Mẹo Hay Cho Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Tiền Lương Access

28/05/2021 1239

Qua những bài viết trước, HrOnline đã giới thiệu cho các bạn về phần mềm quản lý nhân sự Access. Đây là một phần mềm hoàn toàn miễn phí, được sử dụng rộng rãi và đánh giá cao. Vậy hôm nay chúng ta hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về những tính năng của Access nhé. Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Access sẽ làm bạn bất ngờ.

Access là gì? 

MS Access (hay còn gọi là Microsoft Office Access) là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu do Microsoft lập nên. Phần mềm này cùng nằm trong bộ Microsoft Office của hãng và là một trong những ứng dụng được sử dụng phổ biến nhất của Microsoft. 

Cơ sở dữ liệu có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và sắp xếp thông tin. Công cụ này có thể lưu trữ mọi loại thông tin: con người, hóa đơn, vật phẩm… và tồn tại như một danh sách. Tuy nhiên, khi danh sách này ngày càng lớn, những lỗ hổng của chúng ngày càng nhiều. Vì vậy, Microsoft Access ra đời với khả năng quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu.

Access và thanh công cụ

Access và thanh công cụ

Chức năng của Microsoft Access? Access được sử dụng như thế nào?

•    Thêm bớt dữ liệu, cập nhật thông tin.

•    Tạo cơ sở dữ liệu từ biểu mẫu đa dạng, phong phú.

•    Chỉnh sửa, thay đổi vị trí thông tin, dữ liệu và có thể xóa dễ dàng những dữ liệu trên.

•    Tìm kiếm, sắp xếp và kiểm tra dữ liệu một cách đa dạng, chính xác.

•    Xuất – nhập, chuyển đổi và chia sẻ dữ liệu nhanh chóng.

Từ những chức năng cơ bản trên, với Access, người dùng có thể thiết kế những phần mềm, ứng dụng từ đơn giản đến phức tạp. Đây là một công cụ vô cùng hữu ích, đặc biệt là với người làm kế toán và nhân viên văn phòng. Khác với những phần mềm quản lý nhân sự ERP rắc rối và xa xỉ, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Access hoàn toàn miễn phí và dễ sử dụng. Chẳng mất quá lâu để bạn làm quen với Access, vì những thanh công cụ rất rõ ràng và dễ hiểu. Hãy để HrOnline giới thiệu cho bạn những bước cơ bản trong Access.

Tạo cơ sở dữ liệu:

Nhấp chuột vào File, sau đó chọn New. Bạn có thể tùy chọn các dạng thức bạn muốn, một cơ sở dữ liệu trống, cơ sở dữ liệu web trống hoặc tùy chọn một dạng thức có sẵn.

Tạo cơ sở dữ liệu tại Access

Tạo cơ sở dữ liệu tại Access

Sau khi tạo xong, bạn bắt đầu đặt tên cho chúng. Sau khi gõ xong tên file trên hộp thoại, tiến hành chọn Create.

Nhập dữ liệu:

Nhập dữ liệu vào bảng đã tạo

Nhập dữ liệu và bảng đã tạo

Sau khi tạo tập tin (File) mong muốn, bạn tiến hành nhập dữ liệu cho chúng. Bạn có thể chọn các loại định dạng dữ liệu như: truy vấn, báo cáo, bảng biểu. Sau đó, bạn tạo bảng và nhập dữ liệu vào. Dữ liệu này có thể được gõ tay hoặc sao chép, cắt dán. Từng cột riêng biệt sẽ chứa những dữ liệu riêng biệt, và mỗi hồ sơ là một hàng riêng biệt. Bạn có thể chọn nhập dữ liệu từ một vị trí cụ thể qua External Data và thêm hoặc xóa cột.

Tạo Relationships cho các bảng:

Để tạo quan hệ giữa các bảng, bạn click chuột vào Database Tools sau đó chọn Relationships. Kéo thả những trường bạn muốn tạo vào khóa ngoài, sau đó chọn Create và Enforce Referential Integrity để tạo liên kết.

Tạo liên kết cho Table

Tạo liên kết cho Table

Tạo truy vấn: 

Mở Query Design rồi tiến hành tạo (Create) và chọn Thiết kế truy vấn. Sau đó bạn chọn bảng trên The Show Table. Chọn bảng bạn cần chọn và click Close (Đóng).

