Bỏ Túi Những Kỹ Năng Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Nhất

Nhịp sống hiện đại đang ngày càng khiến bạn phải chạy đua với áp lực của công việc. Nếu bạn không biết cách quản lý công việc, sắp xếp hiệu quả, thì rất khó để hoàn thành công việc của mình cũng như không có thời gian để nghỉ ngơi, tận hưởng cuộc sống.

Hãy đọc ngay bài viết dưới đây của HrOnline để có cho mình những giải pháp hiệu quả nhất trong quá trình quản lý công việc của mình nhé.

1. Phân loại công việc giúp quản lý công việc hiệu quả hơn đáng kể

Để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc, bạn cần phân loại công việc dựa theo nguyên tắc của tầm quan trọng và tính cấp thiết.

Bạn có thể lập kế hoạch làm việc trên sổ tay, sử dụng các ứng dụng quản lý công việc trên máy tính, điện thoại thông minh. Những phần mềm quản lý công việc hàng ngày này đều là những sản phẩm công nghệ của thời đại 4.0, hỗ trợ nhắc lịch làm việc, giúp bạn phân chia, sắp xếp cũng như theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng nhất

2. Xác định mục tiêu, lên kế hoạch làm việc hàng ngày

Bạn không thể hoàn thành công việc nếu như không biết chúng bao gồm những việc gì. Mỗi người sẽ có nhiệm vụ và công việc khác nhau nên không phải ai cũng có thể hoàn thành chúng một cách trọn vẹn.

Việc đầu tiên nếu muốn quản lý công việc hiệu quả đó là lập ra danh sách những việc bạn cần thực hiện, mục tiêu cần đạt được, thời gian phải hoàn thành cho mỗi đầu mục… Càng sắp xếp chi tiết, khoa học thì việc thực hiện sẽ hiệu quả và dễ dàng hơn.

3. Đặt deadline cho mỗi công việc

Bạn nên tạo thói quen tạo ra kỳ hạn cuối cùng cho những nhiệm vụ của mình. Hãy ghi ra giấy tất cả những nhiệm vụ cần phải hoàn thành, làm vậy bạn sẽ có quyết tâm hơn để thực hiện những nhiệm vụ đó.

Nếu bạn cố gắng hoàn thành đúng thời hạn mình đề ra thì bạn sẽ không rơi vào tình trạng “ nước đến chân mới nhảy”. Ngoài ra còn tránh được nhiều sai sót khi mà bạn làm việc một cách vội vã, không cẩn thận.

4. Bật chế độ nhắc nhở công việc

Với một khối lượng công việc quá lớn, nhiều khi bạn không thể quản lý hết mọi công việc mà mình cần làm. Lúc này, bạn cần tới sự giúp đỡ của máy móc, những thiết bị nhắc nhở công việc. Điều này sẽ giúp cho công việc được hoàn thành hiệu quả hơn, đầy đủ hơn với điều kiện là bạn biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý.

5. Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý, đừng ôm đồm mọi việc hay làm việc quá sức

Bên cạnh làm việc hiệu quả thì cũng cần phải nghỉ ngơi hợp lý. Sẽ thật nghiêm trọng nếu sức khỏe của bạn bị giảm sút, bởi khi đó bạn không hoàn thành được công việc đang làm, còn làm ảnh hưởng đến các công việc khác.

Vì vậy, bạn cần phải thả lỏng, thư giãn một chút khi làm việc. Đừng để đầu óc bị kéo quá căng thẳng, bởi nếu vậy sẽ dễ dẫn đến stress, các bệnh tim mạch khác làm ảnh hưởng đến công việc và sức khỏe của bạn sau này.

6. Đánh giá kết quả làm việc hằng ngày

Bạn sẽ tiến bộ hơn, đạt được kết quả cao hơn nếu như bạn rút ra cho mình được những kinh nghiệm quý báu sau mỗi giai đoạn của công việc.

Đánh giá kết quả công việc hàng ngày là điều cần thiết giúp cho bạn nhận ra rằng bạn đã làm tốt công việc của mình hay chưa, từ đó định hình được tiến độ công việc và có những giải pháp hiệu quả hơn trong tương lai. Vì vậy, đánh giá công việc hàng ngày cũng là một điểm cần thiết để quản lý công việc hiệu quả.

Từ thời xa xưa, Nhật Bản nổi tiếng với sự cẩn thận, tỉ mỉ. Nếu có cơ hội tiếp xúc với phong cách làm việc của họ, bạn sẽ được tiếp xúc với cách quản lý công việc hiệu quả theo phong cách Horenso.

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku (báo cáo), Renraku (trao đổi), và Sodan (hỏi ý kiến). Trong công việc, bạn phải báo cáo định kỳ cho cấp trên, phải thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo chính là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng đều thực hiện phương pháp HoRenSo. Họ chỉ ra rằng chính HoRenSo là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hiệu quả nhất.

HrOnline - phần mềm quản lý nhân sự này sẽ là giải pháp tối ưu nhất giúp bạn quản lý hiệu quả về con người, công việc, dự án, làm việc nhóm theo phong cách HoRenSo.

Với HrOnline, sẽ giúp bạn giao việc cụ thể cho nhân viên với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể. Công cụ hỗ trợ làm việc nhóm ở trên HrOnline sẽ đo lường mức độ hoàn thành công việc của bạn, ai làm nhiều việc, ai làm ít việc, việc nào đã hoàn thành, việc nào chưa hoàn thành, việc đã hoàn thành nhưng trong tình trạng trễ hẹn bao nhiêu ngày.... Đây sẽ là thước đo giúp đánh giá nhân sự, vạch ra được lộ trình công danh chính xác cho từng nhân viên, báo cáo và quản lý nhân sự dựa trên hiệu quả công việc.

Tóm lại, để một công việc được hoàn thành một cách tốt nhất, có rất nhiều yếu tố. Và kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ là tiền đề cho sự thành công đó của bạn. Hy vọng với những cách quản lý công việc mà chúng tôi giới thiệu trên đây sẽ góp phần thành công trong công việc của bạn.