyết các vướng bận trên. Giúp doanh nghiệp có thể quản lý từ xa một cách dễ dàng.

Nguồn: Chuyển đổi số - HrOnline