Phần Mềm Tính Lương Nhân Viên Được Tin Dùng Nhất Hiện Nay

Xây dựng bảng lương và tính lương là một trong những nghiệp vụ nhân sự quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến từng nhân viên. Nếu trải nghiệm đó không đáng tin cậy, thường xuyên sai sót hoặc mất quá nhiều thời gian thì chắc chắn sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối. Đó cũng chính là lý do mà các phần mềm tính lương nhân viên được xây dựng và sử dụng rộng rãi trong thời buổi kinh tế hội nhập hiện nay.

Phần mềm tính lương là gì?

Phần mềm tính lương (Payroll software) là một hệ thống xử lý các thao tác trả lương, bao gồm thuế thu nhập, bồi hoàn, tiền thưởng, cuống phiếu, thời gian nghỉ phép, quản lý lợi ích và theo dõi hồ sơ của từng nhân viên.

Hiện nay, nhiều tổ chức và doanh nghiệp thường lựa chọn giải pháp thuê kế toán bên ngoài khi tính lương nhằm tiết kiệm nguồn nhân lực. Tuy nhiên, phần mềm tính lương nhân viên sẽ là giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo tính bảo mật thông tin, đặc biệt là vấn đề liên quan tới cơ cấu nguồn nhân lực.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tính lương nhân viên?

Với một phần mềm tính lương nhân viên tốt, dữ liệu sẽ được tự động tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau và hoàn toàn tự động. Thời gian làm bảng lương có thể được rút xuống chỉ còn trong một ngày, thậm chí là một buổi. Hạn chế tối đa sai sót xảy ra, cả phía nhân viên, bộ phận C&B và doanh nghiệp đều đỡ vất vả hơn.

Thời đại số hóa phát triển, khi công nghệ đã phát triển đến mức có thể dùng trí tuệ nhân tạo để nhận diện giọng nói con người, thì tại sao doanh nghiệp vẫn còn giữ cách thức truyền thống như dùng Excel mà không đơn giản hoá mọi thứ bằng công nghệ?

Xem thêm: Phần mềm in thẻ nhân viên là gì?

Tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương nhân viên hiệu quả

Với sự tồn tại của hằng hà các phần mềm tính lương có trả phí và phần mềm tính lương nhân viên miễn phí trên thị trường, lựa chọn một giải pháp phù hợp để vừa đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa mang lại hiệu quả đầu tư là một việc không đơn giản như nhiều người nghĩ. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần cân nhắc và lưu ý những tiêu chí sau:

Nghiệp vụ tự động và đầy đủ

Tự động hóa với đầy đủ các chức năng cần thiết cho việc tính lương

Phần mềm tính lương tốt đầu tiên cần cung cấp đầy đủ các chức năng tính toán về lương; cần tính chính xác các khoản khấu trừ cho nhân viên như thuế suất, khen thưởng; quản lý thời gian nghỉ, tăng ca, phụ cấp, bảo hiểm thất nghiệp… Phần mềm cũng cần có tính năng tích hợp cùng các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như hệ thống chấm công, nghỉ phép, tăng ca… Nhờ đó, việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào sẽ dễ dàng hơn. 

Thân thiện với người dùng

Thân thiện, dễ sử dụng cũng là một tiêu chí quan trọng

Nhà quản lý cần đảm bảo công cụ mới của doanh nghiệp không cản trở đội ngũ thực hiện các thao tác nghiệp vụ liên đới trên nó. Phần mềm nhất định phải được tổng hợp rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc dữ liệu và tìm kiếm đủ năng suất. Đôi khi, phần mềm quá mới mẻ hoặc quá hiện đại có thể gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình sử dụng, làm tụt năng suất lao động trong dài hạn.

Sự linh hoạt đáp ứng các quy tắc của doanh nghiệp

Nhập gia tùy tục với nội quy nhân sự từng doanh nghiệp

Sự khác biệt về giờ giấc làm việc, cách chia ca kíp, tính làm thêm tăng ca,.. khiến độ phức tạp của chính sách chấm công và trả lương cũng trở nên khác nhau. Do đó, phần mềm tính lương cần có khả năng tùy chỉnh các yếu tố đầu vào vì quy định nhân sự, quy chế quản lý đều có thể thay đổi theo sự tăng trưởng của doanh nghiệp.  

Bảo mật dữ liệu và thông tin

Tránh bị lộ thông tin quan trọng cũng là một khía cạnh phải có

Tính bảo mật thường được giải quyết theo hai hướng: xác thực xem người dùng có phải là người hợp lệ hay không và ủy quyền cho những gì người dùng được phép làm. Một vài cá nhân có thẩm quyền như kế toán viên, giám đốc... có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống. Ngoài ra, bảng lương cũng là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của doanh nghiệp vì thế đơn vị cung cấp phần mềm phải có sự xếp hạng uy tín cao. 

