Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự ERP Và Những Điều Bạn Chưa Biết

Có lẽ phần mềm quản lý nhân sự không còn là một cái tên quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Thế nhưng, liệu doanh nghiệp đã thực sự hiểu rõ về chúng? Vì vậy hôm nay, HrOnline xin phép được giới thiệu cho các doanh nghiệp những thông tin như: Phần mềm quản lý nhân sự là gì? Đặc điểm của phần mềm quản lý nhân sự ERP nhé!

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện quy trình nhân sự dễ dàng hơn, được thiết kế trực quan gần gũi với người dùng, bám sát yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự, quản trị phúc lợi nhân viên, quản lý chấm công – tính lương, nghỉ phép và nghỉ phép online, các phần việc quản lý khác liên quan tới đồng phục, phúc lợi, thăng tiến,...

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp tập trung nâng cấp chiến lược quản lý nhân sự, bằng cách xử lý các công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nguồn nhân lực – nguồn tài nguyên có giá trị nhất của công ty.

Nói đến đây có lẽ các doanh nghiệp đã phần nào hiểu được phần mềm quản lý nhân sự là gì. Vậy tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu về phần mềm nhân sự ERP nhé.

Phần mềm nhân sự ERP là gì?

Phần mềm nhân sự ERP là mô hình công nghệ all-in-one, gồm nhiều ứng dụng hay các module nhằm mục đích liên kết giữa các bộ phận của doanh nghiệp cũng như tự động hóa hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp. Nói tóm lại, ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình một cách chuyên nghiệp.

Phần mềm nhân sự ERP giúp ích được gì cho doanh ng

Phần mềm quản lý nhân sự ERP

Quản lý, lưu trữ thông tin

Phần mềm nhân sự ERP có thể lưu lại các thông tin cá nhân của từng nhân viên trên hệ thống như: địa chỉ, sđt, quá trình làm việc tại công ty,... Hơn nữa phần mềm nhân sự ERP còn giúp lưu trữ quá trình làm việc của nhân viên, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác về kết quả làm việc của nhân viên đó.

Ngoài ra, một số phần mềm nhân sự ERP cũng có thể theo dõi hồ sơ của những người đến tuyển dụng và lên lịch phỏng vấn cho họ.

Quản lý thời gian làm việc

Mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp đều có thời gian làm việc khác nhau và mỗi bộ phận, mỗi nhân viên sẽ có khung giờ làm việc khác nhau tùy theo tính chất công việc. Vì vậy, người quản lý nhân sự phải nắm rõ được những khung giờ này để tiện giao việc và báo cáo với cấp trên. Tuy nhiên, để quản lý được hết các dữ liệu này, người quản lý phải ghi chép và sắp xếp thời gian làm việc cho hàng chục, thậm chí hàng trăm nhân viên lẫn thực tập sinh.

Nhưng đối với phần mềm quản trị nhân sự ERP, việc này không còn quá khó khăn, rắc rối, lộn xộn cho những người quản lý nhân sự. Hệ thống ERP có thể dễ dàng hóa công việc này bằng các chức năng tiện ích được thiết lập sẵn hoặc được thiết kế theo yêu cầu của bạn.

Quản lý công việc, tính chất công việc

Công việc của người quản lý có rất nhiều khó khăn

Với bộ nhớ khổng lồ và khả năng sắp xếp gọn gàng, phần mềm nhân sự ERP có thể giúp người quản lý nhân sự trong việc lưu trữ thông tin nhân sự và nắm được các chức vụ, vị trí cũng như công việc của từng người trong công ty để dễ dàng quản lý, tra cứu và kịp thời báo cáo cho cấp trên. Bạn chỉ cần nhập những thông tin cơ bản như thông tin cá nhân, chức vụ đảm nhiệm,... phần mềm nhân sự ERP sẽ lưu chuyển dòng thông tin và xuất ra báo cho bạn.

Quản lý tính lương

ERP quản lý tính lương sẽ giúp doanh nghiệp tính lương cho nhân viên dựa vào nhiều cách khác nhau như tính theo ngày, theo tháng, theo số sản phẩm,…

Phần mềm nhân sự ERP cũng sẽ hỗ trợ trong việc tính tiền lương, tạm ứng lương, tiền trợ cấp một cách dễ dàng. Khi thực hiện việc tính lương phần mềm ERP sẽ lập các bảng tính lương, các giao dịch cho phòng kế toán để việc tính lương trở nên chính xác nhất.

