Giới Thiệu Phần Mềm Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự

Nhân sự luôn được coi là yếu tố cốt lõi để cấu thành nên một công ty, vì vậy công tác quản lý hồ sơ nhân sự doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Toàn bộ thông tin nhân sự giúp cho nhà lãnh đạo nắm được thông tin và năng lực nhân viên thông qua tiểu sử cá nhân, quá trình học tập, kinh nghiệm công tác và thành tích khen thưởng của từng nhân viên trong công ty. Từ đó đưa ra quyết định phân chia công việc một cách hợp lý và hiệu quả hơn, tăng năng suất lao động của không chỉ toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty mà còn đến doanh số kinh doanh của doanh nghiệp. 

Nhưng với số lượng thông tin nhân sự khổng lồ, nhà lãnh đạo không thể kiểm soát được một cách chi tiết và chính xác nếu không sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự. Vậy phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là gì và đâu là phần mềm quản lý nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp hiện nay?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Thế nào là phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự?

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin hành chính quan trọng về nhân sự trên nền tảng công nghệ số hóa. Thông thường, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm thông tin: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch của người lao động, bảo hiểm, các loại giấy tờ bằng cấp, khen thưởng - kỷ luật, lịch sử công tác và các đơn từ về việc xin nghỉ phép.

Những thông tin trong hồ sơ được sử dụng cho việc tính toán các khoảng lương thưởng hay các bảng chấm công. Vì thế nó cần phải được chính xác, lưu trữ và bảo mật kỹ lưỡng.

Nguyên tắc lưu trữ của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Với tầm quan trọng của hồ sơ nhân sự, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự cần phải có những tính năng phù hợp với các nguyên tắc trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự như:

• Các thông tin hồ sơ nhân sự đều phải gắn liền với hồ sơ lương khi được doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Điều này giúp doanh nghiệp dễ trình bày hồ sơ nhân sự cho thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán.
• Các bộ hồ sơ nhân sự được lưu trữ trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp luôn được gắn liền với toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty.
• Những bộ hồ sơ nhân sự được phân loại lưu trữ dựa vào những yếu tố sau: loại lao động, quy chế lao động, quy chế lương - thưởng - phạt của doanh nghiệp, hình thức trả lương của nhân viên.

Hồ sơ nhân sự được phân loại dựa vào nhiều yếu tố

Tùy vào quy chế hoạt động của doanh nghiệp mà hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự sẽ khác nhau, nhà lãnh đạo cần cân nhắc, lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự uy tín cũng là một điều cần thiết. Theo trải nghiệm và chia sẻ của hơn 2000 tổ chức, doanh nghiệp, phần mềm quản lý nhân sự HrOnline được xem là giải pháp công nghệ chiến lược 4.0 được tin dùng nhất trong rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Phần mềm HrOnline được vinh danh Thương hiệu uy tín - Sản phẩm chất lượng - Dịch vụ tin dùng 2020.

Giới thiệu chi tiết phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự HrOnline

Phần mềm HrOnline là sản phẩm công nghệ được xây dựng và phát triển bởi đội ngũ chuyên gia cố vấn nhân sự hàng đầu của công ty SoftOne. Phần mềm được thiết lập dựa trên công nghệ 4.0 và hoạt động trên điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp vận hành nguồn nhân lực một cách trơn tru với tốc độ truyền tải cao, tính mã hóa và độ bảo mật dữ liệu tuyệt đối.

Tính năng của phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự HrOnline

Quản lý hồ sơ nhân sự

Phần mềm giúp quản lý chi tiết thông tin của từng nhân sự: chức danh, vị trí công việc, phòng ban, chi nhánh, email, số điện thoại, địa chỉ,...

Cho phép nhân sự tự cập nhật hồ sơ cá nhân

Phần mềm thiết lập quyền truy cập vào hệ thống cho từng nhân viên để xem và cập nhật các thông tin về hồ sơ của họ. Nhân viên đăng nhập vào hệ thống là có thể cập nhật thông tin, sau đó gửi phê duyệt một cách dễ dàng.

Thông tin thay đổi trong lịch sử truy cập hồ sơ đều được lưu lại, giúp quản lý theo dõi và nắm bắt được tình hình dễ dàng.

Cho phép nhân sự tự cập nhật hồ sơ cá nhân

Tra cứu, tìm kiếm và tổng hợp thông tin nhân sự nhanh chóng

Tính năng này của phần mềm HrOnline cho phép tra cứu, tìm kiếm nhân viên theo phòng ban, trạng thái, tình trạng hợp đồng,...

Các cảnh báo liên quan đến nhân sự

• Cảnh báo nhân sự có biến động, sự kiện như sinh nhật, hạn nghỉ hưu, hạn hợp đồng, hạn thử việc,...
• Theo dõi quá trình nâng lương, nâng bậc, thay đổi chức vụ, phụ cấp khi vị trí công việc thay đổi.
• Quản lý chi tiết thông tin về số bảo hiểm, mã số thuế…

Các tiện ích khác

Ngoài tính năng quản lý hồ sơ nhân sự tiện lợi, phần mềm nhân sự HrOnline còn tích hợp nhiều tính năng vượt trội khác như: 

• Chấm công nhiều hình thức.
• Tự động tổng hợp công và tính lương.
• Tạo và duyệt đơn từ trực tuyến.
• Đánh giá nhân sự bằng KPI.
• Xây dựng chương trình tuyển dụng ứng viên và đào tạo nhân sự chuyên nghiệp, khoa học.
• Quản lý tài sản, công việc và dự án,...

Lợi ích của việc sử dụng tính năng quản lý hồ sơ trên HrOnline 

• Thông tin nhân sự sẽ được lưu trữ lại tại doanh nghiệp trong suốt quá trình làm việc.
• Tính lương, chấm công dễ dàng nhờ tích hợp dữ liệu nhân sự ngay trên phần mềm.
• Tìm kiếm thông tin nhân sự nhanh chóng, chính xác.
• Dữ liệu lưu trữ tập trung, cập nhật nhanh chóng trạng thái hồ sơ nhân sự.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm HrOnline

Để thực hiện sứ mệnh số hóa toàn bộ quy trình nhân sự cho doanh nghiệp, HrOnline hiện nay không ngừng nỗ lực sáng tạo, phát triển thêm nhiều tính năng thông minh, trở thành công cụ hữu hiệu cho doanh nghiệp vận hành hiệu quả và nâng cao năng suất lao động hơn.

Với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, bạn sẽ không phải đau đầu với số lượng hồ sơ khổng lồ cần phải xử lý hay không phải cất công tìm kiếm một bộ hồ sơ trong “núi” tài liệu đồ sộ. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự HrOnline chính là công cụ để các nhà quản trị nắm bắt được tình hình nguồn lực doanh nghiệp một cách tổng quan và chính xác nhất. Mọi thắc mắc về phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự miễn phí, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0988 849 119 để được tư vấn miễn phí.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương bằng excel