TÌM HIỂU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN #1 TRÊN THỊ TRƯỜNG

Số lượng “Dự án - Công việc” cần quản lý, phân bổ nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp luôn là một con số rất lớn. Chính vì thế, để tránh rơi vào tình trạng quá tải công việc, bỏ sót dự án thì việc sử dụng một hệ thống quản lý công việc là điều hết sức cần thiết. Tuy nhiên, đâu là phương pháp xây dựng hệ thống quản lý công việc tốt nhất? Hãy cùng HrOnline tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé! 

Khi phát sinh nhu cầu công việc, các nhân viên trực thuộc bộ phận nhân sự sẽ thực hiện trao đổi công việc qua lời nói trực tiếp, hoặc qua tin nhắn trên mạng xã hội với nhau. Tuy nhiên, khi có quá nhiều công việc phải xử lý như: Quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, giấy tờ, con người... thì công tác quản lý nhân sự sẽ trở nên vô cùng khó khăn, dễ gặp rắc rối, không biết nên ưu tiên việc nào trước, việc nào sau, hay có bỏ sót công việc nào hay không… 

Hệ thống quản lý công việc là gì?

Hệ thống quản lý công việc là quá trình quản lý các nhiệm vụ cần thực hiện trong suốt vòng đời của các dự án, bao gồm: lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ công việc, mức độ hoàn thành công việc.... Quản lý công việc có thể giúp doanh nghiệp đặt ra được các mục tiêu, đồng thời, lấy đó là “mũi tên” để xây dựng định hướng cho nhân viên cùng nhau phát triển.

Quản lý công việc là một phần không thể thiếu trong sự thành công của các dự án. Tuy nhiên, quản lý công việc vốn không hề dễ dàng. Muốn xây dựng hệ thống quản lý công việc hiệu quả, đòi hỏi các nhà quản lý nhân sự phải kiểm soát được rất nhiều các hạng mục như: tình trạng công việc, mức độ ưu tiên, thời gian, nhân lực, tài nguyên, sự liên quan giữa các công việc… 

Hệ thống quản lý công việc toàn diện

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng mẫu xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp hoặc các mẫu quản lý công việc bằng excel để tiến hành giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý và sắp xếp công việc. Tuy nhiên, 2 phương pháp này vẫn còn tồn tại rất nhiều hạn chế nhất định. 

Những hạn chế trong quá trình quản lý công việc bằng Excel

1. Template rất phức tạp, khó sử dụng

Để nhà quản lý sở hữu được một trang tính phù hợp để quản lý tiến độ công việc, Excel đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và cả các thủ thuật nâng cao. Trong các doanh nghiệp hầu như rất ít người tự tạo ra một file Excel cho riêng mình. Thông thường họ sẽ sử dụng các template miễn phí hoặc tìm mua trên mạng. Tuy nhiên, không thể tránh khỏi một số hạn chế như: tính năng cần thì không có, những công thức, những tính năng không cần lại xuất hiện vì đó là bản mẫu dùng chung.

2. Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu

Lượng dữ liệu cần lưu trữ cũng là một yếu tố quan trọng, đòi hỏi nhà quản lý dự án - công việc cần đặt sự quan tâm rất lớn. Mỗi doanh nghiệp chắc hẳn sẽ cần theo dõi và lưu lại tiến độ công việc trong khoảng thời gian dài chứ không phải một tuần hay một tháng. Mỗi dự án cần tối thiểu một file Excel, và doanh nghiệp luôn thực hiện song song nhiều dự án, con số file cần lưu trong máy là rất lớn và cứ gia tăng lên liên tục. Thậm chí, khi cần tìm kiếm, kiểm tra và đánh giá lại dự án - công việc, thì doanh nghiệp sẽ phải tốn khá nhiều thời gian mà không mang lại hiệu quả cao.

Song song với đó, sự cố lớn nhất khi doanh nghiệp thực hiện quản lý công việc trên Excel là: : lỡ tay ấn thoát, sự cố cúp nguồn điện, máy tính, ổ cứng bị lỗi, nhiễm virus… và hậu quả là mất dữ liệu. File Excel quản lý tiến độ biến mất lại là nguyên nhân gây ra sự chậm trễ tiến độ, hay bỏ sót công việc trong doanh nghiệp.

3. Bị động, chậm trễ, không có tính cộng tác

Quản lý tiến độ công việc bằng Excel dường như có một quy trình tương tự nhau. Một thành viên của dự án hoàn thành công việc và báo cáo về, người phụ trách sẽ cập nhật thủ công vào file Excel. Khi được yêu cầu báo cáo, người đó lại tổng hợp, tính toán để đưa ra các con số chung, rồi gửi file cho tất cả mọi người có liên quan. Họ sẽ tải về máy tính và phân tích các con số. Ở lần báo cáo tiến độ tiếp theo, quy trình đó lại bắt đầu lại từ đầu. Chính vì thế, việc báo cáo công việc cũng như tiến độ dự án thường xuyên bị chậm trễ.