Quản lý Chấm công

Sau một tháng làm việc, điều mà các nhân viên ai cũng mong chờ đó chính là “lương”. Vì vậy, việc tính tiền lương cần được quản lý chặt chẽ và chính xác nhất có thể. Nhưng dựa vào đâu để có thể kết xuất số liệu, đánh giá nỗ lực làm việc của nhân viên? Đó chính là “chấm công”. Tuy nhiên, việc này không hề dễ dàng khi có hàng chục, thậm chí hàng trăm nhân viên, hơn nữa, việc chấm công cho nhiều nhân viên như vậy rất dễ xảy ra sai sót nếu sử dụng phương thức thủ công. Phần mềm nhân sự ERP có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng:

• Quản lý chi tiết thời gian làm việc, thời gian nghỉ của nhân viên.
• Khai báo linh hoạt các ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ định kỳ hàng tuần.
• Quản lý ca làm việc đến từng chi tiết ca, công làm việc, theo dõi đi muộn/về sớm.
• Đăng ký ca làm việc, đăng ký tăng ca cho nhân viên dễ dàng, thuận lợi.
• Quản lý nhân viên nghỉ/vắng mặt theo lý do nghỉ.
• Đăng ký nghỉ phép và duyệt nghỉ phép qua tin nhắn (SMS).
• Dữ liệu chấm công được lấy từ máy chấm công hoặc chấm công bằng tay.
• Cho phép cập nhật bổ sung, điều chỉnh dữ liệu chấm công.
• Tính công tự động, chính xác và kịp thời.
• Cho phép điều chỉnh giờ công nhân viên.
• Tự động chuyển dữ liệu công sang phân hệ tính lương.
• Lên các báo cáo đi muộn/về sớm, báo cáo phân tích chi tiết và tổng hợp giờ công nhân viên.

Quản lý bảo hiểm

Ngoài ra, phần mềm nhân sự ERP còn có thể giúp doanh nghiệp quản lý bảo hiểm của nhân viên dễ dàng. ERP có thể quản lý toàn bộ quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN, quản lý các thông tin về hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động của nhân viên. Hơn nữa, phần mềm nhân sự ERP còn có thể theo dõi, thanh toán các khoản nhân viên được hưởng theo chế độ: thai sản, nghỉ ốm, nghỉ dưỡng sức,… và giúp báo cáo đầy đủ các thông tin về BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định hiện hành.

Những hạn chế của phần mềm nhân sự ERP

Phần mềm nhân sự ERP có những tính năng, công dụng vô cùng hữu ích trong việc quản lý nhân sự. Thế nhưng ERP còn có những hạn chế trong việc thỏa mãn doanh nghiệp một cách toàn vẹn nhất.

Chi phí đầu tư tốn kém

Phần mềm nhân sự ERP có chi phí triển khai cao

Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại. Nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trăm triệu đồng chỉ để có một bản giấy phép duy nhất. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng phần mềm nhân sự ERP, có nhiều khoản chi phí đi kèm như nâng cấp phần mềm lên phiên bản mới hơn. Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan để tương thích và sử dụng được nhiều cải tiến mới.

Đối với doanh nghiệp cỡ trung ở Việt nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP có chất lượng cao rẻ nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Đây không phải là 1 món đầu tư nhỏ đối với doanh nghiệp và là rào cản lớn nhất của ERP khi tiếp cận với doanh nghiệp.

HrOnline ứng dụng công nghệ điện toán đám mây

Nhưng có một cách giải quyết là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP), những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng. Và HrOnline chính là một trong những phần mềm quản lý nhân sự đi đầu trong việc áp dụng phương pháp này. Chỉ cần trả một khoản tiền nhỏ hàng tháng, doanh nghiệp đã có thể ứng dụng được toàn bộ chức năng của phần mềm quản lý nhân sự HrOnline.

Tốn nhiều thời gian và nhân lực trong việc triển khai

Việc hoàn thiện triển khai hệ thống và đi vào hoạt động một cách suôn sẻ đòi hỏi tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm ở doanh nghiệp. Và hai việc này đều khá tốn thời gian.

Trong khi tiền đầu tư hệ thống ERP đã là một khoản đầu tư, thì quá trình triển khai cũng có thể tốn thêm gấp 4 lần tiền nếu không được theo dõi sát sao. Việc triển khai này sẽ trực tiếp tác động tới toàn bộ doanh nghiệp vì sự phức tạp ban đầu và dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình phù hợp, ngân sách đầu tư về việc mở rộng và nâng cấp hệ thống chính xác. 

Tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức

Yêu cầu nhân viên được đào tạo cao

Cần phải đào tạo tất cả nhân viên trong công ty để hệ thống được sử dụng hiệu quả. Đây là một chi phí cho công ty cũng như thời gian và nỗ lực cần thiết cho nó.

Có thể thấy, phần mềm nhân sự ERP có rất nhiều chức năng, công dụng hữu ích cho doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm nhân sự ERP cũng có rất nhiều hạn chế gây trở ngại đến hoạt động của doanh nghiệp. Có lẽ, ERP phù hợp với các công ty có ngân sách cao, có thời gian và công sức để triển khai. HrOnline tự hào khi có khả năng giải quyết những hạn chế này. Được áp dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP), doanh nghiệp không cần phải lo ngại về chi phí khi đăng ký phần mềm HrOnline. Chúng tôi luôn mong muốn được đem đến những điều tốt nhất dành cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Nhân viên bảo hành phần mềm là gì?