Kết quả khi tạo truy vấn thành công

Kết quả khi tạo truy vấn thành công

Tạo báo cáo, biểu mẫu:

Ngoài ra bạn cũng có thể tạo biểu mẫu và sử dụng chúng ở tab Create. Sau khi click vào Create, bạn chọn Form và có thể tùy ý điều chỉnh, di chuyển chúng. Tạo báo cáo (Report) cũng khá đơn giản với tab Create. 

Dựa trên những tính năng của Access, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự tiền lương được lập trình nên. Tuy nhiên, vì là công cụ miễn phí, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Access có rất nhiều điểm hạn chế.

Access chỉ có thể cài đặt và sử dụng trên hệ điều hành Windows, điều này có nghĩa PC là thiết bị duy nhất có thể triển khai phần mềm này. Hơn nữa, việc xây dựng bảng tính lương trên Access khá rắc rối, mất thời gian. Mọi thông tin, dữ liệu đều phải được cập nhật theo cách thủ công bởi thao tác của con người với phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Access. Vì vậy, các thông tin dữ liệu đã được nhập vào có thể gây ảnh hưởng tới kết quả cuối cùng do sai sót, nhầm lẫn hoặc gây khó khăn trong việc quản lý tiền lương của người quản trị. 

Thật khó để tìm ra giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Access tuy miễn phí, nhưng không thể giải quyết được tận gốc vấn đề. Hiểu được điều này, SoftOne đã không ngừng nghiên cứu và phát triển để sản xuất được công cụ quản lý nhân sự hoàn hảo nhất cho người dùng. Với mục tiêu ấy, HrOnline ra đời với tất cả những tính năng cần thiết cho việc quản lý nhân sự. Và tất nhiên, tính năng quản lý tiền lương cũng là một trong số đó.

Tính năng quản lý tiền lương của HrOnline

HrOnline cho phép doanh nghiệp tạo bảng lương theo tháng, theo giờ và lựa chọn đối tượng, phòng ban áp dụng bảng tính lương. Sau khi chọn lựa, thông tin về số lượng, thực lãnh của từng nhân viên, phòng ban sẽ được cập nhật chi tiết. Trạng thái bảng lương, vị trí ca làm việc, phụ cấp nhân viên, giờ vào ca, giờ đi trễ vào sớm đều được cập nhật chi tiết trên bảng tính lương theo giờ, theo tháng.

Giao diện bảng lương theo giờ của HrOnline

Giao diện bảng lương theo giờ của HrOnline

Đối với những nhân viên hoàn thành công việc tốt, phần mềm HrOnline hỗ trợ tạo lập phiếu khen thương và tùy chọn hạng mục khen thưởng cho nhân viên. Bạn thậm chí còn có thể ghi chú lý do vì sao khen thưởng, có thể chỉnh sửa, xóa bỏ phiếu khen thưởng theo yêu cầu.

Các loại phụ cấp đều được hiển thị rõ ràng và tùy ý chỉnh sửa, thêm bớt, xóa bỏ cũng như cho phép giới hạn đối tượng nhân viên được áp dụng phần phụ cấp này. Số tiền phụ cấp, thời gian áp dụng phụ cấp và kiểm tra phụ cấp áp dụng tính công hay thuế đều được cập nhật, xử lý công khai, minh bạch.

Thanh menu của bảng phụ cấp nhân viên

Thanh menu của bảng phụ cấp nhân viên

HrOnline cũng hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc truy thu - truy lãnh. Bạn có thể tạo lập, chỉnh sửa, phân loại các thông tin liên quan đến phiếu truy thu - truy lãnh. Các thông tin ấy đều được hiển thị rõ ràng trên giao diện ứng dụng.

HrOnline – giải pháp tối ưu cho mọi âu lo của doanh nghiệp mong rằng qua những chia sẻ ở bài viết trên, bạn đọc có thể phần nào hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý tiền lương Access và các giải pháp tối ưu. Nếu bạn thấy những thông tin này hữu ích, hãy trông chờ bài viết tiếp theo của chúng tôi nhé!

Xem thêm: Những Điều Cần Biết Về Nhân Viên Bảo Hành Phần Mềm