Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tiền Lương Bằng Excel

21/06/2021 242

Trong quá trình làm việc tại một doanh nghiệp, tiền lương của một nhân viên sẽ thường xuyên xảy ra biến động. Việc phân hệ quản lý, theo dõi và tính chi tiết các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập và các biến động về thu nhập của nhân viên tại công ty là vô cùng quan trọng. Phần mềm Microsoft Excel không còn là phần mềm quá xa lạ với doanh nghiệp trong việc quản lý tiền lương nhân sự. Vậy phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel có những thành phần gì? Liệu Excel có là phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tối ưu nhất hiện nay?

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel

Các thành phần của một phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel không bao gồm trường dữ liệu về thông tin liên hệ, hồ sơ nhân sự hay kinh nghiệm làm việc của nhân viên. Biểu mẫu Excel kết hợp theo dõi biến động tiền lương với những biểu mẫu nhân sự khác như:

  • Quản lý danh sách nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng hợp các thông tin của toàn thể nhân sự làm việc tại công ty.
  • Quản lý hồ sơ nhân sự: Hồ sơ cá nhân của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ được theo dõi chi tiết, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan đến khoản lương thưởng, phụ cấp, bảo hiểm...
  • Quản lý hợp đồng: Là trường thông tin đơn giản nhưng chứa số lượng lớn dữ liệu quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao. Trang được dùng để quản lý thông tin hợp đồng thử việc hay các hợp đồng lao động 
  • Theo dõi nhân sự mới: Trang là kết hợp giữa hai biểu mẫu Danh sách nhân sự và Hồ sơ nhân sự, nhưng được nhấn mạnh hơn một số thông tin trong quá trình làm việc.
  • Theo dõi nhân sự cũ: Cũng tương tự như trang Theo dõi nhân sự mới, người quản lý sẽ quan tâm nhiều hơn đến những thay đổi về thời gian nhân sự nghỉ việc, thủ tục chấm dứt hợp đồng cần hoàn tất.

Các thành phần trong phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel

Dù có nhiều thành phần hỗ trợ việc quản lý nhân sự tiền lương, biểu mẫu Excel cũng tồn đọng một số hạn chế nhất định.

Dữ liệu dễ bị phân tán, khó tổng hợp để làm báo cáo hay đưa ra quyết định

Khi sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự tiền lương, việc dữ liệu bị phân tán ở nhiều file khác nhau là điều hiển nhiên. Nếu bỏ thêm thời gian và công sức để xử lý vấn đề, doanh nghiệp không chỉ sẽ lãng phí nguồn lực công ty mà còn làm cản trở công tác rà soát tổng thể thông tin, tạo báo cáo và quyết định nhân sự của người lãnh đạo.

Độ bảo mật thông tin không được cao

Bảo mật thông tin nhân viên, dữ liệu công ty là việc vô cùng quan trọng của một doanh nghiệp. Các thông tin nhân sự như mức lương của từng nhân sự, số CMND/CCCD, mã số thuế TNCN, BHXH, hợp đồng lao động... luôn được liên kết với nhau để người quản lý dễ dàng kiểm soát. Những tập tin bị rò rỉ ra ngoài là việc không thể tránh khỏi khi sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý, vì phần mềm không có phân quyền hay khu vực dữ liệu nào “chỉ dành cho quản lý” cả. Dù chủ sở hữu đã đặt mật khẩu truy cập thì việc kiểm soát bảo mật thông tin gần như là không thể.

Biểu mẫu Excel không đảm bảo độ bảo mật thông tin tuyệt đối

Không thể bàn giao cho người “thứ hai”

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel là nơi lưu trữ nguồn tài nguyên thông tin quý giá của doanh nghiệp, nhưng không thể bàn giao, kế thừa trọn vẹn từ chủ sở hữu ban đầu. Vì biểu mẫu Excel cho phép người sở hữu thiết kế và phân bố dữ liệu theo hiểu biết và kinh nghiệm của chính họ. Và việc người sau khi tiếp nhận kho dữ liệu này phải giải mã cách bố trí dữ liệu mà người cũ để lại. Bên cạnh đó, tất cả các thao tác nhập dữ liệu, tìm kiếm, sao chép, chỉnh sửa... trên biểu mẫu Excel đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Việc nhầm lẫn, sai sót thông tin, số liệu trong quá trình thao tác là điều không thể tránh khỏi

Để giảm thiểu sự sai sót này xảy ra, người “kế thừa” sau đó chỉnh sửa và sắp xếp lại nguồn dữ liệu theo cách làm việc của bản thân. Vậy thì việc bàn giao này được coi như là bắt đầu lại từ con số 0.

