SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHẤM CÔNG BẰNG EXCEL CÓ TỐI ƯU?
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm chấm công trong quản lý nhân sự không còn là giải pháp xa lạ đối với các doanh nghiệp. Với các chức năng tiện ích, phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý. Cùng với nhu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp, thì các phần mềm chấm công xuất hiện ngày càng nhiều. Có rất nhiều loại chấm công có phí và miễn phí khác nhau trên thị trường. Một trong số đó phải kể đến đó là phần mềm chấm công bằng Excel. Một phần mềm miễn phí mà bất cứ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào cũng nên sử dụng trong việc quản lý nhân viên. Để hiểu thông tin chi tiết về phần mềm chấm công ưu việt này, hãy cùng HrOnline tìm hiểu qua bài dưới đây!
Sử dụng phần mềm chấm công bằng Excel có tối ưu
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong khâu tổng hợp dữ liệu công và xuất báo cáo nhanh chóng. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại phần mềm chấm công có những tính năng nổi trội và thuận tiện trong việc kiểm soát chấm công. Phần mềm chấm công có thể tự động tải và tổng hợp dữ liệu từ máy chấm công chỉ bằng vài cái click chuột. Việc này sẽ giúp tối ưu thời gian hơn so với phương pháp chấm công thủ công trước đây.
Thế nào là phần mềm chấm công bằng Excel
Có thể hiểu chấm công bằng Excel là việc ghi nhận thời gian ra - vào ca, số ngày đi làm, nghỉ phép, đi sớm về muộn của nhân viên trên Excel. Những thông tin, dữ liệu đã thu thập trong quá trình chấm công, được ghi nhận đầy đủ và chính xác trên file Excel. Phòng nhân sự có thể dựa vào đó mà thực hiện tính lương và chế độ đãi ngộ thích hợp cho nhân viên.
Thế nào là phần mềm chấm công bằng Excel
Ưu điểm của phần mềm chấm công bằng Excel
Phần mềm chấm công bằng Excel, luôn là phần mềm được các doanh nghiệp ưu ái lựa chọn trong việc chấm công cho nhân viên. Nhờ có các tính năng lợi ích mà nó giúp chủ kinh doanh quản lý tốt nhân sự của mình. Một số ưu điểm của phần mềm chấm công cho nhân viên phải kể đến là:
Phần mềm hoàn toàn miễn phí
Khi sử dụng chấm công trên Excel doanh nghiệp không cần phải tốn bất kỳ chi phí nào cả. Chỉ cần tải phần mềm Excel về máy và thiết lập bảng chấm công có các thông tin như: tên nhân viên, mã nhân viên, ngày, tháng, năm, giờ làm việc… là có thể chấm công cho nhân viên. Chấm công là một việc thiết yếu, quan trọng của doanh nghiệp, việc chấm công không mất phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ vận hành và có nhiều lợi nhuận.
Đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian
Chắc hẳn mọi người khá quen thuộc với phần mềm Excel, với giao diện đơn giản thật dễ dàng để thực hiện các thao tác. Không cần phải đăng nhập hay làm thủ tục phức tạp, chỉ cần mở phần mềm lên và trực tiếp làm việc. Doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian hay chi phí để đào tạo nhân viên. Tiết kiệm thời gian hơn so với việc ghi chép phức tạp của các phương pháp chấm công bằng sổ. Việc tính lương và quản lý nhân lực cũng hiệu quả hơn. Hạn chế được sai sót và gian lận trong quá trình chấm công.
Đa dạng biểu mẫu
Người dùng có thể lựa chọn đa dạng các biểu mẫu có sẵn của Excel để thực hiện thao tác nhập liệu và quản lý dữ liệu. Nếu như không sử dụng các biểu mẫu có sẵn, người dùng có thể tự mình sáng tạo hoặc tải biểu mẫu từ các khác để sử dụng cho file Excel của mình
Ưu điểm của phần mềm chấm công bằng Excel
Nhược điểm của phần mềm chấm công bằng Excel
Bên cạnh ưu điểm lớn nhất là miễn phí, thì không khó để thấy các nhược điểm của việc chấm công bằng Excel. Có thể kể qua một số nhược điểm khi sử dụng Excel để chấm công.
Khó quản lý và tìm kiếm
Mỗi tháng phòng quản lý nhân sự phải tổng hợp rất nhiều file khác nhau như: file chấm công, bảng lương, bảo hiểm, hồ sơ nhân viên… Việc có quá nhiều file dữ liệu khiến việc quản lý gặp khó khăn, khi tìm kiếm thông tin nào đó cũng phải mất một khoảng thời gian. Lưu trữ trong thời gian dài sẽ gây nên tình trạng đầy bộ nhớ máy tính, một trong các lý do khiến máy hoạt động chậm.
