TÌM HIỂU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN #1 TRÊN THỊ TRƯỜNG
Số lượng “Dự án - Công việc” cần quản lý, phân bổ nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp luôn là một con số rất lớn. Chính vì thế, để tránh rơi vào tình trạng quá tải công việc, bỏ sót dự án thì việc sử dụng một hệ thống quản lý công việc là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, đâu là phương pháp xây dựng hệ thống quản lý công việc tốt nhất? Hãy cùng HrOnline tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
Khi phát sinh nhu cầu công việc, các nhân viên trực thuộc bộ phận nhân sự sẽ thực hiện trao đổi công việc qua lời nói trực tiếp, hoặc qua tin nhắn trên mạng xã hội với nhau. Tuy nhiên, khi có quá nhiều công việc phải xử lý như: Quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người... thì công tác quản lý nhân sự sẽ trở nên vô cùng khó khăn, dễ gặp rắc rối, không biết nên ưu tiên việc nào trước, việc nào sau, hay có bỏ sót công việc nào hay không…
Hệ thống quản lý công việc là gì?
Hệ thống quản lý công việc là quá trình quản lý các nhiệm vụ cần thực hiện trong suốt vòng đời của các dự án, bao gồm: lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ công việc, mức độ hoàn thành công việc.... Quản lý công việc có thể giúp doanh nghiệp đặt ra được các mục tiêu, đồng thời, lấy đó là “mũi tên” để xây dựng định hướng cho nhân viên cùng nhau phát triển.
Quản lý công việc là một phần không thể thiếu trong sự thành công của các dự án. Tuy nhiên, quản lý công việc vốn không hề dễ dàng. Muốn xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả, đòi hỏi các nhà quản lý nhân sự phải kiểm soát được rất nhiều các hạng mục như: tình trạng công việc, mức độ ưu tiên, thời gian, nhân lực, tài nguyên, sự liên quan giữa các công việc…
Hệ thống quản lý công việc toàn diện
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng mẫu xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp hoặc các mẫu quản lý công việc bằng excel để tiến hành giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý và sắp xếp công việc. Tuy nhiên, 2 phương pháp này vẫn còn tồn tại rất nhiều hạn chế nhất định.
Những hạn chế trong quá trình quản lý công việc bằng Excel
1. Template rất phức tạp, khó sử dụng
Để nhà quản lý sở hữu được một trang tính phù hợp để quản lý tiến độ công việc, Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và cả các thủ thuật nâng cao. Trong các doanh nghiệp hầu như rất ít người tự tạo ra một file Excel cho riêng mình. Thông thường họ sẽ sử dụng các template miễn phí hoặc tìm mua trên mạng. Tuy nhiên, không thể tránh khỏi một số hạn chế như: tính năng cần thì không có, những công thức, những tính năng không cần lại xuất hiện vì đó là bản mẫu dùng chung.
2. Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu
Lượng dữ liệu cần lưu trữ cũng là một yếu tố quan trọng, đòi hỏi nhà quản lý dự án - công việc cần đặt sự quan tâm rất lớn. Mỗi doanh nghiệp chắc hẳn sẽ cần theo dõi và lưu lại tiến độ công việc trong khoảng thời gian dài chứ không phải một tuần hay một tháng. Mỗi dự án cần tối thiểu một file Excel, và doanh nghiệp luôn thực hiện song song nhiều dự án, con số file cần lưu trong máy là rất lớn và cứ gia tăng lên liên tục. Thậm chí, khi cần tìm kiếm, kiểm tra và đánh giá lại dự án - công việc, thì doanh nghiệp sẽ phải tốn khá nhiều thời gian mà không mang lại hiệu quả cao.
Song song với đó, sự cố lớn nhất khi doanh nghiệp thực hiện quản lý công việc trên Excel là: : lỡ tay ấn thoát, sự cố cúp nguồn điện, máy tính, ổ cứng bị lỗi, nhiễm virus… và hậu quả là mất dữ liệu. File Excel quản lý tiến độ biến mất lại là nguyên nhân gây ra sự chậm trễ tiến độ, hay bỏ sót công việc trong doanh nghiệp.
3. Bị động, chậm trễ, không có tính cộng tác
Quản lý tiến độ công việc bằng Excel dường như có một quy trình tương tự nhau. Một thành viên của dự án hoàn thành công việc và báo cáo về, người phụ trách sẽ cập nhật thủ công vào file Excel. Khi được yêu cầu báo cáo, người đó lại tổng hợp, tính toán để đưa ra các con số chung, rồi gửi file cho tất cả mọi người có liên quan. Họ sẽ tải về máy tính và phân tích các con số. Ở lần báo cáo tiến độ tiếp theo, quy trình đó lại bắt đầu lại từ đầu. Chính vì thế, việc báo cáo công việc cũng như tiến độ dự án thường xuyên bị chậm trễ.
