Làm Thế Nào Để Phát Triển Văn Hóa Làm Việc Từ Xa Một Cách Hiệu Quả?

Sự phát triển công nghệ, nhu cầu làm việc từ xa của lực lượng lao động và đặc biệt sự xuất hiện của Covid 19 đã thúc đẩy hình thức làm việc từ xa dần dần phổ biến hơn. Sự chuyển biến này dẫn đến nhiều thay đổi lớn về môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Trong tương lai, nhiều ngành nghề sẽ có không gian làm việc độc lập, thoải mái, phù hợp với điều kiện của nhiều nhân viên và có thể là sẽ hoàn toàn thay thế các mô hình văn phòng truyền thống. Vậy các nhà lãnh đạo làm thế nào để phát triển văn hóa làm việc từ xa một cách hiệu quả để phù hợp với xu thế chung của cả nước? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để tìm ra giải pháp nhé! 

Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa là gì? 

Làm việc từ xa trong tiếng Anh được gọi là Telecommuting hay Teleworking. Làm việc từ xa là một người sẽ ngồi ở nhà hoặc một nơi nào đó có thể sử dụng công nghệ và các phương tiện giao tiếp hiện đại để liên lạc với doanh nghiệp. Làm việc từ xa cho phép các nhân viên làm việc tại nhà, quán cà phê hoặc tại trung tâm làm việc từ xa ở địa phương trong một hoặc nhiều ngày mỗi tuần hoặc toàn thời gian. 

Ưu điểm của làm việc từ xa 

Làm việc từ xa mang tới sự chủ động, thoải mái khi làm việc. Nhân viên không phải quan tâm và bị gò bó trong các quy tắc của công sở như trang phục, thái độ, giờ làm việc và vị trí làm việc. Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể hoàn toàn tập trung hoàn toàn để hoàn thiện công việc, không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn của mọi người xung quanh hay bị tác động môi trường và mất thời gian tham gia các cuộc họp. 

Ngoài ra, khi làm việc từ xa nhân viên sẽ tiết kiệm được khoản phí đáng kể cho việc ăn uống và di chuyển. Nhân viên sẽ có nhiều thời gian để hoàn thành các công việc cá nhân, chăm lo gia đình mà vẫn đảm bảo được tiến độ công việc nếu biết cách lên lịch biểu hợp lý. Hình thức làm việc từ xa, nhân viên sẽ có nhiều không gian riêng, hạn chế việc mắc phải các áp lực căng thẳng ảnh hưởng đến công việc. 

Làm việc từ xa - Xu hướng cho doanh nghiệp hiện đại

Nhược điểm của làm việc từ xa 

Xu hướng làm việc từ xa tồn tại nhiều hạn chế nhất định mà doanh nghiệp cần lưu ý nếu không muốn gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên và công việc chung ở doanh nghiệp. 

Nhiều đặc quyền và các hoạt động xây dựng đội nhóm trong môi trường làm việc truyền thống sẽ không hoạt động giống với mô hình làm việc từ xa. Làm việc từ xa sẽ có những khó khăn nhất định như nhân viên khó tương tác trực tiếp với các đồng nghiệp gây ảnh hưởng đến quá trình xây dựng và phát triển văn hóa nội bộ. 

Nhân viên có thể vô hình chung tự tạo cho mình sự cô lập, thiếu chủ động và giảm tính chuyên nghiệp trong công việc. Làm việc từ xa là lý do tạo ra rào cản trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp dẫn tới nhân viên khó tập trung và không hoàn toàn tự giác hoàn thành công việc. Những hạn chế của làm việc từ xa làm cho từng nhân viên mất đi cơ hội thăng tiến vì cách thức làm việc thiếu chuyên nghiệp và không đảm bảo được kết quả công việc. 

Nếu nhân viên không biết cách quản lý thời gian và công việc sẽ rất dễ rơi vào tình trạng làm việc không có điểm dừng và thời gian nghỉ ngơi không hợp lý. Gây ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc và làm giảm sút sức khỏe, tác phong làm việc của cá nhân. 

Nếu doanh nghiệp không tạo cơ hội và trao đổi trực tiếp khi nhân viên làm việc từ xa trong một thời gian dài nhân viên sẽ không phát triển kỹ năng giao tiếp của họ và việc truyền tải thông tin của doanh nghiệp không đảm bảo được tính chặt chẽ. Các nhân viên sẽ không có cơ hội gắn kết và hiểu nhau từ đó sự phối hợp trong công việc không thể ăn ý và việc thực hiện mục tiêu phát triển của doanh nghiệp khó phát triển và thành công. 