4. Không lưu trữ được kết quả công việc trên Excel

Hạn chế của giao diện bảng tính Excel là chỉ cho phép bạn thấy tiến độ công việc tổng quát mà không thể xem chi tiết từng việc cụ thể, đặc biệt là xem kết quả đã thực hiện. Nhược điểm này gây ra sự thiếu minh bạch trong doanh nghiệp, thời gian dài chắc chắn gây ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp.

Các bước trong quản lý công việc hiệu quả

Các bước quản lý công việc hiệu quả

Điều đơn giản nhất nhưng không được bỏ qua, đó là tạo ra một bản kế hoạch làm việc rõ ràng, và càng cụ thể càng tốt. Để lên kế hoạch làm việc chi tiết và hiệu quả nhất, hãy thực hiện lần lượt các bước sau đây:

Bước 1: Tạo nhiệm vụ, công việc

Đặt mục tiêu dự án của bạn, biến chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện công việc, thời gian ước tính, trạng thái hiện tại của công việc…

Bước 2: Sắp xếp và ưu tiên

Xem xét tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công việc và thời gian. Sau đó, thiết lập thứ tự sẽ làm việc và hoàn thành từng nhiệm vụ.

Bước 3: Theo dõi và cập nhật tiến độ công việc

Quá trình quản lý công việc bắt đầu sau khi tạo một công việc. Bất kỳ hoạt động nào cũng cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ được theo dõi và ghi lại một cách chính xác cho đến khi hoàn thành.

Bước 4: Tổng kết, giám sát và đánh giá

Sau khi giải quyết xong các công việc được phân công, nên cẩn thận kiểm tra lại thật kỹ lưỡng từng bước xem còn điều gì bị bỏ sót hay cần sửa chữa hay không. Công đoạn kiểm tra giúp hoàn thành công việc một cách chỉnh chu nhất.

HrOnline - Hệ thống quản lý công việc hiệu quả

Để giải quyết những khó khăn cho các nhà quản lý, Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện HrOnline đã ra đời và giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các bài viết liên quan đến quản lý dự án - công việc hiệu quả. Với HrOnline, doanh nghiệp sẽ dễ dàng: lập kế hoạch công việc, phân chia nhiệm vụ, mức độ hoàn thành công việc,  trạng thái công việc… Các nhà quản lý sẽ không cần lãng phí nhân lực và sức lực vào cập nhật và báo cáo tiến độ liên tục nữa, bởi toàn bộ quy trình ấy được tối giản và tự động hoá theo đúng xu hướng 4.0.

HrOnline - Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả hàng đầu

Hệ thống quản lý công việc của HrOnline  sẽ giúp người dùng quản lý công việc một cách nhanh chóng, chi phí linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực, bảo mật và lưu trữ theo chuẩn Google. Không những thế, phần mềm còn tự động cập nhật, bảo trì, giao diện trực quan dễ dùng, dễ dàng nâng cấp khi thay đổi quy mô nhân sự. Phần mềm quản lý công việc của HrOnline với những tính năng nổi bật sẽ hỗ trợ quản lý công việc phù hợp cho từng thành viên trong doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp bạn biết được phương pháp, thời gian, các bước thực hiện công việc… một cách cụ thể. Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc của HrOnline:

Phần mềm HrOnline giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết danh sách các dự án và công việc cần thực hiện, số lượng công việc là bao nhiêu. Ngoài ra, còn có hệ thống cảnh báo nhắc việc cho nhân viên giúp đẩy nhanh tiến độ dự án.

Hơn thế nữa, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi tiết công việc như là: mô tả công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, độ ưu tiên… Nhà quản lý có thể nhận thông báo ngay khi công việc có cập nhật mới, quản lý dễ dàng những người tham gia có thể bình luận, đính kèm file, xem lịch sử công việc…

Đặc biệt, HrOnline còn được tích hợp các biểu đồ quản lý công việc, giúp các nhà quản lý có thể xem danh sách công việc dưới dạng Kanban, kéo thả chuyển đổi trạng thái trực quan, hiển thị đầy đủ thông tin liên quan đến cấu hình tác vụ công việc, báo cáo công việc hằng ngày… Từ đó, việc đánh giá tiến độ công việc của nhà quản lý trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn.

Bên cạnh hệ thống quản lý công việc, phần mềm quản lý nhân sự HrOnline còn có rất nhiều tính năng ưu việt khác như: Quản lý ngân sách, Quản lý tuyển dụng, Quản lý tài sản… Phần mềm được sự tin dùng của hơn 5000 doanh nghiệp bởi những ưu điểm vượt trội mà phần mềm đem lại. Liên hệ HrOnline ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!