HrOnline - Phần mềm tính lương nhân viên tốt nhất hiện nay

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm tính lương nhân viên toàn diện, HrOnline chính là giải pháp thích hợp nhất ở thời điểm hiện tại. Phần mềm HrOnline có thể tự động tổng hợp bảng công và từ đó tính lương tự động cho từng nhân viên một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác, công khai và minh bạch. Giúp tiết kiệm phần lớn thời gian và công việc của bộ phận kế toán, bộ phận C&B, giảm thiểu áp lực, căng thẳng của nhân viên.

Cập nhật bảng lương theo tháng 

Cho phép chọn đối tượng áp dụng và phòng ban áp dụng loại bảng lương này. Phần mềm sẽ cập nhật thông tin chi tiết về số lượng nhân viên phòng ban và thực lãnh của từng phòng ban. Bên cạnh đó, HrOnline sẽ hiển thị trạng thái bảng lương để nhà quản trị dễ dàng theo dõi.

Cập nhật bảng lương theo giờ

Chức năng này giúp bộ phận nhân sự cập nhật chi tiết bảng lương theo giờ của nhân viên.

Thông tin chi tiết về vị trí ca làm việc, về các khoản phụ cấp cho nhân viên. Đồng thời, giờ chấm công ra và, đi trễ, về sớm ở doanh nghiệp cũng sẽ được hiển thị ở mục này. Mục này còn có thể lọc nhanh các thông tin về vị trí làm việc, ca làm việc.

Chính sách khen thưởng nhân viên

HrOnline cho phép tạo, chỉnh sửa phiếu khen thưởng, chọn hạng mục khen thưởng cho từng nhân viên hoặc phòng ban. 

Các phụ cấp cố định

Cho phép thêm, chỉnh sửa và xóa các thông tin liên quan đến phụ cấp cố định tại doanh nghiệp. Hiển thị đầy đủ các loại phụ cấp và cho phép giới hạn đối tượng áp dụng cho mỗi loại phụ cấp.

Truy thu, truy lãnh

Cho phép doanh nghiệp tạo lập, chỉnh sửa và xóa thông tin liên quan đến phiếu truy thu và truy lãnh. Hiển thị số tiền truy thu, truy lãnh và phân loại các hạng mục truy thu, truy lãnh. Hiển thị thông tin ngày quyết định truy thu, truy lãnh và cho phép cập nhật lý do truy thu, truy lãnh.

Phân hệ quản lý bảo hiểm

Phần mềm HrOnline là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý chi tiết các giai đoạn tham gia bảo hiểm của từng nhân viên, dễ dàng cập nhật và tổng hợp hồ sơ bảo hiểm của nhân viên.

Các phân hệ quản lý khác

• Hỗ trợ xây dựng chương trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên.
• Hỗ trợ đánh giá nhân sự khoa học và khách quan.
• Quản lý tài chính, công việc, dự án...

Vì sao HrOnline được doanh nghiệp tin dùng trong việc quản lý tiền lương?

Không chỉ có hàng chục các tính năng khác nhau và chi phí phải chăng, phần mềm còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng phân hệ quản lý nhân sự tiền lương của HrOnline, cụ thể như:

• Dễ dàng kiểm soát được số lượng nhân viên, tình hình biến động ở từng bộ phận, phòng ban để kịp thời tìm ra giải pháp ổn định nhân sự.
• Hạn chế tối đa sai sót trong việc tính công, tính lương và xây dựng lộ trình sự nghiệp cho nhân viên.
• Người lãnh đạo vẫn có thể duyệt phép, duyệt đề nghị công tác qua điện thoại.
• Nhân viên có thể kiểm tra dễ dàng các thông tin về hợp đồng lao động, bảo hiểm, phúc lợi...
• Thông tin nội bộ và chính sách của công ty sẽ được cập nhật nhanh chóng, rõ ràng và minh bạch.

Với sự ra đời ngày càng phong phú các phần mềm tính lương trên thị trường hiện nay, nhà quản lý phải đối mặt với nhiều khó khăn trong việc lựa chọn một sự lựa chọn uy tín và phù hợp với nhu cầu và tính chất riêng của doanh nghiệp. Hi vọng qua bài viết của HrOnline, doanh nghiệp có thể có một cái nhìn mới về quy trình tính lương nhân viên và lựa chọn một công cụ phù hợp nhất cho đội ngũ nhân sự của mình.