4. Không lưu trữ được kết quả công việc trên Excel
Hạn chế của giao diện bảng tính Excel là chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc tổng quát mà không thể xem chi tiết từng việc cụ thể, đặc biệt là xem kết quả đã thực hiện. Nhược điểm này gây ra sự thiếu minh bạch trong doanh nghiệp, thời gian dài chắc chắn gây ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp.
Các bước trong quản lý công việc hiệu quả
Các bước quản lý công việc hiệu quả
Điều đơn giản nhất nhưng không được bỏ qua, đó là tạo ra một bản kế hoạch làm việc rõ ràng, và càng cụ thể càng tốt. Để lên kế hoạch làm việc chi tiết và hiệu quả nhất, hãy thực hiện lần lượt các bước sau đây:
Bước 1: Tạo nhiệm vụ, công việc
Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện công việc, thời gian ước tính, trạng thái hiện tại của công việc…
Bước 2: Sắp xếp và ưu tiên
Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và thời gian. Sau đó, thiết lập thứ tự sẽ làm việc và hoàn thành từng nhiệm vụ.
Bước 3: Theo dõi và cập nhật tiến độ công việc
Quá trình quản lý công việc bắt đầu sau khi tạo một công việc. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ được theo dõi và ghi lại một cách chính xác cho đến khi hoàn thành.
Bước 4: Tổng kết, giám sát và đánh giá
Sau khi giải quyết xong các công việc được phân công, nên cẩn thận kiểm tra lại thật kỹ lưỡng từng bước xem còn điều gì bị bỏ sót hay cần sửa chữa hay không. Công đoạn kiểm tra giúp hoàn thành công việc một cách chỉnh chu nhất.
HrOnline - Hệ thống quản lý công việc hiệu quả
Để giải quyết những khó khăn cho các nhà quản lý, Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện HrOnline đã ra đời và giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các bài viết liên quan đến quản lý dự án - công việc hiệu quả. Với HrOnline, doanh nghiệp sẽ dễ dàng: lập kế hoạch công việc, phân chia nhiệm vụ, mức độ hoàn thành công việc, trạng thái công việc… Các nhà quản lý sẽ không cần lãng phí nhân lực và sức lực vào cập nhật và báo cáo tiến độ liên tục nữa, bởi toàn bộ quy trình ấy được tối giản và tự động hoá theo đúng xu hướng 4.0.
HrOnline - Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả hàng đầu
Hệ thống quản lý công việc của HrOnline sẽ giúp người dùng quản lý công việc một cách nhanh chóng, chi phí linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực, bảo mật và lưu trữ theo chuẩn Google. Không những thế, phần mềm còn tự động cập nhật, bảo trì, giao diện trực quan dễ dùng, dễ dàng nâng cấp khi thay đổi quy mô nhân sự. Phần mềm quản lý công việc của HrOnline với những tính năng nổi bật sẽ hỗ trợ quản lý công việc phù hợp cho từng thành viên trong doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp bạn biết được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc… một cách cụ thể. Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc của HrOnline:
Phần mềm HrOnline giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết danh sách các dự án và công việc cần thực hiện, số lượng công việc là bao nhiêu. Ngoài ra, còn có hệ thống cảnh báo nhắc việc cho nhân viên giúp đẩy nhanh tiến độ dự án.
Hơn thế nữa, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi tiết công việc như là: mô tả công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, độ ưu tiên… Nhà quản lý có thể nhận thông báo ngay khi công việc có cập nhật mới, quản lý dễ dàng những người tham gia có thể bình luận, đính kèm file, xem lịch sử công việc…
Đặc biệt, HrOnline còn được tích hợp các biểu đồ quản lý công việc, giúp các nhà quản lý có thể xem danh sách công việc dưới dạng Kanban, kéo thả chuyển đổi trạng thái trực quan, hiển thị đầy đủ thông tin liên quan đến cấu hình tác vụ công việc, báo cáo công việc hằng ngày… Từ đó, việc đánh giá tiến độ công việc của nhà quản lý trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn.
Bên cạnh hệ thống quản lý công việc, phần mềm quản lý nhân sự HrOnline còn có rất nhiều tính năng ưu việt khác như: Quản lý ngân sách, Quản lý tuyển dụng, Quản lý tài sản… Phần mềm được sự tin dùng của hơn 5000 doanh nghiệp bởi những ưu điểm vượt trội mà phần mềm đem lại. Liên hệ HrOnline ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!
Tối ưu hóa quản lý dự án - Chìa khóa thành công cho sự phát triển
Quản lý dự án là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào, bất kể quy mô hay ngành công nghiệp. Khả năng hiệu quả quản lý dự án không chỉ giúp đảm bảo việc hoàn thành dự án đúng tiến độ mà còn tạo ra cơ hội tối ưu hóa tài nguyên và tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ. Trong bài viết này, HR Online sẽ giới thiệu về những cách tối ưu hóa quản lý dự án để đạt được sự phát triển bền vững.
Tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp với phần mềm quản lý doanh nghiệp - Hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Trong thời đại kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý một doanh nghiệp đòi hỏi sự chính xác, hiệu quả và linh hoạt. Để đáp ứng những yêu cầu này, phần mềm quản lý doanh nghiệp đã trở thành công cụ hết sức quan trọng, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa hoạt động và đạt được sự thành công bền vững. Trong bài viết này, HR Online sẽ đồng hành cùng bạn đọc để khám phá những lợi ích và tính năng quan trọng của phần mềm quản lý doanh nghiệp, cùng với cách mà nó có thể đóng góp vào sự thành công và phát triển của doanh nghiệp.
Tối ưu hóa dự án với phần mềm quản lý dự án hiện đại
Dưới bức tranh kinh doanh đa dạng và thay đổi không ngừng, khả năng hiệu quả trong việc quản lý dự án trở nên cực kỳ quan trọng. Để đảm bảo rằng các dự án được thực hiện một cách mạch lạc, đúng tiến độ và trong khung ngân sách, việc áp dụng công nghệ và sử dụng phần mềm quản lý dự án hiện đại đã trở thành một bước đi không thể thiếu. Trong nội dung bài viết dưới đây, hãy đồng hành cùng HR Online tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý dự án.
Quản lý nhân sự - Nền tảng xây dựng sự thành công tổ chức
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là việc phân chia công việc và quản lý lịch làm việc. Đúng hơn, quản lý nhân sự là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự nhạy bén trong việc định hướng, phát triển và duy trì nguồn lực quý báu này.
CÁCH TRIỂN KHAI MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ LINH HOẠT NHẤT
Quản lý nhân sự bằng phần mềm công nghệ là từ khóa chưa bao giờ hết “Hot” trên thanh công cụ tìm kiếm. Hãy cùng khám phá quy trình triển khai công nghệ vào hoạt động quản lý nhân sự dành cho doanh nghiệp thông qua HrOnline trong bài viết dưới đây nhé! Quản lý nhân sự được xem là mạch máu chi phối toàn bộ hoạt động liên quan đến yếu tố con người trong doanh nghiệp. Đứng trước sự phát triển vượt bậc của công nghệ, rất nhiều phần mềm công nghệ ra đời nhằm phục vụ cho hoạt động của quản lý nhân ự trở nên thuận tiện hơn. Tuy nhiên, điều này đã để lại khá nhiều sự “bối rối” cho các nhà lãnh đạo. Bởi vì có quá nhiều phần mềm ra đời, cho nên các nhà lãnh đạo thường gặp phải khó khăn trong việc lựa chọn các phần mềm thực sự hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp.
CÁCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGÀNH SẢN XUẤT
Sản xuất là ngành có khối lượng công việc cực lớn, đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân sự “khủng” thì mới đáp ứng được năng suất và hiệu quả công việc. Chính vì vậy, không quá ngạc nhiên khi có những doanh nghiệp sản xuất có số lượng nhân sự lên tới hàng trăm, thậm chí hàng chục ngàn nhân viên. Cũng bởi vì thế mà công tác quản lý nhân sự ngành sản xuất đang đứng trước thế khó: Làm thế nào để tuyển dụng số lượng đi kèm chất lượng? Làm sao để quản lý được một đội ngũ con người đông như vậy?
PHẦN MỀM CHẤM CÔNG ĐƠN GIẢN NHẤT HIỆN NAY
Cuộc cách mạng công nghiệp chuyển đổi số bùng nổ, dẫn đến sự thay đổi ngoạn mục trong cách vận hành của các doanh nghiệp. Xu hướng ứng dụng công nghệ vào để quản lý thay cho các phương thức truyền thống cũ đang dần trở nên phổ biến trong việc điều hành doanh nghiệp. Các phương pháp quản lý nhân sự truyền thống như chấm công, điểm danh… cũng dần được thay thế bằng các phần mềm công nghệ. Thế nhưng, đâu mới là giải pháp tốt nhất, phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, HrOnline sẽ giới thiệu phần mềm chấm công đơn giản, hiệu quả mà mọi doanh nghiệp nên triển khai trong hoạt động tổ chức
CÁCH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ
Hồ sơ hay dữ liệu nhân viên là nguồn tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Việc quản lý hồ sơ phải được lưu trữ chính xác, đầy đủ, khoa học và đảm bảo được tính chất bảo mật cao. Tuy nhiên, làm sao để theo dõi và quản lý tốt toàn bộ hồ sơ, dữ liệu nhân sự lên đến vài chục, vài trăm, thậm chí là vài nghìn nhân viên? Cùng tham khảo ngay về giải pháp đến từ HrOnline ngay trong bài viết dưới đây!