Không thể mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô hoạt động

Khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động, dữ liệu cũng sẽ lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Thông tin càng tăng thì việc tăng thêm số trang, số dòng, số cột... không còn là cách giải quyết thông minh nữa. Những nhầm lẫn, sai sót trong việc tổng hợp và tính lương cho nhân viên sẽ thường xuyên xảy ra và khó xử lý hơn.

Nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel trở thành công cụ quản lý cồng kềnh và phức tạp.

Sử dụng Excel trong quản lý nhân sự tiền lương là rào cản để doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động

Quản lý nhân sự là điều bắt buộc trong việc vận hành doanh nghiệp, nhưng công nghệ 4.0 hiện nay đang phủ sóng rộng rãi và đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ quản lý nhân sự. Các phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tiêu biểu có thể kể đến như phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến Epmis, phần mềm quản trị nhân sự ERP hay phần mềm quản lý nhân sự HrOnline. Vậy doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel liệu có còn phù hợp?

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline - Giải pháp thông minh cho phân hệ quản lý tiền lương nhân sự

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự tiền lương online hoàn hảo, HrOnline chính là giải pháp tối ưu nhất. Phần mềm quản trị nguồn nhân lực HrOnline là hệ thống quản trị nhân sự tổng thể trên một nền tảng với nhiều phân hệ riêng biệt.

Phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự

Thông tin nhân sự được nhập trên phần mềm: họ tên, CMND, thông tin liên hệ, quê quán,… giúp nhà quản trị dễ dàng quản lý, giám sát và thống kê được số lượng nhân viên hiện tại trong công ty. Từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng, đào tạo nhân sự hợp lý.

Phân hệ quản lý chấm công

Với tính năng chấm công định vị GPS, HrOnline cho phép nhân viên làm việc online có thể chấm công bằng điện thoại thông minh. Bên cạnh đó,  phần mềm sẽ tính toán được tổng số ngày công của nhân viên và mức lương của nhân viên dựa trên thông tin nhân sự mà hệ thống lưu trữ.

Phân hệ quản lý chấm công của HrOnline

Phân hệ quản lý tiền lương

Phần mềm HrOnline có thể tự động tổng hợp bảng công và từ đó tính lương tự động cho từng nhân viên một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác, công khai và minh bạch. Giúp tiết kiệm phần lớn thời gian và công việc của bộ phận kế toán, bộ phận C&B, giảm thiểu áp lực, căng thẳng của nhân viên.

Phân hệ quản lý bảo hiểm

Phần mềm HrOnline là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý chi tiết các giai đoạn tham gia bảo hiểm của từng nhân viên, dễ dàng cập nhật và tổng hợp hồ sơ bảo hiểm của nhân viên.

Các phân hệ quản lý khác

  • Hỗ trợ xây dựng chương trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên.
  • Hỗ trợ đánh giá nhân sự khoa học và khách quan.
  • Quản lý tài chính, công việc, dự án...

HrOnline hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích khác

Vì sao HrOnline được doanh nghiệp tin dùng trong việc quản lý nhân sự tiền lương

Không chỉ có hàng chục các tính năng khác nhau và chi phí phải chăng, phần mềm còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng phân hệ quản lý nhân sự tiền lương của HrOnline, cụ thể như:

  • Dễ dàng kiểm soát được số lượng nhân viên, tình hình biến động ở từng bộ phận, phòng ban để kịp thời tìm ra giải pháp ổn định nhân sự.
  • Hạn chế tối đa sai sót trong việc tính công, tính lương và xây dựng lộ trình sự nghiệp cho nhân viên.
  • Người lãnh đạo vẫn có thể duyệt phép, duyệt đề nghị công tác qua điện thoại.
  • Nhân viên có thể kiểm tra dễ dàng các thông tin về hợp đồng lao động, bảo hiểm, phúc lợi...
  • Thông tin nội bộ và chính sách của công ty sẽ được cập nhật nhanh chóng, rõ ràng và minh bạch.
  • Hỗ trợ trên mọi thiết bị và có thể truy cập dễ dàng khi kết nối Internet.
  • Thông tin được bảo mật tuyệt đối.

Với hàng chục tính năng khác nhau và được xây dựng, lập trình như một hệ thống quản lý nhân sự thông minh, HrOnline giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý giấy tờ nhưng vẫn đảm bảo 100% mức độ hài lòng của nhân viên.

Không thể phủ nhận rằng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng Excel giúp người phụ trách tính toán chính xác, đúng và đủ các khoản lương, thưởng và bảo hiểm. Phần mềm còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý thông tin cá nhân một cách rõ ràng. Nhưng đi kèm với đó là những rủi ro mà doanh nghiệp sẽ gặp phải khi sử dụng phần mềm. Mong rằng bài viết này đã giúp ích cho bạn trong việc lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự tiền lương phù hợp.

Xem thêm: Phần mềm quản trị nhân sự erp