Bí quyết phát triển văn hóa làm việc từ xa đạt hiệu quả nhất 

Làm thế nào để phát triển văn hóa làm việc từ xa?

Xây dựng sứ mệnh chung 

Mọi nhà lãnh đạo nên xây dựng một sứ mệnh và chia sẻ với tất cả các nhân viên để đoàn kết họ cùng hướng tới mục tiêu chung. Không thể quản lý các nhân viên làm việc từ xa chặc chẽ như nhân viên ở văn phòng. 

Ngoài sử dụng các mục tiêu, nhiệm vụ và các số liệu để đảm bảo hiệu suất công việc, sứ mệnh có thể truyền cảm hứng tới các nhân viên mặc dù họ đang làm việc ở xa và không ai giám sát. 

Tạo điều kiện cho nhân viên học tập và trao đổi kiến thức liên tục 

Tạo văn hóa làm việc chia sẻ kiến thức của các nhân viên thông qua các phần mềm công nghệ hay trên các nền tảng nhắn tin chung. Doanh nghiệp cũng có thể mở ra các buổi học do nhân viên cấp dưới dẫn dắt, nơi mà mỗi người có thể trình bày về những chủ đề, ý kiến của họ. Đây là cách để mở rộng kiến thức cho nhân viên, phát triển khả năng thuyết trình của nhân viên và giúp nhân viên gần gũi với nhau hơn. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo các nhóm trò chuyện, để mọi người chia sẻ các thông tin vui vẻ như hình ảnh, chuyện cười,.. tất cả mọi thứ nhưng không liên quan đến công việc. 

Chọn lọc ứng viên tốt nhất trong quá trình tuyển dụng 

Khi tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa tính kỷ luật và tinh thần làm việc là những yếu tố cần được quan tâm và chú trọng nhất. Doanh nghiệp có thể tạo ra văn hóa doanh nghiệp riêng biệt bằng cách tuyển dụng ứng viên có đặc điểm cụ thể, phù hợp với giá trị và phong cách làm việc riêng biệt của doanh nghiệp. 

Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và báo cáo công việc 

Doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên phản ánh và báo cáo công việc hàng tuần trong tài liệu hoặc biểu mẫu của Google. Các báo cáo và phản ánh ý kiến có thể về những công việc đã hoàn thành được trong tuần, các điểm khó, những thắc mắc của nhân viên hay ý tưởng mới,.. 

Việc nhân viên đóng góp ý kiến và báo cáo công việc cho phép nhân viên hướng nội chia sẻ suy nghĩ và đặt những câu hỏi với lãnh đạo. Ở một số doanh nghiệp lớn, nhân viên trầm lặng là những người có tiếng nói nhất trong các bài báo cáo hàng tuần của họ. Những hiểu biết sâu sắc và ý tưởng mới mẻ của họ đóng góp một phần quan trọng cho định hướng phát triển của doanh nghiệp. 

Bí quyết để làm việc từ xa đạt hiệu quả

Công nhận thành tựu của nhân viên 

Doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên chia sẻ các thành tựu làm việc của họ giúp mang đến bầu không khí tích cực trong đội ngũ và nhân viên nỗ lực làm việc hiệu quả hơn. 

Đánh dấu các thành tựu tốt hàng tháng và chia sẻ trong cuộc họp chung, trên trang truyền thông nội bộ hoặc website của doanh nghiệp. Đây là cách ghi nhận những đóng góp của nhân viên tới sự phát triển của doanh nghiệp theo thời gian. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tạo cơ chế nhân viên của tháng dựa trên thành tựu và đóng góp của các nhân viên cho công việc. 

Quản lý giao việc dễ dàng trên hệ thống HrOnline

Các chức năng ưu việt của phần mềm HrOnline

Để phát triển mô hình làm việc từ xa hiệu quả các doanh nghiệp nên tích hợp phần mềm quản lý nhân sự HrOnline vào quá trình quản lý nhân sự. HrOnline giúp doanh nghiệp quản lý công việc, quản lý nhân viên, quản lý chấm công, truyền thông nội bộ,.... đạt hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Liên hệ với HrOnline để được tư vấn chi tiết về các tính năng của phần mềm nhé!