Khó mở rộng dữ liệu
Excel chỉ thích hợp lưu trữ dữ liệu của các tổ chức, đơn vị, doanh vị có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên thấp. Đối với các doanh nghiệp lớn và lượng nhân viên khổng lồ thì việc lưu trữ và mở rộng thông tin là rất khó.
Không có khả năng tự động hóa
Việc quản lý nhân sự là sự tích hợp từ nhiều hoạt động khác nhau như quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương… Mọi hoạt động có liên quan mật thiết và hỗ trợ lẫn nhau, phòng nhân sự sẽ dựa vào bảng chấm công để tính lương cho nhân viên, nên việc có phần mềm tự động hóa là rất quan trọng. Tuy nhiên, Excel lại không thể tự động hóa việc gửi thông báo, đánh giá nhân viên. Ngoài ra, để dùng tự động hóa Excel chuyên nghiệp đòi hỏi người dùng cũng cần có kiến thức về những thuật toán nâng cao trong Excel thì mới có thể sử dụng được công cụ này một cách hiệu quả.
Có thể bị sai sót
Để việc quản lý và tính toán dễ dàng thì người dùng có thể copy dữ liệu, nhưng theo thống kê của các nhà quản trị tỷ lệ sai sót của copy lên tới 7% cao hơn mức cho phép là 5%.
Ngoài ra, các dữ liệu đầu vào có thể bị sai sót, nhầm lẫn khi ta nhập liệu bằng tay. Đặc biệt là các công thức, hàm tính lương khi tính toán số lượng lớn thì nguy cơ sai sót là khó tránh. Việc sai sót trong tính lương sẽ gây nên hậu quả rất lớn, nên cần phải chú ý, cẩn trọng.
Tính bảo mật chưa cao
Các dữ liệu có thể bị đánh cắp do rò rỉ từ virus máy tính, thông tin cũng có thể không bảo mật nếu nhân viên chia sẻ dữ liệu ra ngoài, bởi Excel không có tính năng phân quyền dữ liệu. Điều đó dẫn đến nhiều hệ quả sau này và ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp.
Chia sẻ dữ liệu khó khăn
Để chia sẻ được dữ liệu, thì phòng quản trị nhân sự phải gửi Mmail đính kèm file cho từng người. Việc gửi cho từng cá nhân là rất mất thời gian, chưa kể là có thể gửi thiếu hoặc nhầm bảng công.
Nhược điểm của phần mềm chấm công bằng Excel
HrOnline - Giải pháp chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp
Dùng phần mềm chấm công bằng Excel không là chưa đủ. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm chấm công online miễn phí phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng chính vì vậy mà, những phần mềm này còn bị hạn chế nhiều tính năng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên.
Chấm công bằng Excel thường có độ bảo mật không cao, dễ bị đánh cắp và chỉnh sửa. Dữ liệu lưu trên Excel thường tồn tại thành các tệp hay file lên khi xảy ra sự cố với các phần cứng của thiết bị lưu trữ, nguồn dữ liệu này thường dễ bị mất và không thể khôi phục lại. Đối với những doanh nghiệp lớn, việc dùng một giải pháp phần mềm sẽ tối ưu hơn rất nhiều. HrOnline được tích hợp hơn 28 tính năng chuyên biệt bao gồm hệ thống chấm công, tính lương chuyên nghiệp. Là phần mềm quản lý nguồn lực toàn diện với các tính năng thông minh. Phần mềm được triển khai trên cả máy tính và thiết bị di động giúp người dùng thuận tiện sử dụng linh hoạt mọi lúc mọi nơi. Một số ưu điểm của tính năng chấm công mà HrOnline đem lại cho người dùng như: giúp doanh nghiệp thiết lập ca làm cho các loại hình nhân viên, tích hợp nhiều loại máy chấm công trên thị trường, HrOnline giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu chấm công, phần mềm giúp bộ phận kế toán, hành chính, nhân sự tổng hợp bảng công.
HrOnline - Giải pháp chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp
Chấm công là một công việc cần thiết và quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần có. Tùy vào quy mô, cơ cấu, hình thức mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn phần mềm chấm công cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm thông minh thì hãy liên hệ ngay với HrOnline để được tư vấn miễn phí nhé!
Bài viết mới nhất

BƯỚC NÀO QUAN TRỌNG NHẤT TRONG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NĂM 2023?

SỰ CHUYỂN ĐỔI MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG KỶ NGUYÊN SỐ

“RINH” NGAY NHỮNG CÁCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ THÔNG MINH DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

NGHIÊN CỨU CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN THEO KPI HIỆU QUẢ NHẤT

4 BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG LỘ TRÌNH CÔNG DANH CHO NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ

TRẢI NGHIỆM “CHUYỂN ĐỔI SỐ PHÒNG NHÂN SỰ” CÙNG HRONLINE TẠI HR TECH CONFERENCE 2022

HRONLINE - GIẢI ĐẤU DIGITAL SALES CUP 2022

HRONLINE TẠI HỘI NGHỊ VÀ TRIỂN LÃM TECH4LIFE EXPO & SUMMIT 2022

NHÌN LẠI KHOẢNH KHẮC CỦA HRONLINE TẠI SỰ KIỆN CLB DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

FUTURE OF HR - CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO: “CHUYỂN ĐỔI SỐ PHÒNG NHÂN SỰ”
Bài viết xem nhiều nhất

Các Loại Chiến Lược Kinh Doanh Phổ Biến Nhất Hiện Nay

Tập đoàn viễn thông quân đội viettel quản lý nhân sự như thế nào?

Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự 4.0 – Giải Pháp Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại

Top 5 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Phổ Biến Nhất Hiện Nay

Cách mạng về nhân sự của tập đoàn vingroup

Quản Trị Là Gì? Phân Biệt Quản Trị Và Quản Lý?

Jack Ma: Hành Trình Từ Kẻ Thất Bại Trở Thành Tỷ Phú Giàu Nhất Trung Quốc

[HOT] Các Nhân Tố Ảnh Hướng Tới Văn Hóa Doanh Nghiệp

Câu Chuyện Thành Công Của Ông Vua Công Nghệ Bill Gate

Quản lý nhân sự của jack ma: không phải doanh nghiệp nào cũng làm được

BƯỚC NÀO QUAN TRỌNG NHẤT TRONG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NĂM 2023?
Tuyển dụng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Hoạt động này yêu cầu mỗi doanh nghiệp cần phải đảm bảo xây dựng được quy trình tuyển dụng nhân sự chi tiết, rõ ràng để thu hút được những ứng viên tiềm năng cho tổ chức. Để việc tuyển dụng diễn ra thành công và hiệu quả, thì trước hết, nhà tuyển dụng cần xác định được bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng, từ đó, lập nên sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự toàn diện nhất. Hãy cùng HrOnline phân tích và tìm hiểu các bước cơ bản giúp tạo ra quy trình tuyển dụng tối ưu dành cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

“RINH” NGAY NHỮNG CÁCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ THÔNG MINH DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
Quản lý nhân sự được coi là “cánh cửa trọng yếu” để mở ra sự thành công và phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Hiện nay, những cách quản lý nhân sự thủ công và truyền thống đã không thể nào đáp ứng được các nhu cầu trong quản lý nhân sự. Vậy, đâu là giải pháp để khắc phục các hạn chế trong quá trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp? Hãy cùng HrOnline tìm kiếm ngay câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

NGHIÊN CỨU CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN THEO KPI HIỆU QUẢ NHẤT
Đánh giá nhân viên là một hoạt động tuyệt đối không thể thiếu trong quá trình quản lý nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của đánh giá nhân viên hướng đến chính là để các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được toàn bộ quá trình và kết quả làm việc của nhân viên. Để thực hiện được mục đích này, buộc các doanh nghiệp phải đề ra các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI đầy đủ và chi tiết nhất. Vậy, các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI là gì? Đâu là các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI hiệu quả nhất?

4 BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG LỘ TRÌNH CÔNG DANH CHO NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ
Lộ trình công danh được xem như “kim chỉ nam” giúp nhân sự doanh nghiệp hiểu rõ vị trí hiện tại của bản thân và cần làm thế nào để thăng tiến hơn trong tương lai. Chỉ khi có được một lộ trình công danh công bằng và minh bạch, nhân viên mới thực sự có được động lực để phát huy năng lực và trau dồi bản thân. Vậy, xây dựng lộ trình công danh hiệu quả nhất cần tiến hành từ những bước nào? Và ảnh hưởng của những bước ấy đến lợi ích doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng HrOnline tìm hiểu thông qua bài viết ngay sau đây nhé

TÌM HIỂU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN #1 TRÊN THỊ TRƯỜNG
Số lượng “Dự án - Công việc” cần quản lý, phân bổ nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp luôn là một con số rất lớn. Chính vì thế, để tránh rơi vào tình trạng quá tải công việc, bỏ sót dự án thì việc sử dụng một hệ thống quản lý công việc là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, đâu là phương pháp xây dựng hệ thống quản lý công việc tốt nhất? Hãy cùng HrOnline tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

CUỐI NĂM - “THỜI ĐIỂM VÀNG” ĐỂ NHÀ QUẢN TRỊ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC NHÂN VIÊN
Cuối năm chính là “thời điểm vàng” để các chủ doanh nghiệp, các nhà quản trị, lãnh đạo cùng nhìn nhận và đánh giá lại toàn bộ năng lực của đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, đánh giá nhân viên chưa bao giờ là việc dễ dàng. Vậy, làm thế nào để đánh giá năng lực của nhân viên hiệu quả? Hãy cùng HrOnline tìm hiểu về thang đo đánh giá năng lực nhân viên toàn diện nhất trong bài viết dưới đây nhé!

ĐÂU LÀ PHẦN MỀM CHẤM CÔNG CHO IOS THÔNG MINH?
“Chấm công” hay “Phần mềm chấm công hiệu quả” là cụm từ khóa chưa bao giờ hết “HOT” trên thanh công cụ tìm kiếm. Trong thời đại chuyển đổi số bùng nổ, việc ứng dụng phần mềm chấm công cho IOS hay Android đang trở thành điều kiện cốt lõi để doanh nghiệp có thể gia tăng hiệu quả quản lý, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí vận hành. Vậy, đâu là phần mềm chấm công cho IOS và Android hiệu quả nhất trên thị trường? Hãy cùng HrOnline tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

PHẦN MỀM CHẤM CÔNG ONLINE MIỄN PHÍ PHÙ HỢP VỚI LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP NÀO?
Chấm công là một nhiệm vụ quan trọng và thiết yếu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú trọng trong công tác quản lý nhân sự. Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của thời đại công nghệ 4.0. Việc triển khai các giải pháp phần mềm thay cho những phương pháp truyền thống trước kia, vào sự vận hành của doanh nghiệp đã không còn quá xa lạ với các nhà quản trị. Tùy vào quy mô và lĩnh vực doanh nghiệp kinh doanh mà các nhà lãnh đạo sẽ sử dụng phần mềm chấm công online miễn phí hoặc có phí để phù hợp và hiệu quả nhất đối với tổ chức của mình. Để hiểu thông tin chi tiết về phần mềm này hãy cùng HrOnline tìm hiểu qua bài viết